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1、服饰公司档案管理细则一、公司档案管理的必要性1、公司档案是公司运行过程中所产生的文件资料和人事资料，是记录一个公司经营信息、发展轨迹的有效载体；2、档案管理要为公司各项指标任务的落实提供服务，要为公司考察各个职能部门工作业绩提供重要依据，；3、档案管理应为公司规避风险，及时总结生产经营中的经验得失服务；4、档案管理应为公司高层的经营决策提供各类相关信息；5、档案管理应结合公司的具体实际，确定各店、各部负责人为档案管理责任人。二、公司档案范围6、公司建档范围包括公司业务部、分店设立等方面的文件材料（八）；7、财务、会计及其管理方面的文件材料(B)；8、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料(
2、C)；9、经营管理方面的文件材料(D)；10、设备方面的文件材料(G)；11、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料(H)；12、教育培训方面的文件材料(1);13、信息、情报方面的文件材料(J);14、照片档案：新闻、科技、艺术照片(K)；15、影片档案：原版底片、拷贝、DV摄影及文字说明(1.)；16、录音档案：唱片、录音带；录像档案(M)；17、政治、经济、科技、文娱、广告活动材料(N)；18、其他具有利用和保存价值的文件材料。(O)(以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结和述职报告等)三、公司职能部门、各网点店
3、分类编号19、财务部(O1.)事业发展部(02)人力资源部(03)营销管理中心(04)监察部(05)总经理办公室(06)20、各网店以所在城市名称前两个字的声母为编号。例：青岛编号为QD四、公司档案管理体制21、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制；22、公司档案工作由总部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促、指导和检查；23、总部设立专门档案室，配备兼职或专职行政人员分管公司主体档案工作；24、各部门形成的文件材料原则上由本部门确定责任人(可兼任)立卷、归档、管理，并定期向公司档案部门移交需由总部保管的各类档案；25、各店应有必要的设施及保护设备保管档案，确保档案
4、的安全。暂不具备档案安全保管条件时，应交由总部保管，财务部由公司另行规定。五、档案管理工作(一)档案材料的收集和建立26、公司档案管理负责人应收集、建立、健全各类档案，确立归档范围、归档时间及保管期限；27、公司档案保管责任人对填写不清或遗缺不全的档案，要采取相应措施，尽力收集齐全；各部门应积极予以配合；28、人事档案分为财务人员岗、营业员岗和管理人员岗(包括除营业员和财务人员以外的一切岗位)，依据岗位的不同其建档要求亦不一样；29、公司营业员岗包括员工身份证复印件、沛客员工应聘表、主管机关审核意见表、工资构成情况表；30、公司财务人员岗和管理人员岗要有公司委任书或聘用合同，财务人员岗还应有家
5、庭情况调查表；31、财务人员岗和管理人员岗人事档案应本着一人一档的原则由总部直接保管。(二)档案的装档、立卷与管理32、公司档案管理人员负责确定归档资料。在操作时依据前述分类将档案编上序号有序归档。其顺序是：单位所在地+职能部门+档案类别。如归档资料是岛店人事资料，则其编号为QD04C。如果遇有交叉或区分不清的，则档案管理人员应依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等灵活分类，归档前应将资料认真有序地检查。33、公司员工档案装档内容包括员工身份证复印件、沛客员工应聘表、主管机关审核意见表、工资构成情况表、年度考核意见、奖惩记录等。员工离职时还应有主管领导签署意见的员工离职表；34、立卷按永久
6、、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放；35、公司档案管理人员每年对档案进行一次清理；清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。（三）档案的密级和保管36、公司各分店各部门的档案责任人要区分档案的密级，并依据密级明确档案的调阅权限，部长助理、课长以下级无权调阅档案。对调阅权限判定不明的应向总经理请示；37、公司档案管理人员在档案的保管过程中，要防止档案的损坏，延长档案的寿命,维护档案的安全；要设立专用文件柜保存档案；要做好档案室的盗、防潮、防尘、防水
7、渍、防虫蛀、防鼠害、防高温、防强光、防改动等工作，门窗应结实牢固。（四）档案的保管期限鉴定38、公司档案保管期限分短期、长期、永久三种。短期为五年以内，长期为五年至二十年；39、介于两种保管期限的，保管期限从长。人事档案中，营业员岗档案保管期限为离职后五年，非营业员岗保管期限为离职后二十年。财务档案保存期限另定。（五）档案的失效、销毁40、档案管理人员对已失效的档案，应认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;41、档案管理人员销毁档案时应办理销毁手续，销毁手续须经总经理批准，方能对档案实施销毁；42、档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字；43、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密，
8、对失密或泄密的责任人公司从重从严处理。（六）档案的借阅44、凡需使用公司档案者，须依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅;45、公司档案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料也可外借（须总经理签字），外借的须办理登记手续。借阅期限一般不得超过一个星期，到期归还，如需再借,应办理续借手续；46、凡须借阅公司档案者应注意爱护档案，要确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；47、借阅人员交还档案时，档案管理人员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导；48、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室；其抄摘内容也须总经理同
9、意且审核后方能带出；（七）档案的利用49、档案管理部门应为公司高层决策提供必要的信息服务和咨询服务；50、公司依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作；51、政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。（八）档案工作的交接52、档案管理责任人因故不再进行档案管理工作，应向新档案管理责任人办理档案交接；53、办理档案交接时应有部门负责人在场监督全过程。交接完毕，由原档案管理责任人出具确认无误的材料书，三方均应签字并存档备查。六违反本细则的处勒54、应建档而未建档，给档案管理责任人口头警告一份/次；55、各分店、各部门责任人故意阻挠建档，书面警告一份/次；56、档案丢失、损毁，扣档案管理责任人100元/次；57、档案泄密，视档案密级程度给以相关责任人200元一2000元/次的经济处罚，严重者应给以当事人降职、撤职直至开除的处分。触犯国家相关法律的，交由有关部门处理。
