煤业股份有限公司档案管理制度.doc

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1、煤业股份有限公司档案管理制度第一章 总 则第一条 为加强档案管理，实现档案管理工作科学化、规范化、标准化，更好地为企业生产经营等各项管理工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、国有企业文件材料归档办法、煤炭工业企业档案分类规则和平煤集团公司机关档案分类及类目标识符号表等有关规定，结合 煤业股份有限公司（以下简称“*股份”）实际，制定本制度。第二条 档案管理工作是平煤股份企业管理基础工作的组成部分，是维护公司历史真实面貌和综合利用信息资源的一项重要工作。第三条 有关规定允许由个人保存的文件材料，可以根据需要向档案管理部门申请保存原件（上交复印件）或复印件（上交原件），上

2、交复印件的，其原件应当在个人保存期满后及时移交档案管理部门归档。除此之外，任何部门和个人不得私自保存应归档的任何文件资料。第四条 要切实加强对档案管理工作的领导，明确单位分管领导、责任部门和具体负责人，实行档案、人员、管理的集中统一。第五条 健全完善档案工作的“三纳入”制度。即：纳入企业领导的工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。第六条 健全完善档案工作的“四参加”制度。即：企业档案部门或档案人员及时参加产品鉴定、科研课题审定、基建项目验收、设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。第七条 健全完善档案工作的“四同步

3、”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。第八条 平煤股份综合部是公司档案管理工作的职能部门，对各单位（各部门）的档案管理工作具有业务指导、检查和监督职能。第九条 各单位（部门）至少应设一名专（兼）职档案管理人员，负责本单位（部门）在生产经营等工作中形成的档案材料的收集、整理、归档和立卷工作。第十条 平煤股份机关档案管理坚持“独立建档、集中管理”的原则。第二章 归档范围第十一条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有

4、保存价值的文件材料（包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式）均列入归档范围：一、职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、劳保福利、女工工作、文化艺术和体育活动等形成的文件材料。二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程； （二）公司法人治理结构、组织机构调整及人事变动情况； （三）企业领导班子重要活动； （四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴管理； （五）法律事务，公证工作； （六）监察审计工作； （七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘； （八）职工教育与培训工作； （九）

5、医疗卫生工作；（十）后勤福利，住房管理；（十一）外事工作。 三、经营管理工作形成的文件材料 （一）企业改革，经营战略决策； （二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析； （三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，产权变动、清产核资； （四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理； （五）企业信用管理，形象宣传； （六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等； （七）财务管理，资金管理，成本、价格管理，会计管理； （八）物资采购、保存、供应和流通； （九）经营业务管理，服务质量管理； （十）境外项目管理； （十一）招投标项目管理。 四、生产技术管理

6、工作形成的文件材料 （一）生产准备、生产组织、调度工作； （二）质量管理，质量检测和质量控制工作； （三）能源管理； （四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理； （五）生产安全，矿山救护，消防工作，交通管理； （六）环境保护、检测与控制；（七）计量工作； （八）标准化工作； （九）档案、图书、情报工作。 五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料 （一）产品的市场调研、立项论证、设计； （二）产品的工艺、工装、试制、加工制造； （三）产品的检验、包装； （四）产品的经营管理； （五）产品鉴定、评优、保障与监督； （六）产品质量事故分析及处理。 六、科学技术研究工作形成的文件材料 （一）科研项目

7、的调研、申报立项； （二）科研项目的研究、试验； （三）科研项目的总结、鉴定； （四）科研项目的报奖、推广应用。 七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料 （一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作； （二）基建项目和技术改造项目的设计； （三）基建项目和技术改造项目的施工； （四）基建项目和技术改造项目的监理； （五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收； （六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优； （七）基建项目的使用、维修、改建、扩建； （八）事故分析和处理。 八、设备仪器管理形成的文件材料 （一）购置设备、仪器的立项审批，购

