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1、公文的撰写第一节公文撰写的要求一、公文撰写的基本要求（一）符合党的线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定准确、完整地体现发文单位的意图；全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况提出问题准确、分析问题实事求是解决问题的政策、措施切实可行。（二）主旨突出观点鲜明内容充实条理清晰结构严谨表达准确语言精练篇幅简短文风端正。（三）得体合规符合公文特定的体式要求1.行文关系、文种、格式合乎规范。2 .表述宜用直笔忌用曲笔应露而不藏直言不讳。公文叙述事物平直来龙去脉一清二楚；汇报情况一是一二是二实事求是；表明观点提倡什么反对什么态度鲜明；提出要求应当怎么办不准怎么办明确具体。3 .行文语气得体。上行
2、文要尊敬上级又不阿谀逢迎；平行文要平等协商互相尊重、理解与支持；下行文既要严肃决断又要质直不傲既坚持原则又以理服人、体谅下级实际困难。4 .坚持一文一事。除了办公会议纪要外一件公文只提出或解决一个方面的问题以利公文办理。（四）公文的语言要求做到以下几点1 .明晰表意明白、清楚不晦涩无歧义。要让人看得懂能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体思想明晰语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语；选用通俗易懂的词语不要用过时、冷僻的词语更不能生造词语。2 .准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语就是要选用最恰当、最能说明特定
3、事物的词语入文认真分辨词类精心辨析词义正确使用标点符号。3 .简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙不冗长繁杂不浮华藻饰。应注意实事求是实话实说；叙事说理开门见山：遣词造句惜字如金。4.庄重要端庄、郑重这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求：（1）要用规范的书面语言符合现代汉语的规范要求一般不得使用口语、方言、卜语。（2）恰当地使用专用语。在长期的公务实践中由于行文关系和处理程序的需要公文逐渐形成了一套常用的专用语即公文特定用语。现代的公文特定用语已基本规范化、定型化具有含义的确定性它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时还能自然地增强简
4、明、庄重的语体风格。公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点不是孤立存在的而是互相联系统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候遣词造句要从体现这些特点出发切勿顾此失彼。二、公文撰写的具体要求（一）突出主旨公文的主旨是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物即文章中通过个部材料所表达的中心思想（或主要内容）和作者写作意图的统一。可见公文的主旨一般由写作目的和中心思想（或主要内容）两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程都要受到主旨制约以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况
5、抓住事物本质。要突出主旨应该注意以下两点。1 .正确使用标题公文的标题有三种形式即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。公文标题有两种作用：公文特别是篇幅较长的文章不但要突出主旨（也可称之为基本观点）而且还需提炼和安排一些从属观点（也称为小观点、观点）来阐述、说明主旨。只有这样公文内容才会充实论述、说明才更充分文章才更富逻辑力量。观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见对某一规律的认识。在公文中观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点则是一看就明白一听就懂得。要使公文的观点鲜明应从以下诸方面注意。1.明白显示、准确表达观点。要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价决不允许
6、掩饰和曲笔；要给受文对象传达唯一性的信息决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中常用小标题或层旨句（或段旨句、条旨句）表明观点使文章观点鲜明层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种都常采用这种方法。2 .用好小标题（层首句、段首句、条首句）较长的公文常将分成儿个部分每部分用一个小标题。或将分为若十层次、若干段落或若干条文每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句它们的作用与小标题相似。小标题（含层首
7、句、段首句、条首句以下同）在公文中有两类作用。一是提示该部分（含该层、段、条以下同）内容的范围。例如关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知中五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心如三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安置现场办公会议纪要开头、结尾之外主体部分儿个小标题分别是：一、认清形势服从大局务必完成一期水位移民安置搬迁任务。二、明确指导思想理清基本思制定具体措施。三、通盘考虑周密部署抓紧实施。四、加强领导落实责任扎实工作。第二类这种小标题已概括简明地揭示了该层次（部分）的旨意我们可称之为层旨句类似作用的段首句、条首句可称之为段旨
8、句、条旨句。当然旨句不一定都在层首、段首或条首但在公文中为引起阅者注意便于理解常将其置于首句处。从不同实际考虑公文可酌情使用这两种小标题。一般说来法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种常采用第一类小标题；而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用但从严格的语法意义长说它并没有形成一种观点。这两类作用不同的小标题在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组（短语）构成第二类则常用动词性的动宾词组（述宾短语）或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。3 .注意强
