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1、彩南油田作业区,彩南油田作业区2014年1月,彩南油田作业区彩南油田作业区,目 录,立项背景及必要性,一,OA系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,一、立项背景及必要性立项背景,在科技迅猛发展的今天，网络技术已被广泛的使用在各个行业中，企业的管理也随之发展，信息化的程度也随之增长，同时传统的办公管理模式已无法适应企业的需求，企业对办公的效率要求越来越高，因此就需要一个现代化的办公管理方式来解决这个问题。现在企业办公正逐步迈向管理信息现代化，企业办公信息化基础设施建设也逐渐完善，因此改造传统办公模
2、式开展电子办公，使业务办公、公文流转和管理过程信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一规范，提高工作效率，降低管理成本，实现办公自动化已势在必行。,一、立项背景及必要性立项背景 在科技迅猛发展的今天,一、立项背景及必要性OA的概念,办公自动化，简称OA（Office Automation），它是现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，它利用网络技术及先进的信息技术建立起的一个安全、可靠、开放、高效的办公自动化平台，为管理部门提供现代化的日常办公条件，使办公事务处理自动化，从而实现各项工作规范化、电子化、标准化，达到提高办公效率的目的。,一、立项背景及必要性OA
3、的概念 办公自动化，简称OA,一、立项背景及必要性必要性,彩南油田作业区在未使用OA系统时，公文的审核、传递等均为手工方式，各种工作流程繁杂，处理速度缓慢，无法避免的会出现一些问题，主要表现以下几个方面：(1)工作流程无法实现自动化。办公过程中有很多文件需要在个多个部门负责人进行审批，这之间存在在大量流程化的工作，往往会出现一个文件需要发起部门一直推动，经常进行催促，但由于各种原因，部分流程无法进行，导致工作停滞不前，极大的影响了工作效率。,一、立项背景及必要性必要性彩南油田作业区在未使用OA,一、立项背景及必要性必要性,（2）异地办公不方便由于作业区处于沙漠腹地，距离油田公司和基地都很远，文
4、件传输靠人工方式进行，这就有可能造成为签一个字或盖一个章，而需要进行长途跋涉，这期间浪费了很多时间，不但影响了工作效率，也使作业区办公成本增加了。（3）文档管理不规范，安全性、保密性差各部门都有自己的文档，由于缺乏管理各部门文档管理不规范，文档的保存、共享、使用和再利用都十分困难，而且由于都是以纸质形式进行存放，存在因各种灾害或人为等因素造成的文件损坏、丢失、泄密等问题。根据以上种种因素，就迫切需要一套能够规范办公流程，加强文件的管理的办公系统。,一、立项背景及必要性必要性（2）异地办公不方便,目 录,立项背景及必要性,一,OA系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后
5、的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,二、OA系统的建设及特点系统的建设,随着网络技术和办公自动化系统的发展，为了改变传统工作方式、提高工作效率、降低办公成本，我们结合作业区实际工作情况在股份公司OA办公自动化系统的平台上开始进行OA系统（彩南部分）的搭建工作。1、OA系统需求调研 为了OA系统搭建工作的顺利进行，我们对作业区各个部门进行了调研工作。主要有以下几个部分： 作业区的组织机构 各部门相关岗位的职能 作业区网络覆盖情况 作业区用户硬件配置情况 作业区用户情况 已有公文流转情况 公文流转需求 档案应用需求 常用办公功能需求,二、OA系统的建设及特点系统
