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1、第四章 文件整理与归档,设置本课程的目的是： 使应考者掌握归档文件的整理原则与要求，理解并掌握文件的归档鉴定，认识平时归卷、清退、销毁和暂存工作，了解案卷系统化整理与编目的具体要求与方法，理解文件立卷工作的组织和管理。,学习本课程的要求是： 学习过程中应做到理论联系实际，通过学习，应考者应理解文件整理原则和要求，能正确划分立卷范围和归档文件的保管期限，掌握拟写案卷题名和各项编目工作的技能，及立卷的基本方法和操作技能。,1.归档文件整理形式,以“卷”为单位整理,以“件”为单位整理,通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法。卷,为简化整理工作，随着办公自动化与计算机
2、技术的普及，国家档案局推荐采用的新的整理方法。件,小资料：档案文件检索特点,2、保持文件之间的历史联系有助于文件的历史检索文件是随着职能活动一份一份地产生于各个部门。就某一份文件而言，它有特定的使命和作用；就同一组织、同一职能、同一问题的多份文件来说，彼此又有密切联系，他们共同反映了同一问题、同一职能、同一组织的全貌。,1、文件的实体形态、价值的差异不便于日后的长远管理（1）单份文件的分散性（发文:存本、定稿、重要文件的草稿，收文：正本或副本与文件处理单）；（2）文件有金属装订物；（3）文件有不同的保管价值； （4）文件无实体管理编号；（5）文件无保护“膜” 。,是由文件的形成特点和文件的基本
3、功能决定的。,2.为什么归档前整理文件？,信息检索,历史检索,3.归档文件整理环节,机关档案工作条例,企业档案管理规定,第十一条、，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，。,第七条、企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。,国家档案局制定，中办、国办于1983年8月22日发布。适用于党、政、军机关和人民团体（统称机关）档案的管理，企业、事业单位的档案工作应参照执行。,国家档案局、国家经贸委、国家计委制定并于2019年7月22日发布。适
4、用于企业的档案工作。,第一节 归档文件的整理原则和要求,整理原则,质量要求,整理原则,1、遵循文件材料的形成规律和特点；,2、保持文件之间的有机联系；,3、区别不同价值；,4、便于保管和利用。,最终目的,几个原则互相兼顾,整理原则,规律和特点：文件内容反映形成者的职能活动；文件形成时间和形成者活动的时间密切相关。,文件的有机联系（又被称作内在联系、历史联系）：文件要和社会实践活动的历史过程（或具体工作活动的过程）相对应,意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。要求：不同保管期限的文件分开组卷。,维护文件之间的历史联系：要充分考虑文件之间历史关联性，按照其本来面目使文件成为具有历史联系的
5、文件系统，便于查询利用。,要求：按单位、时间、职能（机构或问题）对文件进行分类 ，重点突出、完整、有序反映单位历史面貌和主要活动。,要求：按文件之间的有机联系对文件进行组合，形成一个或多个基本保管单位，有序排列组合在一起。,区分不同价值：根据条件区别对待，差别管理。,一个问题/人物/案件/会议，请示和批复/问文和复文/定稿和存本等组合排列在一起。,整理原则,质量要求,质量要求,质量要求,1、应归档的文件材料必须齐全完整,2、必须注意保持文件之间的有机联系,3、归档文件整理必须符合规范，便于保管与检索利用,是保证案卷质量最基本的要求,谢伦伯格：文件档案的实质在于：“它不仅仅记录了成就，而且记录了
6、获得成就的过程。,主要目的：利用,主要目的：保管,1.归档材料应当齐全完整,加强法制建设，健全规章制度,加强检查,明确：1、文件处理完毕集中管理；2、文件运转必须履行登记手续。,主要指：请示和批复；报告和批示；函与复函；通知与报告等。,2.保持文件之间的有机联系,形成规律,管理要求,一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等,正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本,有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑,防止失密,重点保管,避免重复劳动,利于鉴定销毁,区别措施，妥善保管,3.整理规范，便于保管利用,外形整理,保管利用,根据机关档案工作业务建设规范或归档文件整理规则进行,根据
7、文书档案案卷格式或归档文件整理规则进行,第二节 文件归档鉴定,归档鉴定概述,确定归档范围,确定保管期限,归档鉴定概述,一、定 义,文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。,归档范围,决定了文件的存留与否,保管期限,决定了文件留存时间的长短,鉴定包括：1、价值鉴定（存毁、期限、等级）；2、开放鉴定；3、真伪鉴定等。,二、意义,1、关系到档案室室藏档案结构的质量优劣,2、关系到准确划定档案期限的长短,3、关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量和效率,4、关系到档案保管费用的高低,最少信息完整再现社会实践历史过程,最少资源实现历史过程信息有效管理,三、原则,文件的归档
8、鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发,文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限,文件的内容是决定文件价值的主要因素，它是进行文件归档鉴定的又一主要依据,还应考虑文件的形成者、载体的特殊性等因素。,总的指导思想,重视结果（直接凭证），也要重视过程（工作参考）；重视实际工作需要，也要重视存史的需要。,来源：形成者和形成部门的级别和地位；内容：反应职能活动和历史面貌的深度和广度；形式：文种、稿本、载体等。ppt,工作原则,四、要 求,保证档案保管期限划分的准确性,保证归档文件的有效性,保证归档文件的完整性,归档鉴定概述,确定归档范围,确定保管期限,确定归档范
9、围,一、定义与意义,是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。,列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。,文件的归档范围,能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；,能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；,简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；,二、范围与重点,机关文件材料归档与不归档范围,1987年12月4日国家档案局印发,文件归档的重点,反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。,三、不归档范围,机关文件