9、调观点在一些公文中为了表明自己的立场、主张、看法使观点更为鲜明也为了引起公文阅读者（或者听众）的注意必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。（D层前总提语在公文一些较长的层次、部分中常在层首句（或者小标题）一下围绕层次中心分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象就可以在层次（部分）开始时在各条文之前写一段话用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在围绕西部人开发战略做好人事人才工作这篇工作研究中第三部分是“加强人才市场建设充分发挥市场配置人才一资源的作用”下面分8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在
10、这部分开头就有一段层前总提语：人才资源社会化资源配置市场化已经成为市场经济和人才制度改革的必然趋势。建立完备的人才市场体系既是市场经济发展的必然产物也是搞好人才资源开发的客观需求。在人才市场建设上我们必须针对新的情况采取开拓性的措施力争突破性的进展。（重在启后。）显然有没有这一段总提语效果是大不相同的。层前总提语在强调观点时一可以撮要概述层次中心或者主要内容或者介绍相关背景材料阐述有关理论、认识强调有关意义。（2）层后总括语有时为了强调观点也可以在层次（部分）分条列项陈述说明之后写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨或者强调上文重点补充完善上文次
11、要内容说明背景材料也可以运用“但书的手法使文章更有辨证性。层后总括语常用“总之”、“综上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得（特别应该）强调的是、“不难看出”、“尽管（虽然）但是等语句领起强调的观点。例如题为加强人才市场体系建设推动县域经济发展的工作研究在主体部分“二、人才交流工作的现状”中分6项陈述了现行人才一交流工作中存在的不正常现状后总括性地写道：综上可见人才交流工作中的诸多“不尽如人意”之处给人才的合理流动、科学配置产生了一定的副作用阻碍了人才积极性、创造性的充分发挥制约了人才在推动经济和社会发展中的作用。这段层后总括语强调了人才交流工作中存在的上述不正常现状造成的负面影响。层前总提语
12、、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后层后总括语一主要是承前。（3）文中强调语有时也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等就可以在文中强调。文中强调语常用两种形式。一种是用呼语领起所强调的观点。在讲话稿中突然出现了“各位代表”、“同志们、朋友们”这类称呼语时后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有“尤其值得注意的是”、“特别应该强调（指出）的是”、“不难看出”、“笔者认为”、“试问”、“请问”等等。（三）充实材料材料是作者为某一写作目的从生活中搜集、提取以及写入文章中
13、的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切不论是否写入文中都称为材料。在文学创作中有素材、题材之分在公文写作中统称为材料。公文写作的材料大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。公文的材料要求真实、切题、典型、新颖。公文材料的处理应当在不违背事实真相不改变事情原意不损害事物本来面目的前提下采取以下方式作必要的加工和处理：概括材料以少胜多；浓缩材料去粗取精；截取材料去繁就简。为了使材料更有表现力、说服力公文写作中可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历
14、史材料、定性材料和定量材料从不同角度、方面来说明、证明观点。在公文写作中安排材料的主要方式有：先亮观点后举材料；先列材料后摆观点；边列材料边摆观点即夹叙夹议的写法了。总之要做到观点和材料统一用观点统率材料用材料说明观点。(四)安排结构确立了主旨和观点、选取了材料是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。1 .公文安排结构的要求是：围绕主旨安排结构；要做到层次清楚思清晰；要完整、严谨、合理。2 .公文结构的基本内容有：(1)标题。(2)开头公文的开头常常是“开门见山下笔入题起句发意”。开头就点题或者揭示内容的走向领起下文。常用的开头方法有以下几种。一概述情况简明
15、、扼要、切题地介绍有关情况或背景。一说明根据常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起行文有据增加了文章的权威性。一介绍目的常用“为了”、“为”、“为此”等语领出一下文。一交代原因可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文亦可直接陈述原因。一阐明观点开头提出结论性意见或者点明主旨下文再具体解释、说明、阐述。一表明态度开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价提出看法。一提出问题用设问句开头提示文章中心或主要内容引起受文者思考与共鸣。一慰问祝贺常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。一引述来文常用于针对来文而做出答复的文章。一列序号开头。(3)结尾公文的结尾要言尽意明。既不
16、能虎头蛇尾草率作结也不能画蛇添足或者以空话为尾。常见的结尾方式有以下几种。一收篇点题用简练的语言画龙点睛似的提出主旨；或总结形成完整印象；或针对开头交代的论题和初步揭示的方向前题后点结尾点明主旨；或者进一步强调、深化中心形成深刻印象。一提出希望、号召、意见、建议。一强调说明对主体内容作必要的强调或补充或说明有关事项。一表示祝贺、慰问。一自然作结以专门结尾用语如“特此报告“特此通知”等作结尾。也有的主体部分言尽意明就不另定结尾部分了。(4)层次和段落公文的层次要体现出客观事件发展的阶段性、客观事物组成的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。事物发展的一个阶段、事物特性的一
17、个方面、诸多问题中的一个问题、分析推论的一个分论点都可以组成一个层次。安排结构时要防止层次混乱和不讲层次两种毛病。哪怕个层次不清部分给构零乱也会影响到文章逻辑体系的完整和严谨。公文的层次有明显的外部标志如每部分的序号、小标题、层首句等。用好小标题或层次句对于内容和形式的表现都十分重要。段落是表现思想内容的最小单位又叫自然段小于层次有明显的换行标志。除篇段合一的短文件外应用文都要划分段落这是表达内容、反映层次的需要文章结构的需要也是读者接受心理的需要。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。(5)过渡和照应文章要脉络清楚、连缀成篇、文气贯通、浑然一体还离不开过渡和照应。过渡是相邻层次、段落间的衔
