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1、*公司管理文件编号：XXXX.01.003-2011（第一版）管理文件控制程序签批页 拟制：_ 年 月 日 审核：_ 年 月 日 会签：_ 年 月 日 _ 年 月 日 _ 年 月 日 _ 年 月 日 _ 年 月 日 批准：_ 年 月 日管理文件控制程序1 范围本文件规定了XXXXXXXXXXXXXXXXX公司（以下简称“公司”）管理文件的编制、分类、编号、存档、发放、变更、回收、处置的规则和要求，适用于公司管理文件的管控。2 定义管理文件指用于对公司产品实现全过程所需的设计、采购、生产、监测、检测、人资、销售等活动进行管控的文件，包括：体系手册、控制程序、标准、规范、办法等。3 职责3.1 运
2、营管理部3.1.1负责公司管理文件的标准化检查工作。3.1.2负责公司管理文件的编号、存档、保管、发放、变更、回收、处置等工作。3.2 各部门负责该部门承办的管理文件的编制、修订、签批等工作。注：各部门承办的管理文件清单见质量环安管理体系 手册(XXXX.01.002-2010)4 管理内容和要求4.1管理文件分类和编号规则4.1.1管理文件的分类和编号规则见表1。表1类别识别规则编号规则一层管理文件体系要求、体系手册XXXX.01.流水号-年份号(第*版)二层管理文件管控内容范围涉及两个以上部门的管理文件(一层除外)XXXX.02.流水号-年份号(第*版)三层管理文件管控内容范围仅涉及单个部
3、门的管理文件XXXX.03.流水号-年份号(第*版)外来管理文件对我公司起约束作用的外部管理文件(如：法律法规、国家标准、母公司管理文件)采用外来管理文件自身的编号4.1.2表1所示编号规则中已列示的字母、数字、点号、横杠符为固定内容，流水号、年份号、“*”号为可变内容。流水号为三位阿拉伯数字。年份号为四位阿拉伯数字。“*”号为一位中文数字，按年份号从“一”开始顺序递增编号。年份号是该文件首次产生或修订时的年号。4.2管理文件编制规则4.2.1结构管理文件由封面、签批页、前言、正文、附录构成。其中封面、签批页、正文为必选元素。前言为可选元素，前言属非正文内容，是对文件本身情况的说明，需要时可选
4、择。附录是条件必选元素，当文件涉及单独的指导性资料或涉及过程事件办理表单时为必选元素，即必须在正文之后附上这些资料或表单模版，若表单类附录借用其他文件时，则指明借用的文件名称和表单名称即可。 正文由章、条、段构成。4.2.1.1章章是管理文件正文内容划分的基本单元。应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。每一章均应有标题，表明章的内容。标题应置于编号之后并与其后的条文分行。章的标题架构和及要求见表2表2序号章的标题属性要求1范围必选简要、明确的表述管理文件管控的内容和适用的范围，必要时，可指出管理文件不适用的范围。2引用文件可选表述该文件引用了哪些其他文件的条文，被引用文件为外部文件的，应列名文件名
5、称和编号，被引用文件为公司内部文件的，可只列明文件名称。3术语和定义可选给出为理解文件中某些术语所必须的定义。4职责可选划分管理文件涉及内容的职责分工。5管理内容和要求必选管理内容和要求正文。6过程控制条件必选主要以流程图的方式表述管理文件涉及过程事件的办理或处理流程。当管理文件含有过程事件的办理或处理流程时，过程控制为必选，且必须配置流程图，过程事件可以有多个。不包含任何过程事件的办理或处理流程时，可不选。7其他要求可选不易归类1-6项的要求，可另行命名章标题，允许多章。8本文件附录清单条件必选文件有附录时，必选。4.2.1.2条条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条(例如5.
