QES三体系审核培训ppt课件.ppt

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1、QES三体系审核培训,审核课程,与审核有关的术语和定义 审核程序 收集审核证据的方法 审核技巧 课堂练习,一、与审核有关的术语和定义,审核 审核准则 审核证据 审核发现 审核结论 审核委托方 受审核方 职业健康安全管理体系审核,与审核有关的术语和定义一、审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。所谓“系统”是指审核是一项正式、有序的活动。【如】：外部审核按合同进行，内部审核需要经过授权，无论是内部审核还是外部审核，都是有组织、有计划并按规定的程序进行的。所谓“独立”是指审核是一项客观、公正的活动，是指审核过程中以审核准则为依据，尊

2、重事实和证据，不屈服于任何压力，不迁就任何不合理的要求。,与审核有关的术语和定义所谓“形成文件”是指审核过程的策划准备、实施情况及其结果均要适当地形成文件。【如】审核计划、检查表和抽样计划、审核记录、不符合报告、审核报告等注：1、内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织的自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由于受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。2、外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。,与审核有关的术语和定义3.当质量管理体系、环境管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。4.当两个或两个以上

3、审核组织合作，共同审核同一个受审核方时，称为“联合审核”。,第一方审核目的,保障管理体系正常运行和持续改进为第二方和第三方审核做准备作为一种管理手段,第二方审核目的,选择合适的供应商或合作伙伴证实供应商或合作伙伴满足规定要求促进供应商或合作伙伴改进绩效,第三方审核目的,向外界展示组织的管理体系是符合要求的实施、保持和改进组织的管理体系满足相关方的要求,与审核有关的术语和定义 二、审核准则：一组方针、程序或要求。注：审核准则是用作于审核证据进行比较的依据。审核类型、目的不同，准则也不同,与审核有关的术语和定义三、审核证据：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。注：1、审核证据可

4、以是定性的或定量的，供审核员用来判断是否符合审核准则2、审核证据通常来自审核范围内所进行的面谈、文件审阅、对活动与情况的观察、测量与试验结果或其他方法。,四、审核发现(audit findings)定义将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果。注：审核发现是编写审核报告的基础。要点将审核发现与审核准则相对照、通常可分为三类：a) 严重不符合；b) 一般不符合；c) 观察项。,五、审核结论(audit conclusion)审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果。要点内部审核员实施内部管理体系审核后所下的结论有三种情况：a)符合审核标准；b)基本符合，但有一些需纠正之处；c

5、)不符合，存在质量/环境/职业健康安全管理体系(QMS/EMS/OHS)上的重大缺陷，必须立即纠正。在上述b)、c)两种情况下，内部审核员必须要求受审核部门采取纠正措施，内审员可以和受审核部门讨论纠正措施的具体方法。审核结论作为报告书必须文件化，然后将其发送至最高管理层、管理者代表、有关部门负责人等。,审核证据、审核准则、审核发现和审核结论之间的关系 审核证据 审核发现 审核目的 审核结论,收集和验证审核信息,依据审核准则,汇总分析,管理体系审核的特点,被审核的管理体系应是文件化的管理体系审核应是正式、有序的活动管理体系审核应具有客观性、独立性和系统性管理体系审核是抽样的过程,管理体系审核的类

6、型,第一方审核第二方审核第三方审核,二、审核程序,典型的管理体系审核程序包括四大部分，即 （一）审核准备 （二）审核实施 （三）审核报告 （四）纠正措施与跟踪审核,二、审核程序,（一）审核准备,一、管理层委托 ；二、明确审核决定；三、组成审核组；四、发布审核通知；五、收集、审阅受审核方信息，预访；六、制定审核计划；七、审核组任务分配，编制检查表；八、工作文件准备。,（一）审核准备,组成审核组,在组成审核小组时，通常可以考虑以下几个方面：1）审核组成员的资格；2）确定审核工作量，这与审核目的、范围，组织的行业特点和审核员的经验有关； 3）确保审核员与受审核部门的相对独立性；4）可以考虑使用外部人

