经济应用文写作ppt课件第2章.ppt

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1、2,请各小组同学就云南人才市场第一次实践，谈谈自己对招聘公告、 人才市场组织管理、应聘者条件等各方面问题结合自己的实际情况做一个总结性小结。,3,第二章 行 政 公 文,本章学习目标理解行政公文的概念和特点了解行政公文的一般要求和文面版式掌握基层常用公文的用途和写法,4,第一节 行政公文概述,一、行政公文的概念和特点行政公文，简单说来，就是用于行政事务的各类公务文书。 (一)行政公文的概念行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 (二)行政公文的特点1. 法定性2. 工具性3. 规范性4. 时限性,5,二、行政公文的

2、作用和种类,(一)行政公文的作用1. 传达作用2. 沟通作用3. 发布作用4. 教育作用5. 记录作用,6,二、行政公文的作用和种类,(二)行政公文的种类1. 命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。2. 决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3. 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4. 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5. 通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人

3、员。6. 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,7,二、行政公文的作用和种类,7. 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8. 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9. 请示适用于向上级机关请求指示、批准。10. 批复适用于答复下级机关的请示事项。11. 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12. 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13. 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,8,二、行政公文的作用和种类,按照不同的标准，上述公文又可划为不同的种类，为

4、了更好地学习理解行政公文，从不同的角度去认识它的种类很有必要。1. 根据公文内容涉及国家机密的程度划分的种类(1) 公布性公文。 (2) 内部使用公文。 (3) 机密性公文。 2. 根据公文行文方向划分的种类(1) 上行文。 (2) 平行文。 (3) 下行文。,9,二、行政公文的作用和种类,3. 根据公文时限要求划分的种类(1) 常规公文。 (2) 急办公文。 (3) 特急公文。 4. 根据公文来源划分的种类(1) 收文。 (2) 发文。 5. 根据公文性质、作用划分的种类(1) 指导性公文。 (2) 公布性公文。 (3) 陈述呈请性公文。 (4) 商洽性公文。 (5) 记录性公文。,10,三

5、、行政公文的格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。 从整体来说，以上这些内容还可分为眉首、主体和版记三大部分。(一)眉首1. 秘密等级和保密期限2. 紧急程度3. 发文机关标识4. 发文字号5. 签发人,11,三、行政公文的格式,(二)主体1. 标题2. 主送机关3. 正文4. 附件和附件说明5. 成文日期6. 印章7. 附注(三)版记1. 主题词2. 抄送机关3. 印刷说明,12,例文1,释义1、上级对下级有所指示：连长命令一排担任警戒。2、上级

6、给下级的指示“司令部昨天先后来了两道命令。 命令命令是法定的行政公文的一个文种。它是应用写作的重要文体之一。它是指法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。它适用于依照法律规定公布行政法规和章程，宣布施行重大强制性行政措施以及嘉奖有关单位和人员。命，其词义为“使”，有“使人为事”之意，作为公文，始于商朝和西周，当时以王的意志为中心的“王命文书”，都是“命”的公务文书。令，其义与“命”相似，但还有“告诫”的意思，作为正式公文使用，始于战国时期。,13,根据用途的不同，命令可以分为公布令、嘉奖令、任免令、通缉令、赦免令等。.发布令：发布法规，规章，规定，办法等；.行政令：

7、戒严、动员、通缉令等；.嘉奖令（只有嘉奖而不同决定中是奖惩，另是最高规格的嘉奖）.任免令：任免的国务院组成人员,14,第二节 公告、通告的写作,一、公告(一)公告的适用范围和特点(二)公告的结构与写法1. 标题2. 正文3. 结语4. 发文机关和成文日期(三)公告写作注意事项(1) 公文性的公告不同于社会一般的广而告之的“公告”，前者是严肃的公务文书，而后者往往是事务文书或商务文书，有些甚至是用错文种或写错标题的文书，写作者对此必须有正确的认识。(2) 公告因为具有权威性，所以不能随便行文，其内容一定要经得起检验。(3) 因为公告内容往往事涉重大，公告的文字必须严谨缜密，合乎语法规范。,15,

