Excel在会计和财务管理中的应用课件.ppt

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1、Excel在会计和财务管理中的应用,第一章 Excel基础知识,教学目的: 通过本章的学习,掌握Excel的基础知识和基本操作,主要包括:Excel工作窗口、各界面的名称、用途，掌握Excel菜单类型和操作方法，掌握对话框的使用。教学要点： 掌握Excel工作界面及其自定义工作环境,1.1 Excel2003工作界面启动Excel20031、单击开始程序Microsoft OfficeExcel20032、双击桌面上的Excel2003快捷图标3、双计算机上已存放的Excel2003文档,Excel2003的工作窗口,1.1.1标题栏1、标题栏最左边的图标X的使用方法A单击X图标打开控制菜单B

2、双击X图标关闭应用程序2、标题栏控制菜单右边的文字为打开文件的标题3、标题栏最右端是对Excel窗口进行操作的按钮，分别是最大化、最小化和还原按钮,1.1.2菜单栏1、横向菜单（单击或按下ALT键再按对应字母）可打开纵向菜单2、纵向菜单后的字母（按CTRL键再按对应字母）可打开对应的下拉菜单3、纵向菜单后有代表含有窗口4、纵向菜单后有黑色的三角形代表含有下级菜单,1.1.3工具栏1、常用工具（视图工具常用） 单击常用工具2、格式工具（视图工具格式） 单击格式工具1.1.4名称框与编辑栏1、名称框用于选定单元格或区域2、编辑栏用于向活动单元格输入文字或公式。,1.1.5工作表区域1、列号用大写字

3、母标注（A、BZ、AA、ABBA、BBIA到IV列）2、行号由数字组成（1到来65536）1.1.6工作表标签默认状态下一个工作簿含三个工作表（分别是sheet1、sheet2、sheet3 ）1.6.7 状态栏用于显示当前命令或操作的相关信息1.6.8水平和垂直滚动条,1.2自定义工作环境,1.2.1设置屏幕显示 选工具选项视图,1.2.2设置默认值 不对Excel2003进行设置，则显示默认值1.显示和隐藏关于工具栏的屏幕显示 工具自定义在对话框中选项标签下选其他选项2、显示和隐藏使用过的工作簿 在“文件”菜单中可显示最近使用过的4个工作簿名，用户可进行隐藏，方法如下： 选工具选项常规取消

4、最近使用过的文件列表（通过后面的微调按钮可进行设置显示的文件数，默认为4个）,3.设置默认文件位置 选工具选项常规选默认文件位置产，输入路径4.设置工作表中的字体和大小 选工具选项常规选标准字体，选择字体和字号,1.2.3自定义工具栏选工具自定义工具栏新建（见11页步骤可建立自己的工具栏）1.2.4定义菜单1.向菜单中添加命令（见12页步骤可建立自己的工具栏）2.设置菜单的显示及打开方式,第2章 Excel的基本操作,教学目的：掌握Excel的基本操作，了解Excel公式的运用，并熟练掌握求和、求平均、计数等公式的运用，了解Excel的常用函数，并灵活运用。,2.1 基本操作,Excel的操作

5、对象 1. 单元格 2. 工作表 3. 工作簿 4. 选取工作范围,2.1 Excel2003的基本概念2.1.1 Excel的操作对象1 工作簿 一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为.xls，一个工作簿中可以包括若干个工作表，工作簿是Excel中用于保存表格内容的文件，一个工作簿最多可以包含255个不同类型的工作表，默认状态下为3个工作表。2 工作表 工作表由许多单元格组成，每一个工作表都有一个标签，即表名，默认状态下表1的标签名为Sheet1,表2的标签名为Sheet2,一个工作表最多有65536行和256列，行号由165536和列号由AIV进行编号。,3 单元格 在Excel 中

6、，由行和列交叉的区域称为单元格，是Excel中最小的组成单位。单元格：一个表由多个长方形的“存储单元”构成，可存放字符串、数字、公式或图像等。活动单元格：工作表中正在使用的单元格，边框为黑色。单元格地址： Excel中每个单元格都有一个固定的地址。其地址名称由列号字母和行号数字组成。单元格区域：是一组被选中的相邻或分离的单元格，选定的单元格会高亮显示，取消后恢复原样。名称框：位于编辑栏左侧，用于显示活动单元格的地址。,选取工作表范围.连续选取可拖动鼠标来完成.不连续选取，可按下Ctrl+单击单元格区域.选一列或一行分别单击列号字母或行号数字,2.1 基本操作,创建工作簿 1. 命名和保存工作簿