8、置合同； （二）设备、仪器的开箱验收或接收； （三）设备、仪器的安装调试； （四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废； （五）事故分析和处理。 九、会计工作形成的文件材料 （一）会计凭证； （二）会计帐簿； （三）财务报告及报表； （四）其他文件材料。 十、职工个人管理形成的文件材料 （一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料； （二）职工的鉴定、考核；（三）职工的专业技术职务评聘； （四）职工的奖励与处分； （五）职工的工资、保险、福利待遇等。 第三章 公司机关归档文件材料的来源第十二条 公司各职能部门形成的文件材料；基层单位应报公司的文件材料；公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；

9、公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料；本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；本公司执行、办理的外来文件材料。第十三条 多部门联合工作形成的文件材料由牵头部门负责文件材料的归档。第四章 归档时间要求第十四条 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年五月份前归档。第十五条 工业企业产品、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。第十六条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。第十七条 各种设计图纸、设计文件和科研文件资料，在图样和科研项目经鉴定修改完毕后归档。第

10、十八条 地质勘探、环境保护的资料在经过有关部门鉴定和验收后归档。第十九条 公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。第二十条 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门负责整理并保管一年后向档案部门移交归档。第二十一条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。第二十二条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第二十三条 企业或单位获得的各种荣誉证书及实物等奖励，由领回单位交档案管理部门归档，不得个人保存。第二十四条 下列文件材料应随时归档： （一）变更、修改、补充的文件材料；（二）企业对外签订的重大合同； （三）企业内部机构变动

11、和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； （四）企业产权变动过程中形成的文件材料； （五）其他临时活动中形成的文件材料。 第五章 归档质量要求第二十五条 归档的文件资料必须保证齐全、完整、真实，能准确地反映各项活动的全貌。第二十六条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。第二十七条 归档的文件资料必须做到纸质优良，字迹工整，线条清晰，装订整齐、牢固。严禁使用圆珠笔、铅笔、复写纸书写，以防字迹褪色、脱落。第二十八条 归档的文件材料应为原件（重大法律合同一律只存原件），因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。 第二十九

12、条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 第三十条 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 第三十一条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 第三十二条 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 第三十三条 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。各单位要建立合同档案，合同审批处理笺作为合同档案的一部分，与盖章

13、后的合同文本一并保存。第三十四条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。 档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。 第三十五条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。 第六章 档案分类与编号第三十六条 根据平煤股份目前已经产生及以后可能产生的文件村料情况，参照煤炭工业企业档案分类规则和平煤集团公司机关档案分类及类目标识符号表，其类目设置和标识符号为：类目设置一级类目的设置：设置12个一级类目。即党群类、行政类、经营类

14、、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、职工管理类、特殊载体类。二级类目的设置：按照企业管理职能和特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。标识符号一级类目用大写英文字母标识。规定为：党群类-A行政类B经营类C生产技术类D地质勘测类E基本建设类F科学技术研究类G设备仪器类H产品类J会计类K职工管理类L特殊载体类M二级类目采用阿拉伯数字标识，并采用双位制，即从11开始，以后用12，13，99等来表示，直至99结束。但不得用20，30，90等来表示。第七章 档案的借阅与利用第三十七条 平煤股份员工因工作需要借、查阅重要档案，必须经公司有关领导批准；借、查阅

15、一般档案，由综合部负责人或档案主管人员批准。第三十八条 凡借、查阅档案，必须精心爱护档案，严禁拆卷、涂改、勾画、折叠，确保档案完全、完整无损。第三十九条 凡是借、查阅档案，必须进行借阅登记。第四十条 各级档案管理部门要注意档案信息的综合开发利用，要不断探索研究，开辟档案信息开发利用的新途径。第八章 附 则第四十一条 本制度未尽事宜，参照国有企业文件材料归档办法、煤炭工业企业档案分类规则、平煤集团公司机关档案分类及类目标识符号表等有关规定执行。第四十二条 各部门、各单位要建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档或损坏、丢失等违反档案管理规章制度的，将追究有关部门和当事人的责任。第四十三条 本制