10、材料归档与不归档范围,四、应注意的问题,考虑档案进馆与否的因素。,以与本单位工作活动的联系和作用为出发点，辩证地对待各类文件。,本单位档案结构完整与门类齐全。,归档鉴定概述,确定归档范围,确定保管期限,确定保管期限,一、归档文件的保管期限,归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。,永久,长期,短期,1987年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限：,长期为16年至50年,短期为15年以下,二、各种保管期限法及其得失,目前我国档案界有3种意见,三分法,两分法,分段标时法,即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。
11、,即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。,即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为50年、30年、15年、5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。,弊端1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。,弊端2：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。,弊端1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。,弊端2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。,弊端3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。,优点1：保证国家档案馆
12、档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。,优点2：能较为准确地划分保管期限。,优点3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。,第三节 办结文件的处置,办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。,概念,办理完毕的文件,归类、管理和处理,归卷,清退,销毁,暂存,有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；,有利于保护机密；,有利于排除无用信息的干扰。,平时归卷,清退,销毁,平时归卷,暂存,一、定 义,平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文
13、件归入有关卷夹妥善保管的工作。,意味着文件由办理阶段进入管理阶段。,实质是对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。,意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。,二、步骤与要求,1、编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。,上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目一、办公室11. 本局2019年度局办公会议记录 永久
14、12. 本局召开学校校长会议记录 永久 13. 二、中教科21. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久22. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久23. 三、幼小教科31. 本局关于小学视导工作情况报告 永久32. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久33. 四、总务科41. 2019年度教育经费预算决算表 永久42. 2019年各类学校核定年度预算表 长期43. ,类别,条目,类、条目编号,类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一致。,条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别
15、价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。,注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。,1）建立健全平时归卷制度规定各类文件办理时间、办结文件退回的期限等。,（1）及时收集办结文件，未办结的要催办，未退回的要催退；（2）检查办结文件是否齐全完整；（3）归卷并登记；（4）及时调整归卷类目；,2）文件工作人员及时做好平时归卷工作,二、步骤与要求,2、平时归卷工作的要求,3、平时立卷阶段性工作完成可先行立卷，减轻集中立卷压力。,第四节 归档
16、文件的整理方法与移交,文件的组卷与编目,以“件”为单位整理,文件归档,文件的组卷与编目,概念,文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。,通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合档案质量要求的 案卷是组卷（立卷）的实质。,一、归档文件的分类,按年度分类,年度类型,跨年度处理,指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来,最基本的分类,宏观层面,一、归档文件的分类,按组织机构分类,一般做法,跨部门处理,指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来,适合大、中机关,一、归档文件的分类,按问题分类,注意问题,优 点
17、,指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来,适合小机关,一、归档文件的分类,按保管期限分类,指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限,归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行,一、归档文件分类的基本方法,区分年度,区分组织机构,区分问题,区分保管期限,1、年度组织机构（问题）保管期限分类法，一般适用于无档案进馆任务的单位。,一、归档文件分类的基本方法,区分年度,区分组织机构,区分问题,区分保管期限,2、保管期限年度组织机构（问题）分类法，一般适用于有档案进馆任务的单位。,45,工业企业档案类目设置,根据工业企业档案分类规则（国档发199120号）一级类目：党群工作行
18、政管理经营管理生产技术管理产品科学技术研究基本建设设备仪器会计企业职工二级及二级以下类目可结合本单位情况自行确定。,46,高等学校档案实体分类法,47,高等学校档案实体分类一级类目,48,高等学校档案实体分类主表,二、文件的组合,文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。,“六个特征”立卷法,“一事一卷”立卷法,“四分四注意”立卷法,“适当分级”立卷法,”文件类型“立卷法,我国最基本的组卷方法,微观层面,作者特征,1.“六个特征”立卷法,即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。,优点：便于了解文件来源；,适用：本单位制发
