控股集团公司行政管理制度.doc

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1、行政管理制度第一节 总 则第一条 为提高公司的行政管理工作效率，节约开支，减少成本，规范运行程序，特制订本制度。第二条 本制度由综合办公室负责解释和组织实施。第二节 行政管理运行程序第三条 本制度所提“行政管理运行程序”，系指公司各级管理人员和职能部门（事业部）应依据各自的职能、职责分工，对其所领导或负有指导责任的下属机构、人员的行政事务工作进行检查和督导的分工与准则。第四条 一般行政事务检查与处理程序。（一）公司总经理、副总经理及各职能部门（事业部）、子公司负责人等高层管理人员应按照分工定期或不定期检查下属各部门、机构的行政事务工作，并对检查结果进行记录。（二）针对检查发现的问题，各级管理人

2、员应在三天内提出处理意见，对职权范围内的问题进行直接处理；超越职权或需要协调的问题上报处理。（三）各级管理人员应在公司毎月召开的工作会议上汇报上个月的行政事务检查情况。同时将有关书面材料上交综合办公室，以作为被检查部门、机构行政事务考核的依据之一。（四）对于检查中发现的问题是否彻底解决和落实，各级管理人员应进行跟踪调查，务求取得实效。第五条 重大事项处理与督办程序（一）对于紧急决策、限时完成的工作任务等重大事项的重大问题，采用上级向下级发布重大事项通知书的方式进行。书面通知应明确工作任务、执行者姓名、完成时限等事项，同时指定督办人。（二）执行人、督办人应分别在书面通知上签字，按照限定的时间开始

3、执行和督办，同时分别向上级反馈任务执行情况。对于特别重大的问题，应频繁复命报告工作进程与任务完成情况。（三）对于重大事项处理不当，公司将按相关制度规定追究执行人、督办人的责任。第三节 行政办公规定第六条 为塑造良好企业形象，提高办公效率，公司全体办公人员均应遵守本规定。第七条 办公人员的仪表要求（一）上班着装整洁，佩挂工号牌。（二）头发梳理整齐，端庄大方。第八条 办公场所的要求（一）保持室内整洁、卫生、门、窗、桌、凳、椅经常擦洗干净：室内办公设施物品应摆放整齐有序。推行”5S” 管理.（二）室内保持安静，不得大声喧哗，女士高跟鞋必须轻轻着地。第九条 办公人员的语言要求（一）交往语言：“您好”、

4、“再见”、“请问”、“劳驾您”、“关照”、“谢谢”、“早晨好”、“上午好”、“晚安”、“周未愉快”等。（二）电话语言：“您好”、“请问”、“谢谢”、“再见”等。（三）接待语言：“您好”、“请稍候”、“我去通报一下”、“请坐”、“对不起”、“请登记”、“我即刻去联系”、“打扰您一下”、“好的，行”（切忌说“不”）等。第十条 办公人员的工作要求：（一）上班时间未经上级批准不得擅离岗位和串岗；不得与人聊天或上网玩游戏；不得干私活、吃零食；不得放音乐；不准在办公室内化妆、带小孩；未经批准不得让无关人员进入工作现场。（二）热情接待来公司办事的客户和来访人员，实行首问责任制，不得推诿或拖延不办。不论与何人

5、打交道，首先必须说“您好！”，然后自报姓名。（三）接待来访和业务洽谈的客人，如有必要可在接待室或会议室进行。使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室。（四）不得因私事打公司长途电话。（五）遵守计算机与网络信息管理制度，上班时间不得在公司电脑上收发私人邮件，或做其他与工作无关的事情。（六）不得随意使用其他部门的电脑；外来人员未经部门负责人批准，不准使用公司电脑。（七）所有电子邮件的发送，须经部门负责人批准，以公司或子公司名义发出的邮件须报办公室审核，各级主管领导签字批准。第十一条 违反上述条款，主管部门负责人对于初犯或情节不严重者应进行批评、教育；对于屡教不改者视情

6、节轻重可处以5-20元的罚款，同时按员工奖惩办法进行行政处罚；对于情节严重和造成财产和经济损失者，按相关制度处以重罚和要求赔偿。第四节 会议会务管理规定第十二条 为做好公司的会议、会务管理工作，提高会议效率，节约开支，依据企业现状，特制定本规定。第十三条 会议种类。除特殊情况外，公司的会议一般分为八类：（一）公司办公会：为公司董事会领导下的最高公司决策会议。参加人员为公司总经理、副总经理、总经理助理、常务顾问(副董事长)及总经指定人员。会议内容包括企业发展规划、重大投资项目决策、主要机构设置、部门负责人及各实体总经理以上人事安排、工资调整、生产经营计划的制定，以及总经理认为要讨论和研究的重大问

