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1、大学基建处公文处理规范为使基建处公文处理工作进一步科学化、制度化、规范化,提高公文质量和行文效率,参照学校有关规定,结合实际情况,特制定本规范。一、公文主要种类(一)报告。适用于向学校及主管领导汇报工作,反映情况,答复询问。(二)请示。适用于向学校及主管领导请求指示、批准。(三)意见。适用于向学校及主管领导就重要问题提出见解和处理办法。(四)函。适用于与校内其他部门及校外业务往来单位商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项。(五)会议纪要。适用于记载会议基本情况和议定事项。二、主体写作(一)标题公文标题应当准确简要概括公文主要内容并标明种类。(二)发文字号及编号以基建处名义发布的公文字号统
2、一为:基建发年度XX号(如基建发XXXX3号),由综合科统一按发文时间顺序编号。(三)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化统称、简称。(四)正文是公文的核心部分,包括原由、事项、结尾三部分。(五)生效标识包括发文机关印章或签署人姓名。(六)成文日期指公文生效时间,以负责人签发日期为准。(七)附注公文需说明的其它事项。(八)附件是公文正件的附属材料,如图表、名单、被转发的文件等。三、排版格式(一)公文一律采用A4纸型(210mm297mm),左侧装订。文字一律从左向右横排。文字、表格编辑使用Wps或M1crosoft办公软件。(二)公文页边尺寸:上、下白边各为25.4mm,左、右白
3、边各为31.8mm,页眉为15mm,页脚为17.5mm,字间距为加宽0.2磅,行距为29磅。(三)页码用“一X一”格式,用小五号T1mesNewRoman字体,数字两边加长横杠并各空一格,页码加在页脚外侧。(四)公文使用“XX大学基建处文件”版头。(五)发文字号、发文编号位置在版头下一行红色横线之上,用四号宋体字居右排布。(六)公文标题使用小二号黑体,可分一行或多行居中排列,回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。(七)主送机关位置在标题下空一行,左侧顶格,用小三号仿宋体字。(八)正文用小三号仿宋体字,文件中阿拉伯数字用T1mesNewRoman字体。(九)文中如有小标题,则一级标题用黑体,
4、二级标题用楷体加粗。标题前数字层次依次为:一、”,(一)”,“1.,“(1)”标题不加标点。(十)公文如有附件,在正文下空一行,空2字,用小三号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。(十一)成文时间要将年、月、日标全,成文日期用汉字书写,“零”写为“O”,距正文空3行,右空4至5个字。(十二)落款加盖处印(会议纪要除外),勿用文字。印章端正、居中下压成文时间。(十三)附注(用于标注发送范围等内容)用四号宋体字,在成文时间下空一行,居左空2字加圆括号标识。(十四)版记。1.主题词主要用于检索,由类别、类属和文种组成。“主题词”用三号黑体字
5、,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用三号宋体字,词目之间空1字。2,抄送在主题词下一行;左空1字用三号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。3.印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占一行位置;用三号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。四、公文流转程序凡属以基建处名义发送的公文,应按下述程序履行办文:(一)科室主办人员撰拟文稿;(二)填写基建处公文发文稿纸,交分管处长复核后由处长签发;(三)综合科编号、登记、发送、存档向学校上级主管部门及地方业务管理部门汇报工作,请求批准、答复事项,应通过学校行政办公系统以学校公文形式办理。五、本规范由基建处负责解释。六、本规范自印发之日起施行。