公司常用公文写作培训课件.ppt

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1、公文写作与处理规范,公文概述,一、公文的种类,公司常用的公文种类有： 决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 会议纪要,二、公文的一般格式,公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送机关、签发人、标题、正文、附件、印章、成文时间、抄报机关等部分组成。,（一）眉首：包括发文字号、签发人等。（二）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，一般采用小标宋体字，用红色标识。发文字号左空一格，用3号仿宋体，签发人右空一格。只有上行文才需注明签发人，签发人姓名用3号楷体字。,发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,例如

2、：,禹亳工指 2016 2号,禹亳铁 20161号,机关代字,年号,序号,机关代字,年号,序号,上报的公文需标识签发人姓名。姓名采用楷体三号字。此时发文字号居左侧。,（三）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识等。(四)红线下空1行为标题位置，用2号小标宋体字。主送机关在标题下空1行，左侧顶格。正文用3号仿宋体字，每面22行28字。,标题：由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,一般标题过长的话都是按照正三角或倒三角排列。例如：,河南禹亳铁路发展有限公司关于对新建

3、铁路三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示河南禹亳铁路发展有限公司关于对新建铁路三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示,主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。,正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,公文如有附件，附件在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。,成文日期：以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发领导人的签发日期为准。,公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,规范缮印,公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。公司单一机关制发的公文在落款处不

4、署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。 联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

5、 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 最基本的缮印原则骑年盖月。,（三）版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。,抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关或个人。,印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,版记中的反线 。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别 。,（四）基本格式1、排版规格 公文用纸一般为A4纸型（长279毫米、宽210毫米），左侧装订。公文标题字体一般为小2号宋体字，文字内容一般为3号仿宋体字；页面

6、设置一般为上、下各2.54厘米，左、右各3.18厘米；文档网格一般为每行28个字符，每页22行。2、装订要求 公文应左侧装订，订位为两钉钉距外订眼距纸张上下各四分之一处，与左侧页边距离为1.5厘米。不掉页，无坏钉、漏钉、重钉。,五、公文行文规则,行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。,行文方向,1上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。2平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如意见、函、平行性通知等。3下行文是上级机关向属下的机关行文。如决定、批复等。4泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也

7、向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。,抄送规则,向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,请示规则,各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关 ，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关.请示应当一文一事.除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公室。,常 用 公 文,总 结,（一）概念,是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，引出规律的认识，明确今后实践的方向，把这些内容系统化、条理化，形成文字的公文。,（二）起草

8、格式,1、综合总结起草格式（1）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：XX公司XX年度安全工作总结。（2）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的收效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语“我们的主要做法和体会是”、“现将有关情况总结如下”等转入主体部分。,（3）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步骤；在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的；通过工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映出来，才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录，要按照问题分类归纳，层

9、次分明。（4）存在问题。这部分是综合总结写作不可或缺的部分，但是要简洁概括，文字不宜过多，以免冲淡主旨。,（5）经验教训。这部分是总结认识的深入，思想的升华，起草者必须潜心研究、总结，写好这部分内容。（6）下一步工作计划。这部分也是总结的重要部分，不可或缺。用于交代下一步工作的计划，一方面有利于自身工作安排，一方面有利于单位整体把握工作进度。（7）结尾。总结的结尾比较简单，一般要说明总结写作时间。,2、专题总结起草格式专题总结撰写模式比综合总结有所简化，其侧重总结经验，由以下内容构成：（1）标题。一般采用文章式标题，用简明扼要的语言，将总结内容加以概括，如从落实责任制入手加强企业管理工作。（2

10、）情况概述。要用扼要的文字对通篇所要反映的内容进行阐述，突出主题的工作成绩。,（3）经验和体会。这部分是专题总结的中心。它要准确、具体、有序地将工作过程以及取得的成绩、经验和体会进行综合阐述，使全文的结论得到论证。（4）结尾。专题总结的结尾与综合总结相同。但省略结尾的情况更为多见。,通 知,（一）功用,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（二） 特点,1. 适用范围广2. 使用频率高3. 行文时效性强,(三）格式,标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”主送机关正文：缘由和目的、通知事项、

11、执行要求 落款、日期,(四) 写法,1. 指示性通知2. 批转、转发、发布性通知3. 告知性通知4. 会议通知5. 任免通知,通知的写作要求具体、周全、细致,指示性通知,又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。,批转、转发、发布类通知的共同点：,1.均有附件,而且附件是主要件2.标题均含有批转、转发、发布公文的名称3.正文均较短例：河南禹亳铁路公司关于转发武汉 铁路局关于进一步加强安全管理的 通知的通知,会议通知正文需交待清楚的几项要素：,会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点，