7、员；5）识别危险源与影响后果，包括安全防护技术；6）审核技能与个人素质；,组成审核组,7）准确掌握方有关健康安全方面的特殊性，有能力对其管理体系中有专业特点的活动进行控制的有效性作出恰当评价；8）了解特定行业的最新技术知识；9）能够判定受审核方的管理活动与法律、法规和制度的符合性；10）作为审核组长还必须具备一定的组织、领导与控制审核过程的能力。,核查表,1）核查表即是开展管理体系审核所拟检查内容的清单；2）制作核查表是审核前所做的一项重要准备工作；3）核查表随着审核目的的不同而不同，它同时也取决于审核的范围和对象；4）帮助审核员记忆；5）核查表是审核员的工具；6）应根据审核的实际情况调整或改

8、变核查表的内容；7）不要每次都使用同样的核查表。,核查表注意事项,1考虑法律、法规和其它要求的规定；2编写部门核查表时，要求根据企业实际，以该部门所涉及要素及其职责为依据进行编写；3编写要素核查表时，必须考虑到该要素涉及哪些部门，与这些部门的职业健康安全职责联系起来编写；4应突出显著影响后果因素控制的各个环节；5抽样应具有代表性；6根据经验和知识，确定核查表的繁简程度；7. 每次的审核检查表，其内容不应千篇一律，特别是审核的深度和广度更应深入考虑。,核查表的作用,1. 使审核工作规范化 2. 明确审核目标，保持审核节奏 3. 作为审核记录 4. 帮助记忆 5 减少不必要的工作量和避免重复 6

9、树立审核员的形象,核查表的主要内容,1.审核项目和要点（即“查什么”）依据审核准则逐项列出审核的项目和要点注意审核项目和要点的逻辑顺序。 审核检查表一般采用按部门和要素编写或以危险源为主线进行编写。检查表应考虑重要岗位重点核查、重大风险控制的有效性、各部门在完成方针、目标方面的要求。如：按部门审核时，可考虑按照部门的职责-危险源-风险评价-目标-管理方案-运行控制-绩效监测等逻辑顺序列出审核项目和要点。,核查表的主要内容,如：按要素审核时，可考虑按照该要素的控制职责-策划-实施-控制-测量-改进等逻辑顺序列出审核项目和要点。 2.审核步骤和方法（即“怎么查”，包括抽样计划）,编制检查表的要点:

10、,按部门审核时需检查的过程（要素）不能遗漏； 按条款（要素）审核时涉及到的部门不能遗漏；确保覆盖标准、手册、程序要求的完整性； 结合受审部门的特点；抽样应有代表性和合理性； 按PDCA模式进行，至少应问四类基本问题；,核查表示例（要素核查表）,核查表示例（要素核查表）,核查表示例（部门核查表）,核查表示例（部门核查表）,核查表示例（部门核查表）,管理体系审核检查表示例,（二）审核实施,一、首次会议 二、收集审核证据 三、审核发现 四、审核总结 五、召开总结会,（二）审核实施,二、审核程序,首次会议,1、介绍审核组成员及其在审核中担负的职责；2、介绍审核的重要性（若可能，最好请企业最高层领导来讲

11、）；3、介绍审核的目的、范围和依据和审核计划，共同认可审核进度；4、介绍审核所采用的方法和程序；5、在审核组与受审核方间建立正式的联络渠道；6、确认已具备审核所需要的资源和设备；,首次会议,7、介绍对审核中可能发现的不符合项的处理方法； 8、明确审核陪同人员； 9、征求受审核部门对内审工作的意见； 10、确定小结会和末次会议的时间和参加人员。 11、促进受审核方的参与； 12、审查审核组工作开展中的现场安全条件和应急程序。,首次会议注意事项,1、建立一种互相信任、友好、和谐的协作关系；2、简单，要避免冗长的发言，控制会议时间；3、审核组长应亲自主持会议，尽量使用企业内部的习惯用语，注意语气；4

12、、说明审核采用的是随机抽样调查的方法；5、要说明发现问题的部门，并不一定就是责任部门。,审核证据,1.审核证据定义：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息 或 关于事实的可验证的信息、记录和陈述”。注：1）审核证据可以是定性的或定量的，供审核员用来判断是否符合审核准则；2）审核证据通常来自审核范围内所进行的面谈、文件审阅、对审核活动与情况的观察、测量与试验结果或其他方法。,审核证据,a.是实际存在的，而不是可能、也许、应该等主观臆断；b.是不受感情或偏见影响的，即不以个人的喜好或陈见来定论；c.是可以被陈述的，即可以用口头和书面的方式来表达；d.是关于质量/环境/健康安全方面的