8、例文2,1.公告 中华人民共和国全国人民代表大会公告第 三 号第七届全国人民代表大会第一次会议于1988年4月3日选举邓小平为中华人民共和国中央军委会主席。现予公告。中华人民共和国第七届全国人民代表 大 会 第 一 次 会 议 主 席 团1988年4月8日于北京,16,二、通告,(一)通告的适用范围和特点通告也是一种公开发布的公文。通告具有以下特点：第一，广泛性。它往往是公开张贴或公开在传媒刊载的；第二，通告内容的性质很不一样，执行性通告往往有所强制，有时甚至会具有一定的法律效用，而周知性通告则不具有如此效用；第三，通告具有专业性，一般是专业部门发出的对一定范围内的相关要求。,17,二、通告,

9、(二)通告的结构与写法1. 标题2. 正文3. 发文机关和成文日期 (三)通告写作注意事项(1) 通告的内容要明确具体，尤其对牵涉社会面较大的事项，应该分条细述。(2) 通告的文字应简朴规范，适应其内容所针对的受众对象。(3) 通告行文也是有一定权限的，发文机关不能以社会上一些不规范的现象为据，随意将启事类的文稿冠以“通告”名。,18,例文3,通告北 京 市 新 闻 出 版 局 通 知1993 年 第 1 号北京市国内新闻单位驻京记者站管理规定已于1993年12月17日经市人民政府批准（京政法发199373号），现予发布施行。北京市新闻出版局1993年12月30日（北京日报） 1994年2月2

10、4日四版）,19,三、公告与通告的区别,(一)发布机关不同公告主要由国家权力机关、国家授权涉外部门或新闻机构来发布；而通告则是由各级领导机关或各业务主管部门发布。(二)通知对象不同公告面向国内外，而通告则适用于国内，还往往仅限于一定范围。(三)实际功能不同公告的功能在于公布重大事项或法定事项，主要为了让受众周知相关信息，并无强制性；而通告却既可用于周知事项，亦可用于发布强制性政策、措施，要求各有关方面遵守执行。(四)内容侧重不同公告的内容一定是重要或法定的事项，通告则使用范围较宽，内容更具体；公告的语言更重书面化，通告则可以较通俗，以利于受众领会和理解。,20,第三节 通知和通报的写作,一、通

11、知(一)通知的适用范围和特点通知的最大特点便是它的适用面很宽。事实上，通知确是我国现行公文中数量最多的文种，各机关90%的公文都是通知；通知的第二个特点是它的种类较多。第三，是它既可下达上级要求，安排部署工作，又可联系相关对象，知照具体事宜，所以它兼有下行文和平行文的双重特性。,21,第三节 通知和通报的写作,(二)通知的种类(1) 批转性通知。指上级机关将下级机关所上报的文件批转给相关单位。这样就使下级机关的文件戴上了上级的帽子，代表了上级机关的意志与权威。(2) 转发性通知。指将上级或不相隶属的机关的文件转发给相关单位。(3) 指示性通知。为体现上级的决定或传达上级的指示，布置要求下级机关

12、或有关单位办理、执行的事项，或主管部门向对口的下级指导业务等而发的通知。(4) 知照性通知。指通过此通知让有关方面或有关人员普遍知晓相关事宜，如调整办事程序、设立机构等，也可以是要求受文单位在一定程度上参与的事宜。所以知照性通知是可平行，亦可下行的传达需周知事项的通知。(5) 任免通知。指向一定范围内传达对人员的任免事项，以履行规定的任免程序的通知。,22,第三节 通知和通报的写作,(三)通知的结构与写法1. 标题2. 主送机关3. 正文(四)通知写作注意事项(1) 内容清楚明确。 (2) 由于种类较多，写作时应先考虑文种对应的正确性，“批转”、“转发”或“印发”都有界限，不可随意使用。 (3

13、) 在外地举行的或多日性的会议，其通知应附有回执，以利于会议的组织者和与会者。,23,例文4通知,中共*县委办公室*县人民政府办公室关于加强机关值班、加强机关安全保卫工作的通知办发200545号各乡镇党委、政府，县直各部、委、局、办、中心： 时至年底，全县各种不稳定因素增加，治安形势比较严峻。加强值班工作，加强安全保卫工作显得尤为重要。然而，近一段时间以来，我县一些单位和乡镇在机关值班和安全保卫方面存在一些问题。有的单位平时不安排值班，公休日、节假日期间更是无人在岗，值班制度形同虚设；有的单位领导不带班，只有一般工作人员守摊子；还有的单位连值班室、值班电话都没有设立，有些单位和乡镇安全保卫工作

