档案工作制度建设规范.doc

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1、档案工作制度建设规范 1 范围本标准规定了档案工作制度的体系构成、制定原则、程序和主要内容，提供了可供参考的制度样本。本标准适用于企业和科技事业单位。2 引用标准下列标准所包含条文、通过在本标准中引用而构成本标准的条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T11821-89 照片档案管理规范DA/T15-95 磁性载体档案管理与保护规范DA/T1-92 档案工作基本术语DB37/T180

2、93 工业企业档案分类编号规则DB37/2511998 工业企业文件材料整理规程3 定义3.1档案工作 管理档案和档案事业的活动。3.2 归档 办理完毕的文件经系统整理交本单位档案机构或档案工作人员的过程。3.3档案管理 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。3.4 检索工具查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。 3.5 档案鉴定对档案真伪和价值的鉴定。4 档案工作制度体系的构成 4.1 档案管理办法； 4.2 文件材料归档办法； 4.3 档案分类编号办法； 4.4 档案库房管理制度； 4.5 档案鉴定销毁制度； 4.6 档案保密制度；4.7 档案利用制度； 4.8 音像档案管

3、理办法； 4.9 电子文件归档与电子档案管理办法； 4.10 实物档案管理办法； 4.11 档案工作岗位责任制。 5 制定档案工作制度的基本原则 5.1 符合国家法律法规的有关规定，并纳入本单位的相关制度； 5.2 适用、可行，符合本单位实际情况； 5.3 全面、具体，有较强的可操作性； 5.4 措施得力，形成有效的约束机制。6 制定档案工作制度的程序6.1 从事档案工作的部门或人员依据国家有关法律、法规、标准等规定，结合本单位实际，提出档案工作制度体系方案，拟写档案工作制度初稿；6.2 广泛征求各有关部门对档案工作规章制度初稿的意见；6.3 修改、完善档案工作制度，部门负责人审核，形成档案工

4、作规章制度送审稿；6.4 报本单位分管档案工作的领导审定批准， 以正式制度或标准的形式印发执行；6.5 补充修改相关制度、标准。7 档案工作各项制度的主要内容7.1 档案管理办法的主要内容：7.1.1 档案工作的基本原则；7.1.2 档案管理体制及其职责；7.1.3 文件材料的形成与归档； 7.1.4 档案的管理：包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定；7.1.5 奖励与处罚。7.1.6 档案管理办法（参考）见附录A。7.2 文件材料归档办法的主要内容： 7.2.1 文件材料的归档要求；7.2.2 文件材料的归档范围 ；7.2.3 归档文件材料的整理； 7.2.4 文件材料的归档时

5、间； 7.2.5 文件材料的归档手续；7.2.6 文件材料归档办法（参考）见附录B。7.3 档案分类编号办法的主要内容：7.3.1 档案分类的原则和方法；7.3.2 案卷类目标识及档号的编制；7.3.3 档案分类大纲；7.3.4 案卷排架。7.3.5 档案分类编号办法（参考）见附录C。7.4 档案库房管理制度的主要内容：7.4.1 档案库房管理的原则；7.4.2档案保护所采取的相应措施和基本要求；7.4.3 档案库房管理制度（参考）见附录D。7.5 档案鉴定销毁制度的主要内容：7.5.1 档案鉴定的方法；7.5.2 档案鉴定的程序；7.5.3 档案销毁及后期档案整理的基本要求；7.5.4 档案

6、鉴定销毁制度（参考）见附录E。7.6 档案保密制度的主要内容：7.6.1 保密工作的组织；7.6.2 密级档案的管理；7.6.3 利用密级档案的程序；7.6.4 利用密级档案应遵守的规定；7.6.5 档案保密制度（参考）见附录F。7.7 档案利用制度的主要内容：7.7.1 利用档案的方式与手续；7.7.2 利用重要档案的批准权限；7.7.3 利用档案时应遵守的规定； 7.7.4 档案利用效果统计方法。7.7.5 档案利用制度（参考）见附录G。7.8 音像档案管理办法的主要内容：7.8.1 音像材料归档的范围；7.8.2 音像材料归档的要求与时间；7.8.3 音像材料的整理；7.8.4 音像档案