18、接、转换。它能承上启下使文章结构紧密地联结成为个有机整体使读者思顺势从前面自然引到后面。公文常用的过渡方式有四种：一是词语过渡；二是句子过渡；三是段落过渡；四是自然过渡。照应指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。前面提到的后面有着落；后面说到的前面有交代。这样有助于加强前后内容的内在联系增强文章的整体感。篇幅长的公文尤其应注意照应。公文的照应不同于文学作品的照应它主要用于突出主旨加深印象；深化主旨立意更高；强调重点引起注意。常用的照应方式一是题文照应二是首尾照应三是前后照应。3 .结构的基本形式公文采用逻辑结构和时空结构两种结构方式来组织结构。(1)横向组合结构其思是横向铺排的或按事物的组成
19、部分或按空间分布或按事物的性质归属关系。一简单列举式这是指围绕主旨把选用的材料分类后逐条逐项并列排出。条理清楚简洁醒目。法规、规章及合同等条文式公文常采用这种结构。一总分条文式这种结构体现着领属关系或整体与部分的关系。有总有分多为先总后分也有的从总到分再到总极少数是先分后总。常常是辐射式地结构并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排分别围绕主旨阐述一个问题或者说明事物的一个方面。这种结构中心突出层次分明条理清楚在正式文件中用得较多。(2)纵向组合结构一直叙式或按时间先后为序或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一事情的来龙去脉很清楚常用于内容单纯、叙事性强、时间性强的公文。一递进
20、式这是按事理的或认识过程来深化来安排结构的可以循叙事一说理一结论或由浅入深层层推进或提出问题一分析问题一解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文或者是针对问题解决问题的公文。（3）纵横交叉结构有些篇幅较长的公文不是单一结构而是将前面两种结构交叉运用。但交叉不是杂乱无章而是有主有从。或是以从为主以横为辅或是以横为主以纵为辅。脉络、思仍然十分清楚。第二节常用公文写作一、通告（一）通告的分类1.周知性通告突出周知性政府机关、团体、企事业单位均可使用。2.规定性通告突出规定性只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。（二）通告的写作1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种重要的通告还要写明发文机关。2
21、 .通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。通告缘由通常用“为了根据特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因；也有些针对存在问题作出相应规定的通告开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感再引出下文。一通告事项是正文的主体写明需要大家知道或者遵守的事项要写得具体明确简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一篇幅很简短；规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。3 .无论是张贴的或者登报的通告落款处都应写明发文单位和成文日期。4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构内容稍多的通告则常用
22、总分条文式结构。5 .注意通告与公告的区别。二、通知（一）通知的特点和用途1 .应用广泛使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。2 .有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求总是提出了需要执行或办理的事项有一定的指挥、指导作用。3.有明显的时效性。通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文；转发上级机关的公文：转发同级机关的公文；转发不相隶属机关、单位的公文；发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项；传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。（二）通知的分类1.布置工作的通知即工作通知。2.召开会议的通知即会议通知。3.批转、转发
23、有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件可用批转性通知；下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件均可用转发性通知。4.任免通知用于任免、聘用有关人员。5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项均用这类通知。（三）通知的基本结构和写法各类通知均可按以下结构来组织。1.标题除极简单的事情标题可只写“XX通知”（如会议通知、停电通知）外一般说来应在“通知”前加上发文机关名称和事由。2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏以免误事。3,正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文
24、的原因、意图和目的通知的什么事情有哪些具体要求和意见受文单位应如何办理。正文的结构大体说来可以有三种写法：总分条文式引言之后将通知事项分为几点用顺序号分条拟写这样写的好处是条理清楚一目了然。归纳式按接性质将正文分为几大部分如原因、要求、具体措施等等（1）通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景概述情况分析形势；或肯定成绩指出问题；或说明依据阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。总之要尽可能在这部分显示文章的主旨表明通知的思。多数工作通知采用了总分思常常开门见山地在通知缘由部分揭示主旨。如上文。少数工作通知也采用了递进思。一种是针对存在严重问题说明情况分析存在问题的原