7、题。会议由总经理主持，通常为每月28日上午9时至12时召开，特殊情况由总经理确定时间。公司办公会原则上一事一议，先由总经理提出议题 (如有必要，先提前3天发讨论提纲)，与会人员围绕主题发表意见，最后由总经理综合归纳与会人员的意见作出决定。会议决定视情况由综合办公室整理成会议纪要，并发至各部门负责人。（二）月度工作会议：会议内容为上月度工作(生产、经营)计划执行情况总结、本月度工作计划的部署及其他需要解决的问题。会议由公司副总经理或总经理主持，各职能部门（事业部）总监、部门负责人、各子公司总经理以上人员参加。通常为每月28日下午14时至18时。在每月27日上午12时前，各部门和子公司应将上月的工

8、作计划完成情况、存在的问题书面报告给综合办公室；办公室将情况归纳整理成书面材料报送总经理。（三）周工作例会：会议由各公司各职能部门组织，并请相关各职能部门负责人参加。会议内容包括：1、本周工作情况汇报，2、信息反馈和情况交流，3、下周工作计划和下周收支预算。会议时间定为每周六下午14时17时。（四）早会：公司本部早会定为每周星期一和星期四召开，由办公室负责组织点名，时间为10分钟。会议开始必须练唱百雄堂之歌，和传达近期公司重大事项与高管层的重要指示，布置公司安排的工作。办公室应严格控制早会时间。（五）现场办公会议：针对需要解决问题的公司职能部门和子公司提出申请报告，经总经理批准后，由主管副总经

9、理牵头组织有关负责人参加，与会人员应深入到存在问题的部门、子公司现场办公，帮助他们解决实际问题。（六）专题会议：申请公司就某一问题进行专门讨论和论证的有关部门，会前必须作好充分准备，并将所讨论的问题打印成讨论稿，报总经理或副总经理批准后，提前3天发至有关参与讨论的部门。专题会议的参加人员和会议召开时间视需要由分管领导报请总经理或总经理确定。 (七) 经济活动分析会: 于月初财务月报完成佐召开, 由总经理主持会议, 部门负责人、计划员、核算会计参加。 由财务负责人通报上月财务收支及课目运行情况, 提出问题, 全面分析, 制定措施整改. (八)安委会会议：每季召开一次。由董事长主持会议，部门（生产

10、）负责人以上人员参加，就安全方面的突出问题进行分析研究，制定整改计划，按“五定”要求下发会议纪要，传达贯彻。第十四条 会议召开前，会议主持人应确定会议议题，至少提前一天告知综合办公室，由办公室通知与会人员。重要会议，议题至少应提前一周确定并通知以方便大家有充分的时间进行酝酿和思考。第十五条 所有会议的召开，由办公室负责通知与签到，对没有发出通知而造成的缺席，按每人每次扣款20元计算追究办公室主任的职责。第十六条 凡通知参加会议人员，不准迟到、早退，无特殊情况不准请假、替代。会中不准闲聊、吃零食，手机应调到振动状态或关闭；如需接听，需离开会议室。违者每次罚款20元；无故缺席者，每次罚款50元。第

11、十七条 与会人员必须事先作好发言准备，发言一般应控制在15分钟内。综合办公室要安排专人作好会议记录。第十八条 会议主持人必须严格掌握会议进度，讨论问题不离主题，做到准时开会，按时散会。第十九条 会议要讲究质量，不能议而不决，可开可不开的会坚决不开，可以通过沟通解决问题的事情不要开会，条件还不成熟的会议坚决不开，能小会解决的不开大会。第二十条 除会议特别规定不许传达的内容外，各部门应将会议精神及时传达到员工中去，并认真贯彻落实。第二十一条 对会议形成的决议，各部门必须坚决贯彻执行。由综合办公室督促执行，并将监督情况及时向总经理或分管领导汇报。对执行会议决定不力的负责人，由办公室提出处理意见，报总

