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1、,2011年12月,EXCEL操作方法与技巧,2011年12月EXCEL操作方法与技巧,Excel简介,Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一。它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。在Word中也有表格,在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力。Excel中内置的公式和函数，可能帮忙用户进行复杂的计算，由于E在数据运算方面有强大的功能，使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。,Excel简介Excel是Microsoft公司推出
2、的办公软,Excel工作界面,Excel工作界面工作表标签列标活动单元格行号任务窗格菜单栏,Excel的基本元素-工作簿、工作表、单元格,Excel的基本元素-工作簿、工作表、单元格工作簿和工作表的,Excel主要的四个处理方面,数据管理（作为一种数据管理工具）数据运算数据分析（通过图、表及透视分析等）数据输出,Excel主要的四个处理方面数据管理（作为一种数据管理工具）,数据管理,数据管理,数据填充,选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】【填充】【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，
3、通过拖动， Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧 按Ctrl+D组合键，可向下填充； 按Ctrl+R组合键，可向右填充； “十”运用,数据填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图：,复杂排序,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如,自定义筛选：通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令【自动筛选】,自定义筛选,自定义筛选：通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令【自动筛选,高级筛选：通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令 【高级筛选】，通过设定条件进行筛选,高级筛选,高级筛选：通过单击数
4、据菜单下的【筛选】菜单命令 【高级筛选,行列转置,选中此复选框时，可将所复制数据的列变成行，将行变成列。,行列转置姓名数学语文张三9980李四5570王五7050赵某,选择性粘贴应用,还可以实现如下功能：指定对粘贴的数值进行数学运算,选择性粘贴应用还可以实现如下功能：,特殊数据的录入,数值格式 可以用来录入一定长度的数字，0开关数据的录入（方法二：录入前“”） 在“自定义”选项中均有自己预定的格式信息例：批量添加计量单位 设置单元格格式“0 “XX” ”,文本数据的录入：,日期数据的录入：输入3-8或3/8，显示为3月8日,特殊数据的录入数值格式文本数据的录入：日期数据的录入：输入3,数据录入
5、的规范准确-有效性设置（一）,在进行数据收集时，信息的输入格式有严格要求，比如身份证号码一栏，需要输入的是15位还是18位号码？性别输入的是男女还是MF?如果信息输入有错，会出现怎么的出错提示？这就需要规定单元格的数据的有效性假如公司只有4个职务，分别为经理、主管、职员、临时工。对在职职务字段进行信息输入时，如何保证所有人输入的信息只有以上4中。,数据录入的规范准确-有效性设置（一）在进行数据收集时，信息的,数据录入的规范准确-有效性设置（二）,数据录入的规范准确-有效性设置（二）,有效性设置应用,自定义Excel下拉菜单 要在Excel实现直接在下拉菜单中（自定义内容）选择输入的功能，实现如
6、下图所示的效果步骤操作：1.选中要做下拉列表的单元格。2.在菜单中选择：数据有效性设置（允许）：序列；（来源）：输入内容（可自定义）。,有效性设置应用自定义Excel下拉菜单,分列与合并,分列：文本分列向导”将简单的单元格内容拆分到不同的列合并-将两列文本内容进行合并：用&或函数CONCATENATE()进行连接,分列与合并分列：文本分列向导”将简单的单元格内容拆分到不同的,分列应用举例,批量转换日期格式有些人Excel中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但规范的要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么如何转化？最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据】【分列
7、】，出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击【下一步】按钮，在步骤三对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了,分列应用举例批量转换日期格式,拆分与冻结窗格,冻结窗格以锁定特定行或列要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。 要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。 要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列要拆分窗格，请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。 当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。 要取消拆分，请双击分割窗格的拆分
8、条的任何部分。,拆分与冻结窗格冻结窗格以锁定特定行或列,工作表,复制、移动工作表隐藏工作表多个工作表的同时操作若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。工作表的保护,工作表复制、移动工作表,实用快捷操作,CTRL+C：复制；CTRL+X：剪切；CTRL+V：粘贴CTRL+Y(F4)：重复上一步操作CTRL+Z：取消上一步操作CTRL+F：查找Ctrl+shift+*：快速选择工作表的数据区域在行或列间双击鼠标左键，行或列自动宽度自动适应SHIFT+鼠标左键：移动列或区块Alt+格式刷Ctrl+Enter ：相同数据录入Al
