会议管理制度规定.doc

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1、会议管理制度规定 会议管理制度规定1第一章 总 则第一条 本制度中会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。 第二条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、公司产销计划会、部门例会、各种专项会议等。 第三条 制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。公司决策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项有关制度或条例执行。第二章 召开会议应遵循的基本原则第四条 会议的召开须遵循下面几个基本原则：1 一致性原

2、则。公司的经营管理会议讨论的原则或议题须同公司现行制度保持一致性，遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。其它制度包括：公司章程、公司的考评制度、公司的报酬制度、公司的业务运作流程、公司的工作报告制度等以及其它制度和规章。2 流程化原则。对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便总经理对所有公司内部所召开的经营管理会议进行有效的指导和控制。3 有效性原则。每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题、是否要求其发言等。每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。4

3、节约性原则。会议的召开应该遵循节约性原则，时间要安排得恰当有效。会议的主持人根据会议的内容以及重要程度将有关事项在会议召开之前界定好。主持人和发言人的时间也应有所限定。5 求同存异原则。会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。6 民主集中原则。会议讨论议题，应本着集思广益的原则， 鼓励与会者充分参与讨论，由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。7 会议备档原则。对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经营管理的一些原则问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后

4、工作的参考资料。第三章 会前准备第五条 公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会议需用公司会议室的，应向办公室书面提出，由办公室统筹安排。 第六条 会议召集人在会议召开5日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。第七条会议主持人和与会人员都应在会议召开3日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。记录人根据会议通知和与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定会议议程交会议召集人审核。第八条所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会

5、议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。第九条会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。第四章 会议组织及要求第十条会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。第十一条 会议主持人须遵守以下规定：1 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。2 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发

6、言，以确保议程顺利推进及会议效率。4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。第十二条 参会人员须遵守以下规定：1 应准时到会，并在会议签到表上签到;2 准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题;3 会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。 4 遵循会议主持人对议程控制的要求;5 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言;6 遵守会议纪律，与会期

7、间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场;7 做好本人的会议纪录。第五章 会议记录第十三条 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要;2 会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名;3 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样;4 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名;5 负责会议考勤记录，并报会议主持人核准;6 做

8、好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。第十四条 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查，按年度移交公司档案室。2 各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管;3 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄， 其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第六章 会议精神的督办及执行第十五条 会议跟进1 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定;2 会议跟进的依据以会议决议、纪要

9、及会议原始记录为准;3 办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据;4 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第七章 会议纪律和要求第十六条 公司级会议的保密1 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。2 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。3 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。第十七条 管理权责和处罚1 办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2 会议主办部门负责会议的组

10、织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。3 迟到、早退、缺席(1) 迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到;(2) 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;(3) 缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。第十八条 处罚1 无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款;2 无正当理由缺席每次处以20元的罚款;3 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。4 以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人力资源部从工资扣除。第八章 附则第十九条 本制度自下发之日

11、起执行。第二十条 本制度由办公室负责解释。会议管理制度规定21、目的为了使公司的会议管理规范化、有序化，提高会议质量。2、适用范围适用于_有限公司会议召开。3、职责3、1行政人事部负责公司级会议的组织、会场纪律的管理，会议记录;3、2行政人事部对公司级会议决定事项以及安排的工作进行跟踪、落实，以确保工作能够按时、按质、按量完成;3、3各单位内部会议由各单位自行组织，行政部予以协助。4、内容4、1会议召开的原则4、1、1公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行;4、1、2只有在需要时才召开会议;4、1、3公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批(临时会议需报行政部批准

12、)。4、2会场纪律4、2、1公司定于每周_下午_召开周工作总结与计划例会，由行政部负责组织，紧急会议提前半小时通知。 周会的议程：总结上周工作，安排本周主要工作任务，商讨工作中出现问题的具体解决方案。4、2、2月底会议、季度会议、年度会议由行政部根据具体工作安排确定时间，提前二天通知各部门，各部门会议由各部门自行确定会议时间。4、2、3开会前5分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭;4、2、4会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论;4、2、5与会人员因为特殊原因不能按时出席会议，须在会前向会议组织单位请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口

13、头形式请假)，得到组织单位批准后，才能请假。4、2、6会议中途与会人员如有急事需离开，需向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。4、3会议管理体制4、3、1公司级会议召开前期，行政部准备好会议相关文件或资料，必要时进行会场布置、设备调试。4、3、2行政部需在会议进行中做好记录，记录方式主要是速记笔录。4、3、3行政部做好会议记录，并存放于公司共享资料相应文档内。4、3、4除各单位内部会议外，公司级会议资料由行政部整理、立卷、归档。4、3、5对于没有按时出席会议而又未请假者，由行政部参照公司奖惩制度予以处罚。5、引用文件无6、记录6、1会议记录、会议记要、会议任务跟进表7、其它7、1本规定由行

