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1、设备仪器归档文件整理规程（案卷级）1 范围本规程规定了设备仪器归档文件整理的基本要求、程序和方法。本规程适用于一般设备仪器归档文件的整理。 2 引用标准 GB37Txx82一2000 科技档案案卷构成的一般要求 DB37T 251xx98 工业企业文件材料整理规程DB37Txx1一93 工业企业档案案卷格式3 定义3.1 设备仪器归档文件 是指设备仪器在购置（自制）、安装、使用、维护维修过程中直接形成的具有保存价值的文件3.2 文件分类 是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属性逐项分开的过程。3.3 案卷 由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。3.4 组卷 是将经过分类的文件，按一
2、定特征组成案卷的过程。3.5 案卷编目 是指固定保管单位内文件排列的顺序和位置，揭示保管单位内文件的内容和成分的工作。3.6 档号 档案的编号。包括分类号、案卷顺序号。4 归档要求4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。5 文件鉴别5.1 文件完整性的鉴别。设备仪器从立项、购置开始，包括开箱验收、安装调试、运行、维护维修、更新改造等全过程形成的文件应完整成套。归档文件的主要内容参见附录A。5.2 文件准确性的鉴别。设备仪器文件，特别是安装调试、大中修、更新改造过程中形成的文件，必须准确，图物相符；管理使用、维护维修中形成的文件，真实反映设备仪器的优
3、劣状况和完好率。5.3 根据归档制度的有关规定，鉴别文件的保存价值，剔除无保存价值的文件，划定应归档文件的保管期限。6 文件分类、排列6.1 将设备仪器文件按单台（套）设备分开。6.2 将单台（套）设备的文件按立项考察、设备订购、开箱验收、设计制造、安装调试、管理维护等阶段分开。6.3 参照附录A内容的顺序，对各阶段文件进行系统整理，将不同专业或不同组（部）件、不同问题文件按程序、结构、时间等顺序排列。7 组件7.1 文字文件一般以每份文件为一件，也可按问题、阶段、名称等特征分别组件。一般情况下文件正文与定稿为一件，正文在前；正文与附件为一件，正文在前；原件与复制件为一件，复制件在前；转发文与
4、原文为一件，转发文在前；来文与复文为一件，复文在前。7.2 图样文件一般以一套为一件，也可以一份图纸为一件，图样文件数量多时，可按结构、阶段、专业、工序、性质、名称等特征分别组件。8 装订采用装订针（永久保存的档案应使用不锈钢装订针）、线绳、塑料拉竿等方式，将归档文件按件进行装订。9 编号9.1 编写页号 在有书写内容的每页文件正面的右下脚、背面的左下脚从“1”起依次标注页号。两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编写页号。9.2 以件为单位，在文件首页右上方空白位置加盖档号章。档号章格式见归档文件整理规程（文件级）。9.3 依档案分类和排列顺序逐件填写档号。xx 编目xx.1 填写卷
5、内目录xx.1.1 卷内目录格式见档案装具与用表格式。xx.1.2 顺序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。xx.1.3 文件题名 填写文件标题全称。xx.1.4 文件编号 填写文件的文号或图号，或设备代号。xx.1.5 责任者 填写文件的形成单位或主要责任者。xx.1.6 日期 填写文件的形成日期。用八位阿拉伯数字填写。如：20xx年2月2日写作20xxxxxx。xx.1.7 页次 填写文件在卷内的起始页号。最后一份文件填写起止页号，用“首页号末页号”表示。不装订的案卷填写每份文件的页数。xx.1.8 卷内目录排列在案卷内首份文件之前。xx2 填写卷内备考表xx.2
6、.1 卷内备考表的格式见档案装具与用表格式。xx.2.2 卷内备考表要标明案卷内文件的件数或页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。xx.2.3 卷内备考表排在卷内文件之后。xx3 填写案卷封面xx.3.1 案卷封面见档案装具与用表格式。xx.3.2 案卷题名 应简明准确地揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括设备名称（代字、代号）、卷内文件归纳内容及主要文种。xx.3.3 立卷单位 填写卷内文件组卷或责任部门。xx.3.4 起止日期 填写案卷内文件的起止日期。xx.3.5 保管期限与密级按有关规定填写。xx.3.6 档号 填写档案的分类号和案卷顺序号。xx.3.7 封面所用数字除案卷题名
7、外，一律采用阿拉伯数字。 xx.4 填写案卷脊背xx.4.1 案卷脊背格式见档案装具与用表格式。xx.4.2 案卷脊背应填写案卷题名及档号。案卷题名采用竖写形式自左至右书写。xx 装盒（袋） 将文件按档号顺序装入档案盒（袋），不同台（套）的设备仪器的文件不得放入同一档案盒（袋）。附录A设备仪器文件归档范围设备仪器类：序号基 本 范 围保管期限1综 合1.1设备管理条例、办法、规定、通告等长期1.2设备管理规划、计划、总结短期1.3设备技术管理文件材料长期1.4设备运行管理文件材料短期1.5备品备件管理文件材料短期1.6设备台帐永久2单 台（套） 设 备 仪 器2.1调研、考察材料长期2.2购置合同、协议长期2.3洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料长期2.4设备仪器开箱验收记录长期2.5设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料长期2.6设备仪器安装调试、试车记录、总结，竣工图样，检测验收等材料长期2.7运行记录及重大事故分析处理报告长期2.8设备仪器保养和大修计划、记录长期2.9设备仪器检查记录、设备仪器履历表长期2.xx设备改造记录和总结材料长期2.xx技术、质量异议的处理结果材料永久2.xx设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果长期