6、的建设 随着网络技术和,二、OA系统的建设及特点系统的建设,2、办公方式的改变（1）传统办公方式传统办公方式主要以纸介质为主，传递方式采用人工传递，由于作业区受到地理位置的限制，以传统方式办公必然带来诸多的不便,例如公文发现错误时，修改后必须重新打印、审批，造成了纸张的浪费；异地办公时，文件传输必须通过汽车进行传输，造成公文传输的成本高、传输的时间过长、公文的安全保密性得不到保障等等。,传统办公方式,二、OA系统的建设及特点系统的建设2、办公方式的改变传统,二、OA系统的建设及特点系统的建设,（2）网络办公方式OA系统利用网络资源，采用B/S结构方式，所有功能都在浏览器中完成，大大提高公文的传
7、输效率，加强了公文的安全保密性，同时减少了纸张的使用，降低人工或汽车传输的成本。,网络办公方式,二、OA系统的建设及特点系统的建设（2）网络办公方式网络,二、OA系统的建设及特点系统的建设,3、公文流程的优化公文流程是OA系统中重要的组成部分，一个公文能否正常传输全部取决于公文流程的建立。通过对彩南油田作业区实际工作情况的调研，我们对作业区各类公文办公流程进行了收集、整理，并对其进行优化。优化前公文传输流程简单，审核级数少，公文中的错误频发。,优化前公文传输流程,二、OA系统的建设及特点系统的建设3、公文流程的优化优化,二、OA系统的建设及特点系统的建设,为了避免在OA系统中出现同样的错误，在
8、OA系统加入三级审核，任何一级发现错误都可以将公文退回至拟稿，大大减少了公文中的错误。,优化后公文传输流程,二、OA系统的建设及特点系统的建设为了避免在OA系统,二、OA系统的建设及特点系统的建设,4、公文流程的建立各个文种的工作流程图进行建立，并做出了标准的红头模板、公文编号计数器和配置文件，最后生成工作流程，通过反复测试后，在管理界面生成流程模板。目前彩南油田作业区已建立各类发文流程29个，收文流程20个，红头模板12个，公文编号计数器32个。,发文流程,收文流程,二、OA系统的建设及特点系统的建设4、公文流程的建立发文,二、OA系统的建设及特点系统的建设,5、电子签章的制作 电子签章是为
9、了解决电子文件中的签字和盖章的问题，用于辨识电子文件签章者的身份，它能够自动嵌入到文件中，确保了文件的完整性、真实性、可靠性和不可抵赖性。彩南油田作业区电子签章是将作业区现有各类公章以及作业区领导、科室领导的签名经过扫描后，使用图像处理软件生成电子签章。目前已有电子公章19个，电子签名37个。,注：图中电子公章为测试用章，不在正式环境下使用。,二、OA系统的建设及特点系统的建设5、电子签章的制作,二、OA系统的建设及特点系统的建设,6、OA系统的测试 为了保证OA系统在投运后能够正常使用，我们搭建了一个和正式环境一样的测试环境，对已建好的公文流转流程、功能等进行逐一测试，在每一个环节都没有问题
10、的情况下再进行正式环境的迁移，确保了系统上线后的正常运行。,测试环境,二、OA系统的建设及特点系统的建设6、OA系统的测试测试,二、OA系统的建设及特点特点,1、系统主动通知与MSN和腾讯通结合起来，当有新办事务时，即会在MSN或腾讯通上显示事务基本信息。,MSN消息发布,二、OA系统的建设及特点特点1、系统主动通知MSN消息发,二、OA系统的建设及特点特点,2、多样的安全手段通过系统授权，证书安装、统一认证等多种安全手段对公文各环节进行安全保护，只有具有相应权限的人员才能对公文进行操作，确保了公文的安全及保密。,二、OA系统的建设及特点特点2、多样的安全手段,二、OA系统的建设及特点特点,3
11、、与OFFICE有机集成与微软公司的Office系统有效的集成在一起，起草、修改、盖章等环节均在Office中完成，便于操作。,二、OA系统的建设及特点特点3、与OFFICE有机集成,二、OA系统的建设及特点特点,4、流程和人员可配置公文的各项流程和人员的配置均能由管理员进行配置，可以根据实际情况进行调整，保证了系统的灵活性。,二、OA系统的建设及特点特点4、流程和人员可配置,目 录,立项背景及必要性,一,OA系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,三、OA系统的功能及推广应用功能,1、发文、收文