13、；e.可以是定量的或定性的（即可以用数字描述或可以相互比较）；f.是可被验证的（即可用文件证明或经得起重复检查）。,审核证据,几种常用的审核证据实例：1）经证实的有关人员所说的自己职责范围内工作的话；2）管理体系的各种文件、报告以及记录；3）审核员观察结果；4）审核时实际检测或试验所得出的数据,二、审核程序,收集审核证据的方法,提问和谈话查阅文件和记录观察生产工作活动与状况对已完成的工作进行重复验证。,提问和面谈（审核技巧一）,1提问的内容 提问的内容要围绕所审核的主题。 六位“朋友”（5W1H）。 谁(Who),何时(When)、何地(Where)、为何(Why)、什么(what)、哪一个(

14、which)以及如何(How)。,提问的方式,a提开放式问题b封闭式提问c反问d征求意见式提问e假设性提问,提问和面谈技巧注意的事项,a.采用易被理解的语言； b.直接了当，不要含糊不清； c.创造轻松和谐的谈话气氛； d.使用事先准备好的核查表； e.选好谈话对象，避免让其上司回答； f. 切忌居高临下摆架子； g. 倾听； h.必需打断别人谈话时，要使用礼貌客气的言语； i.仔细倾听并记录。,提问和面谈技巧注意的事项,提问的顺序,a有关组织机构、人员职责和权限的问题；b危险源控制主线中各个环节的输入、输出及相互接口问题；c如何对管理方案的实施加以控制以及监视和测量的问题；d发现文件规定与做

15、法不一致时询问为什么这样做；e假设出现异常或紧急情况询问该如何处理。,通过面谈的问和听了解被审核方对,规定的职责和赋予的权限-要做哪些事？要求达到设么程度-达到的目的？谁来做？怎样做？-相关文件的规定？出现异常或紧急情况-如何处理？做了没有？有何证据-相关记录要求部门负责人是否对工作状态进行了检查、督促和评定？进行分析，哪些是强项？哪些是弱项？-进行持续改进,查阅资料（审核技巧二）,P,抽样原则,公正、随机、有代表性。 1）随机抽样，要考虑受审核部门的复杂性。2）受审核部门的目标、指标，风险的控制情况3）抽样的原则要公正、有代表性。4）样本数量的问题。,抽样的一般规则,a.按核查表的顺序随机抽

16、样；b.根据谈话或现场观察获取的信息，进行定向抽样；c. 应履盖当次审核所规定的全部OHS要素；d.不推荐采用统计抽样的方法来抽取样本；e.一般抽取310个样；f.发现问题一般应进一步扩大抽样；g.未发现问题就应该认为该区域符合要求；h.审核员不轻易接受对方准备好的样本。,现场观察（审核技巧三）,审核记录,1、审核员应随手记录2、记录的方式可以是： a. 笔录：简洁、清晰、易懂 b. 照相 c. 录音记录是审核的证据。3、用记录来表明审核的经过；用记录来描述所面谈的人员及其表述；用记录来反映查看了哪些文件和记录及有关信息；用记录来反映所重复验证的活动及结果；用记录来反映所观察到的工作环境；记录

17、应能起到可追溯的作用，因此要记上人名、时间、文件号、记录号、图号、设备号、量具号、物品、标识的有关数据。（人、地、时、事、物）,二、审核程序,审核发现,1、不符合项定义 2、不符合项报告的写法 3、不符合项的分类,定义：未满足规定要求 开具不符合项报告的原则 v规定的要求与实际核对的原则； v以客观证据为依据的原则。不能用：我认为-、如果这样-、这说明-这些带有分析、猜想、推测的字眼。,不符合项报告的写法,1）简单明了，只陈述客观事实和规定内容，不进行分析、评判。2）内容上应包括对于人物、地点、事实、依据的必要细节以及造成不符合的原因，以便于受审核部门理解和采取纠正措施。,不符合项报告的内容,

18、a.写明5W（即何时、何地、何事、何人、何故）；b.写明违反的规定内容；c.要注明对应的QES条款号；d.使用内部的术语，便于阅读、理解；e.要对受审核部门有帮助；f.要有问题严重性的判断；g. 审核员签名h.不符合项产生的原因分析；i. 建议采取的纠正措施和完成日期；j.纠正措施完成情况及验证；k.要有受审核部门人员的签字确认。,不符合项的分类,“严重不符合项”：出现下列情况之一，原则上可构成严重不符合（1）职业健康安全管理体系出现系统性失效，如某一要素、某一关键过程重复出现失效现象，又未采取有效的纠正措施加以消除，形成系统性失效。（2）已造成严重的职业健康安全危害，或可能会造成严重的职业健

