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1、集团证照、印章及介绍信管理办法（MHKG-ZG-ZD-005）1. 目的1.1. 为了规范集团证照管理，便于各类证照的新办、变更、年审，特制定证照管理制度。1.2. 为加强各类印章的保管、使用等方面的管理，规范印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁，明确印章的权限和使用程序，特制定本印章管理制度。1.3. 为了规范集团介绍信使用管理，特制定介绍信管理制度。2. 适用范围茂华控股集团有限公司及下属各控股子公司。3. 术语与定义无4. 职责4.1. 综合管理部4.1.1. 负责营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审。4.1.2. 负责对印章的刻制、领用、保管、使用、交接
2、、回收、销毁实行全面管理。4.1.3. 负责管理公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章。4.2. 财经部4.2.1. 负责税务登记证的新办、变更和年审。4.2.2. 负责管理财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。4.3. 其他部门4.3.1. 负责所分管业务相关证照的办理。劳动、社保相关证照由人力资源部办理；房屋产权证由客户关系部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理；建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理。4.3.2. 负责管理部门印章。5. 程序和内容5.1. 证照管理规定5.1.1. 证照的类型。公司证照包括：企业开办时股
3、东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资报告和营业执照正副本；公司税务登记证正副本；法人代码证书正副本；房地产开发企业资质证书正副本；公司业务经营中诸如建设工程规划许可证、开工证、销售许可证、土地使用权证、建设用地规划许可证等各种证书以及各类专项工程的验收合格证、介绍信等证件。5.1.2. 证照的新办、变更、年审。5.1.2.1. 营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审由综合管理部负责办理；5.1.2.2. 税务登记证由财经部负责办理。5.1.2.3. 其他证照按管理权限由相关部门负责办理。如：劳动、社保相关证照由人力资源部办理；房屋产权证由客户关系部办理；销售许可证由营
4、销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理；建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理等。5.1.3. 证照管理5.1.3.1. 证照的保管。公司所有证照原件由公司文档管理员统一保管，并登记造册（附表1：证件存档登记表），所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等，均须登记备案。5.1.3.2. 证照的移交。证件办理移交时，原各项登记资料必须一并完整移交。5.1.3.3. 证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司，如因特殊情况需带出时，须报总裁/总经理同意并办理借用登记手续后方可借用；如需将证照副本带出公司，须报公司主管领导批准并办理借用登记手续后
5、方可办理（附表2：证照外借、复印件申领审批单）。证照正、副本用完后及时归还，并办理撤销手续。5.1.3.4. 证照的复印。公司证照复印件由文档管理员统一复印和保管，领取复印件需办理登记手续（附表3：证照外借、复印件申领登记表）。5.2. 印章管理规定5.2.1. 印章类型5.2.1.1. 公司公章；5.2.1.2. 公司各职能部门公章（以下简称：部门公章）；5.2.1.3. 各种专用章，包括：财务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、总裁/总经理签名章等；5.2.1.4. 集团子公司公章及子公司各部门公章。5.2.2. 印章管理部门5.2.2.1. 印章主管部门是集团总公司综合管理部
6、。5.2.2.2. 综合管理部代表集团总公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。5.2.3. 印章刻制的审批5.2.3.1. 印章的刻制实行审批制度。需要刻制印章的单位或部门，需由本单位或本部门提交书面申请（附表4：印章刻制申请表），报集团总公司综合管理部经理审核，经公司主管领导、总裁/总经理审批后，方可刻制。5.2.3.2. 印章由综合管理部委托具有印章刻制相关资质的单位刻制。5.2.3.3. 刻制印章的内容必须与企业法人营业执照核准登记的名称完全一致，部门专用章应与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合政府规定或市场规律。5.2.3.4. 政府或银行指定的单位印
