个人整理外贸流程一览超强外贸开发信实例及解析.doc

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1、个人论坛整理外贸流程一览超强外贸开发信实例及解析一共分九个部分：一、新人进公司工作思路 （页面2）二、如何了解产品 客户 以及市场（页面2-3）三、寻找客户的途径 （页面3-9）四、开发信的写作技巧与案例分析（页面9-6）五、开发信的跟踪（页面63-67）六、面对首次询盘如何回复（页面（67-84）七、询盘报价后的跟踪 （页面84-97）八、样品问题 （页面97-114）九、价格谈判 （页面114-128）一、新人进公司工作思路熟悉 公司的 各个部门的 领导人公司总经理，各部门经理，厂长，主管，生产线的拉长， 姓名， 爱好 ， 性格 ， 人品。 特长 等。 尤其是本部门的领导人。二、如何了解产

2、品，客户以及市场1、熟悉公司产品 的性能 以及 英文 功能描述途径：公司的产品网站，产品介绍，目录，去行业网站了解，到自己的生产车间去具体操作，技术参数，详情，了解 这个产品的 核心部分是那些. -最重要的是影响产品的质量的部件有哪些？ 影响产品价格的核心部件是哪个？ 不是很影响质量却对价格有比较大影响的部件是哪个？总之，对产品一定要懂。一定要尽快的知道产品的不同英文名称, 规格和用途. 关于产品的英文名称, 一定要搜索国外的同行是怎么表示的. 产品规格的表示方法也要学习国外的同行.产品用途的描述还是要学习国外的同行. 2、熟悉这个产品的市场状况首先把我的产品和市场进行分析（只是举个例子）：a

3、、产品：1）低端-目标市场亚洲，非洲和南美（机织） 2）中端-亚洲（机织） 3）高端-欧美和日本。（机织和手工）产品的切入点：由于传统技术的萎缩，从事这个工作的技工越来越少，手工产品的市场是不可避免的萎缩，那么机织代替手工成为必然，机制的产量大而且技术越来越成熟，已逐渐生产出可以和手工媲美的产品。而且，由于环保的原因，欧洲很多传统的工厂有逐渐向亚洲转移的趋势。比如，纱线厂。（当然还有各种材质的差别，等等很多）b、市场：熟悉产品的 市场分布， 以及各个市场的不同需求 （流行风格和款式）市场粗略的分为几块。1）美国：占全球市场40%的份额。以传统的图案为主，老美喜欢怀旧风格的。现代风格的一些年轻人

4、也很喜欢。2）日本：以美术图案为主。3）欧洲：欧洲也是最大的生产地，而且技术优势一直在，想打入欧洲市场还蛮艰难，但是要熟悉他们喜欢的风格。4）中东：我们的产品是必需品，传统的图案，还有法式，欧式和皇家图案都是主流风格哦。c、熟悉本产品的世界厂商生产能力和分布情况：在此基础上，拿到一个询盘或者开发一个客户的时候就会做到心中有数，怎样引导客户就有据了。三、寻找客户的途径1. 灵活运用公司的外贸平台展会还是 付费的网站，开始整理自己的图片（能够在网站上意看就知道是自己制作的产品图片），产品说明，产品目录，产品报价单。2、在B2B上发布产品，搜索客户，等待和回复客户询盘，投入正规的工作中去。3、了解老

5、外的思维方式-一件事归一件事案例分析：1. A公司是做油泵的，前一段S联系了一个印度的经销商，之间来来回回联系了有三四个月了，客户发了很多的询价给S，每次S报价过去，他都基本上不回复的。上一月又有新的报价来咨询。 答复： 这个很正常，可能原先的项目他没有拿下来，或者找别人做了，所以这时候问你新的东西。在该邮件中，你就按照新的东西给他报价。原先你报的东西如果要追问一下，那就换一封邮件写给他，不要写在同一封邮件里，否则就有可能还是不回复。老外的思维方式和我们不一样的哦，比如说有一个客人在问我索赔，说我的产品有破损，要赔10000美金！可与此同时，他别的订单还在跟我确认，别的询价也在进展中。因为在他

6、看来，一件事归一件事！可你如果你给他报新价格的同时，又追问以前报价的进展，那就等于你无形中把两件事归类为一件事，客人会不高兴！2. 了解客户方法A. 如何准确定位一家公司类型 如何有效地直接联系买手. 如何定位一家国外贸易公司的类型的.如何区分他是 生产商还只是贸易公司?一般找到一家贸易公司的网站上边提供的邮箱也只有sales ，没有买手地邮箱.答复： 没有特别好的办法，只有你对行业的理解，丰富的经验，对目标市场的分析，以及大量的阅读相关资料，包括通过google了解当地的消费能力，供应商状况，大中小型超市等等，还有一些进口商的资料，这些在一些贸易类网站、政府的网站以及其他的各种地方都能找到。

