《秘书写作》课件第五章行政公文写作.ppt

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1、第五章 行政公文写作,秘书写作,第五章 行政公文写作秘书写作,第一节 概述,第一节 概述,一、概念,1.行政公文的概念国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”,一、概念 1.行政公文的概念,秘书写作课件-第五章-行政公文写作,秘书写作课件-第五章-行政公文写作,二、特点及分类,（二）种类 1按行文方向划分：可分为上行文、平行文和下行文 。 2按紧急程度划分：可分为特急公文、急办公文、常规公文三类。,二、特点及分类（二）种类,二、特点及分类,3按秘密等级划分：可分为绝密公

2、文、机密公文、秘密公文、内部公文和公开公文五类。 4. 按性质作用划分：可分为指令类公文、知照类公文、报请类公文、批答类公文、奖惩类公文。,二、特点及分类 3按秘密等级划分：可分为绝密公文、机密,三、公文写作的专门用语,（一）开头用语 公文写作的开头一般采用开门见山的方法，写出行文的背景、依据、目的、态度等。 1.交代撰文的依据、目的或缘由 2.表明态度与结论 3.概述总体情况,三、公文写作的专门用语 （一）开头用语,三、公文写作的专门用语,4.公文开头的常用语词 常用的有：“根据”、“按照”、“为了”、“接通知”、“遵照”、“收悉”、“为，特”、“现通知（报告）如下” 等。,三、公文写作的专

3、门用语4.公文开头的常用语词,三、公文写作的专门用语,（二）结尾用语1.以专用词语结束全文 2.表达具体的要求 3.发出号召，寄托希望 如“特此报告”、“特此通知”、“特此函复”、“特此函告”、“特予公布”、“此布”、“此复” 、“上述报告，如无不妥，请批转”，“上述要求，请予批准”，“请尽快函复为盼”，“为要”，“为盼”， “是荷”，“为荷”，“妥（当）否，请批示（复）” 等。,三、公文写作的专门用语（二）结尾用语,三、公文写作的专门用语,（三）其他专门用语 1.称谓词 2.追叙词 3.承转词 4.祈请词 5.商洽词 6.受事词 7.命令词 8.目的词 9.表态词,三、公文写作的专门用语,第

4、二节 公文格式,第二节 公文格式,一、格式要求,1. 准确规范 2. 完整美观 3. 合理适当,一、格式要求,二、格式构成要素,（一）眉首部分 置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素组成。眉首部分一般占首页的1/3至2/5，用红色反线与主体部分隔开。,二、格式构成要素,二、格式构成要素,（二）主体部分 公文的主体部分俗称正文部分、行文部分，是公文格式的关键部分，一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等。,二、格式构成要素（二）主体部分,二、格式构成要素,1标题 公文标题主要是对公

5、文主题信息的归纳，一般包括发文机关名称、事由（主要内容、主题信息）和公文种类三要素。 （1）公文标题的作用 （2）公文标题的形式 （3）公文标题的制作要求,二、格式构成要素1标题,二、格式构成要素,2主送机关 主送机关，相当于书信的称呼，写于标题与正文之间的左侧，要顶格写，用冒号。 主送机关指公文的主要受理机关，是需要周知、执行、答复公文内容，负有办文责任的机关名称。因此一定要选准主送机关，否则将会造成责任不明，导致公文需要解决的问题无人问津，贻误工作。,二、格式构成要素2主送机关,二、格式构成要素,3正文 主送机关下面是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分，评价一份公文的质量如何，正文的写作

6、是主要标准。 公文正文位于“主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”。 正文是公文内容的主体，是公文实质性内容的文字表达。公文正文的逻辑结构一般为缘起、展开、收尾三个部分。,二、格式构成要素3正文,二、格式构成要素,4生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。 公文盖印注意事项：一是杜绝空白印章，二是联合行文时印章排布要科学，三是盖印的方式要统一，四是印章与正文必须同处一面。,二、格式构成要素4生效标识,二、格式构成要素,5附件和附件说明 附件是用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。附件说明是指用于说

7、明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。 需要说明的是，批转、转发、印发、颁发类文件中，被批转、转发、印发的文件一般不作为公文的附件。,二、格式构成要素5附件和附件说明,二、格式构成要素,6成文日期 成文日期，是公文正式形成的具体年、月、日。公文的成文日期是一个非常严肃的写作问题。 公文的成文日期要用汉字书写，如“二一一年二月十日”。,二、格式构成要素6成文日期,二、格式构成要素,确定成文日期的原则：（1）重要的命令、决定、通告、通知等，以领导人签发日期为准；（2）两个以上机关联合发文，以最后签发（或签署）的日期为准；（3）会议通过的公文，以通过的日期为准；（4）一般性的公文，可以以实际印发