7、的管理。7.8.5 音像档案管理办法（参考）见附录H。7.9 电子文件与电子档案管理办法的主要内容：7.9.1 电子文件的归档范围与要求；7.9.2 电子文件的收集；7.9.3 电子文件的整理；7.9.4 电子档案的管理。7.9.5 电子档案管理办法（参考）见附录I。7.10 实物档案管理办法的主要内容：7.10.1 实物档案的归档范围、时间与要求；7.10.2 实物档案的分类编号；7.10.3 实物档案的编目；7.10.4 实物档案的管理要求。7.10.5 实物档案管理办法（参考）见附录J。7.11 档案工作岗位责任制的主要内容：7.11.1 每个档案管理人员的工作职责与任务；7.11.2

8、对档案管理人员履行工作职责和完成工作任务的要求、考核和奖惩办法。7.11.3 档案工作岗位责任制（参考）见附录K。8 本标准由青岛市档案局负责起草、解释。附录A 档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强档案管理，促进档案工作为本单位各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和青岛市档案管理条例等有关规定，结合本单位实际，制订本办法。第二条 档案是指本单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 加强对档案工作的领导，明确档案管理机构，配备档案管理人员，为档案工作提供必需的条件。第四条 档案工作的基本原则是：集中统一地管理本单位全部档案，维护档案的完整与安

9、全，便于各项工作的利用。第二章 档案管理体制及其职责 第五条 成立以分管档案工作的领导为组长，以综合档案室为核心，各部门专（蒹）职档案员为成员的档案管理网络体系。 第六条 负责档案工作的部门依法履行下列职责：（一） 贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作各项制度；（二） 统筹规划并负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用等工作，确保档案资料的完整、准确与安全，积极主动地为各项工作服务；（三） 对各部门文件、资料的形成、积累和归档工作进行监督、指导；（四） 参加新产品、科研项目鉴定、设备开箱与基建工程项目竣工验收工作，对有关文件材料的完整、准确情况进行监督

10、；（五）监督指导所属单位的档案工作；（六）参与所属产权变动单位档案的处置工作； （七）完成与档案工作相关的其他工作。第七条 各部门专职或兼职档案人员，负责本部门形成文件材料的收集、积累和立卷归档工作。 第三章 文件材料的形成与归档第八条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、技术、经营、建设等部门工作计划和程序，列入各部门的职责范围及有关人员的岗位责任制。第九条 各部门及承担重大科研、技改和建设等任务的项目负责人应确定人员负责文件材料的积累整理和归档工作。 第十条 举行重大活动或发生重大事件时，以及在产品试制定型、科研成果鉴定、外购设备仪器开箱验收、基建工程竣工验收和所属单位产权变动过

11、程中对资产处置时，有关部门应通知档案人员参加，档案人员应做好文件材料的摄录、收集工作，对文件材料的完整、准确情况进行审查、验收。 第十一条 产品、工程创优、科研成果评奖，应将归档材料是否完整、齐全、准确作为审查内容，归档材料不完整、不准确或档案部门不签署意见的，不得申报和奖励。 第十二条 对因公外出学习、考察、参加会议获取的材料和外购资料、书籍，有关人员应及时向档案部门办理移交登记手续，经档案部门接收，并在所发生的差旅费用或购书凭证上签字后，财务部门方可办理报销手续。第十三条 文件材料的归档范围（一）按材料来源分：1.本单位各部门形成的文件材料；2.本单位外部形成的对本单位有保存价值的文件材料

12、；3.本单位所属单位应移交的文件材料；4.本单位派出（包括境外）机构应移交的文件材料；5.本单位参与投资的全资、控股、参股企业应移交的文件材料；6.本单位参与的合作项目、合作单位应移交的文件材料；7.本单位改制过程中兼并、购买其它单位的有关材料。（二）按发展阶段分1.筹备、设立过程中形成的文件材料；2.运营中形成的文件材料；3.合并、重组、分立、解散和破产等产权变动过程中形成的文件材料。（三）按载体形式分1.纸质文件、图纸；2.存储电子文件的光盘、磁盘、磁带（相应的软件和文字说明）；3.录音带、录像带；4.照片、底片；5.实物；6.其它。第十四条 文件材料归档的具体规定和要求见附录B文件材料归

