建设项目档案管理专题课件.ppt

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1、.,1,建设项目档案的收集与整理,.,2,一质量目标与检验标准、控制措施相统一的质量体系,准 确,.,3,（一）1、“完整”质量检验标准 建设项目各个阶段、专业的具有保存价值的材料都要归档。 一份文件材料在形成过程中不同的具有保存价值的版本及其附件要收集全；反映同一问题或阶段的文件材料收集要全面。 关键词：归档范围 制定并执行好不同经济科技档案门类的归档范围。 (全局)考查应归档文件齐否？重要文件归档无遗漏。 (个体)每份文件主附件、定稿、文件处理单齐否？ 做好账外文件的收集归档。,.,4,经济科技工作文件归档范围的要件：1、前期文件2、过程性文件3、结果性文件航程置业竣工文件资料归档范围和保

2、管期限表,.,5,项目文件归档范围,主要包括以下几方面： 第一，依据性文件（可行性研究、任务书） 第二，基础性文件（设计基础文件和设计文件） 第三，项目管理文件 第四，施工文件（施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件）,.,6,项目文件归档范围,第五，监理文件（注意不同单位在归档范围上的差别） 第六，工艺设备文件 第七，科研文件 第八，涉外文件,.,7,项目文件归档范围,第九，生产技术准备、试生产文件 第十，财务、器材管理文件 第十一，竣工验收文件,.,8,（一）2、“完整”质量控制措施 项目各参建单位要同步开展档案工作。 项目法人负责、招投标、合同管理、项目监理 “四制”； 三纳入、四参加、

3、四同步，实行项目档案工作的全程管理与前端控制。,.,9,1、建设单位要进行统筹规划，组织协调,从项目立项开始，在项目工作计划中明确项目档案工作，纳入合同，体现在各阶段的检查、验收工作中。为做好统筹规划工作，建设单位应先制定项目档案工作计划，发给有关部门和人员。一般包括：（1）成立项目档案领导小组，负责按阶段检查项目档案工作；（2）制定项目档案归档范围；（3）预留部分工程款，保证项目档案质量、归档后结算。,.,10,2、建设单位带头明确职责，建立档案工作网络,建设项目的建设周期长，程序复杂，参与单位多，形成的文件不仅数量大，而且来源广。 建设单位要指定一位负责人分管这项工作，确定专门的档案工作机

4、构和人员（专职或专责）负责项目单位的积累和监督指导工作。同时把此机制扩展到每个参建单位。,.,11,（二）1、“准确”质量检验标准 文件材料是实际的真实反映，图物相符，文电一致。关键词：原件,.,12,原件的标准是什么？字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。应归档的文件是否原件？不能归档复印件。 不应用易褪色的书写材料书写、绘制。如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 文件内容是否真实？责任手续是否完备？,.,13,一、材质证明材料 凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、备案证等，并对进场材料全部或抽样进行外观质量验收检查，形成记录。 凡工程使用的新材

5、料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并应有产品质量标准、使用说明和工艺要求。在使用前按其质量标准进行检验。 所有的质量证明书应有生产厂家质量检验部门的盖章。 按规定应复试项目应符合国家规范、标准规定，复试报告要有试验编号、见证取样章和公章，结论明确。 所有的材料质量证明书和试验报告不允许涂改、伪造、随意抽撤或损毁。 分类做好各种材料的汇总表。合格证、见证取样委托单、试验报告一一对应。,.,14,二、混凝土试验 混凝土试验包括基础、结构墙柱、梁板、构造柱、圈梁、梯段、地面工程、冬期施工的混凝土试块，承重结构的混凝土抗压强度试块，应按规定实行见证取样和送检。现场搅拌混凝土应按规范要求确定混

