电子表格软件Excel介绍ppt课件.ppt

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1、电子表格软件Excel,Excel 的概述Excel 的启动和退出工作表的基本操作 工作表的格式化图表处理 数据库管理,电子表格软件Excel,概述 Excel 是一种基于Windows操作系统的电子表格软件，它包含快速制表、数据图表化及数据分析和管理。它可以进行复杂的数据计算、分析和统计，还可以进行一般的绘图、文书处理、数据管理、立体商业统计图形等，被公认为是世界上功能最强大、技术最先进使用最方便的电子表格软件，广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域。,1.1 Excel 的主要功能,具有先进的表格功能强大的数据处理功能、包含丰富的函数和分析工具操作便捷、容易学习令人满意的图

2、形功能具有可编程性，自动生成宏程序具有Web特性的协作和信息共享超级打印功能,1.2 Excel 的启动和退出,以下 有两 种启动的方法：1、单击“开始”按钮，弹出菜单；在单击“程序”选项，打开下级子菜单；将鼠标移动至 子菜单项“Microsoft Excel”;单击鼠标左键，即可启动Excel 2、直接双击桌面上快捷图标“Microsoft Excel”即可。启动完成后系统自动将第一个工作簿命名为“ book1” 退出Excel,1.3 Excel 窗口,Excel窗口是由两个窗口组成的，一个是Excel 的应用程序的主窗口，另一个是工作簿窗口。,控制菜单,标题栏,菜单栏,“常用”工具兰,最

3、小华/最大化/关闭,编辑栏,工作区（工作表）,状态栏,图1-1Excel主窗口,图1-2工作簿窗口,全选框,标题栏,列表头,活动单元格,分隔条,滚动条,滚动标签按钮,当前工作表,工作表标签,工作簿结构,行标头,工作表和工作簿的关系,工作表是由列和行组成的一个表格。一个巨大的表格，由65536行*256列表格单元组成工作簿是许多工作表和图表的集合，一个工作簿中最多有256个工作表（系统默认是3张工作表）。一个工作簿就相当于一个活页夹，而工作表就相当其中的一个活页。只要单击要翻阅或编辑的工作表的标签，即可进入相应的工作表。,2.1 Excel基础知识,2.1 数据的输入和编辑 在工作表中输入数据有

4、两种类别：常量和公式。常量 常量有包括两种类型：数值型和字符型，可以将它直接键入到单元格中（即不能以等号“=”开头 ）。数值型包括：日期、时间、货币、百分比、分数、科学计数等字符型包括：所有以字符或符号开头的字符串公式单元格内的一系列数值、单元格引用、名称、函数和运算符的集合，可以通过现有的数据计算出新的数值。公式总是以等号“=”开头。当工作表中公式涉及的单元格值改变时，由公式结果生成的值也随之改变。,2.2 数据的输入,在单元格中输入文本（系统默认自动将文本靠左对齐） Excel中文本为数字、空格、和非数字字符的组合。例如：78AB、A123、456 326、1587。在单元格中输入数字（系

5、统默认单元格中的数字靠右对齐）数值型数据简称数字，数字只能含有以下字符：09数字 . ￥ + - （） $ % E e 注意以单引号开头 的字符集合，一律按文本处理。因此，如果我们想让数字以文本形势出现在单元格中那么我们只需在数字前加上一个单引号即可。例如：12345则单元格显示12345，并且左对齐。输入带分数方法：整数+空格+分数部分。如：3 。输入真分数方法：0+空格+真分数 。如：1/2 要写为0 1/2 否则系统把输入的数字当作日期处理，单元格中会显示1月2日。注意：输入的分数在编辑栏中以小数的形势显示。,输入日期或时间（自动右对齐）输入日期时间时，必须严格按规则，否则被当作文字处理

6、（1）输入日期的格式：月-日-年，年-月-日，年/月/日，月/日，月-日。 （2）时间的输入格式: 时：分：秒，其中秒可以不输入。如果格式中包括“AM”或“PM”则按12小时方式计时如3：36 pm。这时在编辑栏中会显示15:36:00快捷方法输入当天日期(+； )快捷方法输入当时时间( +:)输入公式 Excel中所有公式都是以等号“= ”开头输入公式后按Enter键确认。在单元格中输入公式后，单元格会显示运算结果，在编辑栏中显示该公式。举例,2.3 工作表的编辑,数据的移动、复制和清除数据的移动方法一：剪切-粘贴法方法二：拖动法数据的复制相邻单元格的复制方法一：拖动法方法二：菜单中“编辑”