9、t+Enter ：单元格文字随时换行,实用快捷操作CTRL+C：复制；CTRL+X：剪切；CTRL,外部数据的导入,外部数据的导入,表格的美化,三个方面：格线、表头、背景添加边框：选中区域，添加绘图边框背景添加经过简单的合并、颜色、居中等处理快捷方式：自动套用格式突出显示：条件格式,表格的美化三个方面：格线、表头、背景,其他重要功能,超链接图表（同PPT，不单独介绍）选项的使用,其他重要功能超链接,综合小运用,让Excel中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行“编辑替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定
10、退出后即可. b 让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧.选中已删除空格的姓名单元格，单击“格式单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。,综合小运用让Excel中人名显示更美观的技巧,数据运算,数据运算,函数与公式,Excel的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用Excel进行数据管理的先决条件。什么是函数Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。什么是公式函数与公式既有区
11、别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。公式是以“=”号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一组结果的预定义特殊公式。,函数与公式Excel的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和,示例,Excel中的公式通常都是以“=”开头的一个运算式或函数式，可以将“=”引导符看成是Excel公式的标志。例如：G5单元中有如下内容=G1+G3+G4*2又如：N9单元中有如下内容=SUM（A9:M9） 这些都是Excel中最简单的公式示例,示例 Excel中的公式通常都是以“=
12、”开头的一个运算,运算前的练习,绝对地址：在数据变动时，运用公式后的数据不会变动相对地址：在数据变动时，运用公示后的数据会做变动,运算前的练习绝对地址：在数据变动时，运用公式后的数据不会变动,常用函数-提取函数,Left：从左侧开始提取需要的字段Right：从右侧开始提取需要的字段Mid：从第几位开始提取需要位数的字段语法： Left(text,num_chars) Text是包含要提取的字符的文本字符串。 Num_chars指定要由 LEFT 提取的字符的数量。举例：zhang12356 left(zhang12356,4) 得到zhan Right（zhang12356,2) 得到56 M
13、id(zhang12356,6,3) 得到123,常用函数-提取函数Left：从左侧开始提取需要的字段,常用函数-连接函数,1、&2、=CONCATENATE(),常用函数-连接函数1、&,常用函数-统计函数,1、max,min2、sum,average3、count4、text,value5、rank6、sumif,countif,sumproduct7、match、index8、trunk.,常用函数-统计函数1、max,min,Now()Today()这两个函数均为当前时间的计算，不同是now会出现日期和几点钟，而today只是日期,常用函数-常量函数,Now()常用函数-常量函数,常用
14、函数-条件函数,“=IF()”是条件函数，最多可套嵌7层语法：=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)举例：=IF(C4=0,0,IF(C4=1500,C4*0.03,IF(C4=4500,C4*0.1-105,IF(C4=9000,C4*0.2-555,IF(C4=35000,C4*0.25-1005,IF(C4=55000,C4*0.3-2755,IF(C4=80000,C4*0.35-5505),常用函数-条件函数“=IF()”是条件函数，最多可套嵌7层级,常用函数-Vlookup函数,功能：纵向查找进行数据的匹配，在表格数组的首列查找
15、指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,rangelookup) VLOOKUP（查找值，区域，列序号，逻辑值）1、选择需要查找的字段2、选定需要查找类别的区域3、填写需要显示内容的字段位于选定区域的那一列4、确定匹配的程度，0为完全匹配课后作业：Hlookup,lookup,常用函数-Vlookup函数功能：纵向查找进行数据的匹配，在,函数语法,自写语句-掌握好逻辑关系即可office软件自带,函数语法自写语句-掌握好逻辑关系即可,思考-如何选择与使用函数,如果不能确定使用哪一个函数，
16、您应该怎么办？or去翻统计课本？or尝试使用所有函数，找出适用的函数？or查看“插入函数”对话框或“帮助”主题链接？学会用不同的办法解决问题学会用已有的知识解决问题提问：如何比较两个对同一数据的计算结果（1、分别排序后对比；2、两列相减看结果；3、if语句判断；4、exact函数.）,？,思考-如何选择与使用函数如果不能确定使用哪一个函数，您应该怎,数据分析,数据分析,以自己的方式查看数据-数据透视表,不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。合理运用数据透视表进行计算与分析，能使许多复杂的问题简单化并极大地提高工作效率。使用前提：删除所有空行或空列。 删除所有自动小计。 确保第一行包含各列的描述性标题。 确保各列只包含一种类型的数据,以自己的方式查看数据-数据透视表不必写入复杂的公式，您可以使,数据透视表示例,数据透视表示例,数据输出,数据输出,相同打印内容的设置,还可实现：1、缩放比例2、打印区域,相同打印内容的设置还可实现：,演示与回顾,另附：演示文档,演示与回顾另附：演示文档,学习方法技巧,学习方法技巧 要有几本好的工具书要学会在网上寻找资源从模仿开,用心，一切皆有可能,Excel操作方法与技巧课件,
