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1、档案管理办法第一条 档案管理是集团基础管理工作的重要内容，是维护集团经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要组成部分。为使集团档案管理工作制度化、规范化，维护集团档案材料的完整，防止档案丢失、损坏，便于相关档案材料的查阅和使用，特制定本办法。第二条 归档范围：集团证照、内部文件（包括决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等）、领导讲话、人事档案、合同文本、项目方案、市场调查、设备资料、工程资料、宣传材料、网络资料、审计资料、财务报表与票据等牵扯集团利益和具有参考价值的文件材料。第三条 集团档案工作实行二级管理。一级管理是指办公室管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。办公室是集团档案
2、管理的职能部门，负责集团档案管理办法的制定、检查和落实。各部门档案管理人员要明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第四条 各类文档资料实行对口管理，对口情况见下表：序号文档内容负责部门1集团证照、往来公文、规章制度、宣传资料、会议材料、活动资料等办公室2人事任免、员工档案类资料、考勤记录、劳动合同、部门报表等人力资源部3安全档案、事故处理单、奖惩记录等安全办公室4设备资料、设备使用责任书、部门合同、部门报表、出入库单、物资配件采购申请表等机物部5工程资料、各类资质证书、各类资质升级和各类年检材料、图纸等工程部6工程合同及附件、结算单、验工计价资料、招投标材料等计划合同部7
3、审计资料、各种财务报表、凭证与账簿等财务部备注集团工作人员外出学习、考察、调查研究和参加各种会议收集获得的主要文件资料要及时办理归档手续。第五条 各部门内部规章制度及相关文件由各部门按领导要求自行起草、报批、印刷、分发及整理，各部门对相关内部资料同样负有保管责任。第六条 归档资料要进行登记、编制归档目录。第七条 文件材料的归档要求（一）各部门应做好本部门文件资料的收集、整理和归档工作。（二）立卷归档的文件一律要求原件，部门需要者可存复印件。（三）归档的文件材料必须齐全、完整、层次分明，保证文件之间的联系，符合其形成规律，能准确反映集团总部、项目和其它经营管理等各项活动的真实内容和发展过程。（四
4、）凡归档的材料都应做到纸质优良、书写工整、图样清晰，以保证案卷质量；集团公司档案案卷格式参照国家及行业有关规定制定。（五）立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。各部门向办公室移交档案时办理移交手续，填写“档案移交单”。各类文件材料一般归档一式两份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。（六）音像资料应保证原版原件、图像和声音清晰、底片相符，底片不得磨损。音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。（七）案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录；卷内文件均应按时间顺序排列，并在每页右上角统一编号；卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考
5、表。案卷所有文字均应使用黑色签字笔，保持工整清晰。（八）凡集团工作人员调离岗位前，必须做好档案资料的移交工作，方可办理调动手续。第八条 各部门兼职档案管理人员的职责（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。（二）对本部门归档范围内的文件及时收集整理，定期向办公室办理移交手续。（三）相关人员借用文件材料时，应办理文件材料借用登记手续。（四）根据规定和要求，每季度对接收的档案、资料进行整理编号，登记入库保存并编制必要的检索工具。定期或不定期全面或重点检查档案，发现问题随时解决。（五）及时更新档案检索目录，准确完整地提供各种数据。第九条 文件材料的形成、积累
6、、整理和归档工作列入各部门和工作人员职责范围。第十条 密级档案的保管（一）密级档案分为：绝密、机密、秘密三级。（二）密级档案的界定标准：绝密档案包括集团发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营决策、战略性的合作协议、开标前的招投标文件等，以及金额在1000万元（含1000万元）以上的重大合同。机密档案包括财务资料、集团重要会议纪要、集团经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料，以及金额在100-1000万元（含100万元）的合同。秘密档案包括重要项目资料，以及金额在100万元以下的合同。（三）以上密级档案视具体保存条件，分部门进行保存。第十一条 档案的借阅、借出及翻印（一）任何部门和
7、个人应按借阅制度，严格履行审批、签批手续方可借阅。（二）档案员必须遵守保密原则。（三）集团部门经理以上级别领导借阅非密级档案可通过办公室档案管理人员办理借阅手续，直接提档；集团其他人员需借阅非密级档案时，需经部门经理批准，并办理借阅手续。（四）密级档案的借阅和借出1、绝密档案的借阅必须经集团董事长书面批准，办理好相关手续后，在资料室内借阅，任何单位及个人一律不准借出资料室。2、凡是借阅秘密及机密档案时，必须经部门经理和分管领导审批同意，填写借阅登记表，严格履行借阅手续，手续齐全后方可借阅。3、集团密级档案原则上不允许借出资料室使用，如有特需，参照非密级档案使用审批程序办理，密级档案借出应至少有