19、的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。,问题特征,1.“六个特征”立卷法,即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。,优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。,注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。,使用最频繁的立卷特征,问题要适度。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等。,名称特征,1.“六个特征”立卷法,即将相同名称
20、的文件组合成一个案卷。,优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。,适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。,名称即文种,时间特征,1.“六个特征”立卷法,即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。,优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。,注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。,指文件针对时间,通讯者特征,1.“六个特征”立卷法,即将本单位与某一单
21、位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。,构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。,注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。,优点：有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度,地区特征,1.“六个特征”立卷法,即将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。,优点：便于反映地区工作情况。,适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文件的立卷。,可以是行政区域、也可以是地理区域,注意：不能和作者特征混淆。,2.文件组卷应注意的问题,（1）首先考虑用问
22、题特征或通讯者特征组卷，再考虑用其它特征组卷。（2）不管使用什么特征组卷，尽可能结合运用两个或两个以上特征组卷，结合特征越多，对文件的限定条件越多，文件与文件之间的联系越密切，越能保持文件之间的有机联系。（3）区分文件的不同价值。,三、案卷的规范化整理与编目,调整定卷,卷内文件排列,拟写案卷题名,卷内文件编号,填写文件目录,填卷内备考表,填写案卷封面,装订案卷,编制案卷目录,调整定卷,1、归档文件是否齐全完整；,2、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系；,指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。
23、,3、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。,卷内文件排列,按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。,指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。,密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。,拟写案卷题名,题名基本结构：责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称。,题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、全面，文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。,案卷题名是揭示
24、卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。,专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间。,卷内文件编号,装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。 不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。,指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。,图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号。,填写文件目录,卷内文件目录揭示了卷内文件
25、的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。,卷内文件目录位置：案卷首页。,卷内文件目录,一个文号占一个顺序号,无发文号可注收文号,联合发文一般同时标出,作者部分可以省略，无内容的应摘要。,最后一份文件填写起始与终止页号,一式数份，其余编制全引目录,填卷内备考表,卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。,卷内备考表位置：卷尾。 页面大小：与卷内文件一致。,卷内备考表,填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。,填写案卷封面,档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目
26、录的编号；案卷号是案卷顺序编号。编制方法,全宗名称，即立档单位名称，全称或简称,类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题,案卷题名,文件所属的起止时间,保管期限,卷内文件总页数,归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号,装订案卷,三孔一线,左齐,右齐,下齐,装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。,J.1.1-1,J.1.1-2,J.1.1-3,J.1.1-4,J.1.1-5,J.1.2-1,J.1.2-2,J.1.2-3,J.1.2-4,J.1.2-5,J.1.2-6,J.1.3-1,J.1.3-2,J.1.3-3,.,.,.,J.2.1-1,J.2.1-2,J.2.
