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1、调拨管理办法,广东九州通 : 采购中心 主讲人 : 陈志豪 2009年01月,培训大纲,目的主要术语相关职责调拨流程其他要求,目的,规范集团内部调拨流程目前调拨职责提高调拨效率保证调拨账务清晰,主要术语,1、调拨 -指集团内各子公司与各兄弟公司之间，公司与其下属分公司之间的商品调动。 2、直调 -指由调出公司和厂家协商，由调出公司付款，厂家直接发货至调入公司的一种调拨方式。（越货）,相关职责,采购员-负责制定调拨计划，与兄弟公司相关人员确认调拨数量、品规、批号和价格的最终确认。-负责根据库存积极备货，尽量满足调拨需求。-负责调拨商品的销售追踪、退货协商等相关工作。,相关职责,调拨员-负责接收与
2、审核调拨计划并协助采购员与兄弟公司调拨员确认调拨计划。-负责接收调拨商品并做好调拨差错处理。-负责及时跟踪调拨商品到货的情况，并妥善处理调拨中出现的各种异常情况。-负责处理调拨商品退货的相关事宜。-负责每月协助财务部核对调拨往来账，出现问题及时查找原因。,相关职责,仓储部-负责根据调拨要求组织发货、复核出库；-负责联系调拨车辆，签订运输协议；-负责根据调拨要求组织收货，验收入库；-负责协助处理调拨差错，做好差错核实工作。,相关职责,质管部-负责调拨商品的验收，资料的存档；-负责在库商品的养护；-负责协同处理调拨差错、办理调拨退货,相关职责,信用管理部-资信结算员负责调拨商品的结算。-税票员负责
3、调拨商品税票的开具。 财务部-对账员负责关联方日常对账和调节表的制作工作。,调拨流程,商品调出流程商品调入流程商品直调流程商品跟踪流程差异处理流程调拨对账流程调拨退货流程,商品调拨流程图,商品调出流程,调入方采购员和我方采购员沟通调拨事宜-采购员在时空开出调拨销售订单-调拨员在时空销售开票单据里面提取汇总销售订单-保存草稿-调拨员提取销售开票单打印-资信结算员在时空结算并下传LIMS-仓储部接收任务复核出库-打印药品出库（复核）单-财务部售票员开出税票-仓储部托运员填写调拨回执单和物流公司签订运输合同并购买保险后发托运-填写分公司调拨明细表发调拨员跟踪-接收调入公司回传的调拨回执单-对调拨回执
4、单核对无误后存档,商品调入流程,我方采购员向调出方采购员发出调拨计划-采购员沟通好调拨事宜-对方接收计划-调出方调拨员根据协商好的事宜发出调拨商品-我方仓储部收货员接收调拨商品-质管部验收员进行质量验收-收货员根据调出公司销售出库（复核）单验收入库-收货员填写调拨回执单-采购员标价-仓储部录入员核对并入账-调拨员核对并回传调拨回执单注：在验收过程中如有破损或差异，收货员要及时通知调拨员，并由调拨员和调出方调拨员联系，分析原因并找出解决办法指导收货员收货。,商品直调流程,采购员根据调入方需要通知供应商发货-填写直调通知单交调拨员跟踪-调入方收货入库-收货方调拨员根据入库情况将入库单传真至调出方-
5、调拨员凭收集到的采购员提供的厂家合法凭证和调入方入库单在时空做相应的供应商入库-仓储部录入员审核入账-调出方调拨员在时空提取出调入方的直调销售单-财务部资信结算员结算-仓储部打单员在时空提取直调单并打印药品出库（复核）单-调出方调拨员将打印好的药品出库（复核）单传调入方做账并存档。注：采购员在通知供应商发货的同时一定要供应商把合法的发货出库单寄给我们；我们新开发的系统在做好入库的同时可以生成直调的销售开票单，不会下传LIMS。,商品跟踪流程,A、调拨商品装车后，调拨员与兄弟公司调拨员联系，告知货物运输的相关事宜，并跟踪对方的到货情况.B、调拨员接收兄弟公司调拨员回传的调拨回执单，将单据上的收货
6、件数、收货金额与实际发货件数、发货金额核对，有差异查找原因应进行妥善处理：C、调拨商品入库后，责任采购员要及时追踪销售情况，对销售业绩不佳或三个月内未售完的商品进行分析，并根据实际情况作好催销或清退工作。,差错处理流程,1、多发或少发2、降价或开错价3、运输破损或丢失,多发或少发,A、经仓储部核实，确认为调拨商品多发的，由调拨员为调入公司补开出库单据，并交仓储部相关人员签字确认；B、经仓储部核实，确认为调拨商品少发的，由仓储部管理员为调入方开具冲红单，并交仓储部相关人员签字确认。,降价或开错价,调出商品如降价或开错价格，由责任采购员提出申请让调拨员开出销售退补价单后，责任采购员确认签字递交采购
7、部部长审核，再由财务部资信结算员下账。,运输破损或遗失,1、对于运输途中产生的破损、污染，调拨员要注意查明原因、明确责任，并做好处理；2、对于路途遗失商品，调拨员及时通知调入公司采购员暂停支付运费，并及时与责任司机联系，根据相关协议办理索赔事宜。,调拨对账流程,1、对于办理销售退补价或出现调拨差错的该批次商品，调拨员在办理好相关手续后，要及时与兄弟公司就该批次商品价格及汇总金额进行核对。2、公司财务部每月1日、11日、21日把时空的购进销售记录发给兄弟公司财务部对帐员，由其整理对帐，并把整理好的日常核对备查簿发给调拨员,以便双方查明原因,跟踪差异。,调拨对账流程,3、每月月初,调拨员反馈日常核
8、对备查簿给财务部对帐员,以便根据时空往来核对财务往来帐。4、每月帐务完毕，财务部将财务往来帐和核对清楚的日常核对备查簿一并发往兄弟公司财务部对帐员,财务部对帐员打出双方帐页,根据日常核对备查簿勾对往来帐,编出关联公司往来帐对帐余额调节表,然后返给兄弟公司对帐员,以便共同分析,查找差异原因。5、双方调拨员在核实差错明细后，将对帐表交财务部对帐员。双方财务部对帐员沟通确认后，由记账差错方报财务部长审批，将账目调平。,调拨退货流程,调拨商品需要退货时，责任采购员需向兄弟公司责任采购员提出退货申请，经对方许可后方可办理退货手续，否则不允许退货。1、购进退出2、销售退回,购进退出,1、首先由调拨员代表采
9、购员在时空与LIMS穿透查询模块之退货库与在库商品原购进查询里面，把退货库里需退货的商品明细导出，做成退货申请表发给各分公司调拨员。2、由各分公司调拨员与自己所在公司的责任采购员沟通，给出退货意见后回传我公司调拨员；3、调拨员收到对方回复的意见后，通知收货组采购退出员根据分公司的回复做购进退出，4、由采购员标价5、由仓储部录入员核对后入账6、由仓储部调拨托运员安排发往调出公司,销售退回,1、首先由对方公司采购（或调拨员）向我公司责任采购员（或调拨员）提出退货申请。2、我公司相应的责任采购员（或调拨员）同意后，对方才能退货。3、我公司收货员收到对方退货后要及时交给质管部退货员。4、质管部退货员收到收货员交来的分公司退货后按销售退货程序及时办理。,其他要求,1、集团协议品种，由牵头公司根据集团或调入公司的计划发货；2、调入公司从集团整体利益出发，接收调拨商品，不得拒收。,谢谢大家!,
