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1、合同管理制度5.1 总则为创立公司诚信形象，保护公司利益，加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，公司根据经济合同法及其他有关法规的规定，结合自身的实际情况，制订本制度。华太筑业（北京）科技发展有限公司各单位对外签订的各类经济合同一律适用本制度。经济合同管理是公司管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。公司各级领导、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。5.2 经济合同的签订1) 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
2、2) 对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和没有受到法人委托的人员均无权代表公司对外签约。3) 签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。主要包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其所拥有的代理权限。做到既要考虑我方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，谨防上当受骗和签订无效经济合同，确保所签合同的有效性和有利性。4) 签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优
3、签约”的原则。5) 签订经济合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。6) 经济合同除即时清结者，一律采用书面格式，并必须采用统一规范的经济合同文本。7) 合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。8) 合同内容应注意的主要问题： a) 部首部分注意：写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。b) 正文部分注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负公差、合理秤差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法
4、应明确；价金方面，在国内当前的市场大环境下，应遵循政策为主、市场调节为辅的原则，在充分分析现行国家定价、国家指导价、市场调节价之后予以明确；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。c) 结尾部分注意：双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。9) 签订经济合同，除合同履行地在我公司所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。10) 签订购货合同应以现货为主，并坚持以销定进原则；付款尽可能采用托收承付，如需预付货款或定金按第三节第十四条规定办理。11) 签订销货
5、合同应以现款为主，不准赊销；确需赊销或代销的，赊销金额在10万元（含10万元）以下的由下属单位的经理审批，20万元至50万元的由公司计划财务部长会同公司分管经营的副总经理审批，50万元以上的由总经理审批。12) 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋 取私利，违者依法严惩。5.3 经济合同的审查批准1) 经济合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。2) 经济合同审批权限如下： a) 公司下属单位对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由单位领导审批。b) 下列合同在正式签约前，须由公司
6、总经理审批：u 标的超过100万元的；u 预付定金或预付货款超过10万元的；u 联营、合资、合作合同；u 涉外合同。c) 下列合同在正式签约前，须由公司董事长审批：u 标的超过300万元的；u 投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。d) 标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。e) 公司法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。公司法律顾问负责对下列合同进行审查：u 董事会、总经理委托审查的合同；u 内容复杂、较难掌握，公司各部门及下属单位要求提供法律帮助的合同。3) 经济合同审查的要点是：a) 合同的合法性。主要包括：u 当事人有无签
7、订、履行该合同的权利能力和行为能力；u 合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；u 当事人意思的表述是否真实、一致，权利、义务是否平等；u 订约程序是否符合法律规定。b) 合同的严密性。主要包括：u 合同应具备的条款是否齐全；u 当事人双方的权利、义务是否具体、明确；u 文字表述是否确切无误。c) 合同的可行性。主要包括：u 当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；u 预计取得的经济效益和可能承担的风险；u 合同非正常履行时可能受到的经济损失。4) 根据法律规定及公司的实际需要，相关的经济合同必须呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。5) 经济合同
8、的审批程序如下：a) 申报：u 公司各部门及下属单位的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”（一式二份），报本单位的领导审查批准。u 需报总经理、董事长审批的，应由该单位领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。u 公司领导公出不能以书面文字签署意见时，该领导必须以文字信息的方式，将自己的意见同时告知公司办公室主任、计划财务部长及公司懂事会的至少一名懂事。计划财务部长核实后代签，相关领导归岗后补签。u 公司任何一级领导人员都不得以口头表态的形式对待签约工作。b) 审核：u 对送审的经济合同，应按本制度第三节第十四条规定的审批权限，由主管人或有关人认真
9、审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；u 通知申报单位补报材料或进一步谈判。（应提出谈判的具体要求和注意事项）。u 主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。u 上述审批程序，一般为12天。特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。5.4 经济合同的履行1) 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。2) 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，
10、一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3) 公司各部门、下属单位领导及签约人，应随时了解和掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。对造成经济合同不能履行、不能完全履行的，追究有关人员的责任。5.5 经济合同的变更、解除1) 在经济合同履行过程中碰到困难的，公司各部门及下属单位首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。2) 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，做到从严控制。3) 变更、解除经济合同，必须符合经济合同法的规定，
11、并应在公司内办理有关手续。4) 变更、解除合同的手续，应按本制度第三节的第十四条、第十五条规定的审批权限和程序执行。经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。经上级主管机在见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。5) 变更、解除经济合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。口头形式一律作废。6) 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。特殊情况下，经双方一致同意的例外。7) 因变更、解除合同而使当事人的