8、的日期为准；（5）电报，以发出日期为准。,二、格式构成要素确定成文日期的原则：,二、格式构成要素,7附注 附注，一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，过去叫“阅读（传达）范围”，如“（此件发至县团级）”等。 公文如有附注，通常于距离版心左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,二、格式构成要素7附注,二、格式构成要素,（三）版记部分 版记部分，主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。,二、格式构成要素（三）版记部分,二、格式构成要素,1.主题词 主题词，又称“关键词”，能够揭示出公文的主题思想和核心内容。它最初出现在档案管理中，

9、是揭示档案主题内容的规范词。主题词是一种检索语言，制发文件时标引主题词，可以提高标引质量，为日后档案著录标引主题词减轻难度，加快著录速度，也为文书立卷、归档、检索提供方便。,二、格式构成要素1.主题词,二、格式构成要素,2.抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要协助承办或知晓公文的其他机关。它不同于主送机关，写作时必须分清主送机关和抄送机关。 抄送机关标注于主题词之下，用宽度与版心相同的反线与其他要素分开，方法是左空1字标识“抄送”，后加全角冒号，后标抄送机关名称，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关不止一个时，中间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。,二

10、、格式构成要素2.抄送机关,二、格式构成要素,3.印发机关和印发日期 公文的印发机关是指公文所发机关单位的具体秘书部门。标识印发机关和印发日期，主要是体现秘书机构对文件印发各个程序的负责。 印发日期是指实际印制文稿的具体日期。与公文的成文日期不同，印发日期以公文的付印日期为准，用阿拉伯数字。 印发机关与印发日期位于抄送机关之下，占1行位置，左空1字写印发机关名称或简称，同行右空1字写明印发日期。,二、格式构成要素3.印发机关和印发日期,二、格式构成要素,4.其他要素 公文有时还标注印制份数、翻印机关、翻印时间、翻印份数等要素，标注方法基本与印发机关和印发日期相同，各要素之间用与版心同宽度的反线

11、隔开。,二、格式构成要素4.其他要素,三、几种特定的公文格式,1.信函式格式 信函式格式的公文主要用于处理日常事务的平行文或内容单一的下行文。 信函式格式与其他公文的格式有所区别，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，字号大小不超过22mm15mm，发文机关后不加“文件”字样。发文机关全称下4mm处为一条武文线，线长170mm，距下页边20mm处为一条文武线，线长170mm，发文机关及双线均为红色。份数、序号、秘密等级和紧急程度在武文线下居左顶格标示 。发文字号在武文线下居右顶格标示，发文字号下空1行标示公文标题。其余要素的格式与普通公文相同。,三、几种特定的公文格式 1.

12、信函式格式,三、几种特定的公文格式,2. 会议纪要格式 会议纪要格式，是指国家规定的行政机关的办公会议纪要格式，也适用于企事业单位。 会议纪要的发文机关标识处不用“文件”，而用“会议纪要”，用红色小标宋体字，字号大小不超过22mm15mm。发文字号处可以是主持会议的机关名称、会议日期，也可以是发文字号，具体由发文机关酌定。会议纪要可以写标题也可以不写，可标主送机关也可不标。会议纪要的成文日期可在正文之后，也可在标题之下，落款处不用加盖印章。除此之外，其余要素与普通公文相同。,三、几种特定的公文格式,三、几种特定的公文格式,3. 命令格式 命令（或令）的发文机关标识由发文机关全称加“命令”或“令

13、”组成，不得使用简称，用红色小标宋体字，字号大小不超过22mm15mm，距版心上边缘20mm。发文字号处为令号，令号前加“第”字，即“第号”。令号不同于发文字号，其编号顺序是自发布第1号令开始计数，不受年度的限制。令号下不设红色反线。令号下空两行标示正文，不标主送机关和抄送机关，一律使用“分送”这一形式。正文下一行右空4个字格标示签发人的签名章，签名章左空2字标示签名人的职务；联合发布命令或令的签发人职务应标示全称。其他要素与普通公文相同。,三、几种特定的公文格式3. 命令格式,第三节 指令类公文,第三节 指令类公文,一、特点,1. 指挥性 2. 权威性 3. 部署性 4计划性,一、特点,二、

14、主要文种及其区别,1.主要文种： 命令（令）、决定、意见等 。 命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。,二、主要文种及其区别 1.主要文种：,二、主要文种及其区别,2.各文种之间的区别 （1）下行意见不同于决定。决定不仅具有部署性，而且具有指挥性；决定的重要性要大于意见，下级机关必须不折不扣地无条件执行，而下行意见则不同，既有遵照执行，也有结合本机关、本部门、本地区、本系统、本行业实际参照执行的；决