7、章（公司公章、财务专用章、法定代表人名章）刻制完成后，应按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。5.2.3.5. 所有印章刻制完成后，均需在总裁/总经理审批同意的印章刻制申请表和印章备案登记表（附表5）上印上印章模样，并由综合管理部存档。5.2.4. 印章的领用和交接。5.2.4.1. 领用印章的单位或部门负责人必须与综合管理部签订印章管理责任状（附表6），并作为本单位或部门印章管理负责人，协助综合管理部执行印章管理规定。其他领用印章的人员必须与所在单位和部门签订印章管理责任状，并按照印章管理规定做好印章管理工作。5.2.4.2. 印章负责人离职或工作调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人
8、进行交接，交接时必须按公司要求办理印章交接手续，新的印章负责人需要重新与综合管理部签订印章管理责任状。5.2.5. 印章的保管。5.2.5.1. 原则上实行印章保管和印章审批分开。总裁/总经理、公司主管领导、部门的第一负责人是用章审批人。5.2.5.2. 公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章由综合管理部专人管理。5.2.5.3. 财务专用章、发票专用章、法定代表人名章由财经部专人管理。5.2.5.4. 公司各部门印章由部门负责人管理。5.2.5.5. 印章管理人应具备以下条件：责任心强，为人正直，做事细心；是公司的正式员工（已转正员工）。5.2.6. 印章的使用5.2.6.1. 公司级章的
9、使用5.2.6.1.1. 公司级章的定义5.2.6.1.1.1. 公司级章包括公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章。5.2.6.1.2. 公司级章的使用范围5.2.6.1.2.1. 以公司名义向下属部门/子公司下发文件。5.2.6.1.2.2. 以公司名义对外签定合同、协议。5.2.6.1.2.3. 以公司名义对外发出公函、申请、请示、报告、通知等。5.2.6.1.2.4. 以公司名义对外联系工作出具介绍信和法律文书等。5.2.6.1.2.5. 其他情况。5.2.6.1.3. 公司级章的使用规定5.2.6.1.3.1. 公司级章的使用由部门或子公司申请，报公司主管领导审批后方可使用。（附表
10、7：用（借）印审批单）5.2.6.1.3.2. 公司级章的使用必须登记。登记项目应包括：用印日期、事由、批准人、用印人。（附表8：公文用印登记表）5.2.6.1.3.3. 所有加盖公司级章的文件、资料等必须设立分类档案并做好登记。5.2.6.1.3.4. 不得在空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其他空白文本上盖章。如遇特殊情况，经总裁/总经理审批后方可用印，且应予以登记。事毕，用印人应向印章管理人汇报使用情况，并将空白加印文本使用内容的复印件和未使用的空白加印文本一并交还印章管理人。印章管理人应立即在未使用的空白加印文本上注明“作废”字样并存档。5.2.6.1.3.5. 公司级章原则上不得带出
11、公司，若因特殊情况需带印章时，须报总裁/总经理批准并履行登记手续后（附表9：印章外借登记表，方可将印章带出公司，用完后及时归还，并将使用印章的文件复印后交给综合管理部保存备查及办理撤销手续。5.2.6.2. 财务类专用章的使用5.2.6.2.1. 财务类专用章的定义5.2.6.2.1.1. 财务类专用章包括财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。5.2.6.2.2. 财务类专用章的使用范围5.2.6.2.2.1. 就有关财政、税务、银行等方面业务代表公司用章，或签发财务支票时，使用财务类专用章。5.2.6.2.3. 财务类专用章的使用规定5.2.6.2.3.1. 财务专用章、发票专用章由会计人
12、员管理，法人人名章由出纳人员管理，时常使用时必须两个人同时在场使用。5.2.6.2.3.2. 财务专用章、发票专用章、法人人名章不得外借，如有需要必须由法人或财务总监同意方可出借。5.2.6.2.3.3. 财务人员外出时必须将本人所管理印章妥善保管。5.2.6.2.3.4. 财务人员使用支票、收据、发票时用一张盖一张，不得先前加盖保存。5.2.6.2.3.5. 财务人员不得用财务类专用章与外界签订任何形式的合同、协议、承诺等法律文件。5.2.6.2.3.6. 财务类专用章由集团统一制作，任何部门不得私自制作。5.2.6.2.3.7. 财务类专用章由财经部统一管理使用。5.2.6.3. 部门印章
13、的使用。5.2.6.3.1. 部门印章的使用范围5.2.6.3.1.1. 以部门名义与总公司其他部门及子公司进行工作联系，对部门内部颁发通知、下达工作指令时，用部门印章。5.2.6.3.2. 部门印章的使用规定5.2.6.3.2.1. 部门印章不得用在对外发出的文件，如对方有特殊要求须盖部门印章的，经部门负责人批准后方可外发文件及信函。5.2.6.3.2.2. 部门印章不能代表公司对外出具文件或进行签约等。5.2.6.3.2.3. 部门印章的使用须经部门负责人批准。5.2.6.3.2.4. 部门印章的管理参照公司级章的管理办法，由各部门自行制定。5.2.7. 印章的回收和销毁。5.2.7.1.