12、经理作出处理。第二十二条 对会议决定执行情况监督不力者，由分管领导提出考核意见，报主管副总经理或总经理作出处理。第五节 办公用品管理规定第二十三条 为规范办公用品发放和使用的管理，最大限度地节约费用，特制定本规定。 第二十四条 公司根据实际需要对办公用品制定统一配发目录，对目录范围内的用品实行每月（年）定额发放制度，超出部分由各使用人自费购买。 第二十五条 发放方式：每月第一个周一由各部门指定负责人到综合部仓库办理领用手续，领取各类用品，再下发各使用人，具体规定各部门自定。第二十六条 公司发放定额标准见下页”部门标准”表格所示。第二十七条 办公用品的管理 （一）公司办公用品分消耗品、管制品和特

13、批品。消耗品：铅笔、圆珠笔、油性笔、中性笔、笔心、胶水、固体胶、胶带、双面胶、橡皮、曲别针（回形针）、大头针、墨水、订书钉、复写纸、笔记本、账本、铁夹、色带、文件夹.垃圾袋等。管制品：文件架、文件栏、笔筒、抽杆文件夹、拉链式文件袋、直尺、白板笔、计算器、签字笔、钢笔、订书机、文具盒、电池剪刀、裁纸刀、热水器、取针器、装订机等。特批品：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)、财务帐本、会议记录本、凭证，彩色墨盒及打印纸、手电筒、移动（U）盘、无线网卡、白板、打孔机、档案袋和电池、工具等。 （二）由行政人事部负责办公用品限额标准的制定及各部门办公用品及费用指标管理，按月编制办公用品费用计划，并按

14、规定指标采购。由仓管按规定保管、登记和发放。管制品领用时以旧换新。特批品由分管领导签字后发放。 （三）各部门领用办公用品要填写办公用品限额“发放表”，对超额部分仓库应该拒绝发放，如特殊需要，应经公司分管领导审批后方可发给。 （四）专项活动或大型会务所需办公用品，不在上述开支标准以内，由主办部门提前一周编报计划，经行政人事部核准报公司分管领导审批后，负责采购并联系储运部发放。部门标准行政人事部生产部综合部科研所营销部备注纸类传真复印纸严格执行双面打印（限内部使用）、废纸回收规定。违反规定的按10元/次处罚记事本主管（副部长）以上2本/年，普通人员1本/年工作日志本主管（副部长）以上员工2本/年笔

15、类油性笔6支/月合计6支/月圆珠笔1支/月1支/月1支/月合计3支/月中性笔3支/月4支/月6支/月2支/月15支/月合计30支/月笔芯6支/月8支/月12支/月4支/月30支/月合计60支/月铅笔2支/年1支/年4支/年1支/年2支/年合计10支/月器具（一次性领用,以坏换新）计算器3台/年2台/年5台/年1台/年3台/年合计14台/月订书机1台/年1台/年2台/年2台/年合计6台/月剪刀1把/年1把/年2把/年01把/年合计6把/月纸刀（可换刀片）1把/年02把/年02把/年合计6把/月垃圾袋（按办公室发放）2卷/年2卷/年3卷/年2卷/年5卷/年合计14卷/年用品盒1个/年1个/年2个/

16、年1个/年1个/年合计6个/年其它类钉书钉1盒/季度1盒/季度2盒/季度1盒/季度1盒/季度6盒/季度回形针或大头针1盒/季度1盒/季度1盒/季度3盒/季度固体胶1个/月1个/月3个/月1个/月3个/月9个/月透明胶1个/月1个/月2个/月1个/月3个/月8个/月2个/拖把2个/月统一调配使用扫帚2个/月香烟A、原则上不允许香烟开支，各部门如有特殊原因需要香烟的，应按需要填写正当理由，经总经理签字后，由行政人事部门发放。B、行政人事部门按公司产品销售总额的0.1%控制公司的香烟开支总量，再按部门实际需要调配。1、 特批品以及文件架、文件栏、笔筒、文件夹、拉链式文件袋、白板笔、双面胶、直尺、修正

17、液、橡皮擦、双面胶、复写纸等其他物根据实际需要由部门申请、经行政人事部门核对后，由仓管登记发放。（五）任何部门和个人未经批准，不得擅自购置办公用品，否则不予报销。 （六）各部门必须严格按照规定限额进行管理，同时也鼓励员工自觉节约使用。 （七）办公用品的管理 1.公司办公用品由综合办按统一计划采购，由仓管统一发放，统一设卡存册管理（管制品、特批品），由使用人员负责保管维护。2.员工离职或调岗，其所领取的管制品、特批品等非消耗性办公用具，应经行政人事部门核准交回仓管，由仓管登记销帐处理，再由仓管在离职单或调岗单上签字确认。员工随意与他人替换、私自拆卸和丢失的，应按原价赔偿。第二十八条 本规定由综合

