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1、学校档案制度汇编综合档案室二。九年十二月学校档案综合管理制度3学校档案分类编号方案6学校文书档案归档制度8学校文书档案归档范围和保管期限表10学校基建档案立卷归档制度13学校教学档案归档制度18学校教学档案保管范围及期限表22学校设备、仪器档案归档制度25学校设备、仪器档案归档范围及保管期限表28学校声像档案归档制度30学校声像档案归档范围及保管期限表32学校实物档案归档制度33学校实物档案归档范围及保管期限表34学校综合档案室职责35学校档案保管制度36学校档案保密制度37学校档案鉴定销毁制度38学校档案借阅利用制度39学校档案库房管理制度40学校档案员岗位责任制41学校档案员考核方法42学
2、校档案综合管理制度学校档案是广阔教职员工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学校各项工作活动的历史记录，也是学校领导决策和教育、教学的必要依据，档案是师生员工智慧的结晶，是国家的珍贵财富，是学校历史的鉴证。为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法的规定，制定本制度。第一条根本任务一、贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。二、建立健全全校各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况。三、负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和
3、统计工作。四、催促和指导各科室、组正确收集、整理归档文件资料。五、鉴定并处理已过保管期限和并无保存价值的学校档案。六、对已经收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作效劳的作用。七、制定学校的档案管理制度，严格执行有关规定，维护档案的完整和平安。第二条第二条档案工作人员学校档案人员必须政治立场坚决，政治理论、思想作风和职业道德水平较高，具备一定的根底知识、专业知识和相关知识，较强的工作能力。第三条立卷归档制度一、归档范围详见各类档案归档范围及保管期限表。二、归档时间1、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、根本建设类等，应按照年度归档立卷（每年的1月1日至12月31日止），次年六月底立
4、卷完毕，移交综合档案室（财务会计类保管一年后移交综合档案室）。2、教学管理类、教学研究类、学籍类档案应按照常年归档立卷（9月1日至次年8月31日）。三、归档要求3、我校档案是由党支部、校长室、教导处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的。因此，原那么上哪个部门产生的文件材料就由其部门相关人员负责收集整理，归档立卷。4、凡应归档的文件材料要尽量做到文件完整、准备、系统，并具有参考应用价值，能够起历史凭证作用。5、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能使用易褪色如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等，字迹必须端正清楚，不得重写）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。6、特别珍贵的
5、档案，从平安与保管条件等方面考虑，可以随时归档。7、各部门向综合档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与综合档案室各一份分别保存。第四条档案统计制度做好档案的登记和统计工作，使档案家底清楚，账务相符合，以便改进工作，提高档案管理水平。一、准确统计我校各类档案的数量，库存档案的构成状况和变换以及提供利用情况，每年统计一次。财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交综合档案室保管。二、由专人做好统计工作，实行统一的统计方法。三、加强对统计数据的综合分析，掌握利用动态、规律，根据利用的信息反响内容，研究和改进工作，促进档案管理水平的提高。四、填写档案利用情况统
6、计表，做好档案利用效果的统计。五、做好查阅登记、借阅登记以及各类归档的总账登记。第五条档案的保管制度一、综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放。排放整齐，并编制必要的检查工具，为翻检利用创造条件，到达调卷迅速、准确。二、档案库房应单独设置，不得兼办公室或其他用处。未经档案员允许，任何人不得擅自进入库房。三、档案室必须保持清洁，必须符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求；定期检查保管情况，发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。四、档案室对库存档案定期检查，及时改进工作缺点，补救问题。对超过保管期限，需销毁的档案材料进行清理造册，经分管领导同意，报
7、主管部门批准方可销毁。销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。第六条档案的保密制度执行保密法，严格遵守国家工作人员保密守那么，非档案室人员，未经许可，不得擅自进入档案室。第七条档案的开放制度一、我校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用，但是必须办理查阅手续（外单位人员持单位介绍信），填写查阅档案登记表。二、档案原那么上不外借，特殊情况需经分管领导书面批准，借阅时间一般以三天为期限,并办理借阅登记手续。三、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料，不准查阅所需范围以外的档案材料；如需摘录、复印，事先需经档案室人员同意，但只准摘录有关局部，抄写在专门纸上，并妥善保管。不得将档案私自带出，不