7、 2. 数据的输入 3. 数据的快速填充 4. 获取外部数据,2.1.2工作簿的创建与保存1 创建工作簿： 文件新建或常用工具栏新建或单击视图任务窗格。 保存工作簿2工作表的添加和编辑单元格数据的输入 单元格数据包括：常数（包括数值和文字）和公式 常数可单击单元格输入（录入），也可以双击单元格录入（修改）。 公式输入时必须先输入“=”，再输入公式。,Excel中的文本：是指字符或任何数字和字符的组合，输入到单元格中的内容，只要不被系统解释成数字、公式、日期和时间等，则称为文本。 输入分数：3/5 输入负数：先输“-”，再输入数字；或输入（）再在括号中输入数字即为负数。 输入日期和时间 Exce

8、l中日期和时间为一种特殊的数字，日期为整数，时间为小数，2013-03-04 当输入年份小于30时为20002029年，30到99时为1930-1999年,Excel中的公式：是对数据进行分析的等式，它可对工作表数值进行加、减乘、除等运算。 公式可引用同一张表其他单元格，D4引用C4的值 如：D4=C4 同一工作簿不同工作表的单元格 当前表为sheet1的D4单元,引用sheet2的C4值 D4=sheet2!C4 不同工作簿的工作表中单元格的内容。如从桌面上AA.xlssheet1工作表A1单元取值到BB.xls的任一单元格 =AA.xlssheet1!A1,输入特殊字符：方式一：插入-符号

9、方式二：利用软键盘输入多行数据 若在一个单元格输入两行或多行数据，可同时按下ALT和Enter,数据的快速填充 在多个单元格中输入相同的数据：选定需要输入相同数据的区域，输入一个数据，再按下Ctrl+Enter即可。 自动完成输入 如果在单元格中输入的起始内容与同列的数据相同，按回车即可 自动填充 对数值数据，按Ctrl+拖动 对文本数据直接拖动 对文本字符拖动为自制,数据的快速填充用户自定义填充 选工具选项自定义序列输入序列（内容之间按回车分隔）添加确定4获取外部数据在Excel中可以引入非扩展名为xls的文件,2.1 基本操作,编辑工作表 1. 工作表的基本操作 2. 拆分和冻结工作表 3

10、. 保护工作表和工作簿 4. 应用模板,2.1.3编辑工作表新建一个工作簿默认为三张工作表，最多可添加255张表激活工作表 单击工作表标签插入和删除工作表 右击工作表标签选删除工作表或选编辑菜单下的删除工作表移动和复制工作表右击工作表标签选移动和复制工作表或选编辑菜单下的移动和复制工作表或用鼠标拖动工作表标签调整位置（移动）按下Ctrl+拖动则为复制,对多个工作表同时进行 按Ctrl加单击可间断选取工作表 按Shift可连续选取工作表重命名工作表右击工作表标签选重命名工作表或选格式/工作表/重命名或双击工作表标签直接修改名字隐藏工作表 选定工作表/格式/工作表/隐藏,2工作表的拆分和冻结拆分取

11、消拆分冻结工作表3 保护工作表 当工作表涉及重要资料，为避免工作表和单元格的数据被随意改动可对工作表进行保护。 选定需要保护的工作表选工具保护保护工作表,保护单元格区域 当工作表中只有部分数据需要保护时，Excel允许对部分单元格中的内容进行修改，可对工作表中部分内容进行保护。 选定需要保护的单元格选格式单元格保护锁定。（保护单元格只有在保护工作表的前提下才有效） 工具保护允许用户编辑区域新建输入区域密码选保护工作表确定。,4应用模板创建模板建立一个工作表，选文件/另存为/选保存类型/模板/确定使用模板选文件/新建/本机上的模板/确定修改模板,2.1.4修饰工作表 1. 设置单元格格式 选格式

12、/单元格/打开单元格对话框 设置对齐方式（菜单或工具栏） 水平对齐 设置文本控制选项 设置单元格字体设置字体、字形、字号 设置下划线 设置特殊效果 设置表格与边框 设置单元图案 单元格保护,2. 格式化行和列调整行高和列宽隐藏行和列（取消隐藏）3.自动套用格式选定需要设置格式的区域/选格式/自动套用格式/确定4. 使用样式 格式/样式 使用样式（添加、修改和删除）,2.1.5打印工作表 1. 预览打印结果 2. 打印设置页面设置页面页边距页眉页脚工作表 打印顶端标题 3. 打印,2.2 公式,2.2.1公式概述 公式主要用于计算，绝大部分是针对简单的数值计算，如加、减、乘、除等，部分复杂的计算