19、康安全后果。（3）受审核方违反适用的法规和其他要求的职业健康安全行为较为严重。“一般不符合项”：与管理体系标准要求轻微不符合或违反管理体系要求的偶然孤立的事件，不会导致体系失效或严重后果。,不符合项报告的内容和要求,1.简单明了，只陈述事实，不进行推理和分析，内容应包括时间、地点、所发现的客观事实和不符合某项规定的某条某款要求。 2.不符合项报告的三段论 （1）企业规定要求的具体内容； （2）实际发现的情况（时间、地点、必要的细节）；（ 3）对应的标准的条款号和内容；（4）另外再加上对不符合等级的判定。,编写不符合报告判标注意事项:,a)就近不就远 例：组织未对在厂区现场施工的施工队提出安全要

20、求 提示：4.4.3（B）/4.4.6（C）例：XX企业的管理方案中，要求到2010年底全企业的消防灭火器达到60只，并按规定进行放置，但审核发现目前只配备了40只。提示：4.3.3/4.4.1b)由表及里；c)合理不合法时以法为准；,a)就近不就远 例：组织未对在厂区现场施工的施工队提出安全要求 提示：4.4.3（B）/4.4.6（C）例：XX企业的管理方案中，要求到2010年底全企业的消防灭火器达到60只，并按规定进行放置，但审核发现目前只配备了40只。提示：4.3.3/4.4.1b)由表及里；c)合理不合法时以法为准；,例 1：询问化学品仓库保管员王大力得知，公司体系运行以来，没有对运行

21、活动进行职业健康安全监测。缺少监测数据，怎么能证明贵公司的职业健康安全绩效!点评：审核员对于不符合的客观事实描述不够明确，没有说明何时发现，操作违反了哪个规定，也不需要指出操作工的姓名并加有责备性的语言。,不符合项事实描述,不符合项事实描述举例,ESP-08噪声监测和测量程序622规定：质保部每月应对振动设备的运行作例行监测，但查三个月来体系运行的记录资料，没有发现有关的监测记录，质保部部长证实从来没有进行过监测。,审核总结,1、小结会2召开审核组内部会,小结会,1）介绍一天的审核进展情况；2）口头报告当天审核过程中所发现的问题；3）与受审核部门交流信息，澄清任何含糊不定的现 象；4）征求受审

22、核部门对审核工作的意见；5）检查审核进度，必要时调整审核计划。,审核不符合项报告,a.作为不符合项的证据是否确切；b.作为不符合依据的规定是否确切；c.是否包括了所有必要的细节；d.判定为“严重”不符合项的理由是否充分；e.是否有重复的不符合项；f.是否简明扼要；g.是否容易被理解；h.是否便于受审核方纠正等。,审核组内部会,（一）审核不符合项报告（二） 对不符合项进行统计分类（三） 作出审核结论 （四） 准备总结会,总结会,1.出席末次会议的人员签到 2.感谢领导和各受审核部门的支持与配合 3.重申审核的目的、范围、依据，简要介绍审核方法 4.肯定受审核方在环境管理工作中的优点和成绩 5.报

23、告不符合项 6.总结和结论7.征求受审核部门的意见和确认纠正措施要求8.请组织的领导讲话,审核报告内容,a.报告编号；b.审核的目的、范围和依据；c.审核日期和方法；d.审核组成员名单（姓名、部门、职务）；e.审核结果（不符合项数目、分类及评价）；f.审核结论（体系符合性、有效性、适应性）；g.组长签名及领导批示；h.附件目录；i.分发范围清单；,审核报告的写作要点,1)一般由审核组长亲自书写，否则审核组长应对报告的准确性和完整性负责。2)审核报告应清楚、明了，使用确切的语言，如实地反映审核工作的做法和结果，观点明确，叙述要得体，结论要客观、公正。3)为更加明了和完整，在审核报告中也可加上不符