12、系统实现了发文的起草、编辑、审核、盖章、签发和收文的登记、传阅、打印等任务环节，使整个公文在流转过程中实现无纸化操作，对于文件办理的整个规程都可以跟踪，让用户随时了解办理过程。,发文界面,收文界面,三、OA系统的功能及推广应用功能1、发文、收文发文界面收,三、OA系统的功能及推广应用功能,2、文件查询系统中一共提供了4种手段可以查询流转或处理完的公文，即个人文件箱、部门文件箱、个人任务查询、全文检索。通过这4种手段可以对用户、部门经办过的公文按照所给条件进行查询。,三、OA系统的功能及推广应用功能2、文件查询,三、OA系统的功能及推广应用功能,3、个人助理 通过系统菜单“个人助理”中的可以实现
13、对用户基本信息的维护，个人任务的委托、以及增设个人常用语。,图13：基本信息维护,三、OA系统的功能及推广应用功能3、个人助理图13：基本,三、OA系统的功能及推广应用功能,4、系统管理OA系统的系统管理界面为独立界面，与公文处理分开使用，只有系统管理员能够对其进行操作，通过系统可以增加、修改文件流程，对组织机构、部门人员的信息进行变更，以及用户、电子签章的授权等。,三、OA系统的功能及推广应用功能4、系统管理,三、OA系统的功能及推广应用推广应用,1、组织系统的培训 oa系统由于其使用范围的广泛性，使用的人员对系统的理解和操作水平都各不一样，为了让使用者能够正常的进行操作，我们根据OA系统使
14、用范围或者职能部门有针对性的进行了培训好应用推广。目前我们已组织OA系统的培训12次，参加人员150人/次。2、系统的需求调查及完善 一套oa系统的投入使用，不是一个人就能解决的事，这是要求多部门相互配合的一个过程。作为系统的管理的部门，我们听取了相关部门的意见以及他们的需求，并对系统进行相应的更改及完善。,三、OA系统的功能及推广应用推广应用1、组织系统的培训,三、OA系统的功能及推广应用推广应用,3、系统问题的处理及解答 系统投运后会遇到各种问题，作为系统的管理部门，发现问题就要及时处理这些问题，确保系统的正常运行，让用户真正感受到系统给工作带来的便利。4、系统运行情况截止2013年12月
15、，各个模块的公文流转情况：发文：719条 会议纪要：126条收文：16404条会签：28条,三、OA系统的功能及推广应用推广应用3、系统问题的处理及,目 录,立项背景及必要性,一,OA系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,四、OA系统实施后的成效,1、工作流程实现了自动化，提升办公效率OA系统将办公的过程进行了流程化，通过OA协作工作管理，各环节都能有序的进行，大大提升办公效率。2、基于网络的OA系统，缩短了办公的距离基于油田信息网的OA系统，缩短了作业区与公司和基地的距离，文件传输、审批都在网
16、络上进行，大大节约了办公时间，也降低了办公成本，同时也减少了纸张的使用，推动了无纸化办公的脚步。,四、OA系统实施后的成效1、工作流程实现了自动化，提升办公效,四、OA系统实施后的成效,3、加强了文件管理与安全OA系统建有自动化保存系统，各种文件都可以进行管理，文件的保存、共享、使用和再利用变得十分简单、易行，避免了应灾害造成的文件丢失、损坏等问题。4、加强了文件的保密性OA系统通过严格的权限控制，对工作流程中的每一个步骤都进行控制，只有有相应权限的员工才能对文档进行操作，且每一个流程都有详细的记录，确保发现问题有迹可循。,四、OA系统实施后的成效3、加强了文件管理与安全,结 束 语,OA系统
17、的出现改变了过去复杂、低效的手工办公方式，大大提高了工作效率，同时也推动了无纸化办公，节约了办公资源，降低了企业运行成本，具有极高的推广价值。办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。,结 束 语OA系统的出现改变了过去复杂、低效的手工办公方,汇报结束！谢谢！,汇报结束！,