12、以及必要的准备。,报 告,（一） 功用 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （二） 特点1. 汇报性 2. 陈述性,1. 工作报告用于汇报某一阶段的正常工作。2.情况报告用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。3. 答复报告用于答复上级机关查询的事项。,（三） 类 别,请 示,（一）功用适用于向上级机关请求指示、批准。 （二）特点1. 求复性 2.单一性,1属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的；2对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的；3工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，

13、有待上级机关批示的；4遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。5属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。,1. 请求批准的请示2. 请求指示的请示3.请求帮助支持的请示,（三） 类别,（四） 格式与写法,正文重点是两部分内容：请示的缘由“为什么要写请示”请示的事项“请示什么”,（五）请示的行文要求,1. 必须一文一事2. 不能多头请示一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。3. 不得越级请示有必要时，要抄送被越过机关。,函,（一）功用,适用于不相隶属机关之间商洽工作，

14、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,1. 使用的广泛性2.行文的多向性3.写作的灵活性,（二） 特点,（三） 类别,根据行文内容，可分为两种：1、便函一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。2、公函起草、签发要按照公文处理。从行文方向上看，公函分为来函和复函两种。,（四）格式与写法,1. 发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。2.事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。3.结语：“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、

15、“盼复”、“特此函告”、“特此函复”,会议纪要,示例,（一） 功用是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。,（二） 特点,1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。,1. 决定性会议纪要用于传达议定事项，供大家遵守执行2.消息性会议纪要用于传达会议精神，供大家了解情况,（三） 类 别,(四) 格式,1.

16、标题 （1）单标题。由会议名称+文种组成，如：全国城市工作会议纪要。 （2）双标题。由正标题+副标题组成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。2.纪要文号 通常在标题之下，位置居中。,3.正文常见写法有三种：（1）条文式写法。按议定事项写，就是把会议议定的事项分点写出来。办公会、工作会纪要多用这种写法。（2）综述式写法。按问题写，就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分。多用于复杂的或者经验交流类的会议。（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小

17、标题，在小标题下写发言人的名字。,（五）注意事项,要突出中心。注意吸收正确意见。要条理化、理论化。要忠于会议的实际内容。要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。,会议记录,起草格式总结构上看，会议记录一般分为两部分：1、会议的基本情况这些情况一般要在会议开始前就写在记录本上。具体包括一下内容：（1）标题。即会议名称，一般由单位名称、会议事由加上记录构成，如河南禹亳铁路发展有限公司总经理办公会议记录（2）时间。一般要具体到年月日时。（3）会议地

18、点。（4）会议出席者。包括出席人员数目，主要出席人员的姓名、职务。,（5）缺席者。一般应写清缺席者的姓名和缺席原因，缺席人数较多时，可只写缺席人数。（6）列席者。即不属于本次会议的正式成员，一般应写清单位、名字和职务。（7）主持人。写明主持人的姓名、职务。（8）记录人。写上记录者的姓名，必要时注明职务，以示对所做记录的内容负责。,2、记录会议的内容 这部分一般包括会议主持人的发言，会上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议等项目。会议上，遇到讨论的关键问题，特别是意见有分歧，一定要详细记录，会后也要征求讨论者意见，以便公布。如果没什么争论、交叉的意见，可以抓住每个人发言的中心、

19、要点，简要的记录下来。如有讨论决议事项，要记下表决情况。,公文结构及写法,一、公文的写作要点,（一）确定标题好的标题既能显示主题，又能起到导向作用。拟定标题可以从以下两点出发：1、根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。拟定标题既要能够说明问题，又要表达得当的态度。例如：请领导尽快解决工作经费不足的问题、必须立即改变企业税收太重的请示等，就把请示写成了指示、命令。显然是不得当的。,2、根据文件格式确定标题。大多数文件，格式就决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整的体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、通知等，标题组成是严格的。必须是关于XXXX的请示（批复、报告、通知）的样

20、式，这些是格式标题。 无格式标题，主要指简报、会议报告一类，有相对自由的发挥空间，但也要注意标题应写实、简明扼要、精炼贴切。,（二）确定开头 好的开头是成功的一半。文界有“龙头、凤尾、猪肚”的说法，强调了开头的重要性。归纳一下，公文开头大体有六种:1、“起因”式开头。开头就写问题的缘起，也就是为什么写这个文件。一般使用诸如“由于、随着、鉴于”的方式开头。2、“目的”式开头。第一句就说明本文的目的。一般使用“为了”。3、“根据”式开头。开始就说明制作公文的依据。一般用“根据、按照”等开头。,4、“时间”式开头。开始点明什么时间、什么情况。如：某年某月某日。有的是用“近来、近日”，也有用“之后”的