8、得转借他人，不得扩散档案内容。四、前来查阅者必须遵守保密制度，保护档案，严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等。五、归还档案材料时，档案管理人员应对档案作详细检查，发现问题要当面指出，并问明情况及时处理。六、室藏档案属以下情况之一者不开放：1、涉及党和国家秘密的；2、涉及专利或技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、档案形成部门规定限制使用的。学校档案分类编号方案为了统一本校档案实体分类，以适应档案管理、利用的需要和档案分类整理、排列、检查、编目标准化与标准化要求，根据广东省档案局印发的?广东省机关档案分类方法?和省、市档案局的要求，结合我校档案工作实际情况，制定本方案。第一条分类原那么一
9、、以本校工作活动形成的全部档案为对象，根据档案内容及其载体形态的特点进行科学分类。二、本校综合档案室的档案分为七大类，大类采用英文字母为代号，大类以下的属类用阿拉伯数字代号，从左到右依次为一级属类，二级属类等，有类设类，无类空类。第二条大类设置一、党政工团档案（简称文书档案，代字：A）二、基建档案（代字：B）三、设备、仪器档案（代字：C）四、会计档案（代字：D）五、声像档案（代字：F）六、教学档案（代字：G）七、实物档案（代字：H）第三条分类编号方法一、文书档案文书档案采用单件归档的方式归档，一年设三个目录，按永久、长期、短期分类。例如:永久OOOln2021长期0001n-短期0001n每件
10、文件加盖档号章，样式如下:全宗号类别号A期限永久年度2021机构件号0001二、基建档案基建档案按工程工程编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+工程代字+案卷序号。例如:B001-0001I1案卷号I工程代字大类代字三、设备、仪器档案设备、仪器档案（C）,按种类编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+属类代字+设备代号+案卷号。属类代字分别为：、多媒体设备；、实验室设备；、办公设备。例如：C1Ol-0001II案卷号I设备代号属类代字（多媒体设备为1）大类代字（设备档案）四、会计档案会计档案1D）,按种类编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+属类代字+目录号+案卷号。属类代字分为：、报表；、帐簿；、凭
11、证；、其它。例如：D31-001II案卷号I目录号属类代字（凭证为3）大类代字（会计档案）五、声像档案设二级属类代号：照片为F1；底片为F2；录音带为F3；录像带为F4；机读材料（包括计算机磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片等）F5。按属类、形成时间编流水号。例如：F11-0001II案卷号I目录号属类代字（照片为1）大类代字（声像档案）六、教学档案教学档案包括：教学管理档案为G1；学籍档案为G2；教学科研档案为G3。采用单件归档的方式归档。按“年度一保管期限分类，每件文件加盖档号章，样式如下：全宗号类别号Gl期限永久年度2021机构件号0001七、实物档案实物档案根据教体形式不同，分类如下：HI奖
12、牌，H2奖杯，H3奖状，H4荣誉证书，H5奖旗,H6题词书画。H1-2001-0001II案卷号I年度属类代字（1为奖牌）大类代字（实物档案）学校文书档案归档制度为保证本校档案的完整性，加强文书归档工作，特制定本制度。第一条归档的文件材料必须按年度归档，本校各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别归档。第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。办完后及时交部门本专（兼）职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第三条文件材料的收集管理一、坚持部门收集、管理文件材料制
13、度。各部门均应指定专（兼）职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知校综合档案室。二、凡本校缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由本校办公室统一收集管理。三、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第四条各部门专（兼）职档案员的职责：一、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。二、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将上年度归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。三、
14、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好效劳工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第五条归档范围一、党务、组织类材料。二、宣传教育类材料。三、工会类材料。四、团委类材料。五、行政、综合类材料。六、德育工作类材料。第六条归档为统一归档标准，保证归档质量，归档工作由相关部门兼职档案员配合，综合档案室档案员负责编目。一、归档要求遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。1、归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2、但凡原来文件上有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝粘）合，破损的文件应裱糊，字迹扩散的