18、办负责修订、解释和监督执行。 第六节 控股子公司高层议是细则第二十九条 为了提高控股公司的决策水平和办事效率，使公司内部高层议是工作规范化、制度化，实现简单可操作性目标，在遵循公司章程及章程赋予的职权的基础上，特制定本议是细则，在控股股份制子公司内实施。本细则如与公司章程条款不符的，以公司章程条款为准。（一） 董事长（副董事长）1.参加每周一次部门负责人参加的周碰头会，小结上周工作，研究本周工作重点（星期六下午）。2.参加每月一次副总以上人员参加的公司办公会议，总结分析上月工作，研究部署本月重点工作（每月二十五日下午）。3.参加每月一次由中层以上管理人员参加的月度生产经营会议及安全例会，总结分

19、析上月工作，部署本月重点工作（每月十十六日下午）4.参加部门负责人以上人员参加的月度经济活动分析会5.主持召开每季一次安委会会议，中层以上管理人员参加，研究部署季度安全重点工作，每季组织开展一次安全大检查。6.负责组织对公司中层以上管理人员参加的“管理制度、工作流程（操作规程），生产工艺、技术标准”等进行审议、批准实施。7.负责组织对年度生产经营计划、职工培训计划、招工计划、财务计划、工资分配计划审议和批准，负责招工计划、财务计划、工资分配计划变更的审议和批准实施。8.负责对中层以上干部变更的动议审查和批准。9.负责项目资金一万元以上的审查和批准，负责固定资产添置、批量报废的审查和批准。10.

20、对总经理、监事会主席提出召开临时董事会的动议，组织开会审议。11.负责每季召开一次董事会，并对作出的决议组织实施。12.负责组织对总经理的月度、年度绩效考核并组织对公司绩效考核工作进行督查。（二）监事会主席（兼工会主席）1.参加每周一次部门负责人参加的周碰头会，小结上周工作，研究本周工作重点（星期六下午）。2.参加每月一次副总以上人员参加的月度公司办公会议，总结分析上月工作，研究部署本月重点工作（每月二十五日下午）3.参加每月一次由中层以上管理人员参加的月度生产经营会议及安全例会，总结分析上月工作，部署本月重点工作。4.参加部门负责人以上人员参加的月度经济活动分析会5参加每季一次安委会会议，研

21、究部署安全重点工作，并参与安全大检查活动。6参与公司管理制度的审议。7.参与董事长组织的对总经理的绩效考核，参与总经理组织的对副总经理，中层管理人员的绩效考核，并每月对公司绩效考核工作进行抽查。8.负责组织监审员对公司的采购业务、工程项目、安全生产、人事、财务等规章制度的执行情况进行督查、审计。9.负责对公司的大型营销活动、财务活动及一万元以上项目实施过程等进行督查，负责一万元以上项目审查签认。10.负责工会之家建设，组织帮助员工维权及解忧排难，组织开展工会活动，按期召开职代会，组织员工评先工作。(三)总经理：1 负责组织每周一次部门负责人参加的周碰头会，小结上周工作，研究本周工作重点（星期六

22、下午）2 负责组织每月一次副总以上人员参加的月度公司办公会议，总结分析上月工作，研究部署本月重点工作（每月二十五日下午）。3 负责组织每月一次由中层以上管理人员参加的月度生产经营会议及安全例会，总结分析上月工作，部署本月重点工作（每月二十六日下午）。4 主持部门负责人以上人员参加的月度经济活动分析会5 参加每季一次中层以上管理人员参加的安委会，汇报安全工作，提出工作意见，组织对会议决定的有关事项的实施。6 负责组织公司“管理制度、工作流程（操作规程）生产工艺、技术标准”等制定或修改，报请董事会批准后组织实施。7 负责组织编制年度安全生产、经营计划、职工培训计划、招工计划、财务计划、工资分配计划

23、等报董事会审批后组织实施。8 负责组织编制公司中，长期发展规划，报董事会、股东会审批后组织实施。9 应监事会主席的邀请，接受监事的咨询。遇有重大、特殊、突发等情况需集体决策的，临时组织公司高层人员召开专题会议研究决策。非紧急情形的，可提出书面报告，提议召开临时董事会。第七节 文件管理制度 第三十条 为提高办文速度和质量，明确文件的编制，收发保管流程与规范，发挥文件在公司工作中的指导作用，特制订本制度。 第三十一条 本制度“文件”一词，系指企业内、外部用于工作交流与信息沟通的各种资料与文本。包括外部来电、来函、公文、咨询函、明传电报、Email以及企业内部工作上报、下发的各种文件存储器、资料等。