7、-“填充”法（将原区域和目标区域一起选定）单击“编辑”-“填充”复制即可完成方法三：选择“复制”-“粘贴”命令 不相邻单元格的复制方法一：拖动法 方法二：“复制”-“粘贴”数据的清除方法一：选定要清除的区域按键方法二：用快捷菜单中“清除内容” 方法三：向内拖动法,2.4 数据的填充,建立日期序列拖动法： 建立连续的日期，只需选中初始日期对它进行拖动即可达到递增的效果。 建立不连续的日期时，需要输入初始值和第二个值( 它们之间的差成为序列公差），然后同时选定两个单元格，再用填充柄拖动产生。 建立等差序列的数据方法一，菜单法：1、输入等差序列的初值 2、选定填充区域（包括 处置单元格） 3、选择“

8、编辑”-“填充”-“序列” 4、填入步长和终值，单击“确定”即可完成方法二，拖动法,2.5 行、列及单元格的插入和删除,插入1、整行、整列的插入 插入的行会在选中行的上边或选中 列的左边，如果要插入多行只需在要在要插入的行头或列头拖 动鼠标选中要插入的数行和数列，在进行插入操作即可。2、单元格的插入3、插入批注 可以在已有内容的单元格上加上批注方法：“插入”-“批注”，会出现一个文本框，直接输入内容既可，此时单元格右上方出现一个小红三角，当鼠标指向它时批注自动显示。删除1、整行、整列的删除2、单元格区域的删除3 、撤销删除 在执行了删除操作之后，如果发现是吴操作，可用“编辑”-“撤销删除”可恢

9、复原有的内容。,3.1 单元格的格式设置,3.1.1 改变行高、列宽改变列宽法方法二，鼠标双击方法一，鼠标拖动法方法三，菜单法：“格式”-“列”-“列宽”，输入数值如果选择是“格式”-“列”-“最合适的列宽”，系统会根据现有数据调整到恰到好处的宽度改变行高 鼠标拖动法 鼠标双击法“各式”-“行”-“行高 ”，输入具体值,3.2 数据格式设置,用“格式”菜单设置数据格式文字格式包括字体、字号、颜色等通过“格式”-“单元格”命令来完成。条件各式在同一单元格中当数据满足某一条件时，采用一种格式，而数据发生变化时，他的格式也随之发生变化，表现为另一种格式，这种格式叫条件格式。通过 “条件”-“条件格式

10、”来设置例：将学生成绩表中各门课程成绩设置为如下条件格式（1）不及格的（60分）字体用红色加粗；（2）90分及以上的字体用蓝色加粗，填充色为玫瑰红。操作如下：,1、设置=90分 的字体用蓝色加粗,填充色为玫瑰红-单击“ 添加” 按钮出现“条件2”;-在“ 条件2”中设置“ 大于或等于” 90;-单击“格式”按钮，设置字体格式为蓝色加粗，填充色为玫瑰红-单击“确定”,3.3 工作表的其他操作,同一工作表的移动和复制1、移动工作表方法一，菜单法：“编辑”-“移动或复制工作表”方法二， 拖动法：按住工作表的标签，此时标签上方出现一个黑色小三角，指明目标位置，但黑色小三角移动到目标位置是放开左键即可。

11、2、复制工作表方法一，菜单法： “编辑”-“移动或复制工作表”，选中“建立副本”方法二，拖动法：-选中要复制的工作表 -按住键并拖动工作表标签到所在的位置，拖动是指针变为小加号表示复制并不是移动,不同工作簿中的工作表的移动和复制 不同工作簿中的工作表的移动和复制 ，可以在多窗口环境下进行。首先要分别打开要操作的工作簿，在进行如下操作：1、拖动法：-打开要互相操作的工作簿-选“窗口”-“ 重排窗口” ，将两个窗口并列显示-按住工作表标签，拖到目标工作簿中工作表的标签位置（若要复制，则按住 键再拖动,2、菜单法：-选定工作簿重要操作的工作表-用“编辑”-“移动或复制工作表”命令-在工作簿下拉列表中

12、选中目标工作簿（若要复制，选中“建立副本”复选框）-在“下列选定工作表之前”列表中，选定一个工作名，别操作的工作将插入到此表之前。注意：在两个工作簿上操作时可能会出现工作表名字相同，为避免混淆，最好在操作之前对工作表重新命名。命名方法：1、菜单法：“格式”-“工作表”-“重命名” 2、鼠标法：双击要修改工作表名称的标签,4.1 工作表、工作簿的保护,数据的保护是指表格中的数据，禁止修改和删除等操作。1、保护工作表方法： “ 工具”-“保护”-“保护工作表”警告：如果设置了“ 口令” 一定要记住,否则，这个工作表永远不能别撤销保护。2、保护工作簿方法 ：“ 工具”-“保护”-“保护工作簿”如果选