13、，如财务、统计等。 1. 运算符 算术运算符：+、-、*、/、%、()比较运算=、=、引用运算：，空格,2. 运算顺序 先是引用运算，其次是算术运算， 再是比较运算。3. 文本运算（&） 是针对文本数据，将两个或多个文本数据连接，也可将两个数值连接转换为文本数据。4. 比较运算 比较运算其结果正确其值为TRUE，为假其结果为FALSE，注意数值按大小，字符按ASC码，汉字按拼音,5. 数值转换 在公式中，每个运算符都需要特定类型的数值与之对应，输入数据的类型与所需的类型不同，Excel可自动进行转换。 如：C3“3”+“5”其结果为8,Excel可自动将字符3和5转换为与算符（+）相匹配的数值

14、来运算。 C3TRUE&“F”其结果为TRUEF，在&运算中，8,Excel可自动将（&）运算符前的TRUE转换为字符来运算。,6. 日期和时间 在Excel中日期是用整数表示的，而时间是用小数表示的，因此日期和时间也可以运算。 两个日期相减得到一个整数，两个时间相减得到的是一个小时数，其值为小数。 7. 语法 是运算公式的顺序。,2.2.2公式的基本操作 1. 建立公式 直接输入公式： 选定输入公式的单元格，输入“”再输入公式。 使用Excel函数 选定输入公式的单元格，选编辑栏左边的fx会显示一个对话框，利用对话框来完成公式的输入。 2. 修改公式 单击需要修改公式的单元格，在编辑栏进行修

15、改。 3. 公式的移动和复制 复制或移动公式：选函有公式的单元/复制或剪切/选目标单元/粘贴。 只复制单元格公式不复制数据：选函有公式的单元/复制/选目标单元/选择性粘贴/选粘贴的公式/确定。 只复制单元格数据不复制公式：选函有公式的单元/复制/选目标单元/选择性粘贴/选粘贴的数值/确定。 转置 在Excel中，若需要将行和列的数据进行转换，其步骤如下： 选需要转值的单元区域/复制/选目标单元/选择性粘贴/选转值/确定。,2.2.3公式的引用 1. 引用的类型 绝对引用:$列号$行号 相对引用：列号行号 混合引用： $列号行号或列号$行号 2. 引用同一工作簿中的单元格 工作表！单元格 3.

16、引用其他工作簿中的单元格 同一个目录下 工作簿工作表！单元格 不同目录： 盘符：路径 工作簿工作表！单元格,公式的错误与审核 1. 循环引用 使用公式时引用公式自身的单元格，Excel视为循环引用。 2. 公式返回的错误值 见书上67页 3. 审核及检查 工具/公式审核/追踪引用单元格。,2.2.5数组计算 1. 输入数组公式 选需要输入数组公式的单元格或单元格区域 输入公式 按Shift+Ctrl+Enter键完成输入 2. 选中数组范围 选中数组范围必须与数组参数的范围一致。 3. 数组常量 Excel中直接输入数值数组称为数组常量。其输入方法如下： 选定需要输入数组的区域在编辑栏输入=数

17、据列表 按Shift+Ctrl+Enter键完成输入 注意68页的注意事项,2.3 函数,2.3.1函数概述 Excel具有强大的函数功能。其格式为：函数名（参数） 1. 函数分类 数字和三角函数。文本函数 逻辑函数 数据库函数 统计函数 查找引用函数 日期和时间函数 过程函数 信息函数 财务函数,2. 输入函数 函数的输入有两种方式： 格式一：直接输入 选定单元格，输入“=”再输入函数名和括号，并在括号中输入参数。 格式二：利用函数向导 选单元格，选插入/函数或选编辑栏的fx利用向导来完成输入,2.3.2常见的函数 一.财务函数 1. DB函数 2. DDB函数 3. PV函数 4. NPV

18、函数 5. RATE函数 6. IRR函数,固定余额递减法折旧函数 DB（cost,salvage,life,period,month）Cost：固定资产原价Salvage：固定资产净残值Life：折旧期限。per：为折旧的期间，其单位与life相同，month：为第一年的月份数，省略为12 如固定资产使用年限为10年。若采用按月折旧，折旧期为120，per的取值分别为1、2、3、120若采用按年折旧，折旧期为10。per的取值分别为1、2、3、10,例如：固定资产原价500000元，剩余残值为10000元，使用期限为3年，用固定余额递减法求解：按年折旧计算每年的折旧值。按月折旧计算每月的折旧