25、因和严重危害性进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长至少循提出问题一分析问题一解决问题的递进思将引言分为了三个层次。如下面例文。国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府国务院各部门：国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知（国发200032号）下发以后各地区各部门高度重视广大人民群众积极参与新闻单位密切配合集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动（以下简称打假联合行动）有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得
26、到遏制取得了阶段性成果。但是由于历史和社会的诸多因素假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足地方保护主义严重打假工作面临的形势仍然十分严峻。国务院决定把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容在前一阶段打假联合行动的基础上以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神进一步提高认识统一思想再接再厉把打假联合行动引向深入。为了切实做好
27、当前的打假工作经国务院同意现将有关事项通知如下：一、明确分工联合行动二、地方负责落实责任制三、依法行政严格执法四、打防结合综合治理五、查处大案要素抓好督促检查打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动是整顿和规范市场经济秩序的重大举措各地区、各部门要进一步统一思想振奋精神克服畏难和厌战情绪齐心协力重拳打假为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。国务院办公厅二C)C)一年五月七日这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来而是在解决问题的部分提出主旨(下面加点的语句)。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论又起到承上启下的作用引出了下文通知事项的具体措施。(2)通知事项这是工作通
28、知的主要部分要写明做什么、怎么做即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式大体有三种方法拟写条文。一种是条文内容较为丰富的常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句然后围绕条旨句条文内容。这样写提纲挈领观点鲜明易于把握重点理解通知精神。如上面例文就是这种写法。一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语（词组）提示本条内容范围。有人称其为条首句其实它还没有形成句子而是短语（词组）。如国务院关于进行第三次全国工业普查的通知中通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施。这样写条文清晰易于把握内容的
29、范围。有的在印制通知时常将条旨句、条首句印为黑体字以使其更醒目。第三种是有些条文内容比较简单的也可不要条旨句、条首句而是直接陈述条文内容。（3）通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分通知事项言尽文止。2 .会议通知这类通知写法比较简单、灵活。一种是通过文件传递渠道发出的会议通知这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通线及交通工具运营班次或接待安排以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式有的在条首标明“会
30、议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。一种是机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知这种通知正文开头可不写受文对象在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：会议通知经局长办公会商定于5月20日（星期一）下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会传达市政府整顿机关作风工作会议精神布置我局整改工作。请准时出席。XX市人事局办公室二OO二年五月十六日一种是传阅式会议通知受文对象不在正文开头常在正文之后用“此致”引出受文对象或在通知后面附表列出出席会议人员名单签“知”用。这种通知也可事先印成表格式将有关内容填入就行了。3 .批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被
31、批转、转发的文件或发布的行政规章而发的通知成了正件原文件或规章成了附件。正件、附件一起组成了完整的通知。例如：成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区（市）县人民政府：市计委、市外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见已经市政府同意现批转给你们请遵照执行。二C）O一年三月二十一日（印章）关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见（略）批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位；批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单一般写上“现将XX（规章或管理
32、规章名称）印发给你们望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。基层机关单位层层转发上级有关文件的通知在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”结构显得累赘。可简化这种标题省略掉中间转发的层层过桥直转最上级领导机关发文标题而正文中说明转发情况。例如：XX县粮食局转发xX市粮食局转发V省粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知）的通知）的通知的通知可改写为XX县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知就简明多了。而在正文中可以写道：“近日我们收到了省粮食局、市粮食局转发的XX通知”
