分公司文件材料立卷归档办法.doc

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1、4.39 文件材料立卷归档办法4.39.1 总 则4.39.1.1 为做好立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，根据中华人民共和国档案法、归档文件整理规则以及国航股份、西南分公司有关规定，特制定本办法。4.39.1.2归档的文件，文书材料按年度立卷，科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷。各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。4.39.1.3飞行部各部门领导，应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。飞行部办公室档案管理人员应加强立卷归档具体工作的检查和指导。4.39.2 立卷单

2、位与平时归卷4.39.2.1 应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或由业务部门立卷制度。飞行部的文书立卷工作，由办公室负责。4.39.2.2 各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，集中统一保管。对因工作需要借用文件，应及时提供，做好登记。4.39.2.3各部门根据自己的业务范围及当年工作任务，拟制相应的“案卷类目”。4.39.2.4 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料，在七天内收集齐全，加以整理，送本部门立卷人员归卷。凡属飞行部外来文件，原件由飞行部办公室留存，其它各部门可根据业务需要立卷归档。4.39.3 立卷人员职责4.39.3.1按照飞行部要求，做好

3、立卷归档。4.39.3.2认真执行归卷制度。根据本单位业务范围和当年工作任务，编制归卷使用的“案卷类目”，将处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管。4.39.4 归档范围及保管期限4.39.4.1 文件材料归档范围及保管期限按照文件材料归档范围及保管期限表执行。4.39.4.2文件材料的保管期限分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。一、凡是记述和反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。二、凡是反映本部门一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列

4、为长期保管。三、凡是在较短时期内本部门需要查考的文件材料，应列为短期保管。四、基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。4.39.4.3文件材料保管期限的计算，从案卷所属年度的次年一月一日算起。4.39.5 立 卷4.39.5.1 文件材料立卷，应遵循文件材料形成的过程、因果和特点，保持它们之间的历史联系，区别不同价值，分类立卷。要灵活运用问题（指文件内容所反映的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。为便于查找利用，多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。4.39.5.2 文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容

5、要求如下：一、文书案卷采用的卷皮尺寸为或。二、案卷封面项目包括：全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、保管卷号、档号。三、卷内文件目录尺寸采用国内通用开型（即）或国际标准型（即）。四、卷内备考表。五、案卷各部分的排列格式均应是：案卷封面卷内文件目录文件材料备考表封底。4.39.5.3 文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列：一、关联性的文件，批复、批示（包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件）在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；二、

6、由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列；三、性质相同或相近的问题或案件组成的案卷，卷内文件的排列先按问题或案件分类，再按时间顺序排列；四、其他文件材料按重要程度排列。4.39.5.4 所有部门发出文件的定稿，文书处理手续必须完备。复印后加盖原印章的文件，具有档案凭证作用；一般情况下，复印的文件，不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外）。电传文件如不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。4.39.5.5 凡是在本部门刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门，可以立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由某某部门归档。几个部

7、门的联合发文，应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档，参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位立卷归档。4.39.5.6 年度计划、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，放入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件，应分阶段立卷归档，确实分不开的，可以归入问题解决或案件结束年立卷；法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷。4.39.5.7反映本单位主要职能活动的奖杯、

8、奖状、奖章和锦旗等实物，应写说明，编号登记，集中保管。4.39.5.8 根据本办法第四章保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据飞行部有关保密规定，标明案卷密级。同一卷内文件密级不一样，卷皮应标明最高的密级。4.39.5.9 归档的文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰，纸张优良，格式统一，禁止使用圆珠笔和铅笔书写、签批。对于破损档案，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对大小不一的文件应适当补镶或折叠。4.39.5.10 声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日），声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰

9、尘、霉菌及其他有害物质。4.39.5.11 卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，并应按排列顺序采用阿拉伯数字。4.39.5.12 案卷装订采用无破损装订，即应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装订边要齐整，以免文件散失。在装订时，应去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件。案卷封面和卷脊用正楷书写。卷面数字用阿拉伯数字填写，卷脊数字用中文数字填写。4.39.5.13 卷内文件数量过多的可以分订数卷，案卷题名需标明卷内文件具体内容。4.39.6 案卷质量必须符合下列十条标准4.39.6.1 归档文件，齐全完整；4.39.6.2 分类清楚、保持联系；4.39.6.3题名确切，容易查找；4.39

10、.6.4卷内排列，系统条理；4.39.6.5保管期限准确；4.39.6.6密级划分恰当；4.39.6.7蓝图折叠，符合要求；4.39.6.8卷皮书写，正楷整洁；4.39.6.9案卷装订，整齐美观；4.39.6.10声像资料，清楚清晰。4.39.7 归 档4.39.7.1 各部门每年的文书档案应于第二年四月底前连同归档目录一并交飞行部办公室签收。4.39.7.2 各部门每年的总发文簿于次年四月底前移交办公室。4.39.7.3 办公室必须对已归档的文件进行检查。发现文书档案与实际情况有出入时，应及时提交有关部门进行修改或补充。4.39.8 归档文件整理办法4.39.8.1 文件整理按照归档文件整理

11、规则实施，按照年度机构保管期限进行分类。4.39.8.2 飞行部文件材料统一由飞行部办公室进行归档整理。其它类资料由各部门按照归档文件的期限表自行进行归档。4.39.8.3 各部门在档案管理中，应严格执行中华人民共和国保密法、及国航股份、西南分公司、飞行部等保密有关规定4.39.9 附 则4.39.9.1 本办法自发布之日起执行。4.39.9.2 本办法由飞行部办公室负责解释。飞行部文件材料归档范围和保管期限表顺序号归档文件保管期限一、党群工作1.上级党组织颁发的属本单位主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报等文件重要的: 永久一般的:长期或短期2上级党组织召开的需要贯

12、彻执行的会议文件重要的 长期一般的 短期3上级党组织对本单位、本单位对下级单位进行工作检查形成的主要文件材料重要的 永久或长期一般的 短期4本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨论的文件、会议代表名单及声像资料永 久5本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代表会议的小组会记录、会议参考资料等短 期6本单位党、团、工会委员会全体会议、常委会会议的记录、纪要和讨论的定稿文件永 久7飞行部党委会议、团委会议、工会委员会会议的记录、纪要和讨论的文件及声像资料永 久8飞行部党委制发的文件规定性的 永久长期事

13、务性的 短期9党中央领导人视察本单位工作时的指示、讲话、题词及声像等资料永 久10飞行部党委向上级的请示、报告、汇报和上级批复的文件材料方针政策性的重要问题 永 久一般事务性问题 短 期11飞行部党员、团员年度统计报表及工会各种统计年报永 久12飞行部党员、团员组织关系和工会会员转移关系介绍信及存根长 期13飞行部党员、团员有关奖励和处分的决定及有关材料重要的 永 久一般的 长期14飞行部党组织建设中形成的文件材料，例如：换届改选、发展计划等重要的 永久长期一般的 短 期15上级党组织纪律检查委员会对本单位和本单纪律检查委员会对下级单位案件检查处理的文件材料重要的 永久长期一般的 短 期16飞

14、行部党组织宣传教育、统战工作中形成的文件重要的 长期一般的 短 期17飞行部党组织调查、研究、大事记、有关的照片、工作总结等材料重要的 永 久一般的 长 期18党费、团费、工会会费收据等材料短 期19上级工会及本单位工会颁发的决定、指示、决议、规定、条例、制度、办法等文件重要的 长 期一般的 短 期20上级工会对本单位及本单位对下级进行工作检查形成的文件材料重要的 长 期一般的 短 期21工会年度工作计划、总结等文件材料永久长期22本单位工会工作问题的请示、批复材料重要的 永久长期一般的 短 期23本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材料、先进集体、个人名单（光荣榜）与事迹材料及奖状存根长期短

