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1、文书档案的归档整理 方 鸣,国家档案局教育中心副主任 研究馆员 010-63018220； 13901308364 E: ,文书档案的归档整理,一、档案工作的关系定位,档案工作千头万绪，事无巨细，但归纳起来即三个字：收、管、用,一、档案工作的关系定位档案工作千头万绪，事无巨细，,档案工作关系示意图, ,收,管,用,满足需求,档案工作关系示意图收管用满,收基础；管手段；用目的。,收基础；,应达到的目标,收得齐全；管的科学；用着方便。,应达到的目标收得齐全；,二、文书档案的来源,1、文书档案 是由公务文书（文件）转化而来；,二、文书档案的来源1、文书档案,2、公文的种类：,（1）命令（令）；（2）
2、决定； （3）公告； （4）通告； （5）通知； （6）通报； （7）议案； （8）报告； （9）请示； （10）批复； （11）意见；（12）函； （13）会议纪要,通用行政类公文,2、公文的种类： （1）命令（令）；（2）决定；通,常用事务性 公 文,1.计划（规划）2.方案3.总结4.情况汇报5.调研报告6.简报7.会议主报告8.领导讲话9.典型材料10.规章制度 ,常用事务性 公 文1.计划（规划）,3、文件是档案的前身， 档案是文件的归宿；,3、文件是档案的前身，,今天的文件 明天的档案； 今天的档案 将来的历史。,今天的文件,4、公文与档案的区别 处在文件生命周期的不同生命阶段；,
3、4、公文与档案的区别,5、档案工作应与文书工作紧密结合， 不能分家， 要努力做到“文档一体化”；,5、档案工作应与文书工作紧密结合，,文档一体化：,（1）管理体制上（2）工作制度上（3）操作流程上（4）人员配置上（5）时间安排上（6）网络运行上,文档一体化：（1）管理体制上,三、归档工作的基本原则,1、记录本单位历史的真实面貌；2、遵循文件的形成规律；3、保持文件之间的历史联系；,三、归档工作的基本原则1、记录本单位历史的真实面貌；,4、区分不同价值；5、使用科学、便捷的操作方法； 6、严格执行档案法规、规范和制度；7、方便今后的保管和利用。,4、区分不同价值；,四、科学划分归档范围,1、做好
4、档案价值的鉴定工作,四、科学划分归档范围 1、做好档案价值的鉴定工作,具备4种眼光,历史的眼光 发展的眼光 全面的眼光 科学的眼光,具备4种眼光 历史的眼光,确定归档范围要坚持 “以我为主”的 “ 职能“原则： 以突出反映本单位的工作特色。,确定归档范围要坚持,简易方法：,（1）正式对外发文 一般都应归档；（2）收文 与本单位工作职能直接有关的才归档；（3）内部运转文件 注意加强归档。,简易方法：（1）正式对外发文,五、坚持“集中统一管理原则”,各部门按规定向档案部门移交档案；不得据为己有或拒绝归档；集中统一管理包括 、文件的归档 、业务指导,五、坚持“集中统一管理原则”各部门按规定向档案部门
5、移交档案,注意 要坚持文书部门或各业务部门的立卷归档制度。 谁形成，谁立卷； 谁整理，谁受益； 最终实现档案资源共建共享。,注意,谁办谁归档， 随办随归档。 理由 文件承办人最了解文件的来龙去脉。,谁办谁归档，,六、共同遵守归档制度,1、归档时间（1）第二年的第一季度前；（2）随办随归档。,六、共同遵守归档制度1、归档时间,2、归档要求 （1）齐全； （2）完整； （3）规范； （4）及时。,2、归档要求,3、归档手续,（1）各部门预整理；（2）档案人员检查、指导；（3）调整、改进；（4）正式向档案室移交；（5）办理手续，清点、检验、 移交清单、签字。,3、归档手续（1）各部门预整理；,七、归
6、档整理的新方法,以国家档案局发布的 归档文件整理规则为依据,七、归档整理的新方法 以国家档案局发布的,1、整理要求,在计算机管理条件下， 文件实行以“件”为单位的 单份文件编号整 理， 努力做到“随办随归档”， “谁办谁归档”。,1、整理要求在计算机管理条件下，,2、整理的原则,（八字方针） 简化整理， 深化检索。,2、整理的原则（八字方针）,3、适用范围,只能应用于文书档案的整理。,3、适用范围 只能应用于文书档案的整理。,4、整理的10大步骤,（一）确定整理单位 每份文件（自然件）为一件。其中： 正本与稿本为一件； 正文与附件为一件； 来文与复文为一件； 转发文与被转发文为一件。,4、整理
7、的10大步骤（一）确定整理单位,（二）划分保管期限 1、三分法； 2、两分法。,（二）划分保管期限,（三）装订加固 去掉易生锈的金属钉； 文件左侧或左上角装订、固定； 若文件原装订基础较好则可留用。,（三）装订加固,装订时： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 复文在前，来文在后； 转发文在前，被转发文在后；,装订时：,请注意,文件处理单、发文稿纸： 与档案同样重要！ 放文件前 与文件装订在一起。,请注意 文件处理单、发文稿纸：,（四）编填页号 若原文件页号齐全，则不必做。,（四）编填页号,（五）简单分类 按年度保管期限组织机构（问题） 分类法将文件归类；,（五）简单分类,（六）排序 在分类最后一层的文件，按时间（问题） 大流水顺序排序；,（六）排序,（七）盖归档章 在文件首页上方空白处 加盖归档章。,（七）盖归档章,归档章式样,归档章式样全宗号年度室 编 件 号问题或机构保,（八）编号 1、由档案室将归档章的各个项目 依次填写； 2、“室编件号”按文件排列顺序大流水 逐件编号。,（八）编号,（九）编制文件级目录逐件填写目录表格的项目，一年一册；,（九）编制文件级目录,（十）装盒 1、按顺序将文件依次装入档案盒中， 盒满另装； 2、填写盒内备考表； 3、填写档案盒封面、盒脊的项目； 4、按档案盒顺序依次排架。,（十）装盒,文书档案的归档与整理课件,