21、。5、“引用”式开头。已开始就引用文件或领导指示中的一段，作为引子，点明主题。如“文件规定”、“领导指出”等6、“事实”式开头。即一开头就简明扼要的把时间、情况介绍清楚。如：“经上级批准、自以来”等。,（三）确定结尾公文的结尾大体分为两种：1、“格式”式。比如：请示、报告多用“妥否，请批示”；下行文的通知、决定一般用“望按照或参照执行”、“传达到某级范围”、“什么时间上报落实情况”等语。2、自然式结尾。随着文件的问题自然发展，写完问题就结尾。如法规、政策类文件，是几条就几条，最后一条就是收尾。会议纪要，记录完要点就可以打住。关键是工作报告类，结尾要做到精彩就要下功夫。,二、公文的语言,特点：简

22、明、准确、庄重、规范。 1用书面语书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。2用文言词语的保留用法是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色。如：收悉、惠允3用专业术语由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。,公司公文拟发程序,公司发文处理的基本程序,草拟,部门核稿,办公室文秘依据书面签发意见制作纸质公文,登记、发布公文并归档,总经理签发,领导网上审签,发起人申请网上会签,公文写作的常见错误,一、文种使用常见病例,（一）“呈发”不分主要有两种情况：一是讲应该呈报上级的公文错用了通知、决定等下行文文种；二是将应该下发所属单位公文错用报告、请示文种。,（二）“函呈”不

23、分1、不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用请示或报告。2、向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用请示、报告。3、答复上级单位的询问不用报告而用函。4、向上级机关请求指示、批复不用请示而误用函。,（三）报告和请示不分 报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问所用的一个文种。 请示，用于向上级机关请求指示、批准。 从行文方向上看，这两个文种都是上行公文，撰写中都要注意陈词恳切，语气谦恭，有近似的一面。但它们又有明显的区别：,1、所担负的任务、使命不同。请示要求批复，报告一般不做批复。2、使用时间不同。请示要事前行文，一般情况下不得“先斩后奏

24、”；报告通常是在事后或事情进行中行文。3、内容繁简不同。请示的公文一般应一文一事，而报告中综合性报告，内容往往涉及到许多方面。 目前，一些地区和部门在报告和请示的使用上把握的不够准确，常常把请示写成报告，或在报告中夹带请示事项，有的标题就写成“请示报告”，类似这类现象，必须予以纠正。,（四）通告和通知不分通告不涉及任何秘密，直接向公民个人公布。通知则通常需按组织系统或专业系统逐层下达。这类错误通常体现在多将通告印发或播发成通知，如关于使用文明礼貌语言的通知，应改为通告为宜。,（五）通报和通知不分1、把握不准他们的区别，需要传达重要精神或情况时误用通知行文。2、认为通报只是批评错误而缩小了其使用

25、范围。3、将指示性通知错用为通报行文。4、将批转性通知错用通报行文。,（六）通报和决定不分主要指用与奖励时两文种的错用。如公司关于授予某某同志优秀个人的通报，宜改为决定；公司关于表彰某某同志见义勇为行为的决定，宜改为通报。,（七）生造文种 如XX局关于解决办公室的申请、关于XX的方案中的申请、方案明显不是规范的文种。应分别改为XX局关于解决办公室的请示、关于印发XX方案的通知。,二、公文标题常见错误,（一）标题不全1、随意省略发文机关。如关于上报2015年重点工作的报告，这个标题既没有版头，也没有发文机关，上级只能从落款处判断文件是从哪里发出的，不庄重严肃，也不利于公文的有效运转和办理。2、随

26、意省略事由。如中共某大学委员会决定，由于省略事由，受文者从标题看不出文件内容、事项和基本观点，不利于认知和学习文件精神。3、随意省略文种。使受文者不得要领，影响了公文的严肃性，如公司关于召开全体工作会的有关事宜。,（二）隶属不清此类问题出现于转文性通知当中。根据被转文件发文机关不同，转文性通知可以分为三类，即转批、转发、印发，不少人经常弄混淆三者。如许昌县人民政府关于印发许昌市人民政府教育改革意见的通知，其中对上级单位文件应为转发而不是印发；东城区政府办公室关于批转许昌市东城区长在工作会议上讲话的通知，其中批转应该为印发，下级对上级机关的文件和上级领导的讲话、批示等不可用转批，否则就混淆了上下

