Office系列办公软件培训课件.ppt

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1、培训目的,随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。通过此次培训学会使用常用的Office办公软件：Word、Excel、PowerPoint 培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果，这就是培训学习的最终目的。,Office系列办公软件使用培训,第一讲 文字处理软件Word 2003,主要内容,退出,办公信息处理,办公信息处理系统又称为办公自动化系统（OAS）或办公自动化（OA）。 以先进的办公设备、智能化的办公工具和管理软件、畅通的网络通信，达到充分利用信息，提高办公效率和

2、质量的目的。 办公自动化软件 Office XP 虽然Office组件越来越趋向于集成化，但各个组件仍有着比较明确的分工。,概述,Word 2003主窗口,操作步骤：1. 新建空白文档 2. 录入和编辑 （内容处理） 3. 排版 （格式处理） 4. 插入其它对象（图片、表格等） 5. 保存,示例：编制如下文档,楷体，小二号，加粗，宽2磅，居中,插入剪贴画,创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开文档 1. 创建新文档 进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档 单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮 选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，用户可以从中选

3、择一个命令来创建新文档 模板(文档格式) 2. 输入文本 自动换行 段落标记/换行标记 （按 Shift + Enter） 即点即输,文档的创建、保存和打开,“另存为”- 换名保存 “保存”- 按原名保存 设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型,保存文档,保存类型,文件名,保存位置,设置好3个参数：查找范围/文件名/文件类型,关闭、打开文档,查找范围,文件名,文件类型,文本的编辑,1.基本编辑技术 插入点的移动 使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令 文本的修改(增/删/改) 插入/改写状态 删除控制键：Delete及Backspace键 段落的生成 / 拆分 / 合并,2. 文本的选定、复制、

4、移动和删除,(1) 选定文本 “先选定，后操作” 选定一段文本：鼠标拖动 选定某一范围的文本 选定一行文本： 单击此行左端的选定栏 选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏 选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本 选定整个文档： 三击任一行左端的选定栏,例3-1,(2)复制文本,利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮 选定文本“复制”移至目标位置“粘贴” Ctrl+C Ctrl+V利用鼠标拖放方法复制文本 (3) 移动文本 与复制文本基本相同 (4) 删除文本 选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮,3 合并文档,在编辑文档的过程中，经常需要引入其他文档

5、中的内容，即所谓的文档合并。 合并文档常用以下两种方法： (1)使用复制方法合并文档。 分别打开需要编辑的文档（称为主文档）和提供内容的文档（称为被合并文档），从被合并文档中“复制”所需的内容，再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。 (2) 利用插入命令合并文档。 在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置，选择“插入”/“文件”命令，打开“插入文件”对话框，再输入被合并文档的文件名。,4. 文本的查找与替换,（1） 查找文本 先设定开始查找的位置 ，再选择“编辑”菜单中的“查找”命令，然后在 “查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本 （2）替换文本 例3.4 在“照相”文档中，把“照相机

6、”全部替换成“照像机”,5. 撤消与恢复,撤消: 取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作 恢复: 恢复被“撤消”的各种操作,自动更正,使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误 如将“teh”更改为“the”，将“高教厅”改为“教育厅”等 先要建立自动更正的词条表 另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条，用一个短的缩写码取代它。如把“全国计算机等级考试”定义成缩写码“ncre” 。这样可以减少输入时击键次数,选择“工具”菜单中的“自动更正选项”命令,文档的排版,按一定要求设置文档的外观 三个层次: 页面设置 段落格式化 字符格式化 页面设置 ：纸张大小、页边距、

7、页码、页眉/页脚等 段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 字符格式化: 选择字体、字号、字形、颜色、字间距等,1. 字符格式化,(1) 字体、字号及字形 中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种 字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种 字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当 字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成,“字体”对话框,(2) 字符的修饰效果,(3) 字符的间距和缩放,字符间距是指

8、相邻两个字符之间的距离缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示 缩放值为100时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于100%时为扁形字；小于100%时为长形字 位置升降是指字符可以在标准位置上升降,2. 段落格式化,每当按下回车键就形成了一个段落 段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、行间距 及段间间距等 段落格式化操作 只对插入点或所选定文本所在的段 落起作用,(1) 段落缩进,段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离 包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示,“段落”对话框,(2) 对齐方式,对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、