13、档办法。第四章 档案的管理第十五条 遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本单位管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号，具体方法见附录C档案分类编号办法。第十六条 编制档案总目录以及分类目录、底图目录、专题目录等检索工具，其内容与格式见档案装具与用表格式。 第十七条 配备适应需要的档案库房和橱具等设施，并具有防盗、防火、防潮、防光、防高温、防有害生物、防污染等安全措施。 第十八条 对新接收入库的档案进行杀菌灭虫处理。第十九条 珍贵的、绝密的档案应放入保险柜或采取专门措施保存。第二十条 定期鉴定已超过保管期限的档案。第二十一条 建立档案统计台帐，按年度对

14、档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果等方面。 第二十二条 档案人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，确保档案的安全。 第二十三条 档案管理纳入本单位信息化管理系统，要适应现代化管理需要。 第二十四条 档案人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。 第二十五条 人员调离时，须将档案资料交档案室后方可办理调离手续。第二十六条 本单位实施破产、兼并、出售、租赁、股份制改造时，其档案处置与管理办法按青岛市国有企业产权变动档案管理办法的规定执行。第二十七条 档案部门应大力开发档案信息资源，为改善本单位经营

15、管理、提高产品质量、实现产品更新换代、降低物质消耗、增加经济效益等方面服务。第五章 奖励与处罚第二十八条 有下列情形之一的，给予表彰或奖励：（一）在档案的收集、管理和利用等方面做出显著成绩的；（二）在档案科学研究方面做出重要贡献的； （三）将个人所保存的珍贵档案捐献给单位的；（四）为保护档案安全做出突出成绩的；（五）同违反档案法律、法规的行为做斗争表现突出的。第二十九条 有下列行为之一的，责令限期整改，拒不整改或情节严重、造成损失的，按规定对其部门负责人和责任人给予相应的处罚：（一）不按规定归档和移交档案的；（二）违反本办法第十条的；（三）档案库房不符合规定，危及档案安全的； （四）档案管理人

16、员玩忽职守，造成档案损失的；（五）擅自提供、抄录、复制档案或者泄露档案秘密的；（六）擅自销毁档案的；（七）利用档案谋取私利的。 第三十条 违反档案法律、法规，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。第三十一条 本办法自颁布之日起施行。附录B 文件材料归档办法第一条 为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，依据有关规定，制定本办法。 第二条 本办法所称文件材料是指本单位生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。 第三条 各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。第四条 担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文

17、件材料的完整、准确、规范和及时归档。第五条 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。第六条 文件材料归档的基本要求（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；（五）音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。第七条 文件材料的归档范围（略）第八条 文件材料的归

18、档时间（一）各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；（四）本单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档；（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务会计部门保管一至三年，向档案部门移交；（六）职工人事管理文件材料办理完毕后，由人事管理部门整理并定期向档案部门移交；（七）实行文档一体

19、化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；（八）下列文件材料应随时归档：1.没有及时归档的零散文件材料；2.变更、修改、补充的文件材料；3.设备仪器的维修文件材料；4.产品、设备更换的新零部件文件材料；5.机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；6.应归档的非纸质载体材料；7.其它临时活动中形成的文件材料。第九条归档文件材料的整理参照DB37/T251-1998工业企业文件材料整理规程和青岛市有关标准进行。第十条 应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。第十一条 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归

20、档时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在档案移交（接收）登记表上签字，移交清单由交接双方各保留一份。第十二条 档案部门根据档案工作考核办法的规定，按时考核各部门立卷归档情况。 附录C 档案分类编号办法第一条 为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。第二条 档案的分类原则是：以本单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。第三条 档案分类 （一） 档案一级类目的设置一般按产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、经营管理、生产技术管理、会计档案、行政管

