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1、销售服务有限公司 管 理 文 件编号：RB/M-AS01版次01第1页 共6页生效日期：2010.10.18主题：管理文件编制标准1.目的规范公司管理文件的编制工作。2.主题内容与适用范围本标准规定了各类管理文件的编制、审核、批准、发布和变更程序以及管理类文件编制的格式和内容。3.术语管理文件：系指按职责分工，由归口管理部门或受命编制部门所制定的各类管理文件。具体为：管理制度、规定、办法、细则、岗位工作标准和通知等。4.职责4.1 行政部负责编制并实施本标准，组织制定或受命编制、变更、统一审核公司各类管理文件。4.2 各部门负责编拟、变更本部门职责范围内的归口管理文件。5. 具体内容与工作程序
2、5.1 各部门负责编制由本部门归口管理的相关管理文件，按本标准规定的格式进行编号、排版和设置，并填写文件编制审批单。5.2 行政部负责统一审核各部门归口编制的管理文件。5.3 文件编制部门负责将通过审核的管理文件呈报公司领导批准后下发执行，并按要求做好发放记录。5.4 文件的格式：管理文件编制采取统一的格式。5.4.1 文件每页表头格式：如本文件的表头格式。5.4.2 文件内容编制格式：管理文件应包括以下栏目及要求：1.目的 说明编制文件的目的。2.主题内容与适用范围 a)主题内容：简明归纳叙述文件所规定的主要内容。 b)适用范围：说明文件适用于那些工作领域、场所或哪些人。3.术语 对文件涉及
3、到的一些新名词、特殊名词或重点名词予以解释。如果没有需要解释的术语，该栏目亦应保留，写明“无”字。4.职责 明确归口管理和贯彻实施文件的主管部门、配合部门等有关部门、人员的职责。销售服务有限公司 管 理 文 件编号：RB/M-AS01版次01第2页 共6页生效日期：2010.10.18主题：管理文件编制标准5.具体内容与工作程序 详细叙述文件的各项内容及相关工作环节的流程。6.本文件涉及表格 逐一列出该文件实施中使用的表格。新产生的表格应附在该文件的后面。如果没有新的表格产生，该栏目亦应保留，写明“无”字。7.参考文件 逐一列出与该文件内容相关的其它文件名称和编号。如果没有参考文件，该栏目亦应
4、保留，写明“无”字。8.附加说明 文件需要另行说明的有关事宜。5.4.3 文件编号 a)各个部门所编制的文件要统一编号，并报行政部审核注册。b)各种规章制度类管理文件的编号为“RB/M-*”形式。含义为：“RB”代表青岛瑞铂汽车销售服务有限公司；“M”代表管理类文件；“*”前两位（或三位）代表归口管理部门编号；后两位数字代表该部门的制度类管理文件编号，例如“14”代表该部门的第14个制度管理文件。各个部门对应的部门编号缩写为：行政部销售部客服部市场部财务部售后部ASXSCRSCFSSH5.4.4 字体格式 5.4.4.1 表头格式为公司标识；楷体，公司名称四字号，文件类别三字号，均要加黑；“主
5、题”宋体四号字；、用宋体五号字。销售服务有限公司 管 理 文 件编号：RB/M-AS01版次01第3页 共6页生效日期：2010.10.18主题：管理文件编制标准5.4.4.2 正文格式 a)字体：用宋体小四号字。b)抬头：数字开头的行靠左对齐，其余缩后两个汉字格。c)页面设置：A4标准纸，上间距2cm、下间距2cm、左间距2.5cm、右间距1.5cm。d)字间距采用标准值，行间距采用固定值20磅。5.5 管理文件的变更5.5.1 当管理文件需要变更时，由更改提出人填写文件更改（销毁）通知单交原文件归口管理部门，归口管理部门视情况确定是否变更，若同意变更。归口管理部门执行与文件编制的审核和批准
6、相同的程序。在发放新文件时应同时收回旧文件或在其上做出“作废”标识，以防止非有效文件的使用。5.5.2 凡属公司已发布的制度汇编内的管理文件，就同一主题发生的变更（修改、补充），变更的归口管理部门可以采用以下方式予以变更，并填写文件更改（销毁）通知单按规定程序报批下发。 a)采取手改、换页、换版的方式执行。 b)也可以按管理类“通知”的方式予以变更处理。5.6 管理类“通知”的编写规定5.6.1 该类“通知”系指各部门以通知的形式发放的、涉及公司管理范畴的（制度汇编），由归口管理部门或受命编制部门对已经发布的管理文件所做的部分修改及少量增补，或适应管理需要所增加的新规定等。5.6.2 该类“通
7、知”的编写格式。不受本标准5.4格式的约束，不需加公司标识或名称等的表头。标题使用宋体、加粗二号字体并居中；正文使用宋体、四号字体；通知的编号标示于标题换行后的右下角，使用新罗马（Times New Roman）小四号字体。5.6.3 使用A4标准纸。页面设置为上间距2.5cm、下间距2.5cm、左间距2.5cm、右间距2.5cm、字间距采用标准值、行间距采用固定值20磅。5.6.4 该类“通知”的编号形式为XHX/M-*附录*或XHX/T-*，其中属于原文件中所涉及内容的变更或补充时，使用XHX/M-*附录*的编号形式；在文件种没有涉及通知规定的内容，编号形式使用XHX/T-*（*前两位或三
8、位代表该部门编号，后面的两位代表该部门文件的编号）。5.6.5 该类“通知”的编制、审核、批准执行与管理文件编制条款5.1、5.2、5.3相同的程序。5.7 会议纪要销售服务有限公司 管 理 文 件编号：RB/M-AS01版次01第4页 共6页生效日期：2010.10.18主题：管理文件编制标准5.7.1 会议纪要编号。会议纪要按年度进行归档，编号形式为：“公司简称”-“*”“（部门编号）-*”（*为流水号）。5.7.2 会议纪要格式。文头采用红色仿宋70号字，编号及正文采用仿宋四号字，行间距为固定值20磅，详见格式范本。各部门组织的专题会形成的会议纪要，由该部门将电子版交行政部统一打印出稿。
9、5.7.3 密级设置：A、B、C三类。A类文件涉及公司核心机密，经总经理批示方可查阅；B类为公司中层以上管理人员知晓的范围，由行政部批准查阅；C类为需要公司员工周知的事项，可公示并随时向申请部门提供查询。6. 本文件涉及表格6.1 管理文件编制审批单6.2 文件更改（销毁）通知单6.3 *销售服务有限公司会议纪要范本7. 参考文件无。8. 附加说明无。文件编制审批单编号：RB/M-HR01-B01文件名称文件编号编制目的签字/时间：编制简要说明签字/时间：编制部门意见签字/时间：行政部审核签字/时间：相关领导意见签字/时间：公司领导批示签字/时间：文件更改（销毁）通知单编号：RB/M-HR01-B02文件名称文件编号更改（销毁）方式更改（销毁）日期更改（销毁）原因原文更改（销毁）为提报部门及分管领导意见行政部意见公司领导批示