27、级隶属关系。,（三）用词重复许多报告和请示的标题事由中用了上报、呈报、呈请、申请、报请、要求、审批、请批准、报请申报等有特定意义的词语。对此，应区分对。尽量避免事由中的动词与文种在文字和词义上重复。如公司关于申请解决征地问题的请示应去掉申请二字,（四）错用结构助词公文标题文种前的结构助词“的”不可随意不用，也不能错用。此错误主要表现：1、文种前不用“的”的一般形式。如XX工作安排通知、关于2016年工作安排报告，“通知”和“报告”前均需加“的”。2、“的”不在文种前而在事由某中心词前。如关于XXX的情况报告，宜将“的”放在“报告”前；公司关于某某同志的考察报告，存在是“某某的考察报告”的歧义，

28、而不是“对某某同志的考察”，可修改为公司关于对某某同志考察情况的报告。,（五）错用标点符号。如：关于印发广东省居住地异地离退休人员实行领取基本养老金资格验证暂行办法的通知。正确：关于印发广东省居住异地离退休人员实行领取基本养老金资格验证暂行办法的通知。除了法律法规用书名号外，其他符号标题中均不得使用。,三、正文常见错误（一）句子成分残缺 公文中常见的语法错误是句子成分残缺或词语搭配不当、语序不当等。例如：“通过集训，使全体政治干部的能力有了进一步的提高，取得了较好的效果。”缺少主语，应把“使”去掉。“各级党委要认真开展条令法规学习月活动，使之成为经常化、制度化。”“经常化、制度化”不能作为宾语

29、。可以改为“使之经常化、制度化”。,（二）错别字。1人名错；2职务写错；3单位名称写错；4引文号错；5政策性条文关键字错；6引用法律法规错字。,（三）错词。1截止截至。前者指到一定期限为止或停止，后者是截止到某个时候。2制定制订。如制定法规政策，制订计划、规划。3其它其他。如在法律中均用“其他”。4公布发布。如法律法规用公布；决定、命令用发布。5按照遵照。如“请按照执行”；“遵照领导同志指示”。,6. 权利权力。权利是指依法行使的权力和享受的利益。权力是指政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。7. 以至以致。以至是指事物扩张、延伸或者发展到一定程度产生的效果，用于事物程度升级。以致是指事态发

30、展所形成的结果，强调原因导致的后果。,8. 急待亟待。急待是指紧急待办，强调时间的紧迫性。亟待是指急需，急迫待办，强调意义重要性。此外亟待还包涵问题的严重性已达到了极点，否则不宜用“亟待”一词。9. 决不绝不。决不指下决心，强调表决心或表示意愿。绝不是绝对不，是不管主观意志如何，也需要做出限制。 10. 记取汲取。记取是指记住，强调强记，一般是对自己记取经验教训。汲取指吸取，强调在加工、提高的基础上的吸取，一般对外汲取外部经验。,（四）数值范围表述错误。如：“1820岁”应为“18岁20岁”； “22.3%”应写为“2%2.3%”。,（五）数字表示错误。1同一数字：其中约2/3的感染，不能写成

31、三分之二；“第三”，不能写成“第3”；年月日一律用阿拉伯数字，如，2016年4月8日，在公文中不能写为二0一六年四月八日。2数字不能回行。,（六）结构层次错误。正确使用四级层次序号：第一层用：一、二、三第二层用：（一）、（二）、（三）第三层用：1、2、3.第四层用：（1）、（2）、（3）,（七）标点符号错误。1没有正使用引号如：“开绿灯” 、“走后门”应 加引号； 纪委、高考、非典等不加引号。 2错用分号分号里面不能出现句号。3错用逗句。,（八）其他问题。1“以上”、“以下”都包括本数不需用括号说明。2（试行）、（草案）、（草稿）、（征求意见稿）都放在书名号里面。,四、结尾常见错误 （一）请求类文种用词不当。如：不宜用“请批准”、“请函复”等，一般采用其固定格式，如：“如无不当，请批示”；“妥否，请批示”；“特此请示，请予批复” 等。,（二）附件错误。 1附件标识不正确。如：附：正确：附件：,2附件后的文字不加标点符号。如：附件：。正确：附件： 3附件说明中的附件标题与附件中的实际标题不一致。,五、公文自核程序（13个程序）传批手续文号标题引文行文关系用词用语逻辑关系表述方式和提法错别字易混字词标点符号年代表述和数字表述公文格式。,公文写作 的“20字诀”,符合政令行文周严格式规范遵守规则表述精当,谢谢大家,