21、理、党群工作、音像档案、实物档案、职工档案等类别设置。 （二） 档案二级及二级以下类目的设置 1产品生产类档案的二级类目一般按产品种类或产品型号设置；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。 2科技研究类档案二级类目一般按课题性质设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置。3基本建设类档案二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置。 4设备仪器类档案二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置。 5会计档案二级类目按其种类设置，如财务报告、会计帐簿、会计凭证等设置。6

22、经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群工作类档案二级类目一般按年度设置。 7音像档案二级类目一般按载体形式（如照片、录音带、录像带等、）设置。 8实物档案二级类目一般按实物种类设置。 9职工档案按国家有关规定设置。 第四条 档号编制档号由类目号、案卷号组成。（一）类目号的编制1.一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即CP：产品、KY：科学技术研究、JJ：基建、SB：设备、JY：经营管理、SJ：生产技术、KJ：会计、XZ：行政、DQ：党群、YX：音像、SW：实物、ZG：职工。2.二级及二级以下类目：经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作二级类目及帐簿类的下位类目为年度号；产品、科学技术研究、

23、设备仪器、基本建设等其他类档案，有代号的，一般应优先采用型号或代号进行编写；无代号的，可采用汉语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。（二）案卷号的编制1.经营管理类、生产技术管理类、行政管理类、党群工作类、会计档案中的会计凭证类档案分别按年度编写案卷顺序号。2.产品生产类、科技研究类、基本建设类、设备仪器类以及音像档案类、实物档案类档案分别以最低一级分类类目编写案卷顺序号。3.会计档案中的财务报告与会计帐簿分别按“大流水”形式编写案卷顺序号。4.阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“”隔离。5.分类号与案卷号中间用间隔号“-”隔开。第五条 档号示意：（一） CP01010205 顺序号（东风140

24、型设计图样第5卷） 东风140型设计图样（四级类目） 东风140型货车 （三级类目） 分类号 载重货车 （二级类目） 产品 （一级类目） （二） KY010106 顺序号（研究准备阶段第6卷） 研究准备阶段 （三级类目） 第二个科研项目 （二级类目） 分类号 科学技术研究 （一级类目）（三） JJ 010106 顺序号（一车间工程第6卷） 一车间工程（三级类目） 生产设施 （二级类目） 分类号 基本建设 （一级类目）（四） SB01020207 顺序号（616车床第7卷） 616车床 （四级类目） 金属切削设备 （三级类目） 分类号 第一车间 （二级类目）设备仪器 （一级类目）（五） KJ 0

25、3200006 顺序号（2000年度会计凭证第6卷） 年度号 会计凭证（二级类目） 分类号 会计档案（一级类目）（六）DQ200006 顺序号（2000年度党群工作第6卷） 年度号 分类号党群工作（一级类目） 第六条 档案分类大纲一级类目与代号二级类目与代号三级类目与代号四级类目与代号产品生产类（CP）方案一：产品种类名称及代号方案二：产品名称及型号或代号方案一：产品名称及型号或代号方案二：产品部件名称及代号科技研究类（KY）方案一：研究项目类别名称及代号方案二：课题名称及代号课题名称及代号基本建设类（JJ）方案一：工程类别名称及代号方案二：工程项目名称及代号工程项目名称及代号设备仪器类（SB

26、）方案一：设备属性名称及代号方案二：设备种类名称及代号设备种类名称及代号设备种类名称及代号设备名称及代号会计档案类（KJ）会计档案类别名称及代号经营管理类 （JY）生产技术管理类(SJ)行政管理类 （XZ）党群工作类 （DQ）年度号音像档案类（YX）载体类别名称及代号问题名称及代号实物档案类（SW）实物种类名称及代号职工档案类（ZG）按国家有关部门规定设置二级及二级以下类目第七条 案卷排架档案按大类分别排架： （一）产品生产类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、属类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。 （二）会计档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等二

27、级类目分别排架；在财务报告、会计帐簿、会计凭证三个二级类目中分别按年度顺序排架。 （三）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别在大类内按年度、保管期限、问题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分别排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的案卷按问题顺序排列。（四）音像档案按载体种类分别排架。 （五）实物档案按实物种类分别排架。 （六）职工档案案卷的编号和排架方法，按国家有关规定执行。附录D 档案库房管理制度第一条 档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、

