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1、某某市委办公厅副主任在市委办文工作会议上的讲话同志们：刚才大家都做了很好的发言。从大家的发言中可以听出同志们的付出、努力、收获、提升。市委专题会议纪要、书记参加的议事协调会议的纪要，对市委办来说是一项从无到有的工作。特别是罗书记到海口以来，会议纪要不论是在内容上还是程序上都有了新的要求，工作量不小（不是高度概括，而是有较为具体的描述；不是简单地摘要，而要有相当一部分的深度加工、甚至是创作），工作标准也有一定的提升（去过秘书办公室改材料的同志都清楚，最初我们的纪要报过去都要改几个小时，报给书记后，书记也改得很细，但是相关承办单位的纪要水平和书记的标准还有较大落差，这个落差需要我们填补，虽然名义上
2、我们是把关，但目前基本上是重新创作），这对我们来说是一个挑战。因此，市委办领导班子把这项任务作为全办整体的工作，从各个部门抽人组成文字小组来承担。承蒙某某秘书长、某某常务副秘书长的信任，以及其他班子成员的支持，小组由我牵头负责。经请示常务，小组先期抽调了具备一定的综合素质、文字功底，并且现在重要岗位的同志组成。文字小组成立3个月来，我们共同努力、不断摸索、互相磨合、总结完善，合格地完成了各项任务，没有出现重大事故和差错。在此，我对常务的鼓励支持、对大家的配合协作表示衷心的感谢。今天开会的目的不是评功摆好，而是分享交流、总结提高。关于分享交流，萧伯纳说：“如果你有一个苹果，我有一个苹果，彼此交换
3、，那么，每个人只有一个苹果；如果你有一个思想，我有一个思想，彼此交换，我们每个人就有了两个思想，甚至多于两个思想大家在一起座谈，也是工作的一部分。希望下次交流时能做更充分的准备，做到畅所欲言。关于总结提高，一会儿常务还要做重要讲话，大家要认真学习领会、抓好贯彻落实。下面，根据会议安排，我就进一步做好纪要讲几点意见：一要进一步强化责任意识。成立小组的时候，根据常务的指示精神，我们的设计理念是成立一个偏平的、灵活的、没有太多具体的条条框框的组织。但是没有太多具体条条框框对大家来说不意味着责任轻了，反而是责任更重了，因为这是把责任下沉了，要求大家从头到尾、完完整整地对一次会议的纪要工作负责，也就是说
4、从前期和常委办或具体办会单位对接、获取相关材料、听会记录、督促相关单位、起草纪要、报送书记、在书记改了之后复印给大家学习，等等，这一系列工作都要具体负责。小组运行初期，我们出于稳妥考虑，安排某某每次都要同步跟进，但这不可能是常态，也不符合小组的设计初衷。所谓的扁平化，就是责任在具体的个人，要求每个人独当一面。带着救生圈永远学不会游泳，虽然“扶上马再送一程”，但大家终归要独自前行。希望每名同志清楚地认识到这一点，不要有依赖心理，想着反正后续还有几个环节把关、后面有人兜底，就放松了自我要求。大家在从事每一项具体工作的时候，都要有“我就是最后一道关”的意识，每次交稿的时候都要扪心自问”这样的署名稿件
5、直接交给书记行不行”。当然，责任意识是对包括我在内的每一名同志提的要求，但重点是初始环节的责任，否则从一开始就降低标准，大同也不严格把关，我也不严格把关，呈送书记之前的那一道关口也睁一只眼闭一只眼地放行，那工作就乱套了。我们一定要强化对工作负责、对书记负责、对市委负责的意识。二要进一步提高文稿质量。从已经开展的三轮工作来看,虽然大家都有进步，但是写作水平仍有一定的提升空间。文稿质量是这项工作的关键，每份纪要都体现着我们的形象，大家一定要全力提高文稿质量。一是会前工作要做足。做好准备工作，是写好纪要的基础，也是提高撰写效率的前提。特别是在时间比较紧的情况下，如果事先没有认真准备，很难在短时间内完