15、定重在宏观性的部署指挥，而下行意见重在原则指导和建议，是对某项或某个工作的实施安排和处理办法。,二、主要文种及其区别2.各文种之间的区别,二、主要文种及其区别,（2）下行意见也有别于通知。下行的意见和通知在公文中使用频率极高，但通知具有较强的指导性、决定性、不可更改性，其内容要求办理和执行。而下行意见带有灵活性，往往是出现了新情况、新问题而经验尚不足、条件尚不成熟，很多意见是工作中摸索出的新办法甚至是土办法，其内容具有指导性、选择性、榜样性、灵活性。部署性的通知一般必须执行、办理，但意见却有所区分，成熟的、上级要求贯彻执行的意见，下级机关应该遵照执行，不成熟的或没有执行要求的意见，下级机关可参

16、照执行。,二、主要文种及其区别（2）下行意见也有别于通知。下行的意见和,三、主体写作思路,1问题行动型 即“问题（分析）对策”。 2依据决策型即“依据（认识）决策（安排）”。 3目的行为型 即“目的对象要求”。,三、主体写作思路 1问题行动型,四、写作要领及注意事项,1.仔细选择指令类公文文种；2.理由要充分可靠3.针对性要强,四、写作要领及注意事项,第四节 知照类公文,第四节 知照类公文,一、特点,1告知性 2凭据性 3公众性,一、特点 1告知性,二、主要文种及其区别,1.主要文种： 通知、通报、公告、通告、会议纪要等。 知照性是其主要特征，然而，有关事项需要下级机关执行的通知、任免人员的通

17、知具有指挥部署性质，表彰先进、批评错误的通报具有奖惩性质。,二、主要文种及其区别 1.主要文种：,二、主要文种及其区别,2.区别（1）公告与通告的区别：第一，制发机关不同，第二，公布形式不同，第三，性质作用不同，第四，写法不同 。（2）通知和通告的区别：一是适用范围不同，二是受文对象不同，三是性质内容不同 。,二、主要文种及其区别2.区别,三、主体写作思路,1依据事项型 先写明发文所依据的法规、规章或批准单位，再写出具体知照性事项。 2单一事项型 开门见山写出知照性事项，不用过渡语，不用客套话，非常干脆利落。 3目的事项型 先写发布知照类公文的目的、意义、原因，再写具体知照事项。 4事实事项型

18、 开头介绍发文时段的具体情况，再提出具体知照事项。,三、主体写作思路1依据事项型,四、写作要领及注意事项,1开头一般比较简短，正文内容要明确、具体，所知照的内容一般要分成几个层次，措施一定要切实可行 。2对有关知照的事项作出规定或限定时一定要写清楚为什么作出这样的规定或限定，依据要充足，理由要充分 。3. 公告和通告在事项重要程度、公布方式、传播范围等方面存在区别，在实践中需要认真辨析 。,四、写作要领及注意事项 1开头一般比较简短，正文内容要明确,第五节 报请类公文,第五节 报请类公文,一、特点,1主送机关一般为上级机关单位或业务主管部门。 2内容均是报告性的或请求性的，表达方法以叙述为主。

19、 3行文目的都是希望上级或对方肯定自己的工作或对工作给予指导，行文时比较重视摆事实、讲道理，目的是恳请上级机关或对方单位给予自己明确而具体的表态或答复。,一、特点 1主送机关一般为上级机关单位或业务主管部门。,二、主要文种及其区别,1.主要文种： 请示、报告、函、议案等。 请示适用于向上级机关请示事项或请求指示、批准；报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,二、主要文种及其区别 1.主要文种：,二、主要文种及其区别,2.区别（1）请示和报告的区别：第一，行文目的不同，第二，性质要求不同，第三，行文时间不

20、同 。（2）请示与函的区别：请示属上行文，而函属下行文；请示的适用范围小，功能单一，而函则范围大，功能相对复杂；请示的主送机关是具有行政隶属关系的上级领导，而函的主送机关是没有隶属关系的有关行政主管部门。,二、主要文种及其区别2.区别,二、主要文种及其区别,（3）上行意见与请示的主要区别：请示报请的事项多数是个案，是个别问题，而上行意见所涉及的问题往往是带有一定普遍性的问题；请示更多地是主动表态性报请，而上行意见是有关机关或部门或主动或被动地提出自己的见解和办法；结构和内容组成上，请示主要包括缘由和事项，而上行意见则由缘由、事项、办法措施组成。,二、主要文种及其区别（3）上行意见与请示的主要区