28、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。第二条 档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14-24，相对湿度应控制在45%-60%。第三条 库房温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累、保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。第四条 严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。第五条 每年定期对室藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。第六条 非档案工作人员不得进入档案库房。第七条 库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品。第八条 档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房

29、要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。第九条 在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌。第十条 档案橱具排列应避免阳光直射。橱具间的通道间距不少于80cm，橱具与墙壁应保持一定距离，橱具间的通道应为可迂回式。第十一条 档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。附录E档案鉴定、销毁制度 第一条 档案鉴定应以国家有关规定和本单位档案保管期限表等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。 第二条 档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。 第三条 档案鉴定工作一般每

30、510年进行一次。 第四条 档案鉴定工作按以下程序进行： （一） 档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。 （二） 成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关部门人员参加。 （三） 学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。 （四） 鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。 （五） 领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见，国有及国有控股企业还应当将档案销毁清册报企业主管部门或市（区）档案行政管理部门备案。第五条销毁

31、档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，分别在销毁清册上签字。 第六条 任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。 第七条 档案鉴定工作结束后，档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。 第八条 档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档，妥善保存。附录F档案保密制度第一条 本单位负责保密工作的专门组织，根据国家有关规定和本单位实际负责纸质档案、电子档案及各种载体档案的定密、降密和解密工作。第二条 凡属密级档案，应由档案部门统一保管。第三条 档案部门应当认真执行保密制度，完善保密措施，明确职责，确保

32、档案机密的绝对安全。第四条 利用者借阅密级档案，须经本单位主要领导批准，并只限于在档案阅览室利用。第五条 本单位在对外经济、技术交流与合作中需要提供档案资料的，必须由本单位保密组织审查，并经主要领导批准同意。凡需提供涉密档案资料的，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。第六条 因资产与产权变动而转让档案的，应依据国家有关规定做好保密工作，确保国家和本单位机密安全。第七条 利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔记本上记录档案机密，不得扩散档案机密。第八条 任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。第九条 采取现代保密技术防护手段，防止档案

33、机密泄露。第十条 档案文件的降密和解密必须按有关规定执行，档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期与范围。第十一条 对泄露档案机密的，应按有关规定视情予以处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 附录G档案利用制度 第一条 本单位工作人员利用一般档案资料，需经所在部门负责人同意，并填写查阅档案登记簿。 第二条 外单位查阅档案者，须持有单位介绍信，并经本单位有关领导批准。 第三条 利用档案一般只限在阅览室查阅，因特殊情况确需外借者，一般档案应经过档案管理部门负责人同意，重要的属专有技术、专利、引进技术、商业秘密等方面的档案，须经本单位主要领导批准。 第四条 利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄

34、、复制档案者，须经档案管理部门和有关业务部门负责人批准，重要档案须经本单位主要领导批准。第五条 档案利用者要爱护档案资料，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。 第六条 借阅档案期限一般不超过一周，到期后仍需利用的，应向档案室说明情况，重新办理借阅手续。退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。 第七条 利用者借阅档案后，应办理退还手续，并认真填写档案利用效果登记表。 第八条 凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。第九条 档案管理人员应根

35、据档案利用效果登记表，每季度对档案利用情况进行一次统计分析。第十条网上查阅档案由档案管理部门根据不同部门和职位统一设置查阅密码。附录H音像档案管理办法第一条 为加强音像档案的管理，确保音像档案的完整、安全，根据有关规定和标准制定本办法。第二条 音像档案是指本单位在各项活动中形成的有保存价值的，以感光、磁性等材料为载体，以声音、影像为主要反映形式的历史记录。第三条 归档范围（一） 上级领导人、社会著名人物到本单位视察、指导检查工作或参与本单位重要活动的音像材料；（二） 本单位重要外事活动的音像材料；（三） 本单位组织或参加的重要会议和重要活动，本单位发生的重大事件、重大事故的音像材料；（四） 宣

