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1、模块三 配送中心管理,知识点一：配送中心的组织管理,教学重难点,第一节、配送中心组织结构；第二节、配送中心岗位设置；,学习目标,了解配送中心组织结构类型；了解配送中心的岗位及岗位职责；,第一节 配送中心组织结构,导入案例：荣泰药业昆明配送中心组织结构设计,荣泰药业是一家全国性经营医药用品的连锁企业，在所有中心城市均设有分公司，实行事业部制管理，负责各省的市场开发、门店经营与管理。目前，在云南的门店约36家，分布在以昆明为中心、半径200的玉溪、曲靖、红河、楚雄、大理等区、县。事业部实行统一采购、统一配送，两年来，业务运作很成功。但是，进入2005年，经营状况发生了很大变化。主要原因是进入市场的
2、竞争者不断增加，靠价格谈判、批量采购不能获得竞争优势。为此，事业部决定成立物流部，开展配送业务，以此降低成本，获得新的竞争优势。经过分析论证，决定在昆明租用一个约10000的大型仓库，加以改造，成为一个现代化的配送中心。配备了一名全职配送中心经理，负责配送中心的运营与组织管理。试问，作为该配送中心经理，应如何设计配送中心的组织机构，如何对配送中心岗位进行设计。,思考问题,1、什么是组织结构？2、组织结构有哪些类型？3、常见的配送中心组织结构类型有哪些？4、配送中心设置岗位有哪些？5、各岗位有哪些职责？,一、组织结构的概念和作用 1、 组织结构的概念 2、 组织结构的作用 二、企业的主要组织结构
3、形式 1、直线制 2、职能制 3、直线职能制（U型） 4、事业部制 5、矩阵制 三、配送中心的组织结构类型 1、直线职能型 2、产品型 3、区域型,第一节 配送中心组织结构,知识准备 企业组织结构,一、组织结构的概念和作用 1、 组织结构的概念： 所谓组织结构就是由分工协作，领导隶属关系贯穿起来的若干组织机构的整体。 组织机构是构成组织结构的要素，部门是组织机构的类型。,劝业配送中心组织结构图,2、组织结构的作用 （1）科学合理的企业组织结构能使每个工作人员了解自己的地位和作用，明确自己的职责和权限，有利于在方向明确的前提下发挥每个人的积极性和主动性， （2）把分散的、孤立的力量结合成为集体的
4、力量，从而为企业作出更大的贡献。由于这种结合起来的力量远远大于分散的，孤立的力量的简单相加，因而为企业作出的贡献将更大。 一般的讲，合理的组织结构具有以下特点： 它是适应经营管理需要的； 它的职责是明确划分的，工作是各负其责的； 它的内部沟通是双向的，但指挥调度是单向统一的； 它的形式是严密简化而富有弹性的。,1、直线制组织（最早、最简单、集权式） 特点：从上到下实行垂直领导；不设专门的职能机构。优点： 机构简单，指挥统一； 上传下达迅速，工作效率高，解决问题快； 垂直联系，责任明确。缺点：缺乏专业化的管理分工； 管理工作简单粗放、横向联系差。适用范围：只适用于小型企业，规模大或者管理工作比较
5、复杂就不适宜采用。,二、企业的主要组织结构形式,2、职能制组织（设立若干职能机构，由职能机构对下级单位进行指挥管理，分权式，很少采用）,优点：管理分工较细，管理深入，能充分发挥职能机构的专业管理作用；缺点：多头领导，妨碍统一的领导；不利于建立和健全各职能部门的责任制，管理中往往出现有功大家抢，有过大家推的现象。,优点：继承了直线制组织和职能制组织两者的优点，既可以统一指挥，又存在管理的职能分工；缺点：下级缺乏自主权；职能部门间联系较差；信息传递的路线太长等。适用范围：中等规模的企业，随企业规模的进一步扩大，将更多的分权。直线职能指组织的优缺点：优点：继承了直线制组织和职能制组织两者的优点，既可
6、以统一指挥，又存在管理的职能分工；缺点：下级缺乏自主权；职能部门间联系较差；信息传递的路线太长等。,3、直线职能制（集权分权相结合，绝大多数企业采用）,4、事业部制组织（美国通用汽车总裁斯隆1924年提出）,总公司下设多个事业部，各事业部根据需要设立职能部门，产品市场独立，独立核算，自主经营。,优点：有利于企业的高层领导层摆脱日常事务，集中精力搞好战略决策、长远规划和人才的开发；事业部相对独立的利润中心或责任中心，有利于事业部之间的竞争，增强企业的活力；有利于发挥事业部的主观能动性，增强经营管理的能力。这种组织具有稳定性和适应性较强的双重优点。缺点：总部和事业部机构重叠会造成结构臃肿，提高管理
