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1、文件控制程序1 范围 适用于与质量管理体系有关文件的控制。记录的控制按记录控制程序。2 目的对与质量管理体系有关的文件予以有效控制，确保各相关场所、工作人员都能及时得到并使用有效文件，防止使用作废文件。3 定义本程序采用GB/T19000-2000 idt ISO 9000：2000质量管理体系 基础和术语标准给出的定义。4 职责4.1 文件实行分级（公司、分公司（厂）、工程处、项目经理部）分系统（技术、质量、工程、企管、经营等）管理的原则。公司、分公司（厂）、工程处、项目经理部相关部门按照分工分别负责本部门所管文件的控制。4.2 公司质量部门负责组织公司质量管理手册、程序文件的编制、发布、修
2、订等综合管理工作；公司企业策划部门负责组织公司管理标准的编制、发布、修订等综合管理工作。4.3 公司办公室负责公司与质量有关的行政文件的管理工作。4.4 公司档案馆、分公司（厂）档案室各自负责公司和本单位竣工技术资料归档的管理工作。4.5 各级技术部门负责各自所管质量计划、作业指导书、图纸、设计变更等综合管理工作。4.6 分公司（厂）、工程处、项目经理部办公室负责公司管理标准在本单位的收发及本单位行政文件的管理工作。4.7 公司、分公司（厂）、项目经理部各级职能部门分别负责各自辖区内有关文件的编制、修订等综合管理工作。5 工作程序5.1 文件的分类、范围、标识5.1.1 文件的分类 a）按文件
3、来源分：内部文件、外来文件。 b）按文件性质分：质量管理手册、程序文件、管理标准、技术类文件、产品质量类文件、经营类文件、行政类文件等。 c ）按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（包括电子文件、照片、音像文件、样品等）。5.1.2 本程序所管文件一般包括： a）质量管理手册（包括质量方针、质量目标）；b）部门或基层单位形成文件的质量目标；c）质量管理职责；d）程序文件；e）与工程（产品）质量有关的管理标准； f）施工技术类文件，如施工组织设计、质量计划、施工技术措施、工艺卡、工艺评定报告、图样、技术标准、施工及验收规范、质量验评标准等； g）经营类文件；h）施工生产类文件；i）与质量有关的
4、法律、法规；j）其它有关文件。5.1.3 文件标识5.1.3.1 需受控的文件由文件编制部门或主管部门给出专用名称或受控顺序号，需要时还应有唯一性文件编号。“受控” 本质量管理手册，由质量部门在其封面上加盖“受控”章，并填写受控顺序号。5.1.3.2 需要时受控文件应编受控顺序号，文件的受控顺序号由文件发放部门填写，编号自“1”起，依顺序用不易掉色的黑色或蓝黑色钢笔标注在封面的左上角。5.2 文件的编制和审批 由相关责任部门负责所管文件的编制。文件发布前应得到批准以保证文件是充分和适宜的。文件应保持清晰，易于识别。 a）质量管理手册、程序文件由公司管理者代表组织相关部门编写。质量管理手册由管理
5、者代表审核，公司经理批准。程序文件由主管部门负责人审核，管理者代表批准； b）公司管理标准、技术标准的编制与审批执行公司标准化管理标准的规定； c）技术方案、作业指导书等工艺文件由项目经理部（厂）技术部门组织编写，并由项目经理部（厂）安排审核和/或批准； d）其它文件由有关责任部门负责编制并提交审批。5.3 文件的发放、接收、管理5.3.1 文件的发放、接收、管理按照分工分别由公司、分公司（厂）、项目经理部有关部门负责，保证在使用处工作人员及时得到有效版本。文件发放部门应使用“受控文件清单”（表C4.1-3）登记受控文件。受控文件发放范围由主管部门负责人确定，受控文件发放部门应使用“受控文件发
6、放登记表”（表C4.1-1）进行登记，收文单位或部门在收到受控文件后应使用“受控文件收文登记表”（表C4.1-2）进行收文登记。5.3.2 文件使用人应对文件加以妥善保管，防止污损、遗失。若出现污损、遗失，则由当事人提出申请，本部门及文件主管部门负责人同意后，核准补发。 5.3.3 受控文件使用完毕或当受控文件使用人离开本组织或调到与质量无关的岗位时，使用的文件由其部门文件管理人员负责收回。按规定自行失效不需收回的文件不再收回。5.3.4 受控文件确需复制时，应由该受控文件的主管部门负责人批准，复制的文件按受控文件进行发放和控制。5.4 文件的评审、更新与更改5.4.1 当出现下列情况之一时，