36、传介绍本单位的专题音像材料；（五） 本单位主要产品的音像材料；（六） 本单位不同时期建设及发展情况的音像材料；（七） 有关本单位产品广告的音像材料；（八） 新闻媒体有关本单位报道的音像材料；（九） 获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的音像材料；（十） 其他具有保存价值的音像材料。第四条 归档要求（一） 音像材料形成部门负责归档音像材料的收集、鉴定、整理和移交工作；（二） 归档的音像材料应进行价值鉴定，确认有保存价值的方可归档；（三） 归档音像材料应齐全、完整，任何部门或个人不得私自保存或据为己有。凡不及时归档的，档案部门不予其在购置、复制摄录材料的有关凭证上签字，财务部门不予报销；（四） 归档

37、的照片、图片、文字说明三者应齐全；（五） 归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料作载体。第五条 音像材料采取随时归档的办法，于形成后一个月内，由摄录者整理并编写文字说明后向档案部门移交。第六条 音像材料的整理（一）照片的整理1.照片档案的分类按档案分类编号办法规定执行；2.将已分入相应类别的照片按问题结合时间顺序排列；3.把反映同一事物的一组照片，根据其重要程度结合时间顺序排列；4.照片的固定采用双面胶带固定法，照片档案装具格式见青岛市档案装具与用表格式；5.大张照片应按问题与其它照片统一组卷，单独存放，并在卷内目录的备注中注明其存放位置，大张照片可采用卷式筒装

38、的方法单独保存，筒内照片应进行有序排列，并在统一的位置填写装具号、序号及档号；6.说明一般以照片的自然张为单元编写，一组联系密切的照片应加总说明。已加总说明的照片，可分别在相关照片处编写简要的分说明；7.说明的主要内容为：照片号、底片号、文字说明、参见号、摄影者、拍摄时间：（1）照片号：案卷内照片的顺序号。（2）底片号：底片的编号。（3）文字说明：概括反映照片的事由、时间、地点、人物等要素。（4）参见号：与本张（组）照片有联系的其它档案的档号。8.照片档案卷内目录的填写，以照片的自然张或有关说明的一组照片为单元进行。（二）底片的整理1.底片按时间顺序组卷、排列；2.底片只编写一个流水号；3.底

39、片号应用铁笔横排刻写在每张底片乳剂面右上方；4.底片应放在底片袋内保管，并在底片袋右下方编写底片号后，按顺序将底片插入底片册；5.大张底片应采用袋装或盒装方式存放，并在装具明显位置填写底片号。（三）录音、录像材料的整理1.录音、录像材料按载体形式分类；2.在同一载体形式内以盘为单位按时间顺序进行排序；3.录音、录像材料装具的封面，应张贴检索标签，标明档号、记录内容（题名）、有关人员姓名、录制日期、格式、密级、软硬件环境等；4.录音、录像档案在其最低一级分类类目内按排列顺序分别编写序号；5.录音、录像档案的题名应概括反映保管单位内容的基本主题。第七条 音像档案的编目音像档案案卷目录，格式见档案装

40、具与用表格式。 第八条 音像档案的保管 （一） 音像档案由综合档案室集中统一管理；（二） 音像档案应专库或专柜保管；（三） 存放音像档案的适宜温度为1424，相对湿度为40%60%；存放底片的适宜温度为1315，相对湿度为35%45%；库房内昼夜温度变化不大于3，湿度变化不大于5%。存放磁带、磁盘档案的须避开30奥斯特以上的磁场；（四） 接触底片时，应戴洁净的手套操作，防止汗渍污染底片；（五） 音像档案应定期检查，经多次使用和已污损的音像档案要及时修整、复制，对长期保存且不常用的磁带、每年重绕一次，或刻录光盘多套保存。附录I电子文件归档与电子档案管理办法第一条 电子文件是指在计算机及网络环境中

41、生成的社会记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。第二条 电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。第三条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。第四条 电子文件形成部门负责电子文件的形成积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。第五条 电子档案的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要按照文件材料立卷归档制度中归档范围的规定，及时将应归档的电子文件整理归档。第六条 由各职能部门协同档案部门确定电子文件的归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等，以保证电子档案的质量。第七条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成之初，就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。第八条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。第九条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。第十条 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应予保留。当正式文件是纸