19、值。计算第一年使用了6个月后的折旧额。解：公式分别为DB(500000,10000,3,1)；DB(500000,10000,3,2)DB(500000,10000,3,3)公式分别为DB(500000,10000,36,1)；DB(500000,10000,36,2)DB(500000,10000,36,36)DB(500000,10000,3,1,6),双倍余额递减法折旧函数 DDB（cost,salvage,life,period,factor）Cost：固定资产原价Salvage：固定资产净残值Life：折旧期限。per：为折旧的期间，其单位与life相同，Factor：为余额递减速度

20、，省略为2 如固定资产使用年限为10年。 若采用按月折旧，折旧期为120，per的取值分别为1、2、3、120 若采用按年折旧，折旧期为10。per的取值分别为1、2、3、10,例如：固定资产原价100000元，剩余残值为10000元，使用期限为5年，用双倍余额递减法求解：按2倍余额计算每年的折旧值。按3倍余额计算每月的折旧值。计算第一个月的折旧额。解：公式分别为DDB(100000,10000,5,1)； DDB(100000,10000,5,2)；DB(100000,10000,5,5)公式分别为DDB(100000,10000,60,1,3)；DDB(100000,10000,60,2,

21、3)DDB(100000,10000,60,60,3)DB(100000,10000,60,1)最后一项为2省略,PV函数 PV函数用于计算某项投资的一系列等到额的现值之和或一次性偿还额 格式：PV（rate,nper,pmt,fv,type）rate为各期利率Nper为投资期限Pmt为各个数额相同时的定期支付额Fv为投资在期限终止时的剩余值，默认值为0type 用于确定各期的付款时间是在期初还是期末，为0表示期末，1表示期初，默认值为0,例如：一次投资机会，需一次投资120000元，可在末来5年中每年返回30000元，若银行年利率为4%，问是否有投资价值？一次投资机会，需一次投资120000

22、元，可在5年后收回150000，若银行年利率为4%，问是否有投资价值解： 利用PV（rate,nper,pmt,fv,type）函数来计算 若每年返30000元，计算一次性投资额公式： PV（4%，5，30000） 其一次性投资额为-133554.67,但现投资120000元就能得到150000元，因此具有投资价值。 利用PV（rate,nper,pmt,fv,type）函数来计算 总收回150000元，计算一次性投资额公式： PV（4%，5，150000） 其一次性投资额为-123,289,但现投资120000元就能得到150000元，因此具有投资价值。,NPV函数，是基于一系列现金流和固定

23、的各期利率，返回一项投资的净现值NPV(rate,value1, value2)rate为各期利率。value1, value2为1-29笔支出及收入的参数值，各期间的长度必须相等，支付及收入的时间都发生在期末，支付额可不等。例如：一次投资150000元，预计第一年损失10000元，第二年获得50000，第三年获得75000，第四年获得95000，银行年利率为5%，问是否有投资价值解： 利用NPV（rate,vluae1,vluae2）函数来计算 NPV(5%,-10000,50000,75000,95000)-150000其值为28772.22元，因此具有投资价值。,RATE函数，用于计算得

24、到一系列等额支付或都一次性总支付的投资收益，返回一项投资的净现值RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)Nper为投资期限Pmt为各个数额相同时的定期支付额PV为投资额现值Fv为投资在期限终止时的剩余值，默认值为0type 用于确定各期的付款时间是在期初还是期末，为0表示期末，1表示期初，默认值为0Guess提供给Excel开始计算收益的一个起点，默认值为0.1,例如：一项投资共4年每年收入100000，投资金额320000，计算投资的实际收益率解： 利用RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)函数来计算 RATE(4,100000,-320000)

25、其值为0.0956423。,IRR函数是计算一组现金的内部收益率。格式：IRR（values,guess）Values为数组或包含用来计算内部收益率的数字单元格的引用，允许只的一个values参数，它必须至少包括一个正数和负数值guess提供给Excel开始计算收益的一个起点，默认值为0.1例如：一项投资120000，预计5年的净收益分别为25000、27000、35000、38000、40000，计算内部收益率解：在A1到A6分别输入-120000、25000、27000、35000、38000、40000投资5年：输入公式 =IRR(A1:A6)其结果为11%投资4年：输入公式=IRR(A