7、费用，降低工作效率；事业部之间横向联系差，协调配合难，容易产生本位主义；各事业部往往只考虑自己的利益，而忽视企业整体利益，导致短期行为等。适用范围： 规模较大、产品种类较多、各种产品之间工作差别较大，技术比较复杂和市场广阔多变的企业。两种类型： 产品事业部制、区域事业部制,事业部制组织的优缺点：,5、矩阵制组织,为实现某一任务（如新品开发），在企业垂直领导系统中，从相关职能部门抽调人员组成项目小组。小组成员既受项目小组负责人领导，又受原职能部门领导。,优点： 打破了单向领导，加强了管理部门间的联系和配合，有利于信息沟通和共同决策，提高工作的效率； 把不同的专业人员组织在一起，有利于激发人们的积
8、极性和创造性，提高技术水平和管理水平； 把完成任务所需的各种专业知识和经验集中在一起，提高了管理组织的机动性和灵活性。缺点： 双重领导，难免发生矛盾，也不易分清责任； 组织成员不是固定的，易产生临时的观念，对工作有一定的影响。适用范围： 生产经营复杂多变的企业，特别适宜于创新性和开发性的项目。,矩阵制组织的优缺点：,三、配送中心的组织结构类型1、直线职能型组织结构,2、产品型组织结构（配送中心产品多样化）,3、区域型组织结构对于经营范围分布很广的配送中心，应按区域划分部门，建立区域型组织结构，即将某一特定地区内的配送活动集中在一起，委托给一个管理者去管理。,第二节 配送中心岗位设置,一、配送中
9、心岗位设置的基本原则二、配送中心岗位设置及岗位职责思考：你了解的配送中心的岗位有哪些？主要岗位职责是什么？,一、配送中心岗位设置的基本原则 “因事设岗”是配送中心岗位设置的基本原则。在具体设置岗位时还应该考虑以下几个原则。 （一）岗位设置的数目符合最低数量的原则。（二）所有岗位有效配合，保证组织的总目标、总任务实现的原则。（三）每个岗位发挥积极效应，与其他相关岗位之间相互协调的原则。（四）所有岗位充分体现经济、科学、合理、系统化的原则。,1、配送中心业务受理岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,（1）业务受理员岗位职责,1）负责接收订单资料，接受客户的收发货作业；2）负责受理客户
10、的退货请求、协助退货组完成退货处理工作；3）完成有关业务单证与资料的统计、建账和出具各类业务报表；4）向有关部门及客户提供所管货物的相关资料和信息查询、咨询。,（2）订单处理员岗位职责,1）在规定的时间内，将客户的订单进行确认和分类，并由此判断与确定所要配送货物的种类、规格、数量及送达时间；2）对订货进行存货查询，并根据查询结果进行库存分配；3）将处理所得的拣货单、出货单等进行打印输出。,2、配送方案设计的岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,（1）配送方案设计负责人的岗位职责 1）对配送方案设计作整体战略决策； 2）具体组织和实施配送方案设计； 3）对配送方案设计部门中员工的工
11、作进行指挥、检查、监督、考核和评比。（2）配送计划员的岗位职责 1）按照客户需求、时间及任务量，组织拟定出切实可行的配送计划； 2）认真分析配送计划，并根据客户的不同要求，各种车辆的特点及载重量的不同，设计既能满足要求，又能使车辆得到充分利用，且总费用最低的配送路线； 3）合理、有效地调配与利用资源，并协助配送作业人员具体执行该计划。,2、配送方案设计的岗位设置及岗位职责,（3）配送信息管理员的岗位职责1）对配送方案设计中所需的相关资料和信息进行收集、整理及保管；2）对配送计划编制人员编制的配送计划进行管理；3）建立并不断充实完善配送方案设计的相关档案，为配送方案设计及配送中心业务运营提供信息