13、中“结构”表示禁止对工作表进行移动、删除隐藏及插入新表。如果选中“窗口”表示禁止对工作簿的窗口进行移动、缩放等操作。3、取消保护无论是工作表还是工作簿，一旦设置了“保护”则“工具”-“保护”菜单下的子菜单就由“保护”变为“撤销保护”，只要选中相应的撤销菜单即可撤销保护。,4.2 数据的有效性设置,数据有效是指在特定的区域内，用强制的方法限制输入数据的范围，比如：在年龄数据区域，限定输入数据值必须大于0而小于2001、数据的有效设置方法：选择“数据”-“有效性”2、输入时提示信息的设置为了让用户更清楚地知道该区域的取值范围，可以在有效数据对话框中“输入信息”标签下设置提示信息。3、输入出错时处理

14、方法的设置当输入非法数据时有三种可以选择的处理方法：-警告：提示用户输入非法数据，但如果要强行输入经确认后还是可以接受的-禁止：完全拒绝接受，只有输入有效数据时才可以结束-信息：提示用户输入数据非法，但可以接受,4.3 屏幕分割和标头冻结,1、屏幕分割分隔屏幕使之成为多个窗口，目的是使同一文件中相距较远的数据能显示在同一画面上拖动分割法：在垂直滚动条的上方的箭头 上有一个矩型小黑框，叫做“水平分割条”，在水平滚动条右边箭头之后又一个矩型小黑框叫做“ 垂直分割条”。只要拖动分割条就可将屏幕分割。菜单法：选中行或列或单元格，单击“窗口”“拆分”在窗口中就会出现分割线、标头冻结；当一个数据表数据超过

15、一屏幕时，滚动会使表头移出屏幕，而不利于观看，有时我们希望数据上下移动表头不动或左右移动时姓名不动，能否实现呢？如果我们用“冻结表头”的方法就能实现了方法：（）先实现窗口拆分，“窗口”“拆分”（）在选择菜单命令“窗口”“冻结窗格”,图表的基本概念 图表是工作表数据的图形表示，可以帮助用户分析和比较数据之间的差异。图表与工作表数据相连接，当工作表中数据改变时，图表也随之更新以反映出数据的变化。、创建图表前，必须首先了解图表中的三个概念（）数据系列数据系列又称为分类，是一系列相关数据的集合，它是工作表中一行或一列数据。在图表上数据系列以不同的颜色和图案来区别，相同颜色的数据系列属于同一系列。（）坐

16、标轴二维图表中，为水平轴，为垂直轴，三维图表中，轴为图底的长，轴为图底面的宽，轴为垂直面。对大多数图表来说，数值沿轴方向绘制，数据分类点沿轴绘制（）图例包括图例项和图例项标识，用于标识数据系列。图例项标识显示出图表中相应数据系列的图案和颜色，图例项是对数据系列的说明,.1 图表处理及工作表打印,5.2 图表的组成,图表标题,图例,分类轴标题,分类轴标志,绘图区,刻度线标志,数值轴标题,数据系列,网格线,5.2 图表的创建,步骤：）打开已建立的数据表格）选定表格中作图数据区域）单击“插入”“图表”）进行相关的设置如下图所示：,5.3 图表的保存和打印,当作出令人满意的工作表后，这是需要保存和打印

17、出来）图表的保存是随着工作表保存的，编辑完成后，选择“文件”“保存”或“另存为”命令即可。）图表的打印是单击该图表的任何一个区域，选择“文件”“打印”，在单击“确定”即可。,5.4 工作表的打印,页面设置单击“文件”“页面设置”“工作表”打印区域（指定要打印工作表区域）单击“打印区域”右边“压缩对话框”按钮，选定要打印的区域，在单击右面的“压缩对话框”按钮，使其恢复。打印标题：为选定的工作表打印标题，标题是标的一部分，他会重复出现在每页表的顶端或左端。标题行：在工作表中选中作为标题的行，多行时必须是相邻的标题列：方法同上,6.1 数据库管理,除前面所述的数据计算，图表处理等功能外，Excel还

18、具有数据库管理的 功能，它可以把工作表作为数据库来处理，具有数据库的查询、统计、排序、筛选和分类汇总等功能也可对纪录实行插入、删除、修改等基本操作。1、数据库的基本操作（1）建立数据库Excel数据库也叫做数据清单，他有以下特点：数据清单中，每一列成为一个字段，每个字段都有相应的字段名，放在数据清单的第一行中 ，这一行也叫“字段名行 （2）从第二行起每一行作为一个记录，它是一组相关的数据（3）同一字段的数据具有相同类型和宽度（4）数据清单与其它数据之间至少要留出一个空白的行和一个空白的列。 例如成绩表数据库。2、数据库的插入、删除和修改选中数据清单中任意单元格，用命令“数据”-“纪录单”来实现