6、凝土配合比,有抗渗要求的应有抗渗配合比报告，预拌混凝土应有实验室签发的配合比通知单，工程中各强度等级按规范要求留置试块，按分部或分段进行强度等级统计评定。 防水混凝土既要有强度试验报告，还要有抗渗试验报告。 预拌混凝土应有出厂合格证，要在现场浇注地点取样，标养28天的试件做为强度评定依据。 同一强度等级的同条件养护试件，其留置的数量根据混凝土工程量和重要性确定，不应少于3组，不宜少于10组。 冬期施工应增设不少于两组与结构同条件养护的试块，分别用于检验受冻前的混凝土强度和转入常温养护28天的混凝土强度。 现场标养试件要有测温、湿度记录，同条件养护试件应有测温记录。,.,15,e 隐蔽工程检查验

7、收材料 土方工程、地基验槽、砌体工程、钢筋混凝土工程、地下防水工程、木结构工程、屋面工程、地面工程、装饰装修工程等等，按规范规定进行隐检，应填写隐蔽工程检查验收记录，要有针对性、内容简练、明了，数据准确可靠、图示清晰，签字手续齐备，结论性意见明确。f 工程质量检查验收材料 检验批、分项、分部（子分部）划分按建筑工程施工质量验收统一标准执行。 检验批质量验收记录。施工员、班组长签字，专职质检员应按标准划分检验批并做检查评定，专业监理工程师填写验收结论。 分项工程质量验收记录。项目专业技术负责人填写检查结论，监理工程师填写验收结论。 分部（子分部）工程质量验收记录。分包、施工、勘察、设计、监理单位

8、共同验收，总监理工程师填写验收意见。,.,16,（7）电梯 施工技术管理材料同土建相似。 电梯设备随机文件和进场检查验收记录。应有土建布置图；产品出厂合格证；门锁装置、限速器、安全钳及缓冲器的形式试验合格证书，装箱单；安装、使用维护说明书；动力电路和安全电路的电气原理图等等。 隐蔽工程检查验收记录。 施工试验记录。 施工记录。 工程质量检查验收记录。 应按专业设计、施工质量验收规范、规程、标准提供施工技术资料。,.,17,（二）2、“准确”质量控制措施 文印、收发、项目审签程序的有效执行。 项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等参建主要单位应在项目建设过程中做好各自项目文件

9、的形成与积累工作。,.,18,建设单位应从规范文件形成做起，规范文件格式和题名；对不同文种的文件应分别积累，积累时注意对来文、复文、打印稿和审批稿要集中在一起。同一文种文件按文号的先后排列积累。 档案管理机构根据制定的归档范围向有关职能部门发放文件积累盒（袋）。建设单位在建立网络，明确归档责任人时，要特别注意项目施工前的文件。如：项目立项的请示与批复、征地拆迁批准文件与合同、招投标文件及各类合同等。,.,19,施工单位的质量控制主要包括三个方面：一是以公文形式的文件，要注意统一文号；二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续；三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位

10、。,.,20,设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。 保证设计文件的质量，尤其是要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。,.,21,监理单位 建筑法赋予了建设监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。 工程建设监理规定“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。” 监理单位在参与招标工作时、从

11、事设计阶段监理时、从事施工阶段监理时，都要按照业务的委托做好建档工作。,.,22,竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容包括： 施工综合文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表，工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。（规范6.1.2）,.,23,（三）1、“系统”质量检验标准 指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。 关键词：有序 科学技术案卷构成的一般要求 （GB/T 11822-2000） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ DA/T 28） 分

12、类排列、整理编目的规范。,.,24,案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。不仅仅是档案材料本身。案卷不是盒、册等概念。 四个步骤：1、鉴别； 2、分类； 3、排列； 4、编目。,.,25,不同科技文件材料的排列方法（一）,产品类案卷 按产品开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。 科研类案卷 按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。,.,26,不同科技文件材料的排列方法（二）,基建类案卷 按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监