8、两人共同负责保管、使用。4、无极特殊情况，凡借出的密级档案当日必须返还。（五）密级档案的翻印1、绝密档案严禁任何形式的翻印（包括复印、抄录、扫描、拍照、传真等各种形式）。2、未经集团董事长书面批准，秘密及机密档案不准翻印，情况特殊确需要翻印时，要严格控制翻印数量，多余份数应及时销毁。3、档案管理人员必须严格遵守本制度的保密管理办法，翻印密级档案及其它文件、资料要严格按章办理。4、翻印密级文件材料必须有专人监印，要履行审批、登记手续。（六）借阅档案必须爱护，保持档案整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自任何形式的翻印、转借和破坏。（七）集团档案的使用，必须严格执行保密办法。第十二条 档案的保管
9、期限除政府有关法令或本集团其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：（一）永久保存：集团章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；集团证照；各级批文；印鉴；集团年度经营计划和总结；年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权证及其它债权凭证；人事资料；大型活动的图片、音像资料；其它核定应永久保留的文件。（二）定期保存：不要求永久保存的档案，根据不同情况，按相关规定执行。确实需要提前销毁的，可由相关部门提出申请，报集团领导批准后执行。第十三条 档案的移交 工作人员调离工作岗位时，须将本人暂存、借用的档案进行移交。单位合并时，全部档案应当随之合并管理。单位撤销时，撤销的单位应填写“档案移交单”，
10、按相关流程需要将档案整理后按相关规定移交给接收单位，接收单位负责人负责移交后档案的保管工作。财务及人事档案由部门自行整理封箱后移交存档。第十四条 档案的销毁：（一）档案销毁的范围：1、超出保存期限的档案；2、无留存必要的重份档案；3、在特殊情况下不即行销毁就会造成失密和严重损失的档案；4、经领导批准的需要销毁的其它公司档案。（二）任何组织或个人非经允许无权随意销毁集团档案材料。（三）销毁前必须登记造册，填写“档案销毁申请单”，征求有关部门意见，并经分管领导鉴定批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经副总级别以上相关领导批准后方可销毁，一般内部档案
11、，须经集团部门负责人批准后方可销毁。（四）经批准销毁的集团档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁，责令销毁的档案一律不准留存、备份。档案销毁后，监销人应在销毁清单上签字，并注明销毁的方式和日期。（五）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和集团有关规定进行处理。（六）档案销毁后，应将销毁清单，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。附表：1、档案借阅申请表 2、档案借阅登记表 3、档案翻印申请表4、文档资料归档单5、档案移交单6、档案销毁申请单7、档案销毁清单8、档案盒侧面标签参考模式（举例）附表1：档案借阅申请
12、表部门申请时间档案名称借出时间预计归还时间实际归还时间原因 经办人签字： 年 月 日档案管理部门意见 负责人签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长审批 签字： 年 月 日注：本表一式两份，即档案管理部门、办公室各一份。附表2：档案借阅登记表日期借阅人档案名称所属部门借阅日期续借日期续借原因归还日期是否翻印（页数）备注附表3：档案翻印申请表部 门申请时间档案名称翻印页数 页- 页 ，共计 页原因 经办人签字： 年 月 日档案管理部门意见 负责人签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长审批 签字： 年 月 日注：本表一式两份，即档案管理部门、办公室各一份。附表4：
13、 文档资料归档单序号文档名称编号资料来源来源时间纸质册（页）数电子光盘号归档日期归档人备注附表5： 档案移交单档案名称 案卷总数 密级 档案编号 档案分类号 移交单位（盖章） 移交人 接收单位（盖章） 接收人 移交接收日期 年 月 日附：档案移交目录（本单共二份，移交单位、接收单位各一份）附表6：档案销毁申请单部 门： 序 号档 案 名 称编 号版 本份 数销毁原因:申请人: 年 月 日所在部门意见: 签字: 年 月 日分管领导意见: 签字: 年 月 日附表7：档案销毁清单第 页 共 页序号档案名称日期密级保存期限页数备注12345678910111213141516批准人： 销毁人： 监销人： 销毁日期： 年 月 日附表8：档案盒侧面标签参考模式（举例） 单位标志、logo档号（一）会议纪要（1）周例会八月份二一年第1盒（共 盒）目录1目录2保存期限一级索引及其编号三级索引资料档案盒序号资料档案总盒数本档案盒内存放的资料目录存放的佐证资料目录二级索引及其编号年份档案盒内存放资料的保存期限