12、利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。8) 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。5.6 经济合同纠纷的处理1) 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按经济合同法等有关法规和本制度规定妥善处理。2) 合同纠纷由签约单位负责处理。涉及公司内部多个部门单位的，可以协商或由公司确定一个单位为主负责处理。签约当事人对纠纷的处理必须具体负责到底。3) 处理合同纠纷的原则是：a) 坚持以事实为依据、以法律为准绳；b) 法律没规定的，以国家政策或合同条款为准；c) 以双方协商解决为基本办法。纠纷发
13、生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷；d) 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；e) 因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；f) 因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。4) 公司各单位在处理纠纷时，应遵循“统一意见，统一行动，一致对外”的原则，及时沟通信息，积极主动地做好相应工作，杜绝相互推诿。5) 法律顾问处理合同纠纷的范围是：a) 董事会、总经理交办的；b) 公司各单位自行解决不了的；c) 其他应由法律顾问处理的。
14、6) 提请处理合同纠纷的程序是：a) 承办人填写“对外经济合同纠纷申报表（一式二分），按本制度第三节第十五条的规定报批。b) 审批单位依据情况，在13天内作出批示：u 由上报单位负责处理；u 由法律顾问室负责处理。c) 法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。7) 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行。同时，必须考虑到是否有申请仲裁或投诉用的足够时间。8) 凡由法律顾问处理的经济合同纠纷，公司相关单位必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：a) 经济合同的文本（包括变更、解
15、除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；b) 发货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；c) 货款的承付、托收凭证，有关财务财目；d) 产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；e) 有关违约的证据材料；f) 其他与处理纠纷有关的材料。9) 对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。10) 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，公司相关责任单位应及时复印若干份，分别送达参与该纠纷处理及履行有关义务的部门收执，各相关部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。对于对方当事人
16、在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。11) 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问配合公司相关责任单位向人民法院申请执行。12) 在向人民法院提交申请执行书之前，公司相关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。13) 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。5.7 经济合同的管理1) 公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度及基础管理制度。2) 公司经济合同的二级管理具体是：a)
17、公司由总经理总负责，分管副总经理（或总经理助理）具体负责，归口管理部门为公司办公室，计划财务部，归口管理人员为办公室经济合同管理员、法律顾问、计划财务部主管会计师。b) 公司下属单位由经理负责，归口管理人员为财务部负责人。c) 各级法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。3) 公司法律顾问的主要职责是：d) 协助公司办公室管理公司的各类合同；e) 协助财务部门检查各类合同的合法性，实行法律监督；f) 对公司审批或签订的合同负责把关，对下属单位审批的合同负责抽查，提供法律帮助；g) 负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质；h) 负责考评各单位的合同管理
18、工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；i) 配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；j) 配合各单位处理合同纠纷；k) 参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。4) 公司下属单位合同管理的主要职责是：a) 负责管理本单位签订的合同；b) 负责审查本单位签订的合同的合法性、完整性和可行性；c) 对须报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见；d) 负责本单位法人委托人的日常管理及年终审查的初审；e) 根据法律及本制度的规定，制定本单位合同管理的实施细则，采取切实措施，搞好合同管理工作；f) 负责处理本单位合同纠纷，对难度较大的合同纠纷进行资料的汇总、分类
19、、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。5) 法人委托人的主要职责是：a) 在授权范围内负责合同的谈判与签订。工作中不能违章越权，不能消极推诿；b) 对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；c) 对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；d) 对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极提出解决办法。对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；e) 负责保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后应立即将资料上交公司办公室归档。6) 凡具备下列条件的，可以发给法人委托证书：a) 道德品质良好者：爱国爱家爱企业，遵守国家的法律
20、政策，遵守公司各项规章，能拒腐不贪，不假公济私。b) 业务工作良好者：熟悉本职工作，能够良好地完成本人的业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约资金，增加收益，取得一定成绩，无遗留问题。 c) 法律知识全面、意识强：对经济合同法等经济法规认真学习，初步掌握并能运用有关法规。7) 公司根据各部门和下属单位的实际情况及对应项目的进展程度，决定法人委托人的设置。具体人选、法人委托书授权范围、法人委托书授权期限及撤销授权、吊销法人委托书由各公司确定。 8) 法人委托证书应妥善保管，防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明，否则，除吊销其法人委托证书外，还要追究相应的责任。9) 法
21、人委托人工作调动时，应向公司交销所持法人委托证书。10) 签订合同专用章制度。公司及下属单位对外签订合同所加盖的印章，除各单位的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，并予以处罚。11) 合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。12) 合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。13) 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。14) 公司各单位都必须认真做好经济合同管理和基础工作。具体如下：15) 建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。16) 建立合同管理台帐。各单位应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个单位必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。3）填写“经济合同情况月报表”。各单位应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理，同时抄报计划财务部和公司办公室。