24、第三十二条 文件管理要求（一）公司文件实行统一管理，做到规范、准确、及时、重点突出。（二）所有电子文本和书面文本的文件，均由办公室、各职能部门指定的专人进行立卷归档、保存、销毁。第三十三条 文件的分类公文按来源可分为外来文件和公司文件。按用途可分为文件类、函件类、公报简报类、合同协议类。第三十四条 发文字号的编制及基本格式（一）湖南熊和信豆业股份有限公司发文字号：公司代字+年份+序号（二）子公司或事业部发文字号：公司代字+子公司或事业部代字+年份+序号。（三）湖南熊和信豆业股份有限公司常用发文字号：1.熊和信20xx x号：用于向上级请示、报告。2.熊和信发20xx x号：用于公司法规性文件或

25、重大事项的发文。3.熊和信函20xx x号：用于公司一般性文件，如函、通知、批复之类。4.熊和信办发20xx x号：用于综合办公室名义印发的比较重要的文件。5.熊和信办函20xx x号：用于综合办公室名义印发的一般性文件。6.熊和信人20xx x号：用于以公司人事职务任免及人事工作方面的发文。7.各子公司或各职能部门发文则在“熊和信”后另加上子公司代字。如湖南熊和信豆业股份有限公司长沙子公司的发文的字号，可编定为：熊和信长发20xx x号，熊和信长函20xx x其余依此类推。第三十五条 文件密级和保密期限（一）文件密级由综合办公室统一归口管理和解释。文件等级分为：秘密、机密、绝密三级，直接在文

26、件首页版心右上角第一行顶格用汉字标识。保密期限由集团领导根据需要决定；蜜级与保密期限之间用五角星隔开，如：“绝密一年”。（二）秘密文件：可供部门副部长（经理）以上或该事项相关人员阅读。（三）机密文件：只供部门经理以上或该事项相关人员阅读。（四）绝密文件：只限公司高管层或该事项主要负责人阅读。第三十六条 文件的归档（一）保存的书面文件必须加盖相应公章后方可入档。（二）收文由综合办公室统一负责。收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅批。领导阅批后，办公室应收回归档。（三）公司所有发文，发文部门应有存档，并将（经领导签发）审核的底稿连同正本2份送档案室存档。有领导指示的，还应

27、附批复件。（四）公司发文，一定要由综合办公室按规定要求统一编写发文字号；所有文件发放，一定要有登记、签收手续。（五）公司董事会及各部门原则上不对外发文。（六）有红头文件标识的，一般适用于需要遵照执行的法规性文件以及职务任免的通知、表彰批评通报、需要遵守周知的通知、重大决策之类的决定以及向上级的重要报告和请求等。其他文件一般应用公司函头纸印发。第三十七条 文件处理程序（一）公司及子公司发文应由文秘专员草拟文稿。（二）有关部门修改初审或会审文稿后送综合办公室。（三）以综合办公室名义发文的，由分管副总经理签发；重要文件应送总经理签发。（四）以公司名义发文的，一般文件由办公室定稿后送分管副经理审定或审

28、签。需要会审的重要文件送各副总经理审定，再送总经理签发。（五）返回办公室编号、打清样、校核、绣印、盖章、装订、送发。第三十八条 文件的督办（一）各级领导应及时阅批文件，属于急件的当天批复，属于普通件的2天内批复。（二）各级领导阅、批文件应仔细认真，阅完后需签名并注明日期，不得圈阅，需要签署具体意见的，要明确、具体。第三十九条 文件的保存和销毁（一）无论何种文件、资料，当年的全部要保存，1年期满后及时立卷归档入库。（二）带文号的文件。如重要法规性文件、人事奖惩性文件作为永久保存。（三）一般行政业务合同、协议视情况决定保存年限。（四）不带文号的通知、通告等一年期满后销毁。第四十条 文件的拟制印发（