15、期24上级团组织颁发的决议、决定、规定、指示、条例、制度、办法、通知、通报等文件材料重要的 长 期一般的 短 期25上级团组织召开的各种重要会议文件短 期26本单位团委工作计划、总结、调查研究等文件材料计划 短 期总结 长 期27先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与上级的批复重要的 永久长期一般的 短 期二、行政管理1上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执行的法律、指示、命令、条例、规定、重要通知、通报等文件重要的 永久长期一般的 短 期2代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿及印件重要的、法规的 永久长期其他的 短 期3上级机关、同级机关和无隶属关系机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执

16、行的法规性文件短 期4本单位颁发的（包括转发的及与其他单位联合颁发的）决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法等文件重要的主签的 永 久重要的会签的 长 期5一般的电话会议的文件及声像资料短期6重要的如开会批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代表名单、声像资料永 久7简报、会议参考资料、发言稿、经验材料长期短期8飞行部领导人公务活动形成的重要信件、电话记录及从外单位带回与本单位有关的未经文书处理部门登记的文件材料重要的 永 久一般的 长期短期9本单位的历史沿革、大事记、年鉴汇编、反映本单位重要活动事件的剪报照片、情况简报、信息等定稿印本、荣誉奖励证书永

17、 久10本单位与同级单位和非隶属单位工作往来形成的文件重要的长期一般的 短 期11规划、干部聘免、计划、统计、总结（1）上级机关下达的年度计划、长远规划和设想等计划规划文件长 期（2）上级机关批准本单位编制的各种规划、计划和本单位下达的计划年度的和年度以上的（没有年度的，季度和半年的）永 久（3）本单位编制的中、长期发展规划及基本建设、生产技术、科学研究等方面的计划重要的 永 久一般的 长 期（4）本单位技术改造措施、安全措施规划、推行现代化管理规划和企业升级规划长 期（5）本单位总体改革方案永久长期（6）本单位关于技术队伍、职工发展规划 长 期（7）本单位年、季度经济技术指标年度的（无年度的

18、、季度的）长 期（8）本单位年度生产计划及执行情况分析永 久（9）下级单位报送的各种年度计划 短 期（10）本单位和本单位汇总的各种统计报表（包括计算机软盘等）年度的 永 久季度、月份的 短 期（11）下级单位报送的各种年度统计报表 长 期（12）本单位的工作报告、总结（包括专题报告、综合报告、专题总结等）典型的、主要职能活动的年度和年度以的上的永久长期一般的 短 期（13）下级单位报送的总结、报告 短 期（14）上级对本单位和本单位对下级关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、办公迁址等文件永 久（15）本单位组织简则、人员编制、工作条例、章程、工作职责、职工名册、职工考核材料永 久（

19、16）本单位干部的任免、评级、考核、专业技术职务评定、聘任、退职、离休、退休、抚恤、死亡等文件材料任免 永 久其他的 长 期（17）有关本单位定编、岗位定员和劳动人事调配等材料（包括职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根）永久长期（18）本单位内部职能部门的制度、办法长期短期（19）本单位所管辖的干部的奖励和处分的决定及有关材料重要的 永 久一般的 长 期（20）本单位先进工作者、劳动模范名单及事迹的材料本单位批准的和汇辑的 永 久,一般的 长 期（21）本单位调资方案、测算材料、升级名单、总结等永久长期（22）各种津贴的实施方案长期短期（23）本单位干部、职工教育和技术培训的文件、材料等长

