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1、第一章总则环境学院学生会秘书处，是系学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对环境学院学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。原则：公平、公正、公开。中心：“团结、协作、自信、高效、创新”工作范围：主要负责学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理汲时传达各项文件的通知；对学生会的会议进行记录;整理并管理学院的学生会共用财务等等。第二章：组织结构一、秘书长职责：1、是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责.协助系学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；2、负责
2、秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系.对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副秘书长进行沟通交流；4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动；5、负责每周学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；6、管理各个挂账处的财务总理及报账管账收集发票等。二、副秘书长职责:1、直接对学生会负责,接受秘书长的领导.在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；2、全面负责秘书处内部工作,协调干事之间的关系,在工作会议时向秘书长反映干事
3、的表现和工作情况。3、负责部内各组工作的分配、调控,协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系,并对部员的表现进行评估考核。4、主管部内人事,负责部内成员的档案和活动资料的管理。5、注意发现和培养优秀部员,关注他（她）们的进步,为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。三、干事职责：1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识；2、团结协助,注重团队协作精神；3、始终保持着对工作的热情；4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等。第三章：基本职能1、做好学生会各项工作汇报。2、负责协调各部关系
4、，使各部门工作顺利进行。3、负责系学生会相关档案的管理工作，学生会通知的下达。4、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度。5、负责本学院的办公室值勤及处理日常事务。6、负责每次例会开会地点。7、负责部长例会的通知工作。8、负责收集发票，及学院账目管理。9、负责每次例会会议内容的记录和整理，并保存归档。10、负责做好各部门上交的工作计划、工作总结（年度X活动方案、活动总结的整理工作以及收各部各活动的活动项目书。11、负责管理会议室和杂物室，定期打扫和清点物品。12、贯彻本系学生会的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。13、组织对各项工作和活动的现场考核，为年度考核和评定准备材
5、料。14、定期向学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署。15、为年度纳新成员工作提供考务安排等方案，公平、公开、公正地为本会吸收新（名词解释）1、收集发票：发票即用来报账用的小票，主要来自于易乐多，文体百货超市等等。发票中的单位一律写：广西大学。报账用的物品不必须是文体用品，比如钢笔，篮球，排球，中性笔，笔记本，透明胶，双面胶等等一系列可以用来办公的东西。所有发票最最重要的是要求里面所有的物品必须表明单价与数量，否则不得用作发票。2,账目管理。即负责学期末学院账目总结与各个挂账点的账目清总。（截止20XX年XX月20日，环境学院的挂账点一共有三个，分别是：西校园狗洞那里的腾
6、飞文印店，西校园化学化工学院负一楼的西子文印店，东校园水塔餐厅旁边的非凡文体店）3,会议提醒。即对每周一下午的部长例会的提醒，提醒包括保证每位理应出席会议的人得到通知，并交代会议大致事宜，保证出席人员心有准备，以确保例会省时高效的进行。4,会议记录。即对每周一下午的部长例会进行会议记录，并从纪检部那里了解缺席的部门，以确保缺席的部门也可知道会议内容，及时完成所分配任务。5,文件书写。文件即为包括主席，副主席，书记等人参加一些活动的发言稿。6,协助任务。即各种大型活动（如校运会，院运会，青年环境友好使者选拔大赛等）的协助工作，看各个活动的任务分配与负责人员届时安排。第四章：日常工作制度1、值班制
7、度：20XX年第一学期秘书处的值班时间为每周四下午5:20-6:00o值班为每次2人，值班任务为：接受请柬，并及时传递给相关人士；与其他部门之间沟通交流，互相了解，互相帮助。不能按时值班的人员必须提前跟负责人联系，不可随意旷缺。2、部长例会制度：要求部长（或者部长与副部长）必须准时出席，具体情况以临时需要为主。出席人员必须保证做好会议记录，并及时通知缺席部门相关事宜。3、账目管理制度：原则上每个人都要求有报账经验，鉴于财务管理事物的复杂性，可由每届秘书长（或者副秘书长）负责财务总管与总结。4、培训制度：确定正式干事以后，部门要不定期对成员进行培训，培训包括礼仪培训、工作职能培训、心理培训等方面
8、，以及素质拓展培训活动若干（如举行气排球、篮球等体育类活动或外出聚餐、出游活动等卜2,各干事必须完成以上基本培训课程，实际情况记入个人人事档案。3,各干事必须具有至少一次独自处理问题的机会。（比如，一个人去财务处报账，收集发票，买东西挂账。等等）4、其他院重大活动考勤制度：迎新、校运会等院重大学生活动中，若需要F咱系相关负责人必须各司其职，按时到岗，不得无故迟到、早退、缺席。第五章：成员的权利以及义务一、日常：1、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退；2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会
9、的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退：3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名；4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。二、会议：1、秘书处根据实际工作需要,会不定时召开工作会议,干事应准时参加例会，例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行；干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长或副秘书长提出；3、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。