29、一）公司公文（一律使用红色文头纸）1.以公司名义对政府及其各职能部门、银行、税务等部门发出的请示、报告、或对社会公众及传媒发出的通报、通告、及汇报材料或对各部门、及其分支机构下达的全年工作计划、年度工作总结等以“湖南熊和信控股集团有限公司文件”予以标识，按国家机关行政公文处理办法的规定格式及标准字体和字号。2.以公司名义对其职能部门、子公司发出的、带有发文字号分类的文件，以“湖南熊和信豆业股份有限公司文件”予以标识，使用统一的格式及标准字体和字号。该文件由办公室按性质归类后分年度编号。（二）公司各职能部门、子公司内部往来文件如请示、报告通知、通报、函等一律使用黑色文纸印发。1.子公司各职能部门

30、上下之间或相互之间发出的，带“XXX（公司、部门全称）”的请示、通知、决定、批复、报告等，使用统一的格式及标准字体和发文字号。2.该文件发文字号六角括号度和文件序号用阿拉伯数字，如：“20083号或XXX函20XX X号”；文件特别多的部门，可将文件按文种，编出发文字号。3.该文件可以是电子版本或文字版本。4.文字版本必须盖该部门行政印章，电子版本不能盖章。5.职能部门由部长（经理）签发该文书；车间由第一负责人签发该文书。6.该文件可以由职能总部、分公司按电子文档标准格式制作并按程序发放。7.该文件必须明确发文范围，详细填写“主送、抄送、发”的各栏内容。8.该文件存本部门。主送对象范围是：公司

31、或子公司董事长. 总经理。，抄送对象范围是：公司和子公司副总经理、总监、总经理助理。发送对象范围是：各职能部门、车间负责人或全体员工。第四十一条 函件类（一）公司公函。文件眉头只以单位法定名称标识。1.以公司名义对政府机构、银行、税务等部门，或对各职能部门、下属车间发出的，带（函）字号的，带“湖南熊和信豆业股份有限公司”及公司司徽的红色函头纸，使用统一格式及标准字体和发文字号和登记序号。2.以公司和法定代表人名义出具的授权委托书，带（授权）字号的，必须使用“湖南熊和信控股集团有限公司”及公司司徽的红色函头纸，使用统一格式及标准字体和发文字号和登记序号。（二）职能总部、分支机构公函一律使用红色函

32、头纸。1.指以职能总部、子公司名义向当地政府、送交的报告、请示，以及向有关媒体送交的通告、通知等，以“湖南熊和信豆业股份有限公司”作标识的及公司司徽的红头函件。2.该函件由各部门使用以公司统一的标准红色函头纸打印。3.职能部门与车间之间不能使用红头函件交流工作或事项，只能用黑函头纸印发。4.对外发函时不能使用空白打印纸加盖行政公章。第四十二条 合同、协议类主要指公司内部签订的目标责任书，职能部门或下属机构与业务往来单位签订的公司合同（协议）或地方合同（协议）等。（一）所有新签定的合同协议或财务开支有关的项目，一律填写项目立项审批表，审批后的原件按属地原则加盖当地行政印章后存综合办公室，相关部门

33、应保存复印件。（二）合同（协议）文本在年度内必须按阿拉伯数字序列由综合办公室统一编发文号和登记序号。第四十三条 签收文件须依照下列规定：（一）外来文件由综合办公室签收后，交机要员或主管进行登记，其他人不得拆阅。通过会议、展览等途径获得的文件，应及时送综合办公室进行登记。（二）签收外来公文应认真核对所收文件数与发文机关拟送的件数是否相符，文件上的收文机关、收件人是否与本机关相符，文件编号是否与投递文件簿上的登记相符，重要文件应逐页查点。急件要注明签收的具体年、月、日、时、分。（三）发现问题及时与发文机关联系。第四十四条 登记、分发文件须依照下列规定：（一）机要员将收到的文件统一编好序号后登记到收

34、文登记表上，登记时应将发文机关、文件标题、发文字号、密级、 缓急时限、件数、收发时间等逐项填写清楚，并加盖收文章。（二）文件标题不能删简，无标题文件要将内容进行概括摘要登记，书写要清楚、工整。（三）综合办公室将登记后的文件及时送交相关部门或领导。第四十五条 分发文件须按照下列规定：（一）相关工作已有明确分工的，按照业务主管范围直接送有关领导批示。无明确分工的，送正职领导人批示。（二）上级机关对公司请示问题的批复，随文件批示记录表送原上交请求单位的主管领导阅批后交承办部门（拟稿部门）阅处，再与请示稿底装订在一起交办公室留存归档。（三）下级机关交来的报告或报表，或其他机关对公司函请商洽工作的复函，