6、1,5.2等)可分为第二层次的条(例如5.1.1,5.1.2等),需要时一直可分到第五层次(例如5.1.1.1.1,5.1.1.1.2等) 同一层次中有两个以上(含两个)的条时才可设条。例如，第10章的条文中如果没有10.2条就不应设10.1条。第一层次的条宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。在某一章或条中同一层次的条有无标题应统一，例如，10.1条有标题，则10.2条也应有标题。4.2.1.3段段是章或条的细分。段不编号。4.2.2格式和排版本文件电子档保存于运营管理部作为管理文件格式和排版的标准模版，编制文件前应请运营管理部提供本文件电子档，以本文件
7、电子档中各元素部分的页面布局、页边距、页眉页脚布局、文字大小、字体、段距、行距、对齐模式、排版模式为标准，设置新编制管理文件中各对应元素部分的格式和排版，使其各对应元素部分的格式和排版与本文件完全保持一致。推荐方法：将本文件电子档换名另存后再编制可确保新编文件的格式和排版与标准模版完全一致。4.2.3管理文件编制软件 管理文件编制软件统一采用Microsoft Office Word，采用其他软件编制的管理文件应转换为Microsoft Office Word格式。过程控制流程图编制软件统一采用Microsoft office Visio，在Visio中编制好后复制到Word中。4.2.4管理
8、文件版本号4.1.1条的编号规则中“年份号(第*版)”为管理文件的版本号，管理文件普通修改时版本号不变更，当管理文件内容或架构产生重大变更时，版本号应按编号规则重新确定。 4.2.5管理文件打印 管理文件应采用双面打印。4.3管理文件的管理文件的管理包括：编号、登记、存档、发放、变更、回收、处置。4.3.1各部门在计算机中采用Microsoft office Excel软件建立管理文件管控表(以下简称管控表)，采用管控表对管辖文件的存档、发放、变更、回收、处置等信息予以登记和管控。4.3.2管控表标准模版见附录1，其电子档随本文件保存于运营管理部，各部门应请运营管理部提供标准模版电子档，用以建
9、立本部门的文件管控表。在不影响标准模版已明确要素的前提下，各部门可根据实际需要对文件管控表模版进行等效的调整或改造。4.3.3管理文件发放前应在首页上加盖“有效”鲜章。4.3.4作废但不销毁而需继续保存的管理文件应在首页上加盖“作废”鲜章。4.3.5登记管理文件应对管理文件进行连续的存档编号(见附录1中示例)，将存档编号采用人工手写的方式标写在文件纸质档首页的右上角。同一大类的文件实物按存档编号依序保存在一起，并将保存位置登记在管控表中。4.3.6管控表每产生一次变更，其电子档应进行一次备份，使用表与备份表应保存于不同的计算机上，同时打印一次管控表作为纸质台帐存档，替换旧的纸质台帐。4.3.7
10、管理文件电子档存放于计算机中的文件名称命名方式统一为：“编号 文件名”，编号与文件名之间以空格间隔，例如：“XXXX.02.001-2010(第一版) 管理文件控制程序”。4.3.8运营管理部在计算机中采用Microsoft office Excel软件建立文件变更记录表，用以对管理文件的变更情况进行记录。文件变更记录表格式见附录3。4.3.9运营管理部建立纸质文件发放/借阅记录表,需要时，作为文件发放/借阅交接签字的确认台帐，执行文件发放或借阅时，接收人或借阅人应在文件发放/借阅记录表台帐中相应位置手工签字，文件归还时，文件管理员应在文件发放/借阅登记表台帐中相应位置手工签字以示确认。文件发
11、放/借阅登记表格式见附录4。4.3.10管理文件纸质档原件和电子档应保存10年以上（有特殊要求的应书面提出经部门领导批准的保存期限要求），各部门每年应按年份打包封存。公司每10年组织一次清理。每年应按年份打包封存。公司每10年组织一次清理。4.3.11对于过失损坏、丢失管理文件者，公司将追究责任并按50元/份给予经济处罚。5 过程控制5.1管理文件的编制发布，5.1.1管理文件编制发布流程见图1。图15.1.2管理文件发布前均应经过签批，文件签批步骤一般为：拟制、审核、会签、批准。审核、会签、批准人层级的依据授权管理办法确定。5.1.3管理文件签批后，拟制部门应将文件纸质档原件和电子档交运营管
12、理部，运营管理部将文件纸质档和电子档进行登记、存档、发布。5.2管理文件的变更5.2.1管理文件的变更流程见图2图25.2.2执行文件变更前，应将已发放的被变更文件全部收回，完成变更后再重新发放。5.2.3文件变更通知单格式见附录26本文件附录清单附录1：管理文件管控表模版附录2：文件变更通知单模版附录3：文件变更记录表模版附录4：文件发放/借阅登记表模版附录1：管理文件管控表模板管理文件管控表存档编号类别属性1属性2属性3属性4份数状态文件名称/主题文件编号承办单位存档日期存档人存档文件夹文件发放信息接收者1份数1接收者n份数nA0001一层安全 内部原件1有效1#张三1A0002三层人资内
13、部原件2作废1#0003二层财务内部原件1有效1#王五1A0004一层生产内部原件1有效1#OA1A0005外来环境外部法规复印件4有效6#张三2李四1A0006外来人资外部法规原件2有效劳动法6#陈二1附录2：文件变更通知单模版公司LOGO 文件变更通知单 编号：文件名称XXXXX文件编号XXXX.XX.XXXX-YYYY变更方式抽换/作废/旧文件的处置保存/销毁事件起源：起源证据:变更内容：例：1第2.3.4条由XXXXXX变更为YYYYYY2删除第5.2条:XXXXXXXXXXX3. 增加第4.3.3条：XXXXXXXXXXXX跟踪项:批准审核拟制会签附录3：文件变更记录表模版文件变更记录表序号变更单号提出部门提出人文件名称文件编号变更情况记录处置方式变更日期1张三1.第2.3.4条由XXXXXX变更为YYYYYY；2.删除第5.2条:XXXXXXXXXXX；3.增加第4.3.3条：XXXXXXXXXXXX。抽换2李四作废保存3王五作废销毁附录4：文件发放/借阅登记表模版文件发放/借阅登记表序号文件名称文件编号发放/借阅日期接收/借阅人归还日期归还确认备注1接受/借阅人手工签名文件管理员手工签名23