26、15:A19)其结果为2%投资3年：输入公式IRR(A15:A18)其结果为-14%,二、日期与时间函数 1. NOW函数 ，返回计算机的系统日期和时间所对应的日期和时间序列。 2. TODAY函数 ，返回计算机的系统当前日期。 3. DATE函数 ，返回某一特定日期的序列。 4. DATEVALUE函数 5. NETWORKDAYS函数 6. WEEKDAY函数 7. EOMONTH函数,三、数学与三角函数 1. SUM函数，计算一系列数字之和 格式：SUM（number1, number12,） 最多可选30项， number可以为一个数或一个数据区域 2. ROUND函数，四舍五入函数

27、格式：ROUND（ number1，num-digits）,四、统计函数 1. AVERAGE函数 ，求算术平均值（30项）格式：AVERAGE （number1, number12,） 2. COUNT函数，计数函数 格式： COUNT（value1,value2） 3. COUNTA函数 ，返回非空白值的个数格式： COUNTA（value1,value2） *4. STDEV函数 返回某一样本的标准差格式： STDEV （value1,value2） *5. DEVSQ函数 6. MAX函数 ，取最大值函数格式：MAX（number1, number12,）,五、查找及引用函数 *1.

28、ADDRESS函数 2. VLOOKUP函数 VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）函数用于第一列的查找，找到时返回对应值lookup_value:需查找的值。table_array：需查找的数据区域名。col_index_num：返回值区域列号。range_lookup：匹配值，精确匹配为1，近似匹配为0,3. HLOOKUP函数 HLOOKUP（lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)函数用于第一行的查找，找到时返回对应值lookup_value

29、:需查找的值。table_array：需查找的数据区域名。row_index_num：返回值区域的行号。range_lookup：匹配值，精确匹配为1，近似匹配为0,4. *OFFSET函数 5. *INDIRECT函数 6. *INDEX函数,*六、数据库函数 1. DAVERAGE函数 2. DCOUNT函数 3. DSTDEVP函数 4. DMAX函数,*七、文本函数 1. CONCATENATE函数 2. VALUE函数 3. FIXED函数 4. LEN函数 5. REPLACE函数 6. REPT函数 7. SEARCH函数,八、逻辑函数 1. IF函数 此函数主要用于执行真假判断

30、，根据测试值返回相关结果。 例如：A1单元格的值为100，在C1单元格中输入 =IF（A1=100,“真”,“假”），则C1单元格显示真。 IF函数格式： IF（条件表达式，“条件成立返回值”，“条件不成立返回值”） *2. AND函数 *3. NOT函数 *4. OR函数,1.3 Excel的公式与函数1.3.1 Excel的数据类型（共三种）A 标签（文字）B 数值C 公式1.3.2 Excel的公式A 四则运算和乘方运算 运算符包括：+、-、*、/、B 引用运算（冒号、逗号、空格）C 自动求和 选定单元格单击求和工具按钮或右击状态栏选求和,1.3.3 Excel的函数 选定输入函数的单元

31、格插入函数选定1.4 Excel中的数据处理1.4.1 Excel中数据的排序A 简单排序 选定需排序的单元格工具栏排序按钮B 复杂排序 选定需排序的单元格数据排序按钮选定有关选项,1.4.2 Excel中数据的筛选A 自动筛选 选定需任一单元格数据自动筛选按钮选定有关选项B 高级筛选 在某些情况下，查询条件比较复杂或必须经过计算才能进行有关条件的查询，就需使用高级筛选方式。其方式需定义三个单元格区域：数据筛选高级筛选C 恢复数据：数据高级筛选按钮全部显示,需筛选的数据区域,条件区域用于存放筛选条件包括：标题和条件数据,1.4.3 Excel中应用图表 插入图表 如统计学中，一家市场调查公司为

32、研究品牌饮料的市场占有率，为了用Excel建立分类数据的频数分布表，首先需要将各类别用一个数字代码来表示，1、旭日升冰茶，2、露露，3、可口可乐，4、百事可乐，5、汇源果汁。将品牌代码输入到Excel工作表中的B2:B51,Excel把代码视为数值型数据，为建立频数分布图，将品牌代码单独作为一列，以作为“接收区域”，操作步骤如下：,1.4.4 Excel中应用数据透视表 Excel提供了一种简单、形象、实用的数据分析工具数据透视表，可以从复杂的数据中提有用的信息，数据透视表是一种对大量数据进行快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，它可以转换行和列以显示数据的不同汇总结果，同时可显示不同页面筛选数