9、居中、右对齐和分散对齐五种方式 设置操作：使用“格式”工具栏上对齐方式按钮 使用“段落”对话框 (3) 设置间距 包括段落中的行间距，以及本段落与前段(段前)、本段落与后段(段后)的间距的设置 (4) 查看段落格式 执行“帮助”菜单中的“这是什么?”命令，鼠标指针变成问号箭头时，单击要查看的文本，Word将显示相应段落格式和字符格式的信息,3. 页面设置,设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉页脚等 纸张大小和页边距决定了正文区的大小 正文区宽度纸张宽度-左边距-右边距 正文区高度纸张高度-上边距-下边距,纸张高度,纸张宽度,上边距 左边距 右边距 下边距,正文宽度 正 文 高 度,页

10、眉,页脚,正文区 右边界,正文区左边界,正文区,(1)设置纸张大小, 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，系统弹出“页面设置”对话框 选择“纸型”选项卡 在“纸型”下拉列表框中选择一种纸张规格,(2)设置页边距,页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后，正文区的大小就由页边距来决定,(3)插入页码,执行选择“插入”菜单中的“页码”命令 如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页眉或页脚中 删除页码：选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,(4)页眉和页脚,格式设置 在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在“页面设置”对话框中设置“页眉”值和“页脚”值，以及按需选择“奇

11、偶页不同”和“首页不同”选项 内容设置 在“视图”菜单中选择“页眉和页脚”命令，然后在“页眉和页脚”工具栏上，利用“插入页码”、“插入日期”、“插入时间”、“在页眉/页脚间切换”等按钮，进行内容设置 也可以在页眉/页脚编辑区中输入有关内容,首字下沉、分栏及项目符号,1. 设置“中文版式” 选定要设置格式的文字，然后选择“格式”菜单中的“中文版式”，再选所需的选项。 例如，文字“办公”的“拼音指南”效果是： “文”字的“带圈字符”效果是： 2. 首字下沉 首字下沉是在章节的开头显示大型字符。首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形。创建首字下沉后，可以像修改任何其他图形元素一样修改下沉的首字

12、。 选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令，可以进行“首字下沉”设置。,3. 分栏 分栏通常应用在简讯、小册子和类似的文档中，图3.43为三栏式文档的示例。在Word中，用户可以控制分栏栏数、栏宽及栏间距等。 选定要进行分栏的文本，选择“格式”/“分栏”命令，可以进行“分栏”设置。,分为三栏,文档竖排,选择“格式”菜单中的“文字方向”命令 示例,4. 项目符号和编号,Word提供了自动建立项目符号和编号的功能 选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令 示例,打印文档,打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档,文档格式的复制和套用,减少重复的排版操作，保证格式的一致性 格式刷 用格式刷复制

13、格式(字符格式和段落格式) 样式 用样式名表示的预先设置好的格式 可直接套用 模板 设置整个文档的格式,1. 格式刷,当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中 (1)复制字符格式 选定已经设置格式的文本 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状 在要排版的文本区域拖动(即选定文本) (2) 复制段落格式 选定含有复制格式的段落（或选定段落标记） 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击)，鼠标指针变成“刷子”形状 把鼠标指针拖过要排版的段落标记,2. 样式,样式

14、是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等 用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文本直接套用这种样式 如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化,(1) Word内置样式,先选定要格式化的文本，再打开“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框，选择所需的样式名，则所选定的文本将会按照样式重新格式化,(2) 创建新样式,新建段落样式的最简单方法：在“样式”列表框中增添新样式 例3-7 建立名称为“校名”的段落样式 (1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落 (2)在“格式”工具栏上选择“幼

15、圆”字体、“小四号”、“加粗”、“倾斜”、“蓝色”和“两端对齐” (3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名“校名” 最后按回车键来结束输入,样式名,(3) 应用样式,创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化 例3-8 利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式化处理 (1) 选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落) (2) 单击“格式”工具栏上的“样式”框右端的向下箭头，从列表中选择“校名”样式,(4) 修改样式,可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动