16、度自发布之日起施行，关于印发平顶山天安煤业股份有限公司档案管理制度（试行）的通知（平煤天安200231号）同时作废。第四十四条 本制度由平煤股份负责解释。附件:1.平煤股份公司档案分类及类目标识符号表2.档案移交清单附件1平煤股份公司档案分类及类目标识符号表一级类目二级类目归 档 范 围标识符号名称标识符号名 称A党群类16工会职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等。B行政类11行政事务企业综合性行政事务工作，公司及所属二级单位重要行政会议，办公室工作，文秘工作，印鉴管理，机要保密工作。公司法人治理结构、组织机构调整及人事变动情况，领导班子重要活动，单位

17、或部门职能划分（赋予管理职能）。成立企业的申请、批准，企业章程，企业更名等。12人事干部管理，工人管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，调配工作，企业劳务输出管理，成立机构等。13法纪监察法律合同，法律事务。14审计各专项审计工作活动等。15教育职工在职培训16外事公司涉外活动。17后勤福利职工生活福利，“两堂（塘）一舍”等。29其他C经营类11经营决策重大经营战略性决策，企业发展规划，股份制改造方案，上市申报材料，股东（大）会、董事会、监事会会议纪要、议事规则、披露信息资料。12计划统计公司中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作及各种统计报表，综合性分析工

18、作。13财务资金管理，成本价格管理，会计管理，资金流通。14物资物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废。15产品销售市场分析、用户调查，信用管理，产品销售，广告宣传，售后服务工作。16企业企业普查，法人资格，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。18产权管理股份制改造，清产核资、资本运作，资产评估、对外投资、股权管理、资产管理，知识产权管理，股票上市等19土地管理征购土地，土地评估、土地产权管理，土地资产划拨等21房产管理房屋产权管理29其他一级类目二级类目归 档 范 围标识符号名称标识符号名 称D生产技术类11综合煤炭生产有关规章制度，技术规程，措施，标准，经验汇编等综合性文件材料及采矿

19、（煤炭生产）许可证，煤炭资源管理，矿井、选煤厂生产能力核定（销）等综合性文件。12生产调度生产组织，调度指挥工作。13质量企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作、质量达标等。14劳动劳动定额，定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护，劳动保险等。15能源能源消耗定额管理，节能降耗工作，供用电计划等。16安全安全管理，矿山救护，工伤事故处理，消防工作，交通管理，防范自然灾害，职工安全教育，综合性安全活动，单项安全检查等。17科技信息化建设，新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议，矿井降温等。18环境环境保护检测与控制，污染治理。19计量各种计量检测工作。21标准化企

20、业标准化管理工作。22档案和信息档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，信息工作，图书资料工作，通信管理等。23开拓与开采矿井开拓，巷道掘进，采煤技术，采煤方法，顶板管理，盘（采）区设计，“三下”采煤，塌陷补偿等。24机电机电管理，供水，供热，压风，供、配电等。25运输矿井提升，井上下运输，矿区运输。26通风矿井通风技术方法，风量计算，通风瓦斯，煤尘监测及治理，井下防灭火等。27防治水矿井探、放、堵、防、排水等。28选煤煤质选煤技术，选煤系统，方法，煤质化验分析，煤泥水处理等。29小煤窑管理小窑开采，审批文件，环境保护，技术管理。31边坡稳定及排土复田边坡加固稳定及需坡治理，排土（排矸）技术方

