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1、某物业管理有限公司质量体系文件编码管理标准作业规程1.0 目的 确保公司内部所有的质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管更2.0 适用范围 适用于公司质量体系文件和资料，包括质量手册、程序文件、质量计划、指导书、质量记录以及被纳人公司质量体系的相关外来文件的编码。3.0 职责 品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。4.0 程序要点4.1 文件和资料的编码除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。4.2 文件分类与编码规则。4.2.1 质量手册(采用 “A”作代码)。4.2.2程序文件（采用“B”作代码）。4.2.3各类计划（采用“QP”缩小）4.2.4标准作业规程（采用“C”作代
2、码）。4.2.5 资量记录。a) 程序文件要求的记录编码格式b) 标准作业规程要求的记录编码格式4.2.6 其他文件资料编码。a) 审核报告(采用“IQR”缩写)：b) 管理评审报告(采用“MQR”缩写)：4.3 代码。4.3.1 公司代码用英文全称XXX表示。4.3.2 文件和资料名称代码： 质量手册A 程序文件B 标准作业规程程一C 质量计划QP 外来文件ED 审核报告程一IQR管理评审报告一MQR 4.3.3 要素号与GBT190021994idtIS09002：1994第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。4.3.4 部门代码： 品质部及公司通用GS 部门共用GY 客服中心KF 保安
3、部BA 行政部XZ 人事部RS 财务部CW 消防管理中心XF 机电维修部JD 园林绿化部YL 保洁部BJ4.3.5 受控编号： 总经理01 办公室02 财务部03 品质部04 经营部05 管理处经理06 管理处副经理07 客服中心08 机电维修部09 护管部10 环境卫生部11 注：如果一个部门发放的文件超过2份及以上时，应在上述编号后加分编例如机电维修部发放3份文件，则受控编号分别为121、122、123以此类推。4.4 文件条款的编号。4.4.1 文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达。4.4.2 文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、点。4.5 文件的标识。4.5.1 文件版本的识
4、别：L版本识别字母“A-为首版，“B”为第二版，以此类推。4.5.2 文件更改状态的识别：更改状态识别数字“0”为此页文件首版，以此类推。5.0 记录6.0 相关支持文件质量体系文件和资料管理标准作业规程。质量体系文件编制标准作业规程。XX物业管理有限公司质量体系文件编制标准作业规程1.0 目的确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。2.0 适用范围适用于质量体系质量手册、程序文件、作业文件的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。3.0 职责3.0 总经理负责批准质量手册和程序文件。3.0 管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序
5、文件批准作业文件。3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。3.4 品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。4.0 程序要点4.1 文件范围的界定。本规程所指文件包括：4.1.1 质量手册。 质量手册是公司文件化质量体系的A级文件，是文件化质量体系的总纲。4.1.2 程序文件。 程序文件是公司文件化质量体系的B级文件，是公司质量手册(A级文件)的展开和支持，它主要描述公司选定的质量体系要素如何实施和控制。4.1.3 作业文件。 作业文件是公司文件化质量体系的C级文件，是程序文件的展开、支持细化， 它主要描写
6、一项具体的活动、工作和作业怎样进行或进行的依据、要求、规定和规范。4.2 根据控制的需要选定的要素可以由一个程序文件描述，也可以由多个程序文件描述。4.3 作业文件的描述形式。作业文件的描述形式可以是下列形式的一种或其任意组合：4.3.1 文字、图表、图形、符号、图样等形式编制的文件。4.3.2 规定、规范、条例、制度、办法、规则、大纲、计划、要点、标准等名称编制的标准作业规程。4.4 文件内容的要求。4.4.1 质量手册的内容应满足下列要求：a) 符合IS09000标准的要求；b) 满足本公司提供物业管理(服务)要求；c) 切合本公司实际；d) 遵守相关法规、条例的规定和要求。4.4.2 程
7、序文件的内容应满足下列要求：a) 满足IS09000标准的全部要求；b) 覆盖公司所提供管理服务的全部阶段；c) 切合公司实际；d) 符合相关法规、条例的要求。4.4.3 标准作业规程的内容应满足下列要求a) 满足程序文件的规定和IS09002标准的相关要求；b) 具有可操作性、可检查评价性；c) 繁简程度与所需技能和员工的培训程度资格相适应。4.4.4 标准作业规程贬制的数量应与满足需要相适应。如果没有标准作业规程就不能保证管理工作和服务质量，即使简单的过程和作业也应形成标准作业规或在 标准作业规程中予以描述和规定。4.5 质量体系文件的结构。4.5.1 程序文件描述的层次按下列顺序：a)
8、目的；b) 适用范围；c) 职责；d) 程序要点；e) 记录；f) 相关支持文件；g) 附录。4.5.2 程序文件的结构按下列顺序排列组成：a) 封页；b) 内页；c) 更改记录。4.5.3 作业文件描述的层次和结构可以参照程序文件描述的层次编写，也可以根据文件表达的形式和内容进行编排。4.6 文件条款编号：4.6.1 文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母组合表达。4.6.2 文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、点。4.7 文件的标识。4.7.1 文件在质量体系中层次的标识识别如下：a) 用文件封页给出的质量手册、程序文件或作业文件予以识别；b) 用文件编码予以识别，文件的编码按质量体系文
9、件编码管理文件执行。4.7.2 文件版本的识别如下：a) 文件封页上给出版本标识，首版为A，二版为B，以此类推；b) 文件内页，文标给出的版本标识4.7.3 文件更改状态的识别：a) 文件内文标版本栏给出的标识b) 文件中更改记录页中做出的记录。4.8 文件的发布。4.8.1 文件发布前需经总经理和授权人审核批准。4.8.2 文件发布范围、文件的符合性、完整性、适用性、规范化是审核批准人审批的 内容。4.8.3 品质部在文件发布前应填写文件发布审批单，确保只有经过批准的文件才能发布。4.9 文件的发放。4.9.1 文件的发放由品质部按批准的范围发放。4.9.2 文件发放前应对受控文件进行编号并
10、对每份文件加盖蓝色受控文件印章及编号。非受控文件不编号，仅在封页加盖绸E受控文件蓝色印章。4.9.3 发放的文件为副本的，正本连同文件发布审批单一并归档。归档的文件不编号，不加盖受控状态的印章。4.10 文件补发。由于工作的需要或原文件丢失、破损，需要补发文件时，应按下列规定办理：4.10.1 申请方填写文件补发审批单经所在部门负责人审核，经管理者代表批准方可予以补发。4.10.2 文件补发需执行文件发放的相关规定。4.11 文件发布、发放过程中形成的记录由记录实施部门保存，保存期3年。归档文件形成的记录按相关文件规定办理。本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。5.0 记录文件发布审批单。文件发放签收记录(一)。文件发放签收记录(二)。文件补发审批单。6.0 相关支持文件质量体系文件和资料管理标准作业规程。质量体系文件编码管理理标准作业规程。