33、这样有利于上下级关系的协调。4 .任免通知其正文写法极为规范、单一只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。5 .事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似但用法又有不同。使用时要注意这类通知格式简单大都篇段合一直陈其事简明扼要；少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。三、通报（一）通报的特点及作用通报具有知晓性和指导性的特点它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体说来其作用是：1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评借以达到鼓励先进、发扬正气
34、或批评错误、打击歪风邪气的目的。2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报能及时交流信息上情下达促进上下级之间、有关部门之间相互了解。（二）通报的分类根据通报的作用和应用范围可将通报分为三类。1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。6 .批评性通报用于在一定范围内批评错误纠正不良倾向。3,情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态以作为工作的参考。从写法上看又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等)所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价提出处理意见。
35、(三)通报的写作1.通报的一般结构(D标题有两种写法。一是公文标题；一是新闻式双标题多是正题加副题也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃后者更鲜明、醒目。(2)主送机关行文对象有专指的写明主送机关；普发性的通报也可不写主送机关而在文后的发至范围中注明。(3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构也有的情况通报采用总分条文式结构。(4)落款注明发文机关和成文日期。2.表彰性通报的写作这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。先进事迹在直述式通报中这部分内容直接在通报正文中叙述写得就详细些。在转述式通报中这
36、部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中就不再重复叙述只须概括地强调或突出要点。先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报应在介绍事迹的基础上说明其意义分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报应在介绍先进事迹的基础上归纳和论述其典型经验以人们效法、借鉴。文字要简明不必过多议论。表彰决定要写得具体、准确言简意明。希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行符合实际；行文要有针对性做到概括、鲜明不千篇一律。7 .批评性通报的写作这类通报的惩戒作用十分突出除在一定范围内批评处理错误外着重是要从中吸取教训引起有关方面和干部群众警觉以防止类似事件再发生。这类通报用于
37、批评错误、公布处分决定的篇幅较短。除批评错误、宣布处分外侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的篇幅就要长些。正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分可从写作意图和目的出发决定取舍详略。错误事实部分要围绕通报批评的主要问题如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写在转述式通报中错误事实一般在附件中已经说清楚了通报正文对此则可从略不必再重复赘述。错误原因和教训部分一般要针对错误事实分析原因点明实质总结教训指出危害。要写得准确中肯实事求是既不可无限上纲。分析评议要合情合理令人信服。处理决定部分要简明扼要。要求和希望部分是针对错误及其教训提出切实可行的改进措施和要求告诫来者教育大家
38、。8 .情况通报的写作这类通报内容集中多为一事一报；写作比较灵活自如结构因文而定。主要是据实反映情况分析问题有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程还是分析问题都要不枝不蔓语言要简洁、得体。四、报告（一）报告的用途报告可用于陈述以下几方面事项：1.定期或不定期地向上级汇报工作；2.向上级反映情况；3.答复上级机关的查询；4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。（二）报告的分类报告可从不同的角度分成各种类型。1.按报告内容分类工作报告用于向上级汇报工作进程反映工作问题总结工作经验教训。情况报告用于向上级反映情况特别是反映调查了解到的重大情况、特
39、殊情况、新情况比较系统、全面地为上级机关和领导提社情、民情等信息动态。答复报告用于答复上级机关的查询、提问；按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果；回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。2.按报告写作范围分类综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况注重综合、全面。专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况注重专一性。实际工作中的报告大多是这种类型。综合报告与专题报告的划分有相对性有时部门的综合报告对全局而言就成了专题报告了。（三）报告的一般结构和写作要求1.标题
40、有的报告因事情紧迫还要在文种前加“紧急”二字以便引起足够重视。如林业部关于抢救大熊猫的紧急报告。2 .主送机关。3 .正文不同内容性质的报告写法不尽相同但正文结构一般由三部分构成。报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。报告内容这是正文重点所在。内容较多时可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深以纵式结构安排材料；也可按情况、经验、教训或问题的方方面面以并列的横式结构安排材料而且常分条列项使层次段落更分明。决不能在报告中夹带请示事项。报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。4 .落款写明发文机关和成文日期。（四）各类报告正文的写法1.工作
