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1、工程采购管理流程编制集团供应商端口日期审核日期批准集团流程审批小组日期2010.04修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人目 录1、总则31.1目的31.2流程范围31.3术语与定义31.4管理原则32、工程采购管理权责与分工42.1 职责与分工42.2 工程采购管理权责53、工程采购方式及其适用范围53.1 公开招标53.2 招议结合：53.3 议标：53.4 直接委托：64、工程采购程序及要点64.1 确定工程总包范围、工程采购计划64.2 公开招标采购程序与要点74.2.1 公开招标采购的基本程序74.2.2 公开招标合同报价澄清规则84.2.3 公开招标工作注意事项84.3
2、招议结合方式采购程序与工作要点94.3.1 招议结合形式采购实施的基本原则：94.3.2 招议结合采购基本程序与规定：104.4 议标方式采购程序与工作要点114.4.1 议标方式的基本原则：114.4.2 议标基本程序与规定：124.5 直接委托方式程序与工作要点134.5.1 直接委托工作原则：134.5.2 直接委托工作程序134.6 零星采购144.7 评标委员会的组成144.8 采购定标会议决策工作规则144.9 采购文件存档155、支持性文件166、相关工具161、总则1.1 目的遵循公平、公正、公开的原则，规范集团采购行为，建立健全集团采购运行机制，提高采购效益，维护集团的合法权
3、益。1.2 流程范围适用于沿海地产项目工程类采购活动，包括建设工程业务（工程施工与安装、材料采购、监理、咨询服务）。1.3 术语与定义1.3.1 公开招标：按照招标法由沿海集团自行组织进行公开招标，评标期间在确定中标单位前不议价，合同澄清阶段按照规定程序进行议价澄清。1.3.2 招议结合：事前审批，先按招标程序进行，后期进行规定程序的议标。1.3.3 议标：事前审批，按照权责组织进行，三家以上承包商同时多次议价。1.3.4 直接委托：事前审批，按照权责组织进行，直接对一家承包商进行合同谈判。1.4 管理原则1.4.1 “三分离”的原则：招标过程实行“招标、评标、定标”三分离，任何人员不得兼任其
4、中的两项活动。1.4.2 透明公正原则：招议标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开，杜绝暗箱操作。1.4.3 充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招议标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。1.4.4 廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。与投标单位有利害关系的，应进行事前声明和回避。1.4.5 维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公
5、司良好的招标信誉和形象。1.4.6 保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。1.4.7 可追溯原则：项目的招议标资料，包括：招议标文件、投标文件、供方考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等，应及时收集、整理、保管。2、工程采购管理权责与分工2.1 职责与分工部门流程中承担职责总部供应商端口1. 审核备案地区公司上报的年度工程采购计划，确定采购责任主体。2. 负责组织权限范围内的公开招标和招议结合的项目的采购工作3. 负责组织责权范围内
6、的项目评标工作。4. 指导和监督地区公司负责的采购工作。地区决议机构负责20万金额5000万采购活动的定标。地区工程部1. 协助成本部编制年度工程采购计划、招标文件。2. 组织供应商考察。3. 组织招标项目的发标、资格审查、答疑工作。4. 负责工程类合同的签订。5. 参与供应商履约评价。地区设计部1 协助提供产品技术要求。2 协助提供产品设计文件（包括：图纸、设计说明等）。3 参与地区负责的材料设备类采购评标。地区成本部1 组织工程类招标文件的编制。2 组织权限范围内的项目评标工作。3 负责议标、直接委托的商务谈判。4 参与供应商考察与后评价。2.2 工程采购管理权责 详细参见集团权责系统。3