7、总之一句话，多用搜索引擎，多阅读，多找资料，资料不会等着给你的，要你自己去找的。你阅读的东西多了，自然会有所判断了。 我做美国市场，还只是一部分的区域市场而已，我就详细了解学习过美国的商业习惯，美国的采购量，每个州的贸易指数，进出口总额，当地的不同超市，老百姓的消费习惯，等等，我光是在网上阅读的文字就不下20w单词，包括CNN的经济分析，harvard press的一些论文，香港一些权威机构的物价指数分析等等，这还不算其他的途径的资料，包括一些书本上的知识等等。你把准备工作做全面了，每天都有意识去了解这个行业的信息，你的水平自然会越来越高。3. 客户的分类楼主觉得sales分三类：第一类是游击

8、队，第二类是正规军，第三类是有志于从游击队发展成正规军的。如果是第一类，那就不用考虑这些问题了，因为现实不允许，你没有帮手帮你搞定各种东西，而且中小企业以接单为第一要务，所以东打一枪，西打一枪，报价稍微变化一下，抢下订单才是重要的。如果是第二类，那在外贸行业中就是大公司了。有专门的research部门做区域市场调研，有大客户经理专门对客人进行分类管理，有marketing部门针对不同市场做战略分析，有sales部门根据不同的情况有针对性地报价和开发。这是正规军，讲求的是团队合作，高效率，高成功率，做的是市场，是一个面，而不是一个一个点。 如果是第三类，那就要向第二类靠拢，一般是有一定经验的老业

9、务员，这个时候你的个人能力已经发挥到极致，很难再进一步了。这时就需要你培养自己的一个团队，把团队力量发挥出来，才有可能慢慢接近第二类。所以朋友们先问问自己，属于哪一类，然后再有针对性地开发客人。4. 如何知道客户究竟是importer，还是distributor，还是retailer？ 这个怎么说呢，要根据经验来判断了。大致可以这样看，如果客人是importer，通常背后有固定的买家，真正的买家不是他。有的时候你可以通过客人下给你的订单发现，彩盒居然是沃尔玛的品牌，说明产品最终是卖去沃尔玛的，但是这个客人又明显只是一个贸易公司，所以他就是importer，当然也有可能客人收购了当地的某个品牌或

10、拥有某个品牌，掌控了一定的资源，他的所有东西打自己的logo，也是可能的，但这种情况比较少，还有就是促销品和赠品的订单，基本都在importer手里，比如说可口可乐打算下季促销，买一箱可乐送一双带他们logo的溜冰鞋，这溜冰鞋的订单肯定在importer手里；如果客人是distributor，那他有稳定的下家，而且掌控着一定的销售渠道，distributor服务的就是retailer了！如果客人是retailer，那就是直接面对消费者的，所以他的包装就必须是销售包装了！不可能出现类似散装或者白盒之类的，因为零售商是没法卖的！ 因为客户的角色不同，他们的理想价格就不一样怎样才能知道产品在当地的销

11、售情况如何，销售价多少？中间商给分销商，分销商给零售商之间的利润点推比是多少？ 具体通过什么方法可以查询到此类信息？ 答复： 当地的销售价比较简单，假设你卖一个杯子给美国的中间商，中间商最终卖给target，你只要找美国的朋友去target超市看一下，就知道卖多少钱了。至于中间的利润，我这样说吧，超市的销售价一般是你ELC价格的2倍，零售的毛利润在100%。但是沃尔玛比较特殊，只有40%-60%的margin，所以他们在美国特别便宜。 至于ELC价格，就是estimated loading cost，就是货物到美国的到岸价，和你FOB的离岸价的差别就在于海上运费保险费以及当地的关税，所有的费用

12、摊进去后，你就能计算出ELC价格。如果ELC价格低于超市销售价的50%，说明你的报价还算合理。基本上有成交的可能，美国的买家也能接受。但是这是direct的情况，如果你卖给港台的中间商，或者北美的importer，那价格就必须还要低，因为他们的利润要考虑进去。一般情况20%左右吧，但是和进口商做会比较容易操作。 如果是欧洲客人，那就不一样了，比如说德国，OBI和Metro这类大客人，没有美国这么固定的机制，价格变动比较大，利润率也差不多在80%-100%的样子。但是Aldi，Lidl这样的德国小超市，那价格就拼得相当凶。看你的客人他最终的产品流向是哪里，就决定了你应该提供什么样的价格和什么样的