21、法，排土（排矸）系统及复田技术，土地复垦等。32矿井报废矿井报废技术文件材料等39其他一级类目二级类目归 档 范 围标识符号名称标识符号名 称E地质勘测类11综合规程规范，地质调查，资料汇编，矿产储量，煤矿地质测量及勘探工作，矿井储量管理等。12煤田地质煤田地质综合性文件材料，踏勘，找煤，普查，详查有关材料。13煤矿地质煤矿地质综合性文件材料，建矿地质，生产地质，煤矿采终地质报告，资料，审批文件以及矿井“三量”表等。14水文地质水文地质综合性文件材料，矿区专项水文地质报告，审批文件等。15工程地质工程地质综合性文件材料，煤矿工程地质，建筑工程地质等。16环境地质环境地质勘查，监测，环境水文地质

22、，环境工程地质等。19探矿工程探矿工程有关文件材料。23矿区测绘地形测量，高程测量，三角测量。24矿井测绘井上下控制测量，采区测量等。25工程测量大型设备安装测量，贯通测量，岩移观测，管线测量等。26测绘资料测量原始资料与成果计算资料29其他F基本建设类11综合基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、招标、投标。项目设计，施工，监理，竣工验收。新矿井投产验收，质量监督，征购土地，抗震加固等管理性工作及基本建设管理工作法规，总体规划设计，经验汇编等综合性材料。12矿建工程矿井基本建设（改扩建）各阶段设计，矿建施工技术组织措施，施工方法，工程移交，井筒，井底车场，巷道，峒室工程，井巷施工，井下变

23、电所等。13工业建筑井塔（井架），输煤皮带走廊，选煤楼煤仓，扇风机房，压风机房，地面变电所，修配厂，仓库等。14民用及公用建筑办公楼，矿区给排水，采暖供热等。15设备布置安装矿井煤矿生产设备总布置，供水，供热，通讯等设备总布置。19其他G科学技术研究类11综合科研项目调研、申报立项，研究、试验、总结，鉴定，推广应用。基础理论研究与应用技术研究综合性文件材料。12地质勘测地质专业与测绘专业技术研究文件，技术研究，经验总结等。13采掘矿井及露天采煤专业科学技术研究，技术经验，总结等。14机械机械专业科学研究，技术经验，总结等。15电气电气技术专业科学技术研究，技术经验，总结。16选煤选煤专业科学技

24、术研究，技术经验，总结。17土建土建专业科学技术研究，技术经验，总结。21环保环境保护综合性研究，环境污染调查，分析等研究性材料。29其他一级类目二级类目归 档 范 围标识符号名称标识符号名 称H设备仪器类11综合有关设备、仪器购置立项审批，购置合同，验收、安装调试、使用、维修、改造、报废等综合性文件材料。12采掘设备仪器矿井及露天采煤设备，掘进设备，排矸设备，剥离设备及仪器。13运输设备仪器井上下运输设备。14提升设备仪器提升设备（绞车，容器，附属设备及仪器等）。15通风设备仪器通风机，风扇，通风附属设备及仪器等。16压风设备仪器空气压缩机及附属设备及仪器。17排水设备仪器水泵及附属设施及仪

25、器。21安全监测设备仪器矿井瓦斯，煤尘，气温，地压，监测与控制设备，仪器。22洗选设备仪器洗选煤设备及设施。29其他J产品类11综合有关产品生产、制造、设计、规程、规范、章程、汇编等材料。13煤炭加工产品煤炭各种加工产品（如：甲醇等）。19其他K会计类11凭证各种会计凭证。12帐簿各种会计帐薄。13报表各种会计报表。14工资清册职工工资册。19其他L职工管理类11干部12工人13离退休职工14死亡职工19其他M特殊载体类11照片胶片（底片），扩印片。12录音录音带，唱片。13录像录像带。14磁盘计算机磁盘。16光盘17实物奖旗、奖状、奖杯等荣誉实物。19其他附件2档案移交清单移交人：（签字） 接收人：（签字） 年 月 日序号类别案卷号案卷名称页数数量保管期限备注注：本清单一式两份，移交人和接收人各保存一份。