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1、会议项目服务与管理,第九章会议项目服务与管理,案例导入分析博鳌亚洲论坛2010年会会议、现场报到和证件领务信息十、会议酒店、交通安排十二、酒店上网三、年会接待服务中心十三、机票服务四、年会秘书处十四、电话五、新闻中心十五、启程前往机场时间六、联想网吧十六、气候七、星巴克咖啡吧十七、货币八、餐饮安排十八、电压九、会议语言十、着装,(1)博鳌论坛的成功要素有哪些?(2)在会务服务中我们应如何推进服务的精细化?【分析】博鳌,海南琼海市海滨一个曾经十分普通的渔村。十多年前,当拉莫斯、霍克和细川护熙三位外国前政要一起来到博鳌,共同提出要在这里筹建亚洲论坛的时候,许多琼海人还没有意识到,这个质朴宁静的小镇
2、从此将发生翻天覆地的变化。自博鳌亚洲论坛2001年正式成立至今,论坛每,目录会议前期组织管理会议期间服务流程会展危机管理,一、会议前期组织管理会议前期准备阶段会议前期组织流程会议现场进行阶段会议后期服务阶段,一、会议前期组织管理1.会议立项会议立项是会议组织者的基本工作之一。通常政府型会议立项主要围绕政府工作需求而展开;商业型会议立项主要以分析会议产品销售的可行性为立项之本。会议项目通常时效性较强,首先根据市场需求确定某一主题,还须考虑此主题是否违背国家的政策法令,然后再通过查找相关资料、网络检索等方式对主题进行论证。目的是要全面掌握法令然后再通过查找相关资料、网络检索等方式对主题进行论证。目
3、的是要全面掌握这个主题所在行业现状以及学术发展情况,以及竞争对手的情况。对主题的论证最终要以“可行性研究报告”的形式体现在进行会议可行性分析后,则根据项目需求设会议组织机构。,一、会议前期组织管理2.组织设定会议组织机构通常设为会议组织委员会与会议执行委员会,学术性会议则单独设立学术监督委员会。商业型会议执行委员会通常设置:会议主任财务经理、人事经理、销售经理、宣传经理、会务经理、会议秘书、会务干事等会议组织设定多种多样,会议的组织设计也不尽相同,可繁可简,可实可虚,依据会议的规模、重要程序和会议内容而定。,一、会议前期组织管理e。3.会议审批会议项目可行性分析报告、申办单位相关证明材料提交对
4、应的国家主管部门进行审批或备案。部分地区还需要到大型活动管理办公室进行备案。为了简化审批手续,目前国内众多会议组织机构均采用与主管部门联合办会的方式,一方面降低了组会的风险,另一方面也化解了申报的相关程序。主管机构也可以在会议组织中承担“主办单位”的角色。4.会议策划会议有多种类型,不同的会议目标不相同。政府型会议通常策划主要围绕政府宏观调控与决定需求进行策划设计,另一方面主要集中在会议地点选择、会议题设定、会议现场控制方面:商业会该通常策划首要考虑的问题是会议项目的出资者是谁,会议产品要销售给谁,一、会议前期组织管理5.会议宜传会议宜传是会议成功销售的重要环节,是指如何凭借媒介传播会议相关内
5、容使会议成功召开。会议组织者需要联络相关媒体(电视、广播、网络、平面等),确定各种合作方式与宜传具体表达形式。制定媒介宣传计划,并监督媒体进行广告发布的实际情况。6.会议营销会议营销包括了销售内容设计、销售战略制度、销售方法实施、会议席位销售、会议广告销售等相关内容。商业型会议在营销中所使用的时间与消耗的成本较大。会议营销是否成功直接决定了会议能召开,一、会议前期组织管理:7.会议现场会议现场是从参会者开始注册报到截止到参会人员返回出发地。此阶段称为会议现场工作期。会议现场工作流程因项目的大小而不同。大型会议现场操作流程相对复杂,尤其是在注册接待时工作任务繁杂,需要科学的设计。目前国内部分大型会议已开始使用科技产品提高参会群体注册接待工作效率,对为会议现场操作产生了非凡的效果。小型会议现场操作流程相对较简单。8.会后服务会后服务又称为会议维护服务,主要包括:会议评估、参会人员会后旅游考察服务、会场清理会议资料整理归类、会议通讯录与会议相关开支公告等,66、节制使快乐增加并使享受加强。德谟克利特67、今天应做的事没有做，明天再早也是耽误了。裴斯泰洛齐68、决定一个人的一生，以及整个命运的，只是一瞬之间。歌德69、懒人无法享受休息之乐。拉布克70、浪费时间是一桩大罪过。卢梭,