41、报告它的正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长应恰当安排其层次结构。可标出序数分条分项陈述也可列小标题分部分或分问题写。基本情况可简要交代时间、背景和工作条件；主要成绩应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会这是对工作实践的理性认识要从实际工作中概括出规律性的东西来以便指导今后的工作；存在问题是写出工作中的缺点与不足；基本教训这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训；今后意见是提出改进工作的意见或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告在这些内容上各有不同的侧重点。例文：四川省人民政府关于去冬今春农田水利
42、基本建设的情况报告国务院：去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。按照全国电视、会议的部署我省狠抓了以水利建设为中心以治水、改土、兴林、修、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设取得了显著成绩。据统计从1996年9月1日至于1997年3月底全省累计投入劳动积累工13.25亿个日最高峰上工人数达1900万人共投入资金37.24亿；累计完成土石方量9.12亿立方米；动工各类水利工程项目102万个完成92万个占动工数的92%；完成新增有效灌面67.7万亩改善灌溉面积560.3万亩；新修江河堤防1108公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难；小水电新装机7.8万千瓦；新
43、建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个；改造中低产田土178.44万亩治理水土流失2457平方公里;完成成片植树造林166.5万亩零星植树1.79亿株;新建县乡标美1580公里；全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造恢复改善灌面150万亩新增提水控灌面积9.75万亩冬蓄提水完成6.5亿立方。其主要做法和特点是：一、领导重视真抓实干二、因地制宜突出重点首先突出治水。其次实行山、水、田、林、统一规则综合治理分类实施。三、深化改革增大投入四、广泛宣传持续发展五、激励先进开展竞赛一九九七年X月X日(印章)2.情况报告情况报告常用于向上级汇报
44、下列事项：(1)严重的灾害、事故、案情、敌情；(2)重要的社情、民情如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等；(3)督促办理或检查某项工作的情况如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果；(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况各级各类代表会议的选举结果等；(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思；(6)其他重要的、特殊的、突发的新情况。情况报告多数写成专题性报告其写法不强求一律但都要力求做到：第一、内容集中、单一突出重点抓住事物本质实事求是地反映情况。第二、把情况和问题讲清楚把事情的经过原委、结果、性质写明白。三、若要提出处理意见和
45、建议要写得具体、明确、简要尤其要注意提出意见、建议的写作角度不能在报告中夹带请示事项。四、理顺文章思和结构无论是纵式结构还是横式结构都要脉络清楚层次分明。五、情况报告写作要及时以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。3 .答复报告答复报告的内容要注意针对性有问必答答其所问以示负责。表述要明确、具体语言要准确、得体不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题要写得十分简要有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果既要写得周全又不要节外生枝答非所问。正文写法比较灵活或先写依据后一并答复；或边写依据边逐一答
46、复。4 .报送报告这类报告正文极为简单有的甚至三言两语一篇把情况说明就行。例如；“现送上我县参加xx市首届妇女美术作品展览的作品巧件及作者介绍资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告国务院办公厅则对其格式作了统一规定。五、请示（一）请示的用途具体说来遇到下列问题需要用请示行文。1 对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解需要上级机关作出明确解释和答复；2 从本地区本单位的实际情况出发需要对上级的某项政策、规定作出变通处理有待上级重新审定明确作答；3 在工作中出现了新情况新问题需要处理而又无章可循、无法可依需要上级机关作出明确指示；4 需要请求
47、上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难；5.按上级机关和主管部门有关政策规定不经请示有关部门批准无权自行处理的问题；5 工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题必须请示上级领导或综合部门以求得他们的协调和帮助。除此之外凡自己职权范围的工作经过努力能处理和解决好的问题、困难应尽力自行解决不要动辄请示把矛盾上交。（二）请示的写作请示的结构是相对稳定的。1 .标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”；标题中的事由要明确语言要简明。不宜写为“关于请求（或申请）XXXX的请示”“请示”本身就含有请求、申请的意思了。2 .主送机关一般只写一个主送机关如需同时送其
48、他机关应用抄送形式。3.正文请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时不能笼统、含糊；在陈述困难时不能夸大事实。这部分仍然不是请示的重点所在是为请示事项作铺垫的。因此不要轻重倒置喧宾夺主。请示事项这是文章重点是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体所提建议和要求要切实可行：用语要明确肯定不能含糊其辞；若内容稍多时可分条列项；语气要得体一般应写“拟”怎么办而不能写“决定“怎么办因既已“决定”就不必请示了。请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示请予审定”、“请批准”“请审批”等惯用语。不要用“可否（妥否、当否）请批准”之类不合逻辑的用语作结。正文根据内容多少可分别采用篇段合一式、三段式、总分条文式。不论采用哪种结构请示总是循请示原因一请示事项一请示要求的递进思成