14、政部制订并归口管理;7、2本规定自发布之日起实施。会议管理制度规定3一、局务会议(一)会议资料：1、贯彻落实国家、自治区、市民政工作方针、政策、任务和要求。2、讨论和布置重要工作。3、讨论研究民政系统重大改革措施。(二)局务会议由局长、副局长和局机关各科室负责同志组成。(三)会议由局长或委托副局长召集并主持，议题由局长、副局长提出。(四)局务会议一般每月召开两次，遇有特殊状况可随时召开。二、局长办公会议(一)会议资料1、讨论决定民政局工作中的重大问题。2、研究贯彻落实自治区、市民政部门及县委、县政府交办的各项工作。4、讨论决定各科室及基层单位请示的重大事项。5、讨论局长、副局长认为需要提交会议

15、讨论的其他事项。(二)出席人员：局长、副局长;列席人员由局长确定。(三)会议由局长或委托副局长召集，议题由局长、副局长提出。(四)局长办公会议实行例会制度，没有特殊状况，一般每月召开一次。三、支部会议(一)会议资料1、传达贯彻党的路线、方针、政策及重大会议精神。2、研究确定党的用心分子培养对象、发展目标，并考核预备党员及转正。3、纠正解决党员队伍中存在的问题和处理意见。(二)出席人员：支部全体成员。(三)会议由支部书记或委托副书记召集主持，议题由支部书记、副书记和委员提出。(四)支部会议一般每季度召开一次。会议管理制度规定4为转变机关作风，切实加强会议费管理，根据市委办关于印发市直会议费管理办

16、法的通知(宿办发24号)文件精神，结合我局实际情况，制定本办法。一、会议费管理原则精简会议，缩短会期，减少会议人员，节约经费，提高办事效率。二、会议报批手续各科室、队、中心要科学安排会议，尽力精减会议，常规性工作会议每年不得超过两次。一般性工作，可以通过内部信息网或电话、文件等形式安排。确需召开会议，应严格控制参会人数，缩短会期，一般性会议会期原则上不得超过两天。各类会议召开之前，应先将会议内容、规模、会期、会议预算报局办公室审核，经分管领导签署意见，报局长批准同意后，方可召开。三、会议费定额标准(一)各类会议确需就餐的，原则上安排在定点饭店。(二)专业会议费实行定次定额制：各科室队中心常规性

17、工作会议每年两次，每次500元，计1000元，包干使用，超支自负。(三)局召开的会议，每人每天标准不得超过100元(含住宿费)，局机关和墉桥区参会人员不安排住宿。四、会议报销规定各科室、队、中心召开的各类会议，必须在会议结束后七天内结账，否则，财务不得报销。报销会议费应附文件通知、会议预算和参会人员签到花名册，报销金额不得超过包干数。会议管理制度规定5为规范视频会议的使用，保证视频会议的顺利进行，特制定本管理制度，要求如下：一、会议申请流程及标准1、各职能部门召开的接口人视频会议需填写视频会议申请单(见附件一)，分管(副)总裁签字后交至集团it部留档，并将会议通知发送各分公司参会人员及it接口

18、人，视频会议后如需要本部门以外的相关部门进行协助或者需要运营督导部进行督导的，请抄送相关部门。2、集团总监级以上、分公司副总经理以上或全国全员视频会议均需提前两个工作日填写视频会议申请单提交至总裁办主任处，经总裁办主任批准同意后，方可将会议通知发送各分公司参会人员及it接口人，并将该申请单交至集团it部留档。3、总裁办每季度召开一次全国(全员)视频会议;4、集团各职能中心所召开的全国总监级以上视频会议应由集团总裁办主任或运营督导总监或培训总监出席，相关职能部门积极做好后期配合工作。5、全国全员伙伴视频会议应由集团培训中心召集，集团总裁办主任以上领导主持，并由集团、地方公司it负责人负责设备的通

19、畅。二、会议设备及网络要求1、各分公司it接口人必须准备相应设备，如：摄像头、音箱、话筒(或者耳麦)，如有缺失或运行不正常，需提前至少一天在当地自行采购并调试，确保设备可用。2、会议期间必须保证网络通畅，开会使用的电脑带宽需在4m以上，即实际下载速度需保证在200k以上;it接口人在会议开始之前需检查当地分公司的网络状况，必要时限制其他伙伴的网络带宽或直接断开网络。3、集团it部应提前建立好会议，以保证各分公司在会议召开前30分钟可以进入会议系统进行调试。4、各分公司必须根据会议通知的时间，准时上线，it接口人需在会议召开前30分钟调试完毕(由于目前大多分工司没有专职it，如没有把握在30分钟内调试完成，请提前更多的时间进行调试，如有问题可询问集团it部，务必保证在规定时间会议系统能正常使用)。三、奖惩措施以上事项请各分公司提前做好准备，如在会议进行中发现缺少硬件(没有话筒、没有视频)，或者没有准时上线的以及由于网络状况导致时常断线或带宽不够的，一律作为缺席处理;分公司总经理、分公司it、集团it将承担三级连带责任，各成长50元。若由于集团it部延迟建立会议导致各分公司无法进入会议系统进行调试，集团it成长100元。本制度经总裁办审核批准后下发执行集团it部二一二年四月十日此文件自发布之日起执行。