35、直接送交原发文承办部门办理。（四）上级机关下发的文件或下属机构请示的有关紧急、重大的问题或者涉及全局性问题的文件，先送请公司总经理或常务副总经理批示，然后根据领导批示的意见办理。（五）按照办公室领导的要求，准确、及时的分送文件到各级领导及相关部门。（六）呈请上级领导批办文件，如有必要，应尽可能提供背景情况，供其参考。第四十六条 传阅文件须依照下列规定：（一）掌握传阅范围，不能任意扩大和缩小，注意保密。（二）控制文件运行，随时掌握去向，避免漏传、误传、延误、失密。（三）文件不横传，由综合办公室专人送至每个应阅人员。不能由应阅人员自行横传，以防泄密。（四）检查阅后文件，查是否阅过、有无指示意见、传

36、阅件有无缺损、附件是否完整。（五）注意控制阅件时间，对传阅文件时间过长的领导，要及时提醒，以免延误重要事项的办理。 第四十七条 对上级领导签署意见的文件，应及时转交办公室负责人或承办人，以免延误重要事项的办理。对落实到部门的文件，要及时催办。第四十八条 批办文件须依照下列规定：（一）主管领导在审阅文件的基础上，应针对文件提出的问题和要求，简明扼要地签署处理意见，明确指定承办部门或承办人。（二）对密级较高的文件，要尽量缩小知密范围。（三）需两个以上部门承办的事项，要明确指定主办部门。（四）紧急而重要的文件，要规定时限并注明批办的年、月、日、时、分。第四十九条 传阅后的文件，要在传阅后及时收存归档

37、或统一销毁。第五十条 来文份数较多的，在处理后只留下一份归档，其余销毁。第五十一条 来文只有一份。需要归档的，要在文件上做明显标记，以便催要归档。第五十二条 对领导有重要批示的文件，复印一份送给阅知部门或阅知人，原件归档。第八节 印信管理制度第五十三条 公司印信是企业信誉的体现和权力的象征，为规范公司印信使用，特制定本制度。第五十四条 公司印信分为对外印信和对内印信两种类型。其中对外印信包括湖南熊和信豆业股份有限公司及下属子公司的公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章； 对内印信包括公司内部各职能部门（事业部）印章和专用章。第五十五条 对外印信的保管（一）印信都应指定专人保管并存放在保险

38、柜内，不得随意放置。（二）公司及子公司公章、合同专用章由董事长、或董事长确认的机要员（或董事长秘书）负责保管。（三）财务专用章由计财中心负责人保管。（四）法人代表章可由法人自行保管，或由法人委派机要员保管。第五十六条 对外印信的使用（一）对外印信的使用，由印信保管员负责控制。（二）需要用印时，经办人必须填写印信使用申请表并在得到相关领导批准后方能用印，审批程序为：用印文件（对外合同或协议、委托书、聘任书和所有以公司名义对外的公文） 部门主管批准 分管总经理批准总经理批准 机要员用印。（三）机要员应在阅读印信使用申请单，核实审批无误后方可用印，同时应在公章使用登记表中作用印记录，并将印信使用申请

39、单和已用印文件复印件留档备查。（四）企业内部发文，凭总监、总经理以上领导签发的原件直接用印，不再履行审批程序。第五十七条 对内印信的保管和使用（一）部门公章只限公司内部使用，不得对外。（二）部门公章由部门负责人保管或由其指定人保管，使用时必须经部门负责人批准方可使用，同时印章保管人应对用印情况进行登记。（三）流程性专用章(如检验章、合格章)由部门部长（经理）指定专人保管和使用，保管者按相关程序和作业文件用章，可不进行登记。第五十八条 使用印信，原则上不准在空白合同、纸张或信笺上盖印，不准开空白介绍信；特殊情况，需经总经理批准。第六十条 印信的销毁（一）停止使用的印信或因损耗导致不能使用的印信，

40、印信保管员应及时交集团办公室统一封存。；（二）废止印信上交综合办公室后保存一年，保存期满经总经理批准后销毁。第六十一条 奖惩（一） 各主管领导、印章保管负责人在印信的管理使用中，一定要严格用印审批手续，避免用印差错，堵塞各种漏洞。（二）若有违反本规定的情况，按公司制订的相关惩处条例进行处罚。第九节 档案管理制度第六十二条 为加强公司档案管理，完整保存和科学管理档案，充分发挥存史资治的作用，根据中华人民共和国档案法、科学技术档案工作条例等有关法律、法规的要求，结合企业的实际情况，特制定本制度。第六十三条 档案系指在企业活动中形成的，具有重复利用价值的文件。档案是企业活动的记录和凭证，是重要的信息