12、、资料的查询服务。（4）财务分析人员岗位职责对配送成本进行计算与分析，了解配送过程中的实际状态，找出有可能造成成本浪费的环节，并给予相应的节约建议与解决措施。,2、配送方案设计的岗位设置及岗位职责,3、配送中心业务运营岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,1、配送中心业务运营岗位设置及岗位职责,(1)进货组负责订货、采购、进货等作业环节的安排及具体实施，同时负责到货货物的现场验收工作。(2)仓储组负责货物的入库验收、储存、保管及养护、出库等作业的运作及管理。(3）加工组负责按照用户的不同要求对货物进行包装、分割、计量、分拣、刷标志、栓标签、组装等简单的流通加工作业。,(4)运输组
13、负责按照所设计好的配送运输方案，将货物完好无损的送交客户，同时对所完成的配送任务进行确认。(5)装卸组负责配送业务中所涉及到的各项装卸搬运作业的具体运作和管理。(6)退货组负责对客户服务部所接收到的退货信息进行相应的处理，并将回收回来的退货商品集中到仓库的退货处理区进行重新清点和整理。,1、配送中心业务运营岗位设置及岗位职责,(7)调度组负责对配送业务运营中所需的人员、车辆及其它设备及设施等进行总体协调和派遣。及时协调、处理和解决收发货业务中的出现的各种特殊情况和问题。(8)质量管理组负责对配送业务运营中的作业质量进行检查、监督、指导和处理。,进货员岗位职责,（1）了解和掌握采购商品的名称、规
14、格、型号、特点、产地、进价、售价行情等信息，掌握配送中心的实际状况，能根据配送中心的实际需要有效的组织货源；（2）组织人员对进货商品进行装卸搬运；（3）到现场对进货商品进行核对验收，严格把好质量关，对不符合要求的商品坚决拒收。,理货员岗位职责,（1）按规定做好入库商品的验收、记账、出库商品的发放手续，及时搞好清仓工作，做到账账相符、账物相符；（2）熟悉和掌握库存与仓容情况，合理安排货物的存储与堆码；（3）负责库存货物的定期和动态清查、盘点。,仓管员岗位职责,（1）熟悉货物品种、规格、型号、产地及性能，对货物标明标记，分类放置。并负责库房、货场、货区、货位的现场管理；（2）根据以往经验、或是利用
15、相关的统计技术方法、或者靠计算机系统的帮助来确定最优库存水平和最优定购量，并根据所确定最优库存水平和最优定购量，在库存低于最优库存水平时，负责制定配送中心最低库存量的申购计划，以确保存货中的每一种产品都能达到最优库存，做到合理库存，不积压资金；（3）随时掌握库存动态，保证货物的及时供应，充分提高库存的周转效率；（4）随时了解和掌握库存货物的保管情况和质量状况，遇到问题要及时通知业务受理员或存货人，并积极配合，妥善处理；（5）负责商品及库房的卫生工作；认真搞好安全管理工作，做好库区的防火防盗，保证库存商品的安全。,流通加工员,（1）本着节约能源、设备、人力、耗费的原则，根据客户配送的需要，进行合
16、理的包装和加工；（2）根据合理运输的需要进行货物的拼装、裁剪等操作；（3）根据客户的需要进行简单的改变包装等措施，形成方便购买和使用的数量。,拣货员,（1）根据客户的订单要求，从储存的商品中将用户所需的商品分拣出来，放在发货场指定的位置，以备发货；（2）熟练掌握拣货作业的相关技术，认真完成每日的拣货作业任务；（3）能定期对拣货作业的实绩进行分析和总结，并做出书面的报告；（4）做好拣货设备的定期检查工作，对设备出现的不良状况能及时向设备维修员报告。,送货员,服从调度组车辆调度的调配，按配送方案中规定的配送路线完成各项运输任务，保证所送货物的安全。,配送业务员,（1）负责客户委托代运货物的运输计划
17、安排和组织；（2）负责与承运部门、客户的提货、送货等业务联系及有关问题的协调与处理；（3）负责到车站、码头、机场、邮局提取货物的到货凭证、发货运单、结算单据等单证、资料交业务受理员；（4）熟悉和掌握各种运输方式的业务规程和要求，了解和掌握社会运输资源、有关信息、收费标准、交通路况等，熟悉和掌握本单位的自有运输能力和车辆、设备状况。,装卸员,（1）熟悉所要装卸搬运货物的性能特点，根据有关部门的要求，将货物装卸搬运到指定的位置，并进行合理的码放；（2）熟练掌握装卸搬运作业的相关技术，认真完成每日的装卸作业任务；（3）做好装卸搬运设备的定期检查工作，对设备出现的不良状况能及时向设备维修员报告。,质量