14、制度不落实，管理松懈，导致发生入室盗窃等问题。针对这些情况，现就进一步加强值班、做好机关安全保卫工作提出如下要求： 一、提高思想认识，加强组织领导。机关值班和安全保卫工作是各级机关搞好自身管理的重要组成部分，是维护机关工作秩序、保持上下联系畅通的必要保证，也关系到整体工作的大局。各级各部门一定要站在讲政治、讲大局、讲稳定的高度，充分认识加强机关值班和安全保卫工作的重要性，真正摆上重要位置，认真研究和及时解决工作中存在的问题。各级党政主要领导要高度重视，加强领导，督促检查。该投资的要舍得投资，经费缺乏的要增加经费，人员不足的要配齐配强。特别是对全体机关干部，要切实加强机关安全教育，牢固树立维护稳

15、定意识和安全防范意识，坚决克服各种麻痹松懈倾向，坚定维护机关良好秩序和稳定局面。,24,二、采取有效措施，落实完善制度。做好机关值班和安全保卫工作，必须配备好值班和安全保卫人员，认真完善和落实各项规章制度，加强管理和检查，形成制度化、经常化的防范机制。结合当前实际，全县各级机关必须做到以下两点：一是认真落实机关值班制度。县直机关和各乡镇机关要坚持实行常年值班制度，确保每天24小时不间断有人值班，并要由一名班子成员带班。没有值班室、值班电话的要抓紧设立。对值班期间发生的重要情况和重大事件，要按照有关规定迅速上报，及时采取应对措施。二是加强安全保卫工作。各乡镇和县直各部门要建立健全机关安全保卫工作

16、制度。凡是有机关大院的单位，都要确定专门的安全保卫人员，配齐配好必需的工作生活设施，加强巡逻，严明责任。特别是重点部门、要害部位要严防死守，确保万无一失。 三、强化监督检查，严肃追究责任。从现在起，无论是上班期间，还是公休日、节假日，县委、县政府将对值班和安全保卫工作采取电话检查、现场检查等方式进行定期不定期地督查。电话查岗时无人接听，一律视为无人值班；现场检查时要求值班人员在岗，各项制度健全。对措施落实不到位、不按时值班的单位要进行通报批评。对因误岗、漏岗、工作失误导致出现失盗失火、财物损坏、人身伤害事件的，将按照规定严肃追究有关人员与主要领导的责任。 中共*县委办公室 *县人民政府办公室

17、2005年12月22日,25,二、通报,(一)通报的适用范围和特点通报是一种具周知性的下行文。通报往往是领导机构为了将自己的意志下达而发文的，因此它具有较强的导向性。表扬或批评都是为了树立一种导向性的标志，起到宣传或警戒的作用；而情况通报则是对具有普遍意义的事情作出指导意见。 通报的写作必须实事求是，注重具体事件，用事实来教育群众、引领群众。,26,二、通报,(二)通报的种类(1) 表彰性通报。主要用于表彰那些在各自不同的岗位上作出优秀成绩的集体或个人。可以是一贯的、常规的工作岗位上的先进，也可以是在突发事件中涌现的好人好事。表彰性通报有利于激发群众的热情和积极性。(2) 批评性通报。用于对各

18、种违纪、违规现象和错误、消极行为的批评。可以针对个人，也可以针对群体。批评性通报通过对较具典型性的错误现象或错误行为的批评而起到教育广大群众的正面作用。(3) 情况通报。情况通报是将一个阶段内的某一重要情况向相关方面通气、报道，既可起到上情下达、此情彼达的信息交流作用，更可体现上级意志，统一认识，相互协调，更好地贯彻执行有关的方针政策。,27,二、通报,(三)通报的结构与写法1. 标题2. 主送机关3. 表彰性和批评性通报正文表彰性和批评性的通报写法基本一致。一般层次为：(1) 序言。 (2) 事件。 (3) 评论。 (4) 结论。 (5) 结语。 4. 情况通报正文5. 成文日期,28,二、

