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1、公文收发管理制度GLGZ.RX/QEW.16 版本号/修改状态：2010/0 页码：第1页/共1页1.0 目的 为规范公司的公文处理，建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量。2.0 适用范围适用于公司分公司项目制发的公文及文件审批程序。3.0 职责31 以公司名义的对内发文、对外发文，均由总经理办公室统一编号、发放。32 总经理对对内发文、对外发文有最终的审批权。4.0 程序要点41 公司的通用公文种类有： 4.1.1 请示。向上级部门请求请示、批准的事项。 4.1.2 报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。 4.1.3
2、 决定。对公司重要事项或重大活动作出安排。 4.1.4 决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 4.1.5 批复。上级答复下级的请示事项。 4.1.6 通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。 4.1.7 通知。传达、批转上级、同级、不相属各部门/分公司的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。 4.1.8 通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。 4.1.9 函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。 4.1.10 会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。 4.2 公文制发
3、标准要求4.2.1 公文用纸主要技术指标1） 幅面尺寸 采用标准A4的型纸，其成品幅面尽寸为：210mm297mm。2） 页边尺寸上：20mm；下：20mm；左：20mm；右：20mm；页眉：15mm；页脚：12mm。4.22 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。1) 眉首：套用公司格式文头（设置页眉），公司名称中英文，微软繁隶书，四号字体；公司对分公司/部门/项目发文：凡是公司行为，必须以公司名义行文。格式：GLGZ/N/年份/编号 三位阿拉伯数字，如：001 如：2010 代表：内部发文 代表：港联物业（广州）有限公司公司对外发文：凡是公司对外行为，必
4、须以公司名义行文。格式：GLGZ/W/年份/编号 三位阿拉伯数字，如：001 如：2010 代表：外部发文 代表：港联物业（广州）有限公司 分公司/部门/项目之间的横向联系、分公司/项目的对外发文及向公司总部的发文均由该单位统一编号、发文。格式：GLGZ/（分公司/项目/部门）代码/年份/编号 三位阿拉伯数字，如：001 如：2010 代表：单位代码 代表：港联物业（广州）有限公司 现有各单位发文编码见下表：（新增加项目由总经办另行编号）序号单位名称单位代码序号单位名称单位代码1总部内发文GLGZ/N/2010/00116审计署GLGZ/SJS/2010/0012总部外发文GLGZ/W/201
5、0/00117富业苑GLGZ/FYY/2010/0013质量管理部GLGZ/ZG/2010/00118华盈居GLGZ/HYJ/2010/0014财 务 部GLGZ/CW/2010/00119名悦大厦GLGZ/MY/2010/0015人事行政部GLGZ/RX/2010/00120南方电网GLGZ/DW/2010/0016市场拓展部GLGZ/SCTZ/2010/00121合富培训中心GLGZ/HFPX/2010/0017资产管理部GLGZ/ZCGL/2010/00122邦泰公寓GLGZ/BT/2010/0018佛山分公司GLGZ/FS/2010/00123海琴湾GLGZ/HQW/2010/0019
6、顺德分公司GLGZ/SD/2010/00124隽峰苑GLGZ/JFY/2010/00110东莞分公司GLGZ/DG/2010/00125农讲所GLGZ/NJS/2010/00111深圳分公司GLGZ/SZ/2010/00126群众艺术馆GLGZ/YSG/2010/00112利雅湾GLGZ/LYW/2010/00127大运家园GLGZ/DYJY/2010/00113怡 苑GLGZ/YY/2010/00128一品树院GLGZ/YPSY/2010/00114西门口广场GLGZ/XMK/2010/00129俊怡御景花园GLGZ/JYYJ/2010/00115金河水岸GLGZ/SD-JHSA/2010/