15、应复制与原文一并存档。3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。二、归档方法1、顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。2、单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件；文件处理单（表）与被处理文本合为一件。3、归档的文件按年度一一保管期限逐级进行分类。4、在分“年度时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；方案、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报
16、告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。不同年度的文件应分开排放。5、归档的文件先将归档文件材料按三个保管期限分开，并且尽可能将关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。6、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文本在后。三、档案的编号1、归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。2、档号章的内容包括全宗号、类别号、期限、年度，机构、件号。其中件号指以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。3、在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归
17、档。四、档案装盒1、档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒，并在盒的背脊上填上相关内容。2、填写盒内备考表（主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。）五、编制档案检索工具编制?档案目录?，包括“目录夹封面与脊背、“归档说明”、“归档文件目录三局部构成。1、“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及校领导变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。2、”归档文件目录”应汇编一式二份，其中一份是作为今后进馆的移交目录。目录包括以下根本工程：机构、件号、责任者、文号、
18、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其他工程。序号归档范围保管期限一党务综合1上级党组织有关党的建设的文件材料1.1针对本校的永久1.2一般的长期2本校党代会文件材料2.1党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表、情况介绍、大会选举方法、选举结果和上级批复永久2.2提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录长期2.3参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样短期3校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会的会议记录、纪要、决议等文件永久4党委工作方案、报告（包括调查报告）、总结永久5
19、党委发布的决定、指示、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级有关会议的发言稿永久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党委与有关部门、协商工作的来往文件长期14党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料长期15党员处分、复查材料长期二组织1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2本校组织工作方案、总结、决定、报告、调查材料永久3本校组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5干部任免
20、、调动和离休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久6副处级以上干部名单永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期11开展新党员、预备党员转正的名册长期三宣传教育1上级政府、教育机关关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作方案、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、方案、总结长期5反映本校重大活动的剪报及图表永久四工会1上级有关工会工作的文件长期2工会工作方案、报告、决定、.重要通知、总结、统计永久3教职工代表大会文件材料长
21、期4会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发害等文件）长期5表彰工会先进集体个人的材料、名单长期6处分会员的有关材料长期7工会委员会议记录、纪要短期8基层工会干部名单长期9会员名册长期10会员会费、福利费管理长期11工会活动短期12妇女工作材料长期五团委1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、大会发言及大会通过的文件）永久3团委工作方案、报告、总结及规章制度永久4团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期5表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期6处分团员的材料及复查材料长期7批准入团、离团材料及名单长期8团干部名单长期
