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1、董事会议事流程姓名签字日期编写审核批准流程责任部门：局董事会监事会办公室流程责任岗位：工作人员1. 流程目标阐述董事会的议事方式和决策程序，旨在确保董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，确保会议资料的完整性。2. 适用范围 集团有限公司3. 相关政策和制度【AR01】 集团有限公司董事会议事规则（ ）4. 流程图5流程说明编号流程步骤责任岗位/人员适用政策与制度流程步骤描述输出文档【AR01】【C01】流程开始01召集会议局董事长局董事长召集召开董事会。局董事会会议分为定期会议和临时会议。有下列情形之一发生时，董事长应在7日以内签发召开董事会临时会议的通知：（一）三分
2、之一以上董事提议时； （二）监事会提议时；（三）董事长认为必要时；（四）总经理提议时。02提出议案议案提出人议案提出人提出会议议案。董事会会议议案通过以下方式提出：（一）董事提议；（二）总经理提议；（三）前次董事会会议确定的事项；（四）公司章程规定的其他方式。03收集整理议案 局董监办工作人员局董监办工作人员收集并整理议案，对议案进行规范化处理（如加上抬头、规范格式等）。04审定局董事长【C02】局董事长审定附在中铁四局集团有限公司文件处理签后的议案，主要关注议案内容是否明确、具体，材料是否充分，该议案是否需提交董事会审议，本次董事会会议采取现场形式或是通讯表决形式召开等内容。【EF01】集团
3、有限公司文件处理签05发出会议通知和议案材料局董监办工作人员局董监办工作人员制作关于召开中铁四局集团有限公司X届董事会X次会议的通知，将其与经过董事长审定的议案材料发送给各与会董事。会议通知的内容包括：（一）会议的时间、地点和会议期限；（二）事由及议题；（三）发出通知的日期；（四）召开方式；（五）会议联系人、联系电话、邮箱、传真等。如果四分之一以上董事或两名以上外部董事根据中铁四局集团有限公司董事会议事规则的规定联名提出缓开董事会会议或缓议董事会会议通知中所列议题时，转至步骤06；如果各董事不联名提出缓开董事会会议或缓议董事会会议通知中所列议题且董事会会议采取现场会议形式召开时，转至步骤07；
4、如果各董事不联名提出缓开董事会会议或缓议董事会会议通知中所列议题且董事会会议采取通讯表决形式召开时，转至步骤12。【EF02】关于召开集团有限公司X届董事会X次会议的通知06联名提出缓议议题或缓开董事会局董事【C03】局董事会成员中的四分之一以上董事或两名以上外部董事认为议案资料不充分或论证不明确，就联名提出缓开董事会会议或缓议董事会会议通知中所列议题。流程结束。07召开现场会议局董事会局董事会召开现场会议，会议由董事长主持。 08做会议记录局董监办工作人员【C04】局董监办工作人员在董事会开会期间对会议做出关于召开中铁四局集团有限公司X届董事会X次会议的记录（以下简称会议记录）。会议记录内容
5、包括：（一）会议召开的方式、日期、地点和主持人姓名；（二）出席会议、委托出席会议和缺席情况；（三）列席会议人员的姓名、职务；（四）会议议题；（五）董事发言笔录；（六）每一审议事项的表决方式和结果（表决结果应载明同意、反对或弃权的票数及投票人姓名）。【EF03】关于召开集团有限公司X届董事会X次会议的记录（以下简称会议记录）09签名局董事局董事在会议记录上签名。【EF03】会议记录10进行表决并形成决议局董事会【C05】局董事会开会审议各项议案，对其进行表决并形成决议。其中，与会董事表决完成后，局董监办工作人员收集董事的表决票，交董事会秘书在一名外部董事的监督下进行统计并形成决议。【EF04】集
6、团有限公司X届董事会X次会议决议11签名局董事局董事在中铁四局集团有限公司X届董事会X次会议决议上签名。转步骤14【EF04】集团有限公司X届董事会X次会议决议12召开通讯表决形式会议局董事会局董事会召开通讯表决形式会议。通讯表决形式会议适用于经董事长同意的在时间紧急和讨论非重大事项并保证董事能够充分表达意见的前提下召开的董事会临时会议。13回收表决票并形成决议局董监办工作人员【C06】局董监办工作人员收取现场董事的表决票和外地董事的表决票传真件，统计各董事的表决情况并形成中铁四局集团有限公司X届董事会X次会议决议。【EF04】集团有限公司X届董事会X次会议决议14下发决议局董监办工作人员局董监办工作人员经“发文流程”将中铁四局集团有限公司董事会文件下发至相关各部门。【EF05】集团有限公司董事会文件15资料归档局董监办工作人员【C07】局董监办工作人员将董事会会议资料进行整理归档，其中会议资料包括会议通知和会议材料、会议签到簿、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议等。一年后，资料原件转到档案科进行归档管理，董监办保留XX年度董事会文件汇编以备日后查看。【EF06】XX年度董事会文件汇编流程结束。