7、00130东莞消防中心GLGZ/DG-XFZX/2010/0012) 主体：包括标题 + 正文 + 附件（位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题）3）字体规定：详见发文格式范本。43 发文程序4.2.1 总部发文：由部门负责起草文件并填写文件处理表交部门经理审核，同意后报总经理批准。4.2.2 分公司/项目发文：由专业部门负责起草文件并填写文件处理表交分公司/项目负责人审核。如以公司名义发文，须报总经理批准；如是分公司/项目日常事务文件，由分公司/项目负责人签名即可发文。4.2.3 属公司行为的公文，须将已审批的公文提交总经理办公室统一编号、发文，未经批准不得私自发文。4.2.4 分公司
8、/部门/项目之间的横向联系、分公司/项目的对外发文及向公司总部的发文，各单位按要求自行编号发文。44 收文程序1) 签收：一切内外公文、信件、传真，统一由人事行政部及分公司/项目人事行政专员签收，如写明部门或个人收启的分送到位，如属于公文的，应立即送相关部门处理。2) 跟进：各部门根据公文性质、要求，确定具体阅批对象，填写文件处理表后传阅并跟进催办。3) 结办：文件传阅完毕，有处理意见的文件，均视为结办，并知会相关部门。4)45 公司发文格式：(样板见附件)4.3.1 附件1：公司发至分公司/项目/部门（对内发文）4.3.2 附件2：公司发至外部相关单位（对外发文）4.3.3 附件3：分公司、
9、项目及各部门之间的发文5.1 50 相关支持文件及记录5.2 文件处理表附件1：公司对内发文文号：GLGZ/N/2010/001 程度： 紧急 机密主送： 发文：送呈：（向上级填写送呈） 日期：2010/01/01抄送：（向同级或下级填写抄送） 主题： （以上文字使用黑体、小四号字体、加粗、单倍行距离） 关于XXX的通知（使用黑体、三号字体、加粗）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）（使用仿宋、小四号字体、原则上1磅字距、1.5倍行距）特此通知/专此函达/等等附件：1
10、） 1份 共页 2） 1份 共页（附件使用黑体、五号字体、加粗、单倍行距）拟稿： 审核： 签发：（此行用黑体、小四号字）港聯物業集團有限公司香港幹諾道中200號信德中心西座3411室電話: (852)2815 8333傳真: (852)2815 5223港聯物業（廣州）有限公司廣州市建設六馬路29號榮建大廈16樓Tel: (86 20)8331 3710Fax: (86 20)8331 3712 P.C: 附件2：公司对外发文 Asia Asset Property Services Ltd.Rm 3411, Shun Tak Centre, 200 Connaught Rd,C., HKTE
11、L: (852)2815 8333 FAX: (852)2815 5223Asia Asset Property Services (Guangzhou) Ltd.16/F,WingKin Building,29 Jianshe Liu Rd,GuangzhouTel: (86 20)8331 3710Fax: (86 20)8331 3712 P.C: 文号：GLGZ/W/2010/001 紧急/机密致 ： （职位）由 ： （职位）抄送： （职位）日期： 年 月 日主题： 以上文字使用黑体、小四号字体、加粗、固定值5磅距离） 关于XXX的通知/计划/报告等（使用黑体、三号字体、加粗）先生/小
12、姐台鉴：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）（使用宋体、小四号字体、原则上1磅字距、1.5倍行距）特此通知/专此函达/等等附件：1） 1份 共页 2） 1份 共页（附件使用黑体、五号字体、加粗、单倍行距）For and on behalf ofAsia Asset Property Services (Guangzhou) Ltd.港联物业（广州）有限公司签收：日期： 鲁 军 总经理对外发文设正、副本各一份，正本交对方， Authorize Signature(s)
13、副本需对方在签收栏签收。 年 月 日附件3：分公司、项目及各部门之间的发文文号：GLGZ/单位代码/2010/001 程度： 紧急 机密主送： 发文：送呈：（向上级填写送呈） 日期：2010/01/01抄送：（向同级或下级填写抄送） 主题： （以上文字使用黑体、小四号字体、加粗、单倍行距离） 关于XXX的通知（使用黑体、三号字体、加粗）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）（使用仿宋、小四号字体、原则上1磅字距、1.5倍行距）特此通知/专此函达/等等附件：1） 1份 共页 2） 1份 共页（附件使用黑体、五号字体、加粗、单倍行距）拟稿： 审核： 签发：（此行用黑体、小四号字）4.8.1