13、品质。同样是Aldi，德国的Aldi品质要求相对苛刻，但丹麦的Aldi就会好一点，因为在当地是福利性超市。另外还有很多很多很多，这些都需要自己实际中慢慢摸索了。每个客人，其实都可以讲很长的一个故事的。呵呵5、 了解 客户途径A. 领事馆商务参赞、中信保、海关数据等。网上了解客人只是一方面，可以给中国政府驻当地的领事馆商务参赞处写邮件，希望了解这个客人的信息。另外中信保也是很专业的，还有很多第三方公司。还有，你可以通过海关数据，查询到这个客人以前是否在中国采购过等等，有很多方法。B. 如何从网上了解客户：客人的网站其实很好判断的，一般大客人的网站，公司介绍会很详细，比如公司有多少年历史，在世界各

14、地有多少分公司等等。老外特别信任老字号的公司，所以一家公司只要稍微有点历史，都会体现在公司说明里的，要好好看了。至于网站里面的产品，就要看不同市场了。每个客人的定位不同，可以从他的网站上摸索摸索看。有些客人的网站很精致，东西相当漂亮，价格也很高，那明显就是中高端市场的；如果客人的产品很大众话，网站上充斥着discount之类的，那就是中档或中低档；如果客人网站上有上百款产品，甚至好几百款，那不是大贸易商，就是大的零售商。 找出客人的规模，再找出他产品的product range，就可以有针对性推销了。C、google上找不到信息的客户，一般都是小公司。呵呵，很可能是游击队来的。 D、怎么从网上

15、超市来了解行情 客户信息： 很多时候客户的资料很少，怎么才能很好地了解客户的情况的，比如对产品的要求，价位，数量，等等？ 如果你在他的国家有老客人，你可以根据老客人的采购习惯，价格，运费，颜色，包装等等来对这个市场有个初步的判断，然后就是需要自己的研究和分析了。 实例：楼主当年。我记得是2007年初，当时公司的美国老客人采购了一款工作灯，价格是USD19.15/pc，那个时候我工作的公司很小很小，好不容易老板的老客人下了个新产品，那对我们业务员来说就是个很好的机会啊，有个新产品可以去推新的客人。所以我就开始做工作了。 首先就是对目标市场做价格分析。老客人的采购价是USD19.15/pc，也就意

16、味着她在美国当地的销售价是USD60/pc左右，根据美国人的定价习惯，在超市里肯定就是USD59.99/pc。如果这个比例是正确的，那这个价格报其他的美国中小客人应该问题不大，但是对于中等客人和中大客人就不一定适合，而且包装和电池配置也是一个问题。所以这个时候，就需要对其他客人做全面的了解。 很多人不知道怎么了解，那我告诉你，这个世界上还有一个很好很好了解对方的工具，那就是“搜索引擎”！ 我从google上随便找了美国的5家大超市，5个中等超市，5个小超市，覆盖美东、美中和美西，这样有利于分析美国区域市场的价格不同。虽然很多超市没法在网上找到价格，但还是有很多超市有价格放在网上的！大家一定要耐

17、心，多找多研究！因为这个老客人在内华达州，所以这个州的超市是我重点关注的对象。通过google发现，这款产品在内华达的中型超市和小超市都有，但是很奇怪，价格并不一样，中型超市卖USD59.99/pc，但小超市卖USD54.99/pc，差了整整5个美金，后来我仔细研究他们的网站，看了大堆的英文描述，才发现这个区别在哪里，就是中型超市多了个hotline service，也就是热线电话，提供电话售后服务的那种，所以价格就高了。至于其他美东和美西的那些大、中、小的超市网站上，并没有看到这款产品，只有一些类似的款式，但是价格差别很大，从25美元到90美元都有。 这个时候我就需要列一个表格，记录每个超市

18、类似产品的销售价和相关描述，其中电池配置和包装就很重要，对产品的关系很大很大。后来花了一个多礼拜时间把这些工作做完后，就得出了几个结论，大型超市在包装上比较注重，喜欢选择彩盒，但是却是开窗式彩盒，比较直观，但是成本相对较高，中型超市喜欢用双泡壳，成本差不多，但略低一点点，但是小型超市就喜欢普通的彩盒、甚至白盒加彩贴的方式，以求达到价格的最低。 还有就是，东部最发达地区，客人喜欢用锂电池，1000MAH的18650或17500锂电池比较多；然后美中和美东，工作灯的配置一般是1000-1500MAH的镍镉电池，价格上优势很大。至于镍氢电池，价格低于锂电池又高于镍镉电池，在强制性要求比较多的欧洲适用