27、1-3,J.2.1-4,J.2.1-5,J.2.2-1,J.2.2-2,J.2.2-3,J.2.2-4,J.2.2-5,J.2.2-6,J.3.1-1,J.3.1-2,J.3.1-3,J.3.1-4,J.3.1-5,J.3.2-1,J.3.2-2,J.3.2-3,J.3.2-4,J.3.2-5,J.3.2-6,J.3.3-1,J.3.3-2,S.1.1-1,S.1.1-2,S.1.1-3,S.1.1-4,S.1.1-5,S.1.2-1,S.1.2-2,S.1.2-3,S.1.2-4,S.1.2-5,S.1.2-6,S.1.3-1,S.1.3-2,K.1.1-1,K.1.1-2,K.1.1-3,
28、K.1.1-4,K.1.1-5,K.1.2-1,K.1.2-2,K.1.2-3,K.1.2-4,K.1.2-5,K.1.2-6,K.1.3-1,K.1.3-2,案卷排列,根据档号排列，档号按照实体分类法编制ppt,编制案卷目录,由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。,编制方法根据案卷编号确定。,文件的组卷与编目,以“件”为单位整理,文件归档,以“件”为单位整理,归档文件整理规则,即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。,是2019年1月1日施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以“件”为单位整理归档
29、文件的方法。,一、特点,二、意义,三、整理原则,与组卷基本一致。侧重点有所不同。,四、整理步骤与要求,前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、文件分类等工作。,“件”的划分,一件，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,一般做法：1、一般每份文件为一件；2、正本与不同稿本；3、正文与附件；4、正文与文件处理单；5、原件与复制件；6、转发文与被转发文；7、来文与复文；8、报表、名册等。,正文与定稿、原件与复制件，内容一致，为一件,正文与附件、转发文与被转发文，是一份文件不可分割的组成部分，必须为一件,正文与历次修改稿各为一件,请示与批复、来文与复文原则上各为一件,自然成册的会议记录
30、本、各种簿册，保持固有装订方式，每本各为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单，可以装订在一起，作为一件,上海市档案局关于印发上海市归档文件整理操作细则的通知【沪档2019143号】,四、整理步骤与要求,用符合档案保护要求的材料将“件”固定和确定下来。,“件”的装订,“件”内文件排序，同组卷。,文件对齐，左上角装订，左上对齐；左侧装订，左下对齐。,文件装订方法，线装、无酸纸封套等。,区别对待：1.件内页数较少的；2.件内页数较多的；3.已成册不易拆封且未使用易锈蚀金属装订物的；4.短期保存的,四、整理步骤与要求,是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序。,
31、“件”的排列,强调事由原则，按事由结合时间、重要程度等排列，体现文件之间的有机联系，方便检索利用。,实际操作：1、同一事由，时间先后排序或重要程度排序；2、不同事由间，按时间、重要程度、事由具有的共同属性等排列。,四、整理步骤与要求,件号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。,“件”的编号,按序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。,分室编件号编制方法、馆编件号两种。,四、整理步骤与要求,以归档章的形式将件号标识在每一件归档文件上。,盖归档章,形成年度,使用符合档案保护要求的字迹材料,位置：文件首页上端居中空白处或其它空白处，以上端为宜。,四
32、、整理步骤与要求,编文件目录,归档文件目录,室编件号,同组卷,同组卷,一般为文件标题，全面反映文件内容，具有检索意义,四、整理步骤与要求,必须装盒，并填写封面、盒脊及备考表项目。作用：保护档案；方便检索,装盒,档案盒的格式见P321。,盒脊式样、项目见P322。,档案盒盒面及项目见P321。,文件的组卷与编目,以“件”为单位整理,文件归档,文件归档,按机关档案工作业务建设规范,文件归档制度，主要包括归档范围、归档时间、归档要求。归档时间一般在第二年上半年。,档案部门对接收的案卷质量、数量进行严格的检查。符合质量要求、核对无误，在案卷移交目录的备考表上履行签字盖章手续并填明交接日期。,2、哪个部门整理文件？贯彻落实文件处理部门立卷制度。,1、如何确保文件的齐全完整？（1）严格文件登记制度；（2）培育文件的“功能”意识。,必须正视的几个问题。,总结,3、谁整理文件？落实岗位明确责任。,4、怎么整理文件？在档案部门主导下做好三项工作：（1）制定分类方案和归卷类目；（2）制定本单位文件归档范围和文书档案保管期限表；（3）抓好整理工作的业务培训和日常指导。,谢谢！,
