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1、XX办公室公务接待流程XX办公室公务接待基本流程如下：一、收到来访通知来访单位一般以来函或来电的方式联系我校对接单位。以来函方式联系的，可直接呈报本单位领导批阅；以来电方式联系的，须详细问询并记录相关信息（如：来访目的、来访时间、来访人员信息等），并呈报本单位领导批阅。二、审批接待任务各单位具体负责接待工作的人员依据来函或来电信息，填写XX单位国内公务接待审批表（附件D,及时报送本单位主要领导，结合本单位实际情况确定是否进行接待,并通过回函或致电的方式回复对方。三、制定来校日程安排接待任务审批通过后，可通过电话或邮件方式联系来访单位联系人，沟通问询来访的具体事宜（住宿要求、饮食要求、是否需要接
2、送等），充分酝酿接待方案，制定来校日程安排。来校日程安排内容包括日程表、会序、地点简介、来访单位领导名单、XX办公室人员名单等（样例：附件2、附件3）o其中，附件2中的日程安排适用于来访人员较多且在校时间较长的接待任务，附件3中的日程安排适用于来校时间较短的接待任务。四、接待方案报送和审批接待方案（来校日程安排）制作完毕后，须呈报本单位主要领导审阅，各单位视具体情况报分管校领导或联系校领导审定。接待方案通过后，及时告知来访单位联系人。如对方单位来访出现临时变化，要及时调整来校日程安排，报领导知悉。五、协调、布置工作按照接待方案，落实责任人，分工负责落实任务。1 .出行安排。若对方单位需要协助提
3、供交通工具的，要提前联系好车辆，确保车况良好。2 .住宿安排。根据需要及客人要求，要提前预定好住宿酒店并确定房间，如遇重要宾客，需提前办好入住手续，到酒店等候宾客入住。3 .餐饮安排。严格执行VV八项规定，按照节俭原则，提前与来访单位沟通好是否用餐，确定就餐地点、就餐菜品等。用餐标准及陪同人员数量要严格执行我校公务接待管理办法，来访期间只能宴请一次。如客人在校时间较长需要多次就餐，接待单位可协助安排在校内餐厅、食堂就餐，费用由来访单位负责结算，并为对方开具发票或收据。4 .车辆接送。根据情况合理安排接送车辆，要随时与对方联系人取得联系，掌握行程进度，有效控制对接时间，如有需要通知相关领导参与迎
4、送。5 .场地路线安排。如需召开会议，需提前做好会务工作，准备会议材料和会议用品，并在会前做好会议系统或设备的调试（具体可参考XX办公室办公室会议举办指导手册）；如需参观考察，要提前与考察点联系（如参观涉密实验室需履行相关涉密申请手续），合理规划考察线路，及时提供参观点准确信息及相关背景资料，考察线路要尽可能体现XX办公室校园文化、学术学科发展成就。6 .安保协调。如遇重要宾客需要安保警戒，要提前联系XX办公室保卫部门，确定安保等级及安保路线。7 .新闻报道和文字工作的准备。根据接待方案要求，提前做好相关文字记录及影像资料的留存，并做好后续宣传报道工作，如有重要活动、来访等事项请提前告知宣传部
5、。六、保障接待任务连贯性各单位具体负责接待的工作人员要熟知接待方案，涉及多个考察点的接待任务，要提前明确各考察点的对接人，保障接待任务连贯性，同时安排相应工作人员做好各环节流程的应急处置工作。七、离校送行各单位具体负责接待的工作人员按照接待方案安排送行工作，如涉及提供交通、餐饮等服务，请按照XX办公室相关规定提前将发票或收据整理好提供给客人，收据模板可参考附件4o八、后续工作接待任务完成后，认真做好信息反馈、资料归档等工作；做好财务整理和报销工作，并填写XX单位国内公务接待清单（附件5）,将附件1、附件5、对方来函等材料附到相关票据后进行报销，对方单位缴纳的交通、伙食款可用于抵扣本单位接待费或上缴XX办公室财务处。XX单位国内公务接待审批表来访单位来访主要领导来访人员数量来访时间访问地点公务活动项目接待单位经办人签字：年月日单位负责人审核签字：年月日注：后附来访单位公函