24、合项分布表、预计或要求完成纠正措施的期限以及对审核过程中发现的不符合项的纠正建议。4）体现组织的特点,二、审核程序,纠正措施和跟踪审核,1、被审核方应按审核组的要求在规定的期限内提交书面的纠正措施；2、审核组成员不论是否被受审核方要求，只要有提出建议的能力，均可向受审核方提出口头或书面的整改建议或意见。3、接到被审核方的书面纠正措施后，审核组长应与受审核方商定跟踪审核的时间及具体安排。,纠正措施和跟踪审核,1、跟踪方式一般有两种： A） 书面跟踪审核； B）现场跟踪审核。2、跟踪审核应由原审核组成员进行；3、所有跟踪审核的情况均应记录在不符合项报告的相应栏目中，并依需要形成跟踪审核报告；4、跟

25、踪审核报告的分发范围同审核报告的分发范围。,课堂练习,1.案例 A公司消防设备管理规定要求：各部门每个月对其管理的消防设备进行一次点检。审核时确认公司对消防设备的点检工作没有统一的规定，如消防栓应检查那些项目等，各部门具体检查的方法和内容也不一样。,案例题,不符合项描述： GB/T 28001-2001标准4.4.6规定:组织应对于因缺乏形成文件的程序而可能导致偏离职业健康安全方针、目标的运行情况，建立并保持形成文件的程序； A公司消防设备管理规定要求：各部门每个月对其管理的消防设备进行一次点检。但由于公司对消防设备的点检工作没有统一的规定，造成各部门具体检查的方法和内容不一致。 上述事实不符

26、合GB/T 28001-2001标准4.4.6 条款 属于一般不符合项,情 景 题(一),1 XX洗衣机公司制订了一般机械设备工伤事故低于8的目标。审核员来到冲压车间，询问车间主任：“一般机械设备事故指标是多少？” 车间主任回答说：“低于4”。审核员问：“有没有具体措施？”，车间主任说：“我们车间冲压员工都是老师傅，工龄起码都在十年以上，大家都知道每天应怎么做，不会出问题的。”,2、 审核员又在装配车间，看到有不少小年青正在包装，车间主任说：“目前公司销售形势大好，出口任务时间紧。目前中学生正在放暑假，他们也愿意到公司来干活，挣点钱，是从社会上招来的。”审核员询问一些小青年，你们是在哪个学校上

27、学，今年读几年级，为什么要来干活。一些人纷纷回答：“今年我们要升初二了，暑假干点活，积累些社会经验对自己今后有好处。”,3、 审核员最后又来到后勤部医务室，询问：“公司的OHS方针、目标是什么？”张医生说：“这个与我们没有关系，我们只要做好本职工作就可以了。”审核员记录了下来，陪同人员告诉审核员,医务室这次的OHS体系运行没有参加,总经理也没有要求所有部门参与，只是重点要求安环部实施就可以了。,88,情景题(二)1、某公司培训制度比较健全，但在化学品仓库审核时发现，该仓库管理员未经过相关项目的培训，问原因，该仓库管理人员讲没有接到去参加培训的通知；2、审核时正逢一供应商送货，发现有一种原材料含

28、有某种放射性元素。问供应商怎么回事，该供应商回答，我也知道这种材料有放射性，但他们对此也没有什么意见。,89,3、审核员来到生产课外，看到门外有放着二瓶紧挨着的氧气和乙炔；课长说：加工车间下午就会搬走的，不会影响安全。4、在化学品仓库，审核员看到在货架上放置了数十瓶外文标示的化学品溶液，便问仓管这些溶液是什么？仓管说，这是刚进口的用做稀释用的溶剂甲醛，审核员问是否有中文说明书，仓管说，使用说明书在技术部，他们口头通知仓管定期检查就行了，至今我们没有发生任何事故。,90,5、审核员在装备部陈部长陪同下走近了空压站，只见里面三台空压机全部运转，然后他们走到放在屋外的压缩空气储气罐，审核员注意到储气罐已锈蚀，而且一只安全阀有锈斑。审核员问陈部长对这些装置是否有维护的制度和程序，陈部长回答空压机和其它生产设备由装备部负责维护并制定了维护保养程序，这些辅助装置不需要有专门的程序规定。,91,6、审核时发现冲压车间噪音很大，与现场员工沟通都很困难，问及噪音对员工听力的影响，车间主管说公司每年都对员工进行体检，今年已查过，如果有问题公司会处理的，而在场的员工说也都说查过，没有听说有过问题，审核员到人事部索要今年检查结果发现有两份体检报告写有：“异常，复查治疗”字样。,学习愉快，工作顺利 身体健康，阖家欢乐,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,