7、文件管理部门应组织对文件进行评审以确定是否需要进行更新。 a）机构变动； b）国家有关法律、法规、标准修订； c）产品或工作流程发生变化； d）有需要时。5.4.2 文件的更改和批准应按原编制、审核、批准程序由原编制部门进行，若由其它部门负责更改时应获批准并获得相关的背景资料。5.4.3 文件的更改和修订状态应采用“文件更改通知单”（表C4.1-4）或修订一览表的形式进行识别。文件持有人应在规定时间按要求对原文件进行更改。5.5 文件的作废5.5.1 受控文件作废时，由文件主管部门负责按原文件发放范围及时收回，经部门负责人批准后，予以销毁处理。作废的文件应在“受控文件发放登记表”备注栏中予以记
8、录。文件销毁应填写“文件销毁单”（表C4.1-5）。对于使用期限已到而自行失效又不会造成误用和失密的文件可不收回。5.5.2 若失效的受控文件不便统一回收，文件发放部门可委托分公司（厂）、项目经理部相关部门将本单位范围内的文件回收销毁，并将销毁单报送受控文件主管部门备案。5.5.3 文件合订本中的失效文件，应在目录及失效文件的首页盖“作废”章进行标识。5.5.4 管理部门保留的任何作废的受控文件（不包括使用期限已到而自行失效的文件），应盖“作废”章进行标识。5.6 外来文件的控制 外来文件应由主管部门识别其适用性及版本的有效性，明确发放范围，以确保文件能到达使用部门或人员手中。5.6.1 属于
9、上级机关下发的文件，由公司办公室负责登记、分类和处理。5.6.2 产品标准、规范类文件，由各级技术部门审核其是否属于有效文本，由技术部门负责管理。5.6.3 属于顾客或相关方提供的文件，由文件接受或使用部门负责管理。5.6.4 标书、合同类文件由各级经营部门负责管理。5.6.5 法规类文件由各管理部门负责管理。5.6.6 外来文件的发放、接收、使用按5.3的规定执行。5.7 非纸张性文件的控制571 电子文件、胶片文件、音像文件等非纸张性文件由产生部门负责检查确定文件的正确性、完整性，并负责管理。非纸张性文件应有备份，并储存在适宜的环境条件下以防损坏。572 各单位、各部门分别负责各自电子文件
10、的传输及管理，公司级文件由公司办公室负责传输和管理。各单位、各部门应有专人负责对传输来的电子文件按时查阅、下载、备份、传送领导阅示、分发处理等管理，属于受控文件的使用“受控文件收文登记表”（表C4.1-2）、“受控文件发放登记表”（表C4.1-1）进行登记。电子文件的编制单位应有适宜的备份文件，以防原电子文件的丢失和破坏。非纸张性文件的发放、接收、管理等其它事项按5.3条的规定执行。5.8 文件的归档5.8.1 行政文件分别由公司各级办公室按规定时间移交给公司或本单位档案馆（室），并填写档案移交单（表C4.1- 6）。5.8.2 各级管理部门负责各自所管文件的存档与保管。5.8.3 工程项目竣
11、工资料的整理和归档按记录控制程序（Q/CNPC-YGS C4.2）5.5的规定。5.9 文件的保管及借阅 5.9.1 文件的保管及借阅按公司档案管理标准的规定。5.9.2 公司档案馆归档文件的保管期限按公司档案馆的规定，各部门所管文件的保管期限由各部门规定并经主管领导批准。证实质量管理体系运行情况的文件（质量记录）保管期限不少于3年。5.9.3 存档文件的查阅应填写“档案查（借）阅登记表”（表C4.1-7）。6 相关文件6.1 公司标准化管理标准6.2 公司档案管理标准6.3 记录控制程序7 记录表式7.1 受控文件发放登记表（表C4.1-1）7.2 受控文件收文登记表（表C4.1-2）7.3
12、 受控文件清单（表C4.1-3）7.4 文件更改通知单（表C4.1-4）7.5 文件销毁单（表C4.1-5）7.6 档案移交单（表C4.1-6）7.7 档案查（借）阅登记表（表C4.1-7）附录A（规范性附录） 受控文件发放登记表表C4.11 共 页 第 页文件名称文件编号文件类别发文控制范围序号受控号收文单位（岗位）领取人日期备注 发文批准人： 年 月 日 发文人：附录B（规范性附录）受控文件收文登记表表C4.12序号文件名称文件编号来文部门日期受控编号处理结果（归档或转发）收文人备注附录C（规范性附录）受控文件清单表C4.13序号文 件 名 称文件编号发放时间版 次修改状态受控编号备注 附
13、录D（规范性附录） 质量体系文件更改通知单表C4.14 编号：更改文件名称更改文件编号更改文件版别更改状态更改生效日期更改内容：更改人：审核人：批准人：日 期：日 期：日 期：备注：请文件使用人按照本通知单对文件进行更改，并将本通知单粘贴在文件后面备查。附录E（规范性附录）文件销毁单表C4.15 类文件名称文件编号受控编号销毁方式销毁份数销毁地点销毁人监销人消毁时间年 月 日备注 批准： 年 月 日 编制： 年 月 日附录F （规范性附录） 档案移交单表C4.16 年文书档案移交单单位：一、文件 永久 卷 长期 卷 短期 卷二、资料 移交人签字： 接受人签字： 交接时间 年 月 日附录G（规范性附录）档案、质量记录查（借）阅登记表表C4.17查（借）阅单 位查（借）阅人单位领导批准查阅时间借出时间归还时间案卷标题文件标题档案号利用目的备注领导批准档案经办人