22、9团员名册长期10团委会议记录长期11学生会文件、材料长期12本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期13团委牵头进行的重大活动的有关材料长期14社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料长期15团内情况统计年报表永久六综合行政1上级政府、教育机关关于学校管理的来文、会议文件永久2学校管理的各项制度长期3校歌、校训永久4学校行政分工、岗位职责永久5学校年度、学期工作方案、工很安排、报告、总结永久6学校学期月工作方案、日程安排短期7学校评估资料、学年报表及统计长期8学校组织沿革、大事记、情况介绍永久9学校教育规划、方案及上级批复永久10学校重大活动文件材料长期11学校下发的各种通知长期11.1
23、重要的长期11.2一般的短期12学校与国内单位签订的友好协议、合同等材料12.1有历史意义和长远利用价值的永久12.2一般的短期13校史、校友工作材料永久14校庆工作材料长期15学校承办各种大型会议的文件材料长期16学校编印的报纸、刊物、画册、简报及杂志等永久七办公室工作1办公室及下属各处学期工作方案、工作总结永久2办公室人员岗位职责短期3有关招生工作的文件长期4转学、退学学生统诊短期5上级有关人事工作的文件长期6本校人事工作的规章制度永久7表彰、奖励先进教职员工的文件材料长期8处分教职员工的材料的复查、撤消处分的决定长期9人事统计报表永久10教职员工名册表永久11教职员工转正定级的文件材料长
24、期12教职员工的录用、调入的文件材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期八总务工作1总务工作的各类规章制度永久2总务工作方案、总结、报告等文件材料长期3设备仪器购置方案、报告及主管领导批复、批示长期4医务室关于学生健康、视力等统计表长期5膳食科伙食调查及分析报告长期6总务部门与外单位签定的合同、协议永久7学生宿舍管理的规章制度长期九德育工作1学校德育工作领导机构、会计记录永久2学校、部门德育工作方案、总结、活动情况记录永久3学校有关德育方面的制度（如职业道德标准等）永久4学校贯彻?中学生行为标准？、？中学生守那么？的措施、制度、检查、评比记录长期5班会活动情况记录短期6学生会、班会方案、总结、
25、会议记录、经段等长期7后进生档案，都教后进的措施、制度、总结长期8学生劳动教育和社会实践教育的方案、安排、总结永久9学校对学生及集体的表彰、奖励、处分材料长期10学生校外获奖记录，学生作品在校外发表情况记录及复印件永久11师生为贫困地区或个人捐款名单及金额永久学校基建档案立卷归档制度第一条为了做好本校根本建设工程档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、工程维护和改建中的作用，根据？中华人民共和国档案法?和国家档案局、国家计委颁发的?根本建设工程档案资料管理暂行规定？，结合本校实际，制定本制度。第二条基建档案是指本校根本建设工程从酝酿决策到建成使用的全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、
26、声像材料等不同形式的历史记录。第三条基建档案作为本校档案全宗的组成局部，直接反映本校根本建设工作情况，应集中统一管理，以确保其完整平安和有效利用。第四条每一项基建工程从研究决定兴建乃至建成过程中形成的具有保存价值的各种文件及材料均须归档。具体范围：一、报建文件材料：依据性文件材料、工程建议书及批复、可行性研究、工程评估等。二、设计根底文件材料：设计根底文件材料、选址报告、水文气象、供水供电等。三、设计文件材料：设计文件材料、初步设计、技术设计等。四、工程管理文件材料：征地文件、红线图、各种合同、协议书。五、施工文件材料：施工组织设计、监理、开工招标等。六、竣工文件材料：工程竣工验收报告、全套竣
27、工图、声像材料、竣工验收会议文件等。第五条基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责。基建档案管理工作，要与根本工程建设进程同步，从工程申请立项起，即应开始进行基建档案材料的积累、整理和审查工作。工程竣工后，完成基建档案材料的收集工作。第六条基建档案的归档要求。一、范围：是指在一个单位内，哪些科技文件材料应该归档。二、时间：基建档案应在工程竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求整理好后，向档案部门移交，移交时双方办理交接手续。三、份数，确定归档份数时应考虑三种情况：1、满足口常查找利用的需要；2、保护档案原件的需要；3、报送专业档案馆的需要。第七条基建档案材
28、料的归档整理工作。一、基建档案整理工作的内容基建档案整理工作的内容包括文件材料形成、积累的指导；收集；整理；保管；鉴定；统计;利用以及归档后档案的修改、补充的监督检查工作。二、基建档案材料的立卷整理工作由基建档案收集人负责整理。每个工程可根据档案材料的数量及保存价值、不同的保管期限分别归档。三、文件材料应按工程建设程序进行排列，图纸要折叠整齐。图纸折叠一般采用正面折叠法，并把图纸标题栏露在右下角。四、每个工程内按照先重要后一般的顺序排列归档。五、基建档案的保管期限分为永久和长期两种。长期保管的基建档案材料实际保管期限不得短于建设工程的实际寿命。六、基建档案的整理步骤1、分类：先分工程，后分阶段
29、，工程的准备阶段、工程设计、施工、竣工验收、使用维护。2、组卷应归档材料的排列、按阶段。立项审批、报批报建，设计根底，设计文件，工程管理，施工，竣工，维护。、文字材料在前，图表在后，声像材料另立卷。管理性文件按问题、按时间。、保管期限长的在前，短的在后。 编制要求、同一工程、同一阶段、同一期限、厚度适中 卷内文件的排列、文字在前、按原图目录排列、无目录的，总的在前，分项在后，建施在前，结施在后，土建在前，其他专业在后。 文字材料的装订。与文书方法一样。 图纸的折叠。按规格为210X297mm进行折叠。 加盖档号章不装订的案卷在每件文件材料右上角加盖档号章，档号章内容如下：档号件号档号：分类号+