19、，但不适合美国市场。 那接下来我要做的，就是通过表格来比较各种价格差，然后根据国内的工厂采购价来推算客人的利润。 当然，我掌握的FOB价是不足以估算美国终端客人的利润的。所以我还需要了解这个产品的出口HS编码，然后通过美国的海关网站，输入前3-4位，找到对应这个产品的美国当地进口的HS编码。这一点一定要注意，我们出口报关的HS编码和美国当地进口的HS编码很多情况下是不一样的！然后找到进口HS编码后，就可以查到美国的进口关税，甚至有没有对中国出口的这款产品征收其他额外的税率，甚至是反倾销税。这个一旦查到后，然后问货代查询到美国主要港口的海运费，散货和整柜价格都要。另外还要通过货代的美国代理，查询

20、美国当地内陆运费，然后根据重量和体积，分摊到每个产品上。这样一来，FOB价格+海运费+美国的进口关税+内陆运费+2%左右的额外杂费+美国当地的货代费用等，大致可以算出每一个产品到美国的ELC价格，也就是推算到岸价！一旦到岸价出来后，我就在excel里面设一下公式，根据他们的销售价和到岸价，那中间的大致利润率就出来了。 这样很容易就看出来，哪些客人是直接在采购，哪些客人是通过美国的中间商在做，还有些客人暂时还无法判断。 一旦这些详细的资料一汇总，嘿嘿，等于这个产品在美国市场的大致情况摸底就完成了。如果觉得15-25个美国潜在客人的代表性还不强，那就多找几个，根据统计学原理，样本参数越多，那计算结

21、果就越精确。 这些东西都掌握了以后，我就开始做方案了，针对美国人的口味、喜好、颜色、配置、包装，根据不同的美国客人和区域市场，研究几套方案。然后就可以准备开发信了，或者等客人B2B的询盘也可以，发过去的收获率就很高了。我统计过，回复率会接近80%！ 然后欧洲市场，也可以针对不同国家，重复我前面的工作，这样我会对价格心里有底，知道哪个价格范围内是客人可以接受，哪个价格会让他很心动，就可以不顾客人乱砍价了。你知道产品，了解市场，你还会怕报价么？我告诉你，根本不会，因为大部分信息都在你掌握中。 这就是我为什么老是强调前期工作的重要性，强调方案的重要性。四、开发信的写作技巧与案例分析1达你要表达的东西

22、。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话、开发信的原则新的东西来了 这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议，我把他原文附上，但是名字和公司我删掉了，其他一字不改，大家看看，至于我说的那个案例，会陆陆续续放上来的！Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything cle

23、ar6) thats ok, order comes, ahHave a nice day!N开发信尽量不要用粗体，大写，或者弄得五颜六色。除了一小部分标新立异的客人，大部分人是不会喜欢的。只要掌握3个要素，效果会比漫天乱发要好得多。1）简洁。内容一定要简洁，尽量控制在3段以内，每段不超过两句话。2）简单。用你能用的简单的单词，最好都是初高中的词汇，那就最理想了。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义。3）准确。内容要到位，不说任何的废话，每句话切中要点，不要漫无边际。 楼主实例：很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句

24、“No, thanks.”就可以让你激动半天。 其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？ 我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多

25、不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？ 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里

26、可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。 我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！ 我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。 1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每

27、天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要

28、经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong * trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong * trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了

29、。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，A

30、BC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回

31、你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎

32、您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过

33、来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。 4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出

34、来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！ 举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。 第一个应聘者是这样写的：Dear Mike,This is

35、 Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. Whats the matter? Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days.

36、Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? Well purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny 这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点

37、，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？ 我们看看第二位应聘者写的email：Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give them some more time to re-check the price, because the material is different

38、from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! Well do production asap.Thank you in advance!Kind regards,Tommy 这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw mat

39、erial去掉了，直接用“Well do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。 我会这样写：Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision

40、 quickly to go ahead after price confirmed. Well arrange the mass production asap.Thanks and best regards,C 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧 只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了。5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很

41、夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有

42、个客人的邮件如下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。 6）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说Well send you the samples

43、tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。 7）经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。还有诸如Do you interested in our products? Are you sou

44、rcing for *? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。8）喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，

45、当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。 第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。 即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写：Item: Solar lantern with soft handle Model No.: HBC-/KTDescription:.(把详细的规格写清楚)Package: color boxMOQ: 1,000pcsPcs/ctn: 20pcs/ctnCtn size: 50*40*60cmGW/NW: 20kg/18kgQty/2

46、0: .pcs; Qty/40: .pcsLoading port: ShenzhenPayment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 daysFOB Shenzhen: USD2.39/pcCIF Valencia: USD2.45/pc 以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word

47、或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。 9）喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。 10）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no p