14、 印章丢失时，必须在24小时内登报申请予以作废。5.2.7.2. 已撤销的单位或部门，其印章由综合管理部统一回收并按印章销毁程序进行销毁。5.2.7.3. 印章污损需要重新刻制时，原印章应由综合管理部统一回收并按印章销毁程序进行销毁。5.2.7.4. 印章销毁程序：综合管理部印章管理人回收拟销毁印章，并提出销毁申请（见附表10：印章销毁申请表），经印章原保管单位/部门负责人确认，并经综合管理部负责人、公司主管领导、总裁/总经理认可，在印章销毁证明书（附表11）上留存待销毁印章印模后，由综合管理部负责人、印章原使用单位/部门负责人、印章原保管人现场监督，对印章进行销毁。5.2.8. 违规责任。单
15、位或部门负责人、印章保管人、使用人有以下行为之一者，按公司有关行政处罚措施进行处罚；造成损失的，将追究其经济责任；构成犯罪的，将移交司法机关追究其刑事责任。5.2.8.1. 私刻印章。5.2.8.2. 未经批准私自使用印章或滥用印章。5.2.8.3. 私自保存应回收、销毁的印章。5.2.8.4. 因失职行为导致印章丢失、被盗、损毁。5.2.8.5. 违反本规定的其他行为。5.3. 介绍信管理规定5.3.1. 各部门凡需使用公司介绍信者，须经公司主管领导批准（附表12），办理登记手续后方能使用（附表13）。5.3.2. 介绍信要统一编号并盖骑缝章。介绍信的存根要妥善保管，并按保密要求归档。5.3
16、.3. 原则上不得开出空白介绍信。各部门如有特殊情况，必须携带空白介绍信外出时，需经公司主管领导审核并经总裁/总经理批准，在存根上加以注明，并由用信人签字。5.3.4. 用信人因故没有使用的介绍信，应交回综合管理部，将信贴在原存根处，一并归档保存。5.4. 附则。5.4.1. 本制度由茂华集团综合管理部起草和修订，经由集团总裁办公会审批并经总裁签署后发布。5.4.2. 本制度自 年 月 日起施行。6. 支持性文件：无7. 相关记录：7.1. 证照存档登记表MHKG-ZG-BD-0067.2. 证照外借、复印件申领审批单MHKG-ZG-BD-0077.3. 证照外借、复印件申领登记表MHKG-ZG-BD-0087.4. 印章刻制申请表MHKG-ZG-BD-0097.5. 印章备案登记表MHKG-ZG-BD-0107.6. 印章管理责任状MHKG-ZG-BD-0117.7. 用（借）印审批单MHKG-ZG-BD-0127.8. 公文用印登记表MHKG-ZG-BD-0137.9. 印章外借登记表MHKG-ZG-BD-0147.10. 印章销毁申请表MHKG-ZG-BD-0157.11. 印章销毁证明书MHKG-ZG-BD-0167.12. 开具介绍信审批单MHKG-ZG-BD-0177.13. 介绍信开具登记表MHKG-ZG-BD-0187.14. 介绍信MHKG-ZG-BD-019