7、、工程采购方式及其适用范围 工程类采购有公开招标、招议结合、议标、直接委托4种主要采购方式：3.1 公开招标 1) 要求：完整施工图、工程量清单准确清楚，产品技术要求清晰，施工条件完整。投标前须多次说明澄清招标项目的产品技术要求。2) 主要适用范围如下：a) 基础工程、市政工程；b) 通风工程、采暖工程、消防安装工程；c) 电梯与安装工程、各种门窗工程；d) 集中采购的材料（石材、砖、电线、涂料）；e) 配电三箱、节能环保设备等。3.2 招议结合：1) 要求：需事前审批。2) 主要适用范围如下：a) 总包合同、其他5000万元以上项目。b) 楼宇自动化（包含：监控、安防）；c) 个别特种设备采
8、购（游泳池）；d) 园林景观工程；3.3 议标：1) 要求：需事前审批。2) 主要适用范围如下：a) 部分市政工程（存在政府垄断行为部分）b) 部分消防工程（存在政府垄断行为部分）c) 时间紧迫的小型项目；3.4 直接委托：1) 要求：需事前审批。2) 主要适用范围如下：a) 当地政府垄断行业；b) 项目开发综合策略需要（公共关系等）；c) 时间紧迫的小型项目；说明：对于工程2万以下的项目，均采取零星采购方式（订单式）。注：l 上述为集团给出的 4种主要采购方式适用范围的原则性说明，但“具体某个采购项目，采取哪种采购方式”，由地区根据集团要求和实际情况做出选择，按照对应的流程执行，每种采购方式
9、都要合规执行。l 强调：采取招议结合方式、议标方式和直委方式等3种采购方式时，需事前提交申请，获批后方可执行。4、工程采购程序及要点4.1 确定工程总包范围、工程采购计划总包采购范围，由总部供应商端口组织编制，总部工程、成本端口参与会稿，经分管执总审核后，报集团采购决议小组审批后执行。地区工程部根据项目开发计划，在项目开工令发出后1个月内编制项目年度采购计划，经地区总经理审批后，报总部供应商端口备案。4.2 公开招标采购程序与要点4.2.1 公开招标采购的基本程序前提：地区完成项目总体施工组织筹划，确定合同计划清单；1) 制定项目总体采购计划，将计划提前3个月报送集团,填报办理招标申请表；2)
10、 提前3个月发布招标邀请公告；3) 供应商资格审查；4) 编制与审定招标文件（同时审定评标办法，确定投标单位和发售招标文件，成立评标委员会）；5) 组织召开标前会。会议主要内容为：组织投标人察看现场；介绍招标工程情况；解答投标人提出的咨询疑点；补发招标文件的补充资料；（总包合同、5000万及以上工程项目标前会由总部供应商端口主持）；6) 在规定的时间接收投标书和组织进行公开开标（如有标底应当在开标前由评标委员会审定） ；7) 按权责组织评标（包括进行评标阶段的澄清工作），推荐中标候选人；8) 召开定标决策会议，审定中标单位和备选单位；9) 进行最后合同澄清，为合同签定创造条件；10) 办理中标
11、通知书和招标结果通告、及签订合同。4.2.2 公开招标合同报价澄清规则1) 在定标会议决定中标人后，发出中标通知前，地区成本部负责组织工程部共同进行合同澄清工作；2) 完成评标后，根据评标情况，在具备下述主要条件的情况下，由评标委员会给出合同澄清工作指引。a) 施工条件变化导致需要澄清调整报价；b) 相同项目不同标段相同单价的报价平衡；c) 评标完成后图纸等发生变化（设计变更）；4.2.3 公开招标工作注意事项1) 邀请的通告（外部中国建设工程招标网、当地网络、集团内部通告）；2) 地区公司必须同时将报名情况报告总部供应商端口，任何人不得拒绝报名；3) 供应商邀请应当符合邀请规定，对所有的投标
12、人一事同仁公平对待；4) 招标文件编制需要规范、准确（尽量参考范本编制）；5) 规定所有项目必须组织标前澄清答疑会议。澄清回答必须以书面形式，需统一发给所有投标人，所有拟发出的澄清文件应当按照权责规定还原审批。6) 组织公开开标时需要按照招标文件要求进行。4.3 招议结合方式采购程序与工作要点4.3.1 招议结合形式采购实施的基本原则：事前申请获得批准，先按照招标程序，完成评标报告后，按权责组织议标；只对评标推荐的前3名投标人按排序进行议标。4.3.2 招议结合采购基本程序与规定：（1) 评标必须对产品标准、施工技术进行全面澄清；（2) 评标委员会提供议标工作指引：商务与报价议标要点、拟定议标
13、工作计划（规定针对评标前3名参加时间）；（3) 总包与5千万及以上项目，组成总部供应商端口牵头、总部/地区工程、成本参加的议标工作组；5千万以下，由地区按权责组织，地区成本部牵头、地区工程部全程参加议标工作组；议标必须3人以上组成工作小组，集体进行议标工作；（4) 采用会议形式同时告知全体议标对象工作计划与安排；（5) 议标应当同时书面要求投标人重复进行同时报价（直至合理价形成）；（6) 议标小组分别与供应商谈判，并形成议标工作报告，报权责规定的决议机构定标。4.4 议标方式采购程序与工作要点4.4.1 议标方式的基本原则：按照集团规定流程审批，邀请3个以上议标单位，针对合同条件分别同时进行议