13、理、工程竣工验收等排列。 设备类案卷 按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。,.,27,不同科技文件材料的排列方法（三）,案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。,.,28,编 目,（一）编写案卷页号；（二）卷内目录的编制；（三）卷内备考表的填写；（四）案卷封面的编制；（五）案卷的装订；（六）背脊的填写。,.,29,卷内目录的编制项目,序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；文件编号：填写科技文件材料

14、的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写科技文件材料的全称。日期：填写科技文件材料的形成日期。页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。,.,30,案卷封面的编制项目,案卷题名： 应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称。 案卷题名一般由立卷人拟写。,.,31,案卷题名,项目名称+单位+分部（项）工程名称+具体内容,例：虎门大桥 2号墩 4号桩基础 施工记录深汕高速公路（东段） K310-K340 软土路基 沉降观测记录,.,32,立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或

15、项目负责部门起止日期： 填写案卷内科技文件材料形成的起止日期保管期限： 依据有关规定填写组卷时划定的保管期限密级： 依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级,案卷封面的编制项目,.,33,档号章,单位：mm （2050）；说明：档号章有称“件号章”。,35,15,10,10,.,34,复制图（蓝图）的折叠方法,技术制图复制图的折叠方法（GB 10609.3-1989），1990年1月1日实施。 A4图幅、折叠方法一致； 图面向里、图标外露、手风琴式； 底图不能折叠。,.,35,成册的设备文件可以原有保留装订形式。,.,36, 科技档案组卷要点,方法：以项目为归档单位，进行分类整理。根据成套性

16、和专业性特点组卷。根据阶段性特点排列案卷。,.,37,编制科技档案号,档号 是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档号的编制要求。 档号的结构： 分类号 + 案卷顺序号,.,38,编制科技档案目录,科技类档案的目录主要由 案卷目录 和 卷内目录 组成。 以项目为单元，以案卷和卷内文件为对象编制的目录。,.,39,案卷目录式样,.,40,卷内目录式样,.,41,过于简单的著录。,.,42,（三）2、“系统”质量控制措施 项目开工前后，把竣工文件编制方法确定下来，印发各参建单位执行。 培训与检查相结合。,.,43,“一切为了档案的长久保管”原则下，灵活贯彻各项业务标准。

17、 档案整理要知其然，更要知其所以然！,.,44,二、收集与整理中应避免的三种错误,.,45,1、造档案，这是禁止的违法行为。比如：伪造施工文件，随意编造工程量。 伪造合同、相关财务文件，串通欺诈。,.,46,2、补档案，不可靠的档案记录。比如：在办公室做出来的现场验评记录。某种特殊情况：补原件，正式确认。,.,47,3、损档案，破坏档案的愚蠢行为。比如：一刀切的整理装订：200页一卷？ 页码打印，档号章以及图纸折叠等。,.,48,三、在档案收集中应注意的若干情况 建设项目稽察、审计中暴露出项目管理（包括档案管理）的一些薄弱方面。 合同管理 招投标管理 工程验评 原材料审批,.,49,1、合同文

18、件不完整或失效。 2、招投标文件过程能够完整记录？（评标打分记录不全、没有未中标单位的投标书、没有评标报告等） 3、建设工程质量验评记录（施工记录资料不完整、没有隐蔽工程资料等）；,.,50,4、水泥、钢筋等原材料进场记录,.,51,水泥要“三证”齐全，合格证，出厂检验报告与物理检验报告。,.,52,5、其他一些情况，如：（1）审批文件不全；（2）财务资料不完整（合同不全、原始凭证不全、无银行对账单等）；（3）项目管理资料不全（会议记录不全、重要事项记录资料不完整等）。,.,53,.,54,.,55,第三部分 项目竣工图编制,.,56,关于竣工图,归档保存的竣工图一般分为综合图部分和单位工程竣