18、管理员岗位职责,（1）制定质量管理计划和质量考核、奖惩办法；（2）深入配送中心作业现场对货物装卸、搬运、堆码等作业质量进行检查、监督指导，发现不符合有关质量要求和安全生产规定的现象，有权当场提出纠正和制止；（3）负责财物相符率的检查与考核工作。填制自查、互查考核表，建立质量检查、考核档案；（4）负责处理货损、货差事故和货物损溢情况；（5）受理客户提出的有关质量与服务方面的意见和建议，并进行跟踪处理，出具质量事故处理报告；（6）主动向主管领导提供质量分析报告和建议，积极配合有关部门和岗位共同改进业务质量。,生产调度岗位职责,（1）负责对各个业务岗位进行管理、指导和协调；（2）及时协调、处理和解决
19、收发货业务中的出现的各种特殊情况和问题。经常了解和掌握库存货物的储存、保管情况和质量状况，遇到问题时指导和配合理货员及时进行协调和处理；（3）根据业务量大小和缓急，合理组织和调配人力和设备；（4）负责掌握仓库容量情况，合理安排货物储存和规划；（5）负责货物储存、保管、装卸、运输当中的有关技术问题的处理，并提供相应的技术指导。,车辆调度岗位职责,（1）根据所设计好的配送方案，结合客户的实际需要及配送中心现有车辆和送货员情况，合理组织和调配人力和车辆；（2）及时协调、处理和解决运输业务中的出现的各种特殊情况和问题。,退货处理员岗位职责,（1）当客户服务部接收到客户的退货信息时，负责安排车辆或人员对
20、退货商品进行回收；（2）将回收回来的退货商品集中到仓库的退货处理区进行重新清点和整理；（3）按照配送中心的有关规定对重新整理后的退货商品进行相应的处理。,4、客户服务部岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,市场业务员岗位职责,（1）负责配送业务的洽谈及合同签订；（2）负责配送业务和配送客户的开发与管理工作。,合同管理员岗位职责,（1）对客户合同进行分类、编号和归档管理；（2）对签合同时客户提供的预留印签、单证试样等进行妥善、严格的管理，以便进出库进核对和验证；（3）按国际及业务需要制定货物、客户等编码；（4）建立并不断充实完善客户档案，为有关业务部门、领导及系统内的其它单位提供各
21、种客户信息、资料的查询服务。,5、维修部岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,设备维修员的岗位职责,（1）了解和遵守设备使用和维修方面的有关制度与规定，熟练和正确掌握各类设备的使用维修和养护方法；（2）随时掌握配送中心所有设备的使用和运行状况，进行设备的日常检测和保养，确保设备的正常运行；（3）对故障设备进行及时修理和调试，保证配送中心的正常运转。发现未经法定检测鉴定机构检测鉴定合格或超过检测鉴定使用限期的设备，有权向主管领导反映并拒绝继续使用。,车辆维修员的岗位职责,（1）了解和遵守车辆维修和使用方面的有关制度与规定，熟练和正确掌握各类车辆的使用、维修和养护方法；（2）随时掌握
22、配送中心所有车辆的使用和运行状况，进行车辆的日常检查和保养，确保车辆的正常使用；（3）对故障车辆进行及时的修理，尽快使其投入正常使用；（4）发现未经检审或超过车辆允许使用年限的车辆，有权向主管领导反映并停止使用。,电工岗位职责,（1）了解并宣传电路安全知识熟练掌握电力维修工作；（2）严格按照电力操作规程操作，杜绝野蛮操作；（3）保证日常巡查工作，督促整改电力隐患，预防电力事故发生；（4）与当地电力局保持良好关系，保障配送中心的正常用电；（5）参与建筑工程中有关电力设施的审查验收工作。,6、信息部岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,系统管理员岗位职责,（1）认真做好系统运行环境的
23、建设与维护；（2）维持机器设备等硬件设施的正常运行，及时发现和处理各类机器设备的故障；（3）负责软件系统设置、运行维护和技术管理，监控软件和数据库管理系统的运行状态，及时处理计算机系统运行过程中的异常情况，并通过适当的干预手段确保整个软件系统稳定、高速运行；（4）做好微机使用人员的操作应用辅导，监督微机使用人员按规定程序操作计算机。,市场系统分析员岗位职责,（1）完善市场信息的调查和收集工作，负责调查数据和市场信息的处理、分析和整理工作；（2）负责市场信息数据库的建立与维护；（3）负责市场信息调查报告的撰写，为各级管理人员提供相应的信息服务。,7、保卫科岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置