16、随之改变，以反映新的格式变化 例3-91 对一批校名，添加下划线 (5) 删除样式 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式 ”列表框中选择所要删除的样式名，再单击“删除”按钮,3. 模板和向导,模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模型或样板 每个Word文档都是基于某一种模板建立的 向导也是一种模板，可用来帮助用户快速而简便地创建各类文档 。用户只需随着向导的一步步引导 除了使用系统提供的模板外，用户也可以创建自己的模板 创建新模板最常用的方法是利用文档来创建 例3-1

17、0 建立一个名为“楷2文字模板”的新模板,1. 插入图片 图片来源: 剪贴画 图形文件中的图片 利用剪贴板插入图形 采用“绘图”工具制作,3.7 图文混排,(1) 插入剪贴画,Word在自带的剪辑库中提供了大量的图片剪贴画 选择“插入”菜单中的“图片”命令，再选“剪贴画”选项，打开“插入剪贴画”任务窗格，再从中选择所需的剪贴画，如选“天气”类中的“raining(下雨)”图片,(2)插入图形文件 选择“插入”菜单中的“图片”命令，再选“来自文件”选项，从“插入图片”对话框中选取要插入的图片 例如：插入现成图形文件“我的文档图片收藏示例图片Sunset.jpg” (3)插入“自选图形” 在“绘画

18、”工具栏上单击“自选图形”按钮，打开“自选图形”菜单，从菜单中选择所需的一个形状形状图形 (4)利用剪贴板插入图片 利用剪贴板来“剪切”或“复制”其他应用程序制作的图片(如拷贝当前屏幕的内容)，然后“粘贴”到文档的指定位置,(1)设置文字环绕方式 所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况 刚插入的图片为嵌入式，即不能在其周围环绕文字。要在图片的周围环绕文字，必须设置环绕方式 打开“图片”工具栏，按需要从环绕方式列表中选择一种选项，如“四周型环绕”、“紧密型环绕”等 设置文字环绕后，图片为浮动式,2. 图片格式设置,四周型环绕示例 紧密型环绕示例,浮动式,嵌入式,浮动式,(2) 移动图片 (3)

19、 缩放 (4) 剪裁 (5) 改变图片的背景颜色和填充色 (6) 设置图片边框,剪裁和拼合示例,3. 插入艺术字,选择“插入”菜单中的“图片”命令，从级联菜单中选择“艺术字”选项，打开“艺术字库”对话框，从中选择一种艺术字，再“编辑艺术字文字” 利用“艺术字”工具栏，可以编辑艺术字,4. 使用文本框,可以独立处理的矩形区域，其内容可随框架移动而移动 (1)基本操作：一般/选定/编辑三种操作,插入点,(2) 文本环绕方式 环绕方式有嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方等 (3) 链接文本框 多个文本框的文本可以链接起来,表格处理,1. 建立表格 插入表格框 菜单命令(选择“表格”菜

20、单中的“插入”命令 ) “插入表格” 按钮 利用“表格和边框”工具栏绘制表格 把文本转换成表格 输入数据 移动 （使用“移动控点”） 缩放 （使用“缩放控点”） 删除,选定单元格、行及列 行/列的插入与删除 行高及列宽的调整 单元格的合并与拆分 表格的合并与拆分,2. 调整表格,文本排版字体及对齐方式（水平/垂直） 文字环绕方式 表格自动套用格式 重复表格标题 设置斜线表头 表格边框的设置,3. 设置表格格式,(1) 引用符号如：A3，B2，C3，A2:C4，LEFT(左)，RIGHT(右) (2) 公式 以等号“=”开头，后跟公式的式子 如：=SUM(A1:C4) =AVERAGE(LEFT

21、) =A1*2+B2/3 (3)数字格式 如：1,234.45 (采用格式“#,#.#”) (4)数据的排序 以某一列的内容作为排序依据,4. 公式计算和排序,C2:D3,把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。可以提高工作效率,邮件合并,主文档,数据源文档,邮件合并,邮件合并文档,部门 姓名计算机系 罗保列数学系 林业成电子系 江培华,合并域,正文,邮件合并过程主要分四步： 创建数据源，建立主文档，插入合并域，合并 以下以发放一份开会通知为例。 (1) 建立数据源 建立数据源文档，如“参加会议的名单.doc”（Word表格）。,(2) 建立主文档 在Word编辑窗口中

