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1、时间管理的方法和技巧,信息管理学院 闵超,1,方法类,1、GTD（Getting Things Done）,五个步骤：收集、整理、组织、回顾与执行。1）收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。2）整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、下一步行动以及
2、垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。,方法类,3）组织：组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、点子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。 4）回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进
3、行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。5）执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 。,方法类,2、6点优先工作制（艾维利时间管理法）,这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推 艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的
4、大事，那么，他一定是一位高效率人士。,方法类,3、帕累托原则,方法类,A.重要且紧急（比如救火、抢险等）必须立刻做。 B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。 C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）有闲工夫再说。遗憾的是，很多人每天都在不停应付紧急但不重要的事却忽略了重要且不紧急的事！,方法
5、类,4、麦肯锡30秒电梯理论麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。启示：善于利用
6、零碎的时间，尤其是能给我们带来重大机遇的时间！,方法类,5、莫法特休息法“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。 圣经新约的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继
7、续工作。 这类似于农业生产上利用的“间作套种”的一种科学种田的方法，使我们的左右脑轮流工作、换班。,方法类,6、4D原则Do it now（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegate it（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Do it later（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。Dont do it（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管。,方法类,7、目标管理的SMART原则SMART（Spec
8、ific,Measurable,Attainable,Realistic,Time-bound：）Specific：这是指目标必须是清晰具体的，可产生行为导向。比如，目标“我要成为一个成功人士”不是一个具体的目标，实现起来也很困难，但目标“我要在今年获得一等奖学金”就算得上是一个具体的目标了。 Measurable：是指目标必须是可度量的。也就是说我们工作的进展可以跟当初设定的目标相比照，看看当初的目标究竟实现了没有；此外，这个目标也应可以用详细的指标来衡量。 Attainable：目标应是可以达成的。如果目标定得不切实际，就会经常达不到，这回令人沮丧，使我们丧失激情。 Realistic：目
9、标应该现实可行，具有操作性。 Time-bound：时限性，目标的实现应该有明确的时间限制。,方法类,8、韵律原则它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如Email），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,技巧类,1、学会列清单。把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。2、同一类的事情最好一次把它做完
10、。假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。3、学会充分授权。列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，找适当的人来授权。,技巧类,4、专注与执着是成功的关键。我们在工作中应该养成聚精会神的习惯，避免过多目标的诱惑，一次应只瞄准一个目标。5、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。 6、不要把时间安排得太满，要有一定的灵活性。一般来说，只将时间的80%计划好，其余的20%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。 7、遵循你的
11、生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。 8、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。 Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do),then concentrate on efficiency (doing it right).,技巧类,9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。 11、巧妙地拖延
12、。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。 12、学会说不。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说不。13、奖赏自己。即使一个小小的成功，也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言，事情成功之后一定要履行诺言。14、可以尝试用一些软件来管理自己的时间。,技巧类,15、定期回顾自己做事的成效如何，对自己进行评价。16、长时间看书或者学习后，如果感到疲劳，不要硬撑或者趴在桌上休息，建议走出去换换气，让大脑补充补充新鲜的氧气，这或许是一种缓解疲劳的更好的方法。确立个人的价值观。假如价值观不明确，就很难知道什么对你是最重要的，当你的价值观不明确时，就无法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间，而时间如何分配到每一件事情上取决于这件事对于我们自身的重要程度。你永远没有时间做每件事，但永远有时间做对你来说最重要的事！,Thank You For Listening！,我的分享，希望能帮助大家但无疑先帮助了我自己！,谢谢大家给我分享心得的机会！,16,