30、案卷号件号：每个案卷的件号从“1”开始，顺序编号。 编页码。装订的案卷一律编页码，科技材料页号在“右下角”和左下角”，如图纸不装订，那么加盖档号章或件号章，顺序均从1开始，一页一号。 编写卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注有些图纸原已有图纸目录的，应保存其目录，不用再编制卷内目录。填写案卷封皮。编制内容包括：档号、题名、编制单位、编制日期页（份）数、期限、备注。档号BOOl-OOl;题名：工程工程名称+阶段（内容）特征+文种，如“XX镇办公楼报批文件、红线图及竣工图、竣工验收证明等基建文件材料”；编制单位：施工图填写设计单位，竣工图填写施工单位，前期（或依据性）文件填写建设单位
31、和主管部门；编制日期：填写卷内文件材料的起止日期；施工图为短期；管理性文件为永久；竣工图为永久。密级通常不填。卷脊一定要填写：档号，案卷题名（从右到左）。编目：、案卷的排列，按阶段依次排列。、编档号：全宗号+目录号+案卷号。、打印分类目录、总目录。底图整理：底图整理时可把同一工程的底图纸目录顺序排列，装入大牛皮纸袋中平放或卷成筒装入硬纸筒保存。每个工程应以张为单位编底图目录，编制内容包括：序号、归档时间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注。第八条根据需要编制科学实用的检索工具。加强基建档案的利用效劳工作。第九条对超过保管期限的基建档案，可按照规定组织鉴定和销毁。学校基建档案归档
32、范围及保管期限表序号归档范围保管期限一可行性研究1工程建设书及批复永久2可行性研究报告永久3工程评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书、方案任务书永久二设计文件1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利材料永久5设计计算书长期6关键技术试验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批永久三工程管理文件1征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书永久2承发包合同、协议书、招标、投标租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书永久四施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期2原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期3建筑
33、材料试验报告长期4设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批永久5施工定位测量、地质勘察永久6土、岩试验报告、根底处理、根底工程施工图永久7隐蔽工程验收记录永久8工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久9分项、分部、单位工程质量检查、评定长期10交工验收记录证明长期11竣工报告、竣工验收报告永久五竣工文件1工程竣工验收报告永久2全部竣工图永久3工程质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久六涉外文件1询价、报价、投标文件短期2合同、合同附件永久3谈判协议、议定书永久4谈判记录长期5谈判过程中外商提交的材料短期6出国考察及收集的有关材料短期7国外各设计阶段
34、文件永久8各设计阶段审察议定书永久9技术问题往来函电短期10国外设备材料检验信设计联络永久11国外设备存储、运输短期12开箱检测记录、商检及索赔永久13国外设备、材料的防腐、保护措施短期14外国技术人员现场提供的文件材料长期七财务、器材管理1财务方案、年度方案短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久A其他材料1有关的国外技术标准短期2有关的专利说明短期学校教学档案归档制度为贯彻执行省教厅、市教育局关于加强学校教学档案管理的规定，结合学校教学工作的实际情况，制定本制度。第八条教学管理档案归档要求一、教学活动是学校工作主要局部，教学工作全过程所形成的各种文
35、字材料、图表，必须收集齐全，整理归档，形成学校的教学档案。二、教学档案归档的具体范围：1、教导处、科组的教学方案、总结、班主任工作方案、总结。2、校历表、学科设置和授课时间表。3、班主任、各科任课教师名单。4、课堂教学典型教案、公开课及评讲记录。5、教学研究，教研活动和教学经验材料。6、各科考试成绩统计、比照、分析等材料。7、毕业生质量调查材料，升学考试成绩统计。8、录取名册、学号册、毕业生名册、升学名单。9、教师个人教学业务材料、班主任工作笔记及经验总结。10、学生学籍册、入学报考登记表。11、学生转学、复学文件材料。12、三好学生、优秀学生干部名册、登记表13、学生参加学科竞赛和体育竞赛获
36、奖的文件材料。三、教学档案材料的收集1、教学档案数量大，内容多，涉及到全校老师。因此，教学文件材料的收集工作十分重要。教导处兼职档案员必须注意加强平时教学文件材料的收集工作，务必把应归档的材料收集齐全。2、教学方案、教学总结、典型教案等要求用统一规格的纸张打印。手抄的材料要用统一规格的稿纸，留出装订线写上姓名和日期，以便于整理、装订及归档。四、教学档案材料的归档时间。考虑教学工作的特点，教学档案材料的移交应安排在每学年结束后的三个月内。教学部门应将上学年的教学文件材料整理立卷，移交综合档案室。五、编制科学、实用的检索工具，加强教学档案的利用效劳工作。六、对超过保管期限的教学档案，由学校档案负责