33、据，可以根据需要显示工作表区域中细节数据，利用数据透视表可以全面地对数据清单进行重新组织和统计数据。,1.5 Excel的应用1、页面设置： 设置分页符：单击第一行或第一列，单击“插入”分页符。 标题行的设置：文件页面设置工作表“顶端标题”,第二章 公司账务处理2.1 账务处理概述2.1.1 账务处理流程 账务处理流程： 填制凭证自动生成科目发生额表查询筛选生成日记账、明细账输出账簿编制输出会计报表2.1.2 常用账务函数、求和函数SUM() 区域求和：SUM(A1：C4) 冒号运算，逗号运算，空格运算例：,2、逻辑判断函数IF（） 此函数主要用于执行真假判断，根据测试值返回相关结果。 例如：

34、A1单元格的值为100，在C1单元格中输入=IF（A1=100,“真”,“假”），则C1单元格显示真。 IF函数格式： IF（条件表达式，“条件成立返回值”，“条件不成立返回值”）3、查找和引用函数：LOOKUP（）、HLOOKUP（） VLOOKUP（） 用于表格或数值数组中查找指定的数值,并由此返回表格或数组中指定行或列的值。 HLOOKUP（）函数用于第一行的查找。 VLOOKUP（）函数用于第一列的查找。,1、HLOOKUP（lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)函数用于第一行的查找，找到时返回对应值lookup_val

35、ue:需查找的值。table_array：需查找的数据区域名。row_index_num：返回值区域的行号。range_lookup：匹配值，精确匹配为1，近似匹配为02、VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）函数用于第一列的查找，找到时返回对应值lookup_value:需查找的值。table_array：需查找的数据区域名。col_index_num：返回值区域列号。range_lookup：匹配值，精确匹配为1，近似匹配为0,0 10 20 50 A B C DAA AB AC AD,1 A B C D2

36、AA AB AC AD3 BA BB BC BD,3、LOOKUP（lookup_value,lookup_vector,result-vector)函数用于按数组的维数查找，找到时返回对应值lookup_value:需查找的值。 lookup_vector：需查找的数据区域名。result-vector：返回值区域。LOOKUP（20，A1：A5，B1，B5）其值为C,0 10 20 50 100 A B C D E,4、CONCATENATE（）字符串连接函数2.2 会计科目表及余额工作表的建立2.2.1 在进行账务处理过程中，如果能够建立一个有效的会计科目表，编制一个完整的会计科目编码系

37、统，在输入科目名称时，输入科目编码就可以自动显示科目名称，将减少会计人员的工作量。有了科目表，则科目余额表的建立也非常容易。建立好以上两表后，可进行会计凭证的设计。 例：会计科目表的建立 2.2.2 表格的美化 1、设置文本格式 2、设计表格与边框 3、设置表格底纹 4、调整单元格对齐方式,2.2.3余额工作表的建立1、在已有的工作表中创建 2、在新的工作表中创建,2.3 会计凭证的制作2.3.1 会计凭证的创建2.3.2 会计凭证的编辑 1、数据有效性的应用 数据有效性用于在单元格中输入信息和阻止无效信息输入。用户可自定输入单元格中的内容。包括数据类型及有效数据范围。 例如：凭证类别的设置

38、数据有效性（如下图）,2、单元格名称的定义 选取插入名称定义 3、会计科目的自动显示 当输入科目代码时，自动转换为相应的科目名称3、自动求和函数的应用4、记账凭证内容的保存为科目发生额表 例如：,2.4 日记账的处理2.4.1 新建科目发生额表，并输入日期、凭证号、科目代码、科目名称、摘要、借方金额、贷方金额等栏目。 在填制凭证时将日期、凭证号、科目代码、科目名称、摘要、借方金额、贷方金额复制到科目发生额表。2.4.2 根据科目发生额表筛选出有关日记账数据，复制编辑生成日记账。 取期初余额，计算期末余额。,东结窗口：选不需冻结的行或列，选窗口冻结窗口2.4.2 日记账的查询 1、按日期查询 2

39、、按凭证号查询 3、按金额查询2.5 明细账和总账的处理2.5.1明细账的处理 1、建新明细账表 引入公司名称、 输入明细账栏目，取期初数，从科目发额表中筛选需要的明细账。并计算期末余额。进行试算平衡。,2.5.2总账的处理1、插入一张新表命名为总账2、从科目余额表中复制、修改成总账。如总账表3、将科目发生额表中的科目代码、科目名称、期初复制到总账4、在D3单元格中输入公式求各科目借方发生额的和： SUMIF（）如下图：,其中：Range表示查找范围 Criteria表示判断值 Sum_range求和的范围,5、在E3单元格中输入公式求各科目贷方发生额的和： SUMIF（）,第三章 公司日常费