41、资源和决策参考资料。包括书面材料（如决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等）、音像材料（如照片、图片、磁带、录像带等影音资料）以及电子材料（计算机软盘、硬盘、光盘等硬质资料）。第六十四条 档案工作是行政工作的组成部分，是提高公司工作效率和工作质量的必要条件。重视、建设和保护档案是各级单位领导和全体员工义不容辞的职责。第六十五条 公司档案实行区别对待、统一管理的原则，办公室负责档案工作的管理。 第六十六条 综合办公室负责对档案的形成、积累、整理、归档，并按本制度进行移交或管理，防止在归档前企业商业秘密的泄露，确保档案的完整和安全。第六十七条

42、 综合办公室档案管理的基本任务是：（一）对公司文书、各部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。（二） 负责管理公司的全部档案，按制度提供利用为公司各项工作服务，并为公司积累档案史料。第六十八条 公司档案按日常行政、科研技术、基本建设、设备仪器、生产、会计及审计、人力资源、供应、市场营销、企业文化分类立卷。第六十九条 各部门负责人应结合本部门的实际情况确定本部门档案收集、整理和移交范围。须要公司统一保存的，一律移交公司档案室。第七十条 档案的保密（一）综合办公室应遵守保密法和商业秘密保护制度的规定，正确处理档案保密与利用的关系，做到充分利用、有效控制、适度保密。（二）各部门负责人对应该归档的材料

43、，应确定其密级、保密期限和归档时间，由部门部长（经理）负责执行。（三）各部门向档案室移交归档材料时，应填写文件发放记录表，由行政专员签收。（四）复制保密档案，应按本制度的授权范围，由相应领导书面批准，复制工作要由行政专员监制,并填写文件发放记录表，记录复印材料名称、复制份数、批准人及接收人的签字。（五）每年7月10日前，综合办公室、各部门对所存超过保管期限的档案进行清理，列出清单，由办公室组织鉴定。对确无保存价值的档案填写文件销毁清单，经办公室主任和企划中心总监批准后销毁。（六）公司销毁过期档案，应由办公室指定人员监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。（七）公司的档案室应该坚固，

44、并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。行政专员应每月月初检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。（八）行政专员应遵守公司的保密制度，与公司签订保密合同。第七十一条 档案的管理（一）行政专员应按本制度的要求，确保档案的完整与安全，做好档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和利用工作。（二）档案管理必须设有专用室、柜、盒、袋，应有防盗、防水、防潮、防晒、防虫、防尘等安全措施。（三）符合本制度要求的档案材料应由各部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。对于各级领导交办的事宜，承办人员在办理完毕后，应将相关文件材料及时交有关部门整理、立卷。（四）公司各级

45、管理人员应为档案人员掌握和了解本企业的活动提供方便，以利及时收集各项活动形成的文件材料。（五）各部门移交或接收的档案，应符合下列要求：1.应归档的文件材料齐全、完整。2.传真、电报应按照其与有关文件的联系，合并整理、立卷；热敏传真件应复印后存档。3.档案材料应分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于检索、存取和利用。（六）综合办公室应建立档案统计制度，对档案的签收、移送、保管、利用等情况进行统计，并于每月26日前向办公室主任报送档案工作基本情况统计表。（七）行政专员应根据档案的有效期和利用价值，编制档案材料保管期限表，经综合办公室主任审核批准后备案。（八）行政专员应按档案工作法规、惯例或工作需要

46、，编制档案目录和必要卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司各项工作服务，并注意调查和分析档案的利用效果。（九）行政专员应对在部门存档的文件分类编制文件清单，以备检索和利用。第七十二条 档案的利用（一）公司内部人员查看、借用归档资料，应填写档案阅览、调用记录表，并按授权范围查看、借用公司档案。（二）查看、借用部门档案，应经过部门经理和综合办公室主任同意。（三）外部单位或人员查看、借用公司档案，应经董事长或其职务代理人同意。（四）公司有关人员可调阅授权范围内的档案，调阅档案授权如下：A档：股东、董事会成员、监事会成员以及由董事长或监事会主席临时授权的人员。B档：总经理、职责相关总监以及由董事长临时授权的人员。C档：总监、职责相关部门经理以及由总经理临时授权的人员。D档：部长（经理）、职责相关管理人员以及由总监授权的人员。（五）对于重要档案，综合办公室可根据需要和可能，备份或复印原件存档，以保证档案的安全和方便利用