19、工图部分： 综合图，包括整个工程项目的总平面布置图、位置图、建筑用地范围内各种地下管线综合图、建筑群体的设计总说明书等。 单位工程竣工图，包括单位工程综合图和各专业竣工图。单位工程的综合图包括建筑平面布置图、室外(暖卫、燃气、给水、排水等)，管线综合图、架空线路(电缆)综合图、土建专业及有关专业的设计说明等； 各专业竣工图包括建筑竣工图、结构竣工图、暖卫和燃气竣工图、电气竣工图、通风和空调竣工图、电梯安装竣工图、工艺竣工图及标准图等。,.,57,1、项目竣工图编制要求,每一张施工图就有一张竣工图，图物相符。 为确保竣工图编制的质量，要做到边建设边编制竣工图。一般来说，竣工图绘制与工程交工验收的

20、时间差，应不大于一个单位工程的施工进程。 竣工图的签字手续要完备，各有关责任人要在竣工图上签字以求对竣工图的质量负责。 监理单位应督促和协助施工单位技术负责人审查竣工图编制是否完整、准确，签字确认，切实保证竣工图的内在质量。,.,58,设计变更通知单会议纪要变更令设计后服务函关于变更文件的规范问题。,2、项目竣工图编制依据,.,59,3、竣工图的编制方法,（1）凡按图施工没有变动的，由施工单位在施工图(新图)上加盖并签署竣工图章后，即可作为竣工图；引进工程应特别注意要将外商提供的最终版施工图加盖、签署竣工图章作为竣工图。 （2）凡有一般性设计变更，在原图(新图)上修改并注明修改依据和更改日期，

21、如设计变更通知单、施工说明等的文件编号，加盖并签署竣工图章后，即可作为竣工图。,.,60,3、竣工图的编制方法,（3）凡有结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，或因其他原因造成重大修改，图面变更面积超过 35 的，应重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图，仍按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图的图标内注明“竣工阶段”，加盖并签署竣工图章后，即可作为竣工图。,.,61,竣工图章的使用 单位：mm,80,60,410,7,13,25,25,30,.,62,4、编制重点、难点与巧点,（1）重点：变更标注； 对照一览表； 竣工说明。,.,63,在“对照一览表”中详细列明： 变更依据、变更内容、图纸名称

22、，原图号，竣工图号，所在页次，册数等。 审核并签名确认。,.,64,4、编制重点、难点与巧点,（2）难点：设计、施工、监理单位配合不足，档案人员不懂专业。,.,65,4、编制重点、难点与巧点,（3）巧点：发挥网络作用，监理、专工要做好监督检查。,.,66,建设项目档案质量比较常见的若干问题,.,67,1、来往文件不齐，闭合性差。 如请示与批复。 2、征地拆迁、青苗补偿文件不归档或多复印件。 委托施工单位征地补偿时要注意。 3、招投标文件不完整。 中标的没归档，未中标的也应保留一段时间。 4、评定表与施检记录数据有出入，一致性差。 存在信息噪点。 5、原材料多复印件，且数据不齐。 如水泥，钢材，

23、要与物资供应单位沟通好。,.,68,6、监理文件归档不齐或分散。 抽检记录、计量支付，以及分类问题。 7、签字签章手续不齐，无资质的不能乱签。 或者冒签、代签，如设计、监理尤其要注意。 8、竣工图变更不到位。 如管线、坐标、部位、工程量等。 9、CAD竣工图与电子文件归档管理。 图纸版本管理，电子文件已经形成的就应归档。 10、质量监督站的质量监督文件。 各专项或例行检查报告要归档。,.,69,11、平时文件形成质量差。 字迹、纸张等书写材料，空白、涂改处理等。 12、要组变更专卷，并汇总变更对照一览表。 以及编制竣工说明。 13、组卷不能按某同一类型名称组。 注意工程划分标准。 14、装订、组卷、编目不合规范，甚至破坏档案。 15、要加强组织管理（编制要求等）、合同管理（参见单位约束要及时到位）、流向管理（原复件等）。,