14、标。4.4.2 议标基本程序与规定：（1) 事前审批议标项目。申请主要内容：议标计划、对象选择理由、议标要点、项目标杆、市场价格信息等；（2) 议标必须有地区成本部、工程部联合进行，牵头组织由地区成本部负责，工程部必须全程参加；总包、5千万及以上项目，组成总部供应商端口牵头、总部/地区工程、成本参加的议标小组。（3) 议标必须3人以上组成工作小组，集体进行议标工作，议标工作小组由有权审批人审批。（4) 必须拟定议标工作计划（包括针对3个以上单位的时间安排）；（5) 审批确定议标文件，文件包括：合同原则、基本条件、要求议标参加人提交的报价文件等；（6) 会议形式同时书面文件告知全体议标对象工作计
15、划与安排；（7) 谈判。议标小组所有成员集中与每家供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。 （8) 确定成交供应商。谈判结束后，议标小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，并编制议标工作报告，上报权责规定的决议机构定标。决议机构根据符合采购需求、质量和服务且报价最低的原则确定成交供应商，由议标小组将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。4.5 直接委托方式程序与工作要点4.5.1 直接委托工作原则：按照集团规定流程审批，邀请拟定的直委单位进行合
16、同商谈。直接委托合同按权责规定进行审批。4.5.2 直接委托工作程序（1) 事前审批直委项目。直接委托申请报告必须说明：a) 直委总体理由；b) 直委标的论证（标杆、市场价格信息）；c) 直委对象选择的理由；d) 直委谈判拟定的三人以上合同谈判小组（包括：成本、工程）；e) 直委工作计划（时间安排）；（2) 成立谈判小组。谈判小组由各地区公司工程部、成本部派员组成，人数为不少于三人以上的单数，报有权审批人批准。（总包与5千万及以上项目，组成总部供应商端口牵头总部/地区工程、成本参加的谈判小组）（3) 制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并报
17、地区总经理或其授权人批准。（4) 谈判。由谈判小组与供应商进行谈判，在保证采购项目质量的基础上，尽量争取合理价格。谈判结束后，谈判小组应根据谈判结果编制直委工作报告，上报权责规定的决议机构定标。4.6 零星采购4.6.1 工程类2万以下的采购项目，采用订单式采购。4.6.2 采购活动开始前，由地区工程部提交零星采购申请，经地区成本合约部审核，地区工程部负责人审批后，地区工程部组织实施，并组织相关的验收和记录，作为后续出款的依据。4.7 评标委员会的组成4.7.1 20万以上工程项目，按照集团权责规定，评标委员会主任由供应商端口担任，总包及大型项目由集团总工程师担任副主任委员，原则上需有5人以上
18、组成，按权责由总部供应商端口、工程端口、成本端口组成。4.7.2 地区负责的项目评标工作小组由地区参照上述原则组成。4.8 采购定标会议决策工作规则4.8.1 决策会议定标基本原则（1) 充分尊重招议标评标委员会的工作成果（评议标报告）；（2) 评议标报告是决策主要依据；（3) 会议采用投票制，多数票原则定标。4.8.2 决策会议基本程序（1) 招议标评标委员会负责进行评标报告说明（500万元以上规定必须通知评标委员会参加会议进行说明）；（2) 由决议机构成员询问问题；（3) 评标委员会负责回答质询和解释；（4) 决议机构成员讨论；（5) 地区决议机构投票或集团采购决策小组按规则作出决定。4.
19、9 采购文件存档4.9.1 各地区公司对每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存五年。总部对口管理部门将随时检查采购过程文件的完整性。4.9.2 采购文件包括采购活动记录、成本标准、招标文件、投标文件、评标办法（含评标标准、评标人等）、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明及其他有关文件、资料。 4.9.3 采购活动记录至少应当包括下列内容：1) 采购项目类别、名称；2) 采购项目成本标准和合同价格； 3) 采购方式；4) 邀请和选择供应商的条件及原因；5) 评标标准及确定中标人的原因；6) 废标的原因；7) 采用招标以外采购方式的相应记载。5、支持性文件5.1 合同管理制度5.2 供应商管理流程6、相关工具模版标准/要点表单评标报告（模版）招标及采购计划表中标通知书（模版）招标文件审批表发标记录招标答疑文件开标记录定标会签表议标申请表直接委托申请表招议标申请表