40、用统计3.1 创建日常费用记录表3.1.1输入基本信息 1、使用下拉列表功能： 当某列数据表中输入了一定信息时,可选定单元格,点右键选择录入,提高录入速率。例如实验三超市牛奶统计表牛奶名称的输入。 2、设置数据有效性：只能用于直接在单元格中输入数据时显示信息和阻止无效信息的输入，当用复制、填充或公式计算的方式输入时其结果是无效的。3.2 设置日常费用记录表格式3.2.1设置工作表格式,3.2.2 使用“自套用格式”功能：在Excel2003中，系统定义了多种制表格式，包括数字格式、字体、对齐格式、列宽、行高、边框和底纹等，用户可选自套用格式。 选需格式化的区域，格式自套用格式选一种格式3.2.

41、3利用“样式”功能1、使用样式选需格式化的区域，格式样式选一种样式,2、自定义样式A、选需格式化的区域B、格式样式C、在“样式名”下拉列表框中输入新样式的名称，在样式包括选项中选择需要的类别样式D、选添加和保存即可。3.3 进行日常费用统计3.3.1对“所属部门费用类别”进行统计,第四章 公司财务单据的创建,学习目的：企业需对职工出差发生的各项费用进行报销、统计，通过本章的学习，掌握Excel2003制作各种财务单据，加强财务管理工作。教学要点： 差旅费报销单据的创建、部门借款单的创建、财务单据粘贴单的创建。,4.1差旅费报销单设计4.1.1差旅费报销单据的创建1、输入报销单的各栏目 A、创建

42、一个工作簿，输入有关栏目。 B、设置单据格式 C、输入标题及其他内容4.1.2差旅费报销单的美化4.1.3在单元格中添加批注4.1.4创建不同格式的报销单,4.2部门借款单设计 职工因公出差，需从财务借款时，需填写划款单，借款单一式两份，由借款人自已填写，主要包括：借款日期、借款部门、事由、借款人和借款金额。 4.3财务单据粘贴单 报销人员到财务报销差旅费时，需将出差过程中的各类票据（机票、车船票、采内购发票等）进行粘贴，以原始单据保留。,第五章 公司人事资料管理,教学目的：任何企业事业单位都需进行人事资料的管理，其目的是可向企业的工资管理提供有关信息，可为各部门提供信息等。本章以人事资料管理

43、为例掌握Excel电子表格中查找替换、排序筛选等。并对重要表格设置保护。教学要点：职工信息表的创建、职工信息表的管理、表的格式化、工作表的保密设置。,5.1创建职工信息表5.1.1制作职工信息表 A、录入相关栏目 B、定义格式 编号：设置为文本格式 性别、婚姻状况、单/双职工、所属部门、职务、职称、岗位等：设置有效性输入方式5.1.2对职工信息表中部分单元格设置批注 A、选单元格插入（或右击）批注（插入批注） B、显示/隐藏批注：选含有批注的单元格右击选显示/隐藏批注，则显示批注，重复则隐藏批注。 C、删除批注：选含有批注的单元格右击选删除批注。,5.2职工信息表的管理5.2.1查找与替换 选

44、编辑查找（输入查找内容和替换为）选全部替换。,5.2.2职工信息表的排序（不含合并单元格） 1、简单排序（选要排序的任一单元格选排序序工具） 2、复杂排序（两列或三列的排序） 选任一单元格数据排序5.2.3职工信息表的筛选1、自动筛选 2、自定义筛选 3、高级筛选 A、建立条件区域（标题、筛选数据） B、选数据筛选高级筛选,5.3职工信息表的格式化5.3.1设置单元格背景 5.3.2设置自套用格式5.3.3工作表的拆分 对于一个大型的表格进行操作比较繁琐，若将工作表进行拆分操作时较方便。 在需要拆分的行或列的位置选窗口拆分； 或将鼠标指针放在工作表右上角的水平分隔线处，鼠标变成双箭头形状，按住