6、成任务。要提前熟悉会议情况，掌握会议议程，把会议所有材料研读一遍，掌握背景情况，领会中央和省里的有关精神，熟悉相关工作进展，学习相关的专业知识。某某跟常委办的同志再交待一下，或者是指定专人负责，如果有开会的打算，尽量早点通知，不要提前半天通知，即便一些具体的细节定不下来，也可以先给这边打个招呼，这样方便小组提前安排，也有利于负责纪要的同志提前介入。有的会议是之前会议的延续和再部署，关联性较强，比如之前疫情防控的会议，领导开场可能直奔主题，这就很有必要把之前的会议纪要、背景材料等找出来，熟悉情况，在起草纪要时要体现出递进的关系，尽量避免重复。二是会场记录要记准。记录是纪要的基础和依据，虽然有具体
7、的单位负责记录，但是刚才我讲了，大家不能有依赖心理，以免相关单位漏记、错记，给我们的工作造成被动。对于书记脱稿发挥的内容、参会人员的即席发言，要格外注意；对于明确责任和任务的内容，一定不能出现差错。在信息量大的时候，可能手写速度跟不上，这时要记好录音的时间点，会后再进一步搞准。三是会后整理要细致。会议纪要的精髓在于指导执行,语言应当尽量简洁、扼要、清晰，少用修饰词。此外，有些专题会议的气氛比较活跃、即兴发言多，领导讲话往往比较口语化，要适当加工，注意用词转换，把口语转换为书面语。在有讲话稿的情况下，如果内容大意相同，可以使用讲话稿的表述。整理过程中很可能涉及专业性强、有陌生感又必须要写的内容，
8、对于这类拿不准的表述，要向相关部门的同志请教求证，避免出现事实性错误或不专业的行文。在最后报送领导之前，一定要从头到尾校对一遍，对于可以再修改升华的地方，要再进行完善，同时对于领导的职务和名字、文件名称、财务数字等关键信息要重点留意，决不能出现任何错误。三要进一步加强沟通协调。我们起草会议纪要，只是整个会议保障工作流水线上的一环，只有跟其他环节加强沟通、顺畅衔接，工作才能顺利开展。关于沟通协调，要注意两个问题，一个是立场问题，一个是技巧问题。关于立场问题，起草会议纪要是服务市委的一项工作，市委办对外也在一定程度上代表市委，大家对外沟通时不能颐指气使，但也要理直气壮，把我们的工作要求、工作标准明
9、确地提出来。刚才我讲了要压实小组成员的责任，但小组成员也要学会向具体负责的单位传导压力，提升初稿的质量，减轻我们自己的负担。关于技巧问题，我们要通过起草纪要全面提高能力水平,不光是文字写作的能力，也有沟通协调的能力。比如，一些事项沟通不畅，大家要想想怎么让对方增进对我们的理解；确实在某个环节遇到障碍了，要想想怎样既能绕障碍，又同样能够达到目的，实在不行了再向领导汇报。而不能遇到障碍就索性放任不理了。四要进一步密切团结协作。文字小组虽然不是市委办的一个固定的内设部门，但也是一个集体和组织，需要大家共同维护。大家分别来自不同部门，如果遇到本部门的工作和小组的工作相冲突，原则上希望大家尽量克服，否则
10、如果每个人都以本部门的工作为理由而放松了小组的工作，小组就难以维持下去。当然，如果确有困难无法克服，也请及时提出，小组再从内部进行调节。小组成员之间也要加强配合：在做好报备的情况下，可以根据各自的忙闲情况商量调换跟会的顺序，这样可以做到削峰填谷；在稿子报送之前，也可以请小组内的其他同志提提意见、帮忙校对，消除自己检查的“灯下黑”问题；书记签发以后，在做好保密工作的前提下，要及时把书记修改稿复印给各小组成员，如果本次跟会有什么重要的收获，也可以及时跟小组成员分享；平时大家如果有什么好的学习资料，也欢迎在群里分享。此外如果开会时书记对市委办有什么要求，或者大家通过听会而对市委办工作有什么好的意见建议，也要及时向相关领导汇报。总之，众人拾柴火焰高，希望大家共同把小组工作做好，做到自立自强，对外展现市委办的形象，同时实现自己的成长、提高。我就讲这么多，谢谢大家。