21、别：请示报请,三、主体写作思路,1缘由事项型 首先交代背景、事实、缘由，再写出具体报请事项。 2依据事项型 先写出行文的依据，再具体交代请示事项。 3目的事项型 首先交代报请的意义、价值、目的，再写出报请的具体事项。 4事实陈述型 主要是将某一个或某几项事实的情况、开展过程、主要做法、经验体会等陈述给上级机关，汇报工作，求得上级认同和肯定。,三、主体写作思路 1缘由事项型,四、写作要领,1在格式上有一些特殊要求 2. 标题应当准确简要地概括公文的主要内容3. 请示的目的要明确，以便上级机关批复 4. 所报事项要求材料全面、真实、可靠5. 注意结束语的使用,四、写作要领 1在格式上有一些特殊要求

22、,五、注意事项,1不能滥用请示2报告可一文多事，但请示应一文一事3报请类公文是向上级机关期请有关事项，因此要注意用语谦敬，尊重对方,五、注意事项 1不能滥用请示,第六节 批答类公文,第六节 批答类公文,一、特点,1被动性 2针对性 3简要性,一、特点,二、主要文种及其区别,1.主要文种 批复、具有批答功能的复函、具有答复性功能的报告、经过“批转”或“转发”的通知等。,二、主要文种及其区别 1.主要文种,二、主要文种及其区别,2区别（1）批复和复函的区别：批复只能作下行文，是上级机关答复下级机关的请求，而函的行文方向则具有灵活性，既可以是上级机关单位答复下级机关单位，也可以是下级机关单位答复上级

23、机关单位，还可以是平级机关单位的答复。批复和请示一般只在具有领导与被领导或指导与被指导的隶属机关单位之间使用，而复函一般在不相隶属的机关之间使用。“批复”是针对“请示”的答复，而“复函”是针对“函”的答复。,二、主要文种及其区别2区别,二、主要文种及其区别,（2）报告与复函的区别：一般来说，不相隶属的上级机关单位询问下级机关单位用“函”，下级机关单位答复上级机关单位也用“函”，即使用“复函”；相隶属的上级机关单位询问下级机关单位用“函”，而下级机关单位答复上级机关单位则使用“报告”。,二、主要文种及其区别（2）报告与复函的区别：一般来说，不相隶,三、主体写作思路,1依据态度型 这种思路是：“依

24、据态度要求”。 2依据行为型 即先写明依据，然后写明根据对方要求自己所做的工作、所了解的情况、所形成的事项等。,三、主体写作思路 1依据态度型,四、写作格式,1一般公文格式 主要用于批转或转发性通知，批复和复函有时也使用一般公文格式。 2信函式格式 这是批复和复函常用的格式。,四、写作格式 1一般公文格式,五、写作要领及注意事项,1批答性公文标题中往往有表示批答的如“同意”、“答复”、“复”等词，事由部分还可以含受文机关。2主送机关一般只有一个。3批答的依据要具体分析，认真撰写。4批答意见主要是针对请批事项或问题的答复，即表明态度。 5结束语一般单独成段，也可以不用结束语。6批转、转发实际上是

25、一种公文处理方式或手段，其批答功能不可与批复、复函等文种相提并论。,五、写作要领及注意事项 1批答性公文标题中往往有表示批答的,第七节 奖惩类公文,第七节 奖惩类公文,一、特点,1事实性 2典型性 3教育性,一、特点,二、主要文种及其区别,1主要文种 通报、命令、决定等。 通报的重要职能是奖惩性。通报主要是“表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况”。,二、主要文种及其区别 1主要文种,二、主要文种及其区别,2区别 （1）在奖励时，可以从以下几点区别命令、决定和通报 ：一是使用机关级别不同，二是内容事项不同，三是目的要求不同，四是写法不同。,二、主要文种及其区别 2区别,二、主要文种及其

26、区别,（2）“命令”、“决定”、“通报”在惩戒性功能上的区别 一是使用机关级别不同， 二是内容事项不同， 三是文种内容的针对性不同 ， 四是公示范围不同 ， 五是写作方法不同。,二、主要文种及其区别 （2）“命令”、“决定”、“通报”在,三、主体写作思路,1依据事项型 首先写明奖惩的依据，再写出奖惩的对象和奖惩的事项。 2事实要求型 首先介绍奖惩对象的具体事实，并对事实进行必要的分析，再在事实基础上作出决定，提出要求。 3目的要求型 首先介绍发文的原因和目的，再介绍事实，最后提出希望、要求。,三、主体写作思路1依据事项型,四、写作要领及注意事项,1要选准文种，把握文种之间的细微差别。2要讲清主要事实。 3要进行入情入理的分析。 4提出的要求要得当合理。,四、写作要领及注意事项 1要选准文种，把握文种之间的细微差,