24、及岗位职责,保安人员岗位职责,（1）严格执行出入库人员、车辆的登记制度，对所有进出仓库人员和车辆进行登记、验证。负责检查入库车辆和随车物品是否符合仓库关于安全与消防方面的规定和要求；（2）根据出门证明、进库登记内容和发货单，检查单证有无涂改、伪造；有关印鉴和经办岗位人员的签字是否齐全，核对出库车辆装卸货品名称、件数、车牌号、随车物品等是否与之相符；（3）负责库区的安全保卫，交通的疏导，特殊情况的处理与报等工作。,消防安全员岗位职责,（1）认真贯彻执行国家消防安全法；（2）建立建全各项安全防火制度，遵照“预防为主、防消结合”的严则，加强防范，抓好落实；（3）加强防火知识教育，做好防火宣传及防火演
25、练；（4）坚持经常性的防火安全监督及检查，督促整改火险隐患；（5）负责配送中心灭火器材的购置、配备、维修及保养；搞好义务消防队的组建和业务培训；参加火警、火灾事故的扑救，并查明火灾原因，提出处理意见；（6）参加建筑工程有关消防安全设施的审核和验收。,8、财务科岗位设置及岗位职责,二、配送中心岗位设置及岗位职责,财务与会计岗位职责,（1）参与配送中心财务、会计制度的制定、修改和完善；（2）负责配送中心财务处理，财务报表的编制及分析工作；（3）负责配送中心短期和长期预算的编制与控制；（4）负责设计配送中心税务方案，并处理公司的日常税务问题； （5）负责分析公司投资项目的运作情况，为公司的项目投资提
26、供参考意见；（6）审阅配送中心经营合同，审核并指导出纳的工作，妥善保管会计凭证、账簿、报表和其它会计资料。,出纳岗位职责,（1）认真履行现金管理制度； （2）严格审核收付凭证，据以收付款项，并记录现金、银行存款日记账；编制银行存款余额调节表，做好银行对账、报账工作； （3）严格支票管理制度，遵守支票使用手续； （4）每日清查借款凭证，及时对拖欠借款者进行例行摧报。 （5）配合会计做好各种账务处理。,业务结算员岗位职责,（1）根据业务受理员转来的收货单，发货单等，按照实际收发货数量和有关收货标准，进行结算和收取费用，同时向客户出据发票或收款凭证；（2）查验客户交付钱币、转帐支票和汇票的真伪。,9
27、、部门负责人或科长的岗位职责,（1）制定本部门或科室的年度工作计划，并组织实施；（2）掌握员工思想动态，深入、细致地做好员工的思想工作，组织、安排员工的教育培训工作；（3）负责对本部门或科室员工的工作进行指挥、检查、监督、考核和评比；（4）负责本部门或科室的日常工作安排和处理，做好与相关部门的协调工作；（5）细化部门职责，明晰岗位责任，修改完善管理制度和办法，加强领导，精心组织，确保计划目标的实现。,（1）主持制订配送中心长期发展规划和年度、月生产经营工作计划，并负责组织实施与督促、检查，保证经营目标的实现；（2）组织协调各种生产经营环节和各种业务间关系，负责定期召开生产经营分析会，处理和协调
28、生产经营中出现的各种问题，掌握生产经营动态，及时发现问题；（3）负责业务开发和客户管理与协调，了解和掌握存货、仓容，客户及市场动态变化；（4）负责配送安全生产和业务质量管理，强化内部管理，杜绝和减少各种事故和差错发生；（5）负责审核、签发、授权业务部门提交业务单证、资料及其变更申请。,10、配送经理岗位职责,三、 配送中心作业信息与单据,配送中心业务运营主要表格,一、进货出货作业单据（一）、订购单（二）、出货单（三）、订货明细表 （四）、客户订货统计明细表（五）、验收单（六）、送货验收单（七）、交货验收单（八）、出货通知单（九）、退货单,二、存储作业单据,（一）、入库单,三、拣货作业单据,（一）、拣货单（二）拣货时间统计表,四、补货作业单据,（一）、补货单,五、盘点作业单据,（一）、盘点调整表,六、配送作业单据,（一）配送计划表,七、配送中心方案比较表,八、配送作业规范与人力需求分析表,九、物品特性分析表,物流配送各个岗位操作流程图,进货员岗位操作流程图,接单员岗位,分拣员岗位操作流程图,盘点员岗位操作流程图,包装员岗位操作流程图,配送信息管理员岗位工作流程图,