20、 期12外事和涉外文件（1）本单位出国活动、接待外宾和聘请外国专家和专家在我国活动所形成的文件（如请示、报告、计划、总结、汇报、重要简报、会谈纪要、谈话记录等及有关声像资料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件）重要的 永 久一般的 长 期纯事务性的 短 期（2）本单位选拔出国留学生、实习生、研修生、研究生所形成的文件重要的 永久长期一般的 短 期13财务（1）本单位制定的财务管理的规定、制度 永久长期（2）本单位财务工作计划、预算、编制说明、总结永久长期（3）固定资产的调拨、报废、封存的有关文件材料重要的 永久长期一般的 短 期14其他（1）本单位发出、收到的贺信、贺电重要的 永久长

21、期一般的 短 期（2）本单位普查、调查、视察、检查工作形成的文件材料重要的 永久长期一般的 短 期（3）本单位信访工作文件、简报、摘报、记录、处理报告与总结、请示与批复重要的 永久长期一般的 短 期（4）本单位档案鉴定工作报告及档案销毁审批清册等文件材料永 久（5）本单位档案信息资源开发编研材料长 期（6）本单位档案管理升级有关材料重要的 永 久一般的 长 期（7）本单位档案管理经验材料及有关证书重要的 长 期一般的 短 期（8）档案交接凭证永 久（9）本单位反映交通事业的电影、电视、录像片永 久（10）反映本单位交通改革、行政管理等重要活动的声像资料永 久（11）本单位向中央电视台和地方电视

22、台提供的录像带、电影、电视片永 久三、经营管理1本单位经营方针目标管理方面文件永久长期四、基本建设主管机关单位建设施工单位设计单位1可行性研究报告长期永久长期2项目评估长期永久长期六、科学研究1课题立项报告及批准文件、研究课题任务书、已批准的科学研究工作专题计划、大纲及审批意见重要长期 永久2科研合同、协议书、 的研究过程的实验、试验报告、考查记录、分析计算、图表照片、样本、样品、专题会议记录永久一般的长期短期3专题研究总结、技术鉴定报告、鉴定书、研究成果报告及审批材料评价、论文、著作长期 永久4科研技术交流、推广研究成果的文件长期 永久5为本专题科研工作考察、调查总结、报告长期6未完成、中止

23、、负结果的科研项目文件重要的长期一般的短期7围绕本单位生产职能活动的具有重大意义的翻译技术文件及学术活动中的学术报告、决议、总结发言、纪要等重要的长期一般的短期8被采用的有关科研方面的专家建议重要的永久一般的长期9研究工作阶段小结重要的永久一般的长期10反映科学研究活动的录音、录像、照片、影片永久11创造发明、技术革新和技术改造的革新项目计划、设计文件、新结构、新材料、新工艺、新技术、新产品试 验记录、成果说明、技术鉴定应用效果、经验总结、图纸、照片等文件材料重要的永久一般的长期七、技术管理1有关技术问题的请示、报告、批复、批示、会议纪要、技术审查重要的永久一般的短期2各种技术规程、规范、标准

24、、定额永久3本单位颁发的基本建设、生产技术、科学研究等方面的专题技术决定、决议、实施细则长期4经批准采用的科学技术发明创造的文件材料永久5本单位或参与国内外有关专业技术调查、考察报告重要的长期一般的短期6本单位与专业协作单位有关技术性方面的来往信件 重要的长期一般的短期7计算机管理：立项课题通知书、可行性研究报告或课题开发计划；实施进度报告；技术合同协议书、系统分析报告、系统设计报告、科学研究报告；程序设计说明书、 划分保管程序清单及使用说明书；系统测试及分析报告；课题总结报告、研究报告、技术报告、鉴定（评审）成果申报等文件材料8质量管理、技术引进、技术改造和计量能源管理工作形成的文件重要的长期一般的短期九、会计1本单位和本单位汇总的各种决算永久2本单位的各种帐簿（总帐、明细帐、序时帐、现金出纳帐）、的记帐凭证和原始凭证重要 长期3各单位上报及上级批复和对下属单位批复的决算长期4本单位每月发工资的登记表长期5涉及外事的各种凭证永久6反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章、锦旗等物品国家级 永久省、部级 长期市、局级 长期