45、鼠标左键拖动鼠标，到需分隔的位置。 可利用窗口取消拆分恢复窗口。,5.5工作簿的保密设置 在工作中一些资料需保密，防止不相关人员看到，需进行保密设置。5.5.1保护工作簿 选定需保护的工作簿，单击工具保护保护工作簿。 选定结构选项，可对选定的工作簿的结构进行保护，禁止对工作表的删除、移动和重命名等。 选定窗口选项，可保护工作簿的窗口不被移动、缩放或关闭等。 可设置密码，以防他人取消工作簿的保护。,5.5.2隐藏行和列 对于工作表中部分行或列不想让他人看到，可将行或列进行保护。 1、隐藏行或列 选定需隐藏的行，右击隐藏。 2、取消隐藏 选定被隐藏行的前一行和后一行或前一列或后一列，右击取消隐藏。

46、5.5.3隐藏工作表（对一些重要的表格需进行隐藏） 1、选中需隐藏的工作表，格式工作表隐藏。 2、取消隐藏 格式工作表取消隐藏。,5.5.4保护工作表 对个别工作表需进行保护，以防他人编辑和修改。 1、保护工作表 选定需保护的工作表，工具保护保护工作表输入密码确认。 2、取消工作表保护工具保护撤消工作表保护输入密码确认。,3、设置允许用户编辑区域 如在Excel中设计会计报表，每月需对报表中的个别数据进行编辑修改，而栏目和报表文字需进行保护不被修改，在工作表未被听说前，选定允许编辑的区域，工具保护允许用户编辑区域在对话框中选新建选定允许编辑区域输入密码确定。,4、取消区域的锁定设置。选定允许编

47、辑的区域，单击右键设置单元格格式保护取消锁定复选框确定。5.5.5设置文件属性对已创建好的工作簿需设置属性，以便今后查找方便。选文件属性在对话框中输入有关内容。,第6章 公司员工工资管理,教学目的： 通过本章节的学习，掌握如何利用Excel2003对企业员工工资进行管理。重点掌握个人所得税的计算、加班费、考勤、保险费及工资条等内容。教学重点： 员工工资核算系统的建立，工资管理，工资条的制作，工资核算系统模板的制作。,6.1工资核算概述6.1.1 工资核算基本流程 由人事部门提供的人事变动数据、工资调整数据、考勤记录和扣款记录等。 由财务部门完成工资计算、工资条、工资汇总、工资分配等。6.1.2

48、常用函数 一、日期函数 1、返回当前日期函数TODAY（） 2、返回某日期的年份值YEAR（） 3、返回某日期的月份值MONTH（）,4、返回某日期的号数DAY（）二、统计函数1、统计指定区域内满足条件的单元格个数COUNTIF（） 格式： COUNTIF（区域，“表达式”） 表达式可为数字、表达式、文本。 如统计职称为教授的人数 COUNTIF（F2：F100，“教授”） 如统计工资2000元的人数 COUNTIF（K2：K100，“2000” ） 如统计今年退休的人数 先将出生日期转换为年份值，再进行统计。,2、四舍五入函数ROUND（） ROUND（数据，小数位）6.2创建员工工资核算系

49、统6.2.1建立工资明细表6.2.2统计部门员工人数 COUNTIF(统计数据区域,条件)6.2.3统计员工年假6.2.4自动更新基本工资 按职称自动生成基本工资和效益工资. 例如:基本工资由职称来确定,效益工资由学龄和工龄来确定. 实验四的基本工资表对应表和效益工资表对应表,6.2.5核算加班费 例:加班2小时以内为40元,2小时以上80元.6.2.6核算缺勤扣款1、病假扣款（病假扣款一天按半天扣）2、事假扣款（事假扣款按每天实际工资扣）3、迟到扣款 扣款形式:迟到20分钟以内扣款10元,迟到20分钟以上扣款半天工资,每月按实际计算.4、数据链接 对于工资数据表中的数据，不能用复制形式将数据

50、复制到工资表，若原表数据发生变化时，目标数据不会改变，易造成错误。应采用引入数据的形式，当原数据改变时，目标数据随着改变。,6.2.7核算出勤奖金 职工请假不超过2天或迟到不超过30分钟，可获得200元。6.2.8计算应发工资6.2.9代扣个人所得税 同实验一的计算方法。6.2.10代交养老保险金（通常按10%缴养老保险金）6.2.11实发工资合计,6.3员工工资的管理6.3.1分类汇总1、分类汇总工资总额 需统计各部门的月工资总额可用三种方式 A、先按部门排序，再用数据分类汇总按部门进行汇总。 B、利用数据透视表来进行分类汇总 C、用SUMIF（）条件求和来汇总 用A方式汇总时可对被汇总数进