19、。,6.2 排序,排序由两种方法1、用工具按钮排序在标准工具栏中有两个按钮一个是升序、一个是降序，再使用按钮之前首先要单击关键字段中任意单元格，然后单击升、降序按钮。2、使用菜单法如果排序需要多个关键字的时候，这时只能用菜单法来实现方法：1）单击数据库中任意单元格 2）选择“数据”-“排序” 3）根据需要对排序对话框进行设置,6.3 筛选,数据的筛选是通过设置条件，将符合要求的纪录集中显示在屏幕上，而不符合条件的纪录被隐藏起来。这一功能通过使用“数据”菜单中的“筛选”命令来完成的，其中“自动筛选”用于简单条件操作。涉及到多个条件，要用“高级筛选”1、简单筛选：选择“数据”-“筛选”-“自动筛选

20、”后工作表的每一个字段右边出现一个小箭头，成为该字段条件选择的下拉列表。,2、高级筛选：在使用“高级筛选”操作之前必须首先建立条件区域要求如下：条件区必须设在数据库以外的空白区域，距离数据库至少有一行或一列的空白区域有多个与条件有关的字段名组成第一行在字段名下一行（或多行）输入条件式（同行为与，不同行为或的逻辑关系）,条件区设置方法范例,（1）表示“不等”情况数值型：,或的关系,与的关系,6.4 分类汇总,分类汇总是指对数据首先分类排序，然后按“分类”进行处理，它包括求和、计数、求平均值及最大最小值 等确定“分类”字段，并按该字段进行排序选择“数据”-“分类 汇总 ” 在弹出的对话框中进行操作

21、例：对销售表中按品名对金额进行分类汇总并列出各类品名的最高价格。,6.5 频度分析,在日常生活中，常常对一些数据进行分段统计。如每年高考后统计考分，在定出个分数段的人数，最后确定录取分数线，这一工作用Excel 频度分析来做，很容易实现。有两种方法：菜单法和函数法。例：将工作表中的英语成绩按每10 分一档（60分）以下为一档统计人数。操作如下：在J2:J7中分别输入59.9、69.9、79.9、89.9、99.9、100作为个分数段的“组界”选择“工具”-”数据分析库“；如果工具中没有“数据分析库”立即安装，即点击“工具”-”加载宏“，在对话框中选取“分析工具”单击“确定”即可。在弹出的对话框

22、中选取“直方图”在“直方图”对话框中进行设置,频度分析参数设置,英语成绩所在区,存放结果区域的左上角单元,组界区域,6.6 数据库的统计函数,对数据库操作，也有一组相应的统计函数，他们既可以做指定范围内的统计也可以做限定满足一定的条件，因此，他们称为条件统计函数或数据库函数。xcel的几个数据库函数：求最大值：DMAX；求最小值: DMIN求和:DSUM；求平均值DAVERAGE计数（数值单元）DCOUNT；计数（非空格单元）DCOUNTA函数格式：函数名（Database, Field, Criteria),输入区,字段,条件区,例题：在学生成绩表中单元格中求出男生中英语成绩的最高分方法：）

23、建立条件区：在中输入“性别”，在中输入“男”2）在D14中输入函数=DMAX(A2:J10,F2,C12:13)或用鼠标选取,6.7 数据透视表,Excel提供的数据透视表 为对数据的分析带来极大的方便，我们不仅可以利用“数据透视表向导”对已有的数据清单或表格中的数据制作各种交叉分析表，还可以对来自外部数据库的数据进行交叉制表和汇总建立数据透视表步骤如下：选择“数据”-”数据透视表和图表报告“输入数据区域根据要求选择数据透视表所在的位置单击“布局”按钮。出现对话框，拖动右面的字段，构成所需的结构,试验一 工作表的基本操作,1试验目的（1）工作表中数据的输入（数值型、字符型、日期型）（2）公式和

24、基本函数的输入、序列的填充（3）数据的编辑和修改（4）行、列及单元格的插入和删除（5）数据的复制、移动、选择性粘贴（6）If函数的使用方法（7）绝对坐标和相对坐标的使用,2 . 实验内容,（1）打开Excel工作簿，在Sheet1中输入以下数据，然后以sy1的文件名存盘，见表1-1（注意：在A2中输入文字“制表日期：”，B2中输入当天日期）。 将整个数据表复制到Sheet2中，并对Sheet2 进行 如下操作：复制方法：用鼠标单击Sheet1标签再按住ctrl键后用鼠标拖动至Sheet2中即可复制成功计算出每个学生的总分、平均分、个科目中最高分；在姓名之后插入一列“性别” 并输入数据 在姓名之前插入一列“学号”，第一个是121001，以后每个比前一个大一，用序列填充法得到所有学号（要求掌握拖动法和菜单法俩种方法） 在“等级” 栏中用if函数评出优秀学生：总分=320分的为优秀（先在j4中评出第一个学生，然后复制到下面每个人）； 用基本函数在C16中计算出总人数，在G16中计算出优秀人数，在j16中计算出优秀率。,