22、输入主文档的正文内容(也可以打开一个要作为主文档的文档) 。 选择“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并”（Word 2002为“邮件合并向导”）命令，屏幕右侧会出现“邮件合并”任务窗格。,主文档,“邮件合并”任务窗格,(3) 在主文档中插入合并域 “邮件合并”任务窗格为用户详细介绍了邮件合并过程的每一步，使用户无需离开文档就可以进行操作。 按照“邮件合并”任务窗格的提示完成16项操作。 在步骤3中单击“选择另外的列表”选择数据源文件（“参加会议的名单.doc”）；在步骤4中将合并域插入主文档，其中每个合并域都被括起。如果插入数据源文件中的域名，单击“其他项目”，将数据源文件中的域名插入到主文档

23、中合适的位置。,合并域。被括起,(4) 合并主文档与数据源 在步骤5中单击“下一步 完成合并”就完成了邮件合并工作，将数据源中的可变数据(即参加会议的教师的部门及姓名)和主文档的正文(即通知内容)进行合并，生成一个合并文档。 此时，可以选择“编辑个人信函”将信函合并到一个Word自动创建的新文档中，如下图所示。,在文档中建立“超链接” ，通过这些“超链接”，可以快速地跳转到超链接所指定的目标位置（如Internet某一网站、本机某一文档等),向宇宙空间进军 科学工作者有这样一种说法：在包围着地球的大气层里航行，叫航空；在地球大气层以外，太阳系以内的范围里航行，叫航天；在太阳系以外的无限空间航行

24、，叫航宇；航天和航宇又合称宇宙航行。将来，如果你想去火星旅行，该到航天公司买票，可不要错进了航空公司的大门。,“超链接”,“超链接”,“超链接”,插入超链接,选定要创建超链接的文本或图形对象 单击“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮 输入该超链接的地址,设置Word参数,“工具”“选项”选不同选项卡 “保存”：保留备份(.WBK) 后台保存 保存时间间隔 文件位置 列出最近所用的文件数 拼写与语法,1. 设已经打开了一个文档，编辑后进行“保存”操作，该文档_。 A.被保存在原文件夹下 B.可以保存在已有的其他文件夹下 C.可以保存在新建文件夹下 D.保存后文档被关闭 2. 关闭Word窗口后，

25、被编辑的文档将_。 A. 从磁盘中消除 B. 从内存中消除 C. 从内存或磁盘中消除 D. 不会从内存和磁盘中消除 3. 在“编辑”菜单中的“剪切”和“复制”命令项呈灰色而不能被选择时，表示的是 。 A. 选定的文档内容太长，剪贴板放不下 B. 剪贴板里已经有了信息 C. 刚执行“复制”命令 D. 在文档中没有选定任何信息,Word 讨论题,想一想,A,B,D,4. 下列叙述中，正确的是_。 A. 在Word中一定要有“常用”和“格式”工具栏，才能对文档进行编辑排版 B. 使用“编辑”菜单中的“复制”命令可将已选定的文本复制到插入点位置 C. 一个文档经“文件”菜单中的“另存为”命令改名保存，

26、原文档仍存在 D. 在编辑区中录入文字，当前录入的文字显示在鼠标指针位置 E. 用户可以创建文档模板(.dot) F. 利用“我的电脑”可以删除已经被Word打开的文档文件 G. Word可以先后打开同一个文档，使该文档分别在不同编辑窗口中编辑排版,Word多选题,想一想,CE,5. 如果编辑的文档是新建的文档，则不管是执行“文件”菜单的“保存”命令或“另存为”命令，都将会弹出_对话框。 6. 如果文档中的内容在一页没满的情况下，需要强行换页，可以执行_菜单中的_命令。 7. 当一篇文章的标题在一行中排不下，但相差不是很多，现需将它放在一行中，请列举三种字符格式排版的方法： (1) _ (2) _ (3) _ 8. 要在图形或图片上添加文字，可以通过_实现。,“另存为”,填空题,把字号改小,“分隔符”,把“字符间距”的缩放比例改小,把“字符间距”设置为“紧缩”,“插入”,文本框,想一想,