37、人按照规定组织鉴定和销毁。第九条学籍档案归档要求一、学籍档案是指学生自入学之口起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。二、学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成局部，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，移交档案室永久保管。三、学籍档案的归档范围：1、新生入学登记表。2、学生学籍卡片。3、学生成绩总册。4、在校学生名册。5、学生学籍变更材料。6、学生奖励、处分材料（奖学金、优秀学生、先进班级）。7、学生处分材料。8、其他具有保存价值的材料。四、归档材料的质量要求：1、手工书写应用不褪色的
38、黑色、蓝黑色材料，字迹要求工整清晰。2、学生休学、复学、退学、转学、升级、留级、奖励、处分、意外事故等情况要在学籍表的备注栏中注明。3、学籍表中的照片要用原件。五、归档时间与归档单位1、归档时间：学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档。2、归档单位：统一移交给校综合档案室归档。六、归档手续。做好移交清单，一式两份，移交双方各保存一份。第十条教学科研档案归档要求一、学校科研档案工作的根本原那么1、凡在学校开展的科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。2、科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和平安、利于开发利用。3、科研档案工作是科研管理工
39、作的重要组成局部，是科研活动的重要环节，必须纳入科研方案、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与方案管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达方案任务与提出归档要求同步；检查方案进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步。4、要努力实现学校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校建设和开展效劳。二、科研文件材料的归档范围1、归档原那么归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学
40、校和社会具有参考价值和凭证作用。归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研工程（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。归档的科研材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。2、归档内容和重点归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。归档的重点是本校承担的科研工程（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。本校教师论文（在各种刊物上发表、在学校及以上学术会议上交流获奖论文）、论著及其出版情况（时间、刊物名称等）。教研室（组）参加、开展科研工程的申请
41、、立项和批复。本校教师参加市级及以上学术交流活动的文字材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科研材料也应归档。3、不予归档的文件材料上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件；上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；未按科研管理程序列入方案、未经鉴定的个人工程；重份文件。4、科研档案的补充与修改科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研材料，经整理后交档案馆归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。对巳归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文
42、件材料。档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。三、科研档案材料的归档时间。科研档案应在工程完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在结束或中断、停止后两个月内归档。四、科研档案材料的整理、移交、立卷与归档流程。1、实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。学校科研管理部门和各课题组，应配备兼职档案员，负责科研工作各阶段有关文件材料的形成、积累、保管和整理、组卷归档工作。2、每个工程在开始之日起,就应指定一名兼职档案员负
43、责该课题科技文件材料的形成、积累、整理，保管工作，在课题结束后，由本课题组负贵人主持立卷，即将所形成的科技文件材料加以系统整理、组卷后向综合档案室归档。3、归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上鉴署意见，加盖综合档案室专用章,出具科研成果归档验收证明。凡归档不完整、不齐全、整理组卷不合格的综合档案室拒绝出具证明，成果不予上报和奖励。4、归档时立卷入应填写“归档说明书、“案卷移交目录”等表格。案卷移交目录需一式两份，移交时经综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。5、组织归档前进行鉴定，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。凡有密级的科技文件，需报校保密委员会审批。6、归档材料要求做到以下几点：凡归档的科技文件材料必须用字迹工整、格式统一、图件清晰、手续完整。撤除案卷内的金属物，装订整齐。每份材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。