19、通报,(四)通报写作注意事项(1) 无论是什么种类的通报，都必须具有典型性。只有具典型性的事例才会对工作起到有实际意义的作用。(2) 各种通报都有说理的地方，但通报总体来说不是说理性的文种，理论的阐述只需在进行分析时恰当充分即可，切忌空洞的理论说教。另一方面，通报也不能只摆事实，不讲道理，这样不利提高群众的认识，不利教育广大干部群众。(3) 通报要及时。不仅定期的情况通报不能脱期，而且随机的通报也由于社会生活的节奏加快，问题也呈多样性，无论是正面的负面的情况，都应及时通报，使广大干部群众及时了解好的现象、坏的问题、新的事件，对此有正确的认识，并及时得到正确的指导，这有利于改革发展的健康进行。,

20、29,例文5通报,国务院办公厅关于省市县 擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报 1999年12月5日，省市县举行高速公路在本县通车仪式，县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达二小时，致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信中央要求坚决制止此类现象。 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序，这是教育教学质量的保证，任何单位和个人都不能随意破坏。,30,现在一些地方的个别领导利用自己的权力，动辄调用中小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动，有些地方还因此发生了严重的安全事故，造成极恶劣的社会影响。县发生的

21、问题，已不只是一般的形式主义，而是官僚主义，严重脱离群众，此类不良风气必须坚决予以制止。 各地区、各部门以及各级领导干部，要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训，切实增强群众观念，杜绝此类事件再度发生。 中小学生是祖国的未来，他们的学习和活动安排，要有利他们的学习和身心健康。今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定，不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门批准。国务院办公厅 （盖章）一九九九年十二月二十日,31,第四节 报告和请示的写作,一、报告(一)报告的适用范围和特点报告是一种上行文。报告的发文时间较随机，可在事先，可在

22、事后，也可在事中；既可定期发出，也可以间隔较长时间。但报告要及时，不要拖延，不要反应迟缓，要让上级尽早地掌握新的情况，也让自己尽早地得到上级的指导和帮助。,32,第四节 报告和请示的写作,(二)报告的种类根据报告的如上特点，我们可以将其分为以下几类。(1) 工作报告。向上级机关汇报工作的报告，也叫综合报告。综合报告的内容较全面，是一段时间内的总体工作情况。(2) 情况报告。也叫专题报告。情况报告是对发生的某一正面或负面的情况进行专门的分析报告。如果突然发生了重大情况，也应立即将突发情况报告给上级，这时它也叫突发事件报告。(3) 答复报告。针对上级机关的询问进行答复。包括回复上级领导人的批示，汇

23、报自己如何处理上级文件，或汇报自己完成上级交办事项的过程和结果。,33,第四节 报告和请示的写作,(三)报告的结构与写法1. 标题2. 主送机关3. 正文4. 成文日期(四)报告写作注意事项(1) 报告要突出重点，详略得当。 (2) 报告要分析入理，寻求规律。,34,二、请示,(一)请示的适用范围和特点请示，是向直接的领导机关请示，所以请示必然是上行文。请示的第一特点就是使用的广泛性。 请示的事项必须是上级机关权限之内的事，否则上级不可能答复。请示也不应凡事都请示，下级对在自己责任和业务范围内的事应主动努力做好，而不该不负责任，动辄请示。,35,二、请示,(二)请示的种类(1) 求示性请示。用

24、于请求上级给予指示、指导或裁决。当工作中遇到按上级原有的政策、规定难以解决的问题需要变通执行时，或者对上级的有关规定不理解时写作的请示，就是求示性请示。(2) 求助性请示。用于请求上级给予支持、帮助。比如在工作中遇到困难，需要请求上级增补经费、添置设备、修改指标时，所写的就是求助性请示。 (3) 求准性请示。用于请求上级批准、同意。凡是超出本机关、本单位工作职权范围的事项，或者按规定必须由上级批准方可办理的事项，应当事先上报请示。不得先斩后奏。,36,二、请示,(三)请示的结构与写法1. 标题2. 主送机关3. 正文4. 成文日期5. 附注(四)请示写作注意事项(1) 请示必须一文一事，一个主

