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1、档案装具与用表格式1 范围本规范规定了档案装具与管理用表格式。本规范适用于国有及国有控股企业、科技事业单位档案管理，其他企业可参照执行。2 引用标准GB/T118222000 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T222000 归档文件整理规则DB37/T18193 工业企业档案案卷格式3 名词术语档案装具 特指存放档案实体的卷皮、盒、袋等。4 档案装具格式 档案装具可采用卷皮、卷盒及文件袋等形式。4.1 卷皮格式4.1.1 卷皮封面为305mm220mm，封底三边均有50mm宽的折叠纸舌（见图1-1），脊背内两侧各有25mm宽的装订纸舌，脊背厚度一般为10、15、20mm三种规格（见图1-2
2、），使用250克牛皮纸制作。4.1.2 照片档案卷皮规格为305mm220mm（见图2-1），使用黄板纸包漆布制作。照片档案案卷脊背厚度一般为22mm（见图2-2）。4.1.3 底片档案卷皮规格为305mm220mm（见图2-1），使用黄板纸包漆布制作。底片档案案卷脊背厚度一般为18mm（见图2-3）。4.2 案卷级档案盒格式档案盒封面为305mm220mm（见图1-1），脊背厚度一般为20、30、40、50mm四种（见图3），使用250克牛皮纸制作。4.3 文件级档案盒格式档案盒封面为305mm220mm（见图5-1），脊背厚度一般为20、30、40、50mm四种（见图5-2），可使用黄板纸
3、外裱牛皮纸制作。4.4 会计凭证档案盒封面为230mm135mm（见图4-1），脊背厚度一般为20、40mm两种（见图4-2），可使用250克牛皮纸制作。4.5 文件级档案袋格式文件级档案袋呈直角三角型，其直角两边为260mm210mm（见图6），可使用150克牛皮纸制作。4.6 照片档案案卷芯页格式4.6.1照片档案案卷芯页为297mm210mm（见图7），可使用120170克中性白胶板纸制作。芯页之间用中性透明纸隔离。4.6.2 照片档案底片芯页为297mm210mm，为双面插袋式（见图8）。制作材料同4.6.1。配套使用的有半透明中性纸制作的底片袋。5 检索工具格式检索工具有档案分类目录
4、、卷内目录、照片档案卷内目录、底图档案目录、特殊载体档案目录、文件字号索引，其规格依次见图914，可使用70克以上白色书写纸制作。其封面规格为305 mm220 mm，封面中上部有一规格为130 mm50mm透明塑料薄膜插袋（见图15），可使用黄板纸包13至15丝聚氯乙烯压延膜制作。6 管理用表格式档案管理工作中使用的表格有档案总目录、备考表、归档文件交接登记表、档案销毁清册、借阅档案登记表、档案检查记录、库房温湿度记录表、档案利用效果登记表、青岛市机关企事业单位档案登记表，其规格依次见图1624，可使用 70克以上白色书写纸制作。除备考表和青岛市机关企事业单位档案登记表外，档案销毁清册封面格
5、式见图25，其他档案管理用表封面格式及制作材料同5。 附 图： 220 40456010档 号档案馆号 305 1303025立卷部门15x3起止日期保管期限45密 级 单位统一为mm图11 卷皮、卷盒封面示意图4520 保管期限302030案卷题名20档 号30N35 分类号 206年度号305305案卷号8050 N N=20、30、40、50 N=10、15、20单位统一为mm图1-2 卷皮脊背示意图 图3卷盒脊背示意图 起止底片号案卷号分 类 号起止年度题 名 案 卷 号3058520505020223054510201010102030110单位统一为mm图2-3底片案卷脊背示意图
6、图2-2 照片案卷脊背示意图 18230231010 会 计 凭 证 单位名称起止日期12x5135年 月 日至 年 月 日本月共册本册是第册本册自第号至第号共张立卷人财务主管保管期限单位统一为 mm图4-1 会计凭证档案盒封面示意图2423x6=138D22515x2=30凭 证 类 别 年30 月135凭 证 号15x4=60至案 卷 号D=20、40单位统一为mm图4-2 会计凭证档案盒脊背示意图5050 100 305 220单位统一为mm图5-1 文件级档案盒封面示意图 20 305N=20、30、40 10类 目 号 25 10年 度 号 25 保管期限号10 25 部门（内容）1
7、010起止件号 25 20N单位统一为mm图5-2 文件级档案盒脊背 260档 号页数210单位统一为mm图6 归档文件袋正面示意图 210 17013A1 单位统一为mm A1=A2=A3=A4图8 底片装具芯页示意图29712底片号A4底片号A3底片号A2底片号60档 案 分 类 目 录序号档号文（图）号责 任 者题 名页数日期保管期限位置备注10202030101515151511x15210250单位统一为mm图9 档案分类目录示意图297 2102010252075201015卷内目录35 序号文(图)号责任者文件题名日期页号备注2029715x15单位统一为 mm图10 卷内目录示
8、意图30250特 殊 载 体 档 案 目 录载体形式单位统一为 mm图13 特殊载体档案目录示意图23序号档号归档时间题 名数量（ ）起止年度密级保管期限参见号备 注10302090102010103021012x12=1443429722060509090130单位统一为mm图15 检索工具及部分管理用表封面示意图3052102535备 考 表297整理人：年 月 日检查人：年 月 日说明：单位统一为mm图17 备考表示意图30档案交接登记表日期序号23文(图)号题 名年度页数保管期限密级备注12x11=13221034单位统一为 mm图18 归档文件交接登记表示意图297移交人签名接收人签
9、名30250档 案 销 毁 清 册23顺序号档号题 名年度文（图）号件数备 注10302030104012x11=13221034单位统一为 mm图19 档案销毁清册示意图29730250借 阅 档 案 登 记 表23序号日期档号文（图）号题名利用目的借阅人签 字归还日期备注102030303525202021012x12=14434297单位统一为 mm 图20 借阅档案登记表示意图3540 档 案 检 查 记 录 15检查时间：50检查内容：29760发现的问题：60改进的措施及效果：15检查人：210单位统一为 mm图21 档案检查记录表示意图401020153015151040档案利用效果登记表姓 名25利 用部 门利 用日 期档号利用档 案内 容20297利用目的20利用效果17035210单位统一为 mm 图23 档案利用效果登记表示意图销毁日期：批 准 人： 销 毁 人：210监 销 人：共 卷 件 页编制人： 编制部门负责人：297单位统一为mm图25 档案销毁清册内封面示意图