25、送。 (2) 请示的目的必须明确。 (3) 请示的语气要恰当。,37,二、请示,(五)报告与请示的区别报告和请示都是呈请性公文，都是上行文，但它们是两个不同的文种，有着明显的区别：(1) 写作目的不同。 (2) 内容构成不同。 (3) 写作时间不同。,38,第五节 批复和函的写作,一、批复(一)批复的适用范围和特点(二)批复的种类(三)批复的结构与写法1. 标题2. 主送机关3. 正文4. 成文日期(四)批复写作注意事项(1) 内容要针对。 (2) 态度要鲜明。 (3) 语气要恰当。,39,二、函,(一)函的适用范围和特点函，是使用范围广泛的、可用于不相隶属机关之间的平行文种。它不具有指示指挥

26、等权威性作用，却适用于公务联系的多种场合，适用于各种层次，使用灵活。(二)函的种类函有多种分类法。根据函的内容来分，可分为以下4种。(1) 商洽函。 (2) 问复函。 (3) 请准函。 (4) 通知函。,40,二、函,(三)函的结构与写法函由标题、主送机关、正文和成文日期组成。 (四)函的写作注意事项(1) 语气应得体。 (2) 规格要对等。 (五)函与请示、批复的区别它们的区别在于：函用于请求批准时，主送机关是与发文机关无隶属关系的、平级的，甚至级别较低的，但是却是在工作职能上的主管机关；而请示则是向与发文机关有隶属关系的上级请示。函用于准予答复时，是因行使其主管职能而答复，具有的特性是标准

27、性；而批复则是上级部门的答复，具有的特性是权威性。倘上级授权给某职能部门代为答复某问题，代为答复的机关应使用“函”答复。,41,第六节 会议纪要的写作,一、会议纪要的适用范围和特点会议纪要是会议的产物，是扩大会议功能的手段之一。它的特点有：一是纪实性。二是概括性。三是指导性。 二、会议纪要的结构与写法(一)标题(二)成文日期(三)正文1. 会议概况2. 会议内容3. 结语(四)署名会议纪要的署名有几种情况。一是几方开会，会议纪要作为会议结果由几方共同签署；一是由会议主席团或秘书处作为纪要的责任人签署；也可以不签署。会议纪要可以不加盖印章。,42,三、会议纪要写作注意事项,(1) 会议纪要应该记

28、录会议议定的事项。在会议中可能有很多问题被提出，有些并未被会议议定，随便在纪要上写出，可能造成某些误解、混乱，所以，只写议定的事情。(2) 会议纪要应该准确。纪要，自然是概括的，但不能因为概括而失真。这对写作者的思想水平、分析能力是个挑战，也是写作者的职业道德的体现。不能曲解、误读，更不能歪曲、篡改。(3) 会议纪要应该条理清晰。会议纪要一般较长，写作时一定要层次分明，并适时以“会议指出”、“会议认为”、“会议强调”、“会议要求”、“会议决定”以及“会议号召”等提领词语作为段落的开首词语，使全文既清晰，又连贯。,43,四、会议纪要和会议记录的区别,(1) 文体性质不同。会议纪要是正式的公文文种

29、，可以下发而成为工作的指导性文件；会议记录只是普通的事务材料，不具正式性。(2) 内容组成不同。会议纪要的内容是选择、概括、加工整理的结果，它是浓缩的、精要的、本质的；而会议记录的内容只是原始的、散在的、全盘的。(3) 形成时间不同。会议纪要只能产生于会议结束，得出会议的结果之后；会议记录却是与会议过程同步产生的。,44,思考与练习,一、理解以下词语行政公文 公文文种 上行文 下行文 平行文 眉首 主体 版记 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 二、简答以下问题1. 行政公文有哪些特点和作用？2. 公文怎样分类？3. 怎样拟就公文标题？4. 公文正文的层次结构序号应该怎样表示？5. 公告与通告有什么区别？6. 报告与请示有什么区别？7. 函与请示或批复有什么区别？8. 会议纪要与会议记录有什么区别？三、写作实践1. 根据自己的实际情况，分别练习拟写本章各类公文。2. 分析下列公文，肯定其正确之处，并修正其错误。兴隆区人民政府关于扶持广爱商务大厦招商引资工作的批复,