高档大厦管理办法.doc

《高档大厦管理办法.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高档大厦管理办法.doc（32页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、广东XX集团有限公司总部办公大楼管理办法（暂行）编制：XX集团行政部审核：高赵杰目 录第一部分 行政事务管理第一章 办公室日常管理规定3第二章 固定资产管理规定4第三章 办公用品管理办法6第四章 名片管理办法7第五章 公司报刊、邮件收发管理7第六章 办公设备使用规定8第七章 计算机网络管理条例8第八章 办公电话的使用管理规定12第九章 办公室钥匙管理规定12第十章 公司访客及来宾参观接待办法13第十一章 前台值班管理14第十二章 公司图书资料管理14第十三章 办公室保密制度15第十四章 车辆管理16第十五章 员工工作证管理办法20第十六章 办公室布置要点20第二部分 会议室管理第十七章 会议室

2、的名称及功能配置21第十八章 会议室的使用划分与预订管理22第十九章 会议室的日常管理与维护23第二十章 会议纪律24第三部分 安全卫生管理第二十一章 清洁绿化及景观灯箱管理24第二十二章 保安人员值勤细则25第二十三章 电梯操作管理规定26第二十四章 突发事件处理27第四部分 办公室楼面管理第二十五章 茶水间管理规定28第二十六章 用餐间管理规定28第二十七章 更衣室管理规定28第二十八章 拾遗29第二十九章 吸烟区管理规定29第三十章 办公室加班管理规定29第三十一章 办公室卫生管理准则30第三十二章 附则31第一部分 行政事务管理第一章 办公室日常管理规定第一节 办公室礼仪1、员工在公司

3、内与领导、外宾、同事相遇，要主动点头微笑、致意或礼貌问好，如早上、晚上、平时见面互致“早上好”、“晚上好”、“你好”或“您好”。如遇领导应加以职称，如“董事长好、总好”，如遇来宾参观访问时，应称“先生好”、“小姐好”，并停留、侧立、礼让先行，微笑点头致意。如正在工作状态，点头致意后应立即投入工作，不得观望、议论或东张西望。2、衣着整洁，谈吐文明，参加集会或会议时应保持端庄的坐姿、站姿，认真聆听，保持肃静。退场或散会时，应随手将座椅归位，礼让上级先行，之后井然有序，逐一退场，不得抢先拥挤和大声喧哗。3、聆听公司领导报告或指示时，应注视对方的脸，认真聆听，不得摆出散漫的姿态。4、与同事相处做到“友

4、善、诚恳、待人以宽”，与上司相处做到“尊敬、但不献媚”，与下属相处做到“以身作则、平等待人、礼遇下属、关心下属、信任下属、接近下属”。5、所有员工必须养成文明礼貌的好习惯，经常使用“您好!”“请!”“谢谢!”“对不起！”“再见！”等礼貌用语。6、对前来办事或联系业务或访客，不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”，要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址，或引导到要去的部门。第二节 办公室行为规范1、公司员工要努力养成遵守纪律、文明办公的习惯。上班时，必须严格遵守劳动纪律，坚守工作岗位，不得迟到、早退，不得溜岗、串岗、擅离职守，违者按公司相关制度处罚。2、上

5、班时要精力集中、旺盛，不许吃零食或在工作台上闲坐聊天，违者每次罚款50元。3、时刻保持办公场所整洁，注意办公场所内外清洁，不准在办公区域乱扔废纸、污物、办公场所内墙上不得随意张贴，台面不准摆放与办公无关的物品，台面文件资料、桌椅摆放整齐。4、严禁在上班时间在办公室打瞌睡，违者每次罚款200元。5、员工一律不准携带亲戚朋友及小孩进入公司办公区域；如有外单位领导及客户参观，必须先征得上级领导同意，在前台履行登记手续后方可带入指定地点，违者每次处以200元罚款。6、要求见公司领导应事先电话预约，进入领导办公室轻声敲门，获得同意后方可入内。未经许可（上班或下班期间）擅自进入领导办公室者，每次罚款200

6、元。7、遵守组织纪律，讲究文明礼貌，不随便乱坐别人或上司的座椅，不随便依靠在办公桌上，言谈举止应得体，坐姿端正。8、同事之间要和睦相处，互相尊重，不得在办公室吵闹，违者每次罚款100元。9、上班时间严禁看报刊杂志、听MP3及看与工作无关之书籍或资料，一经发现处以罚款50元/次，对上班时间通过聊天工具上网聊天者或使用软件玩网络游戏者，一经发现即予以开除。10、未经允许不得随意翻阅他人文件、资料，乱用他人办公用品，更不得开启他人办公设备，一经发现或举报核实处以罚款100元/次，造成他人财物损失的应照价赔偿。11、爱护办公设施，设备不得随意搬动，违者每次处以罚款100元；如有损坏直接追究当事人责任，

7、并按物品原价双倍赔偿。12、办公室内严禁喝功夫茶，午休时不得横卧在沙发或办公桌上，违者每次罚款100元。13、办公大楼严禁任何形式的赌博行为，违者每人次处以500元罚款，情节严重者作开除处理。14、除公务外，上班时间不可进入他人办公区域闲聊，同部门人员不许聊与工作无关的话、做与工作无关的事情，更不得嬉闹及大声喧哗，如同事之间需要语言沟通应尽量小声，避免影响他人正常工作。15、办公室人员应收藏好文件、资料，整理好办公桌椅及其他物品，下班离开时应检查灯光、空调、电脑、办公桌抽屉等设备是否关闭或上锁。行政部需定期或不定期进行检查，对违反本规定的，每项处以罚款100元/次。16、最后一个离开办公室的人

8、员或值班人员要检查饮水机、消毒柜、电脑（包括显示器）、空调、复印机及相关物品的电源是否关好，并注意关灯锁门（公共办公区域窗户由所对应部门负责）。第三节 办公室着装管理规定1、员工在上班时间内，个人仪表应该整洁、穿着正规。有工作制服的须按照统一穿着要求着装，禁止穿背心、短裤、超短裙或拖鞋上班，禁止女士穿尖底高跟鞋上班，违者每次罚款50元。2、服装正规、整洁、完好、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。3、所有员工在周一至周五的上班时间内，一律穿着衬衣（以白色为主，浅蓝、浅灰也可），并佩戴工作证；周六可穿着与工作场所相适应的轻便服装，但不能穿牛仔裤、超短裙、无袖上衣及休闲服。4、男职员的着装要求：

9、夏天着衬衣、西裤；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；不准穿皮鞋以外的其他鞋类(包括皮凉鞋)，并保持鞋面洁净。5、女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其它有碍观瞻的奇装异服，并一律穿肉色丝袜。6、部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。7、员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并一般不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。8、员工违反着装规定的，每次罚款50元。第二章 固定资产管理规定1、固定资产是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营用途的

10、主要设备，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的，也列为固定资产。2、当一项整体性取得和使用的固定资产的组成部分在使用效能上相对独立，并且具有不同使用年限时，应将相应组成部分单独确认为一项固定资产。3、未作为固定资产管理的工具、器具等，作为低值易耗品管理和核算。4、固定资产管理：1)固定资产由各公司管理、独立核算，但其明细数据、核算方式要报集团总部备案。对固定资产的管理必须要做到一物一卡,实物增加建帐建卡，实物减少销帐封卡，保证帐、物、卡相符。2)使用部门：根据业务需求提出固定资产购置、租入、调拨、报废、毁损等申请，并根据谁使用谁负责的原则，归口到人管理，对本部门所使用的固定资产的完

11、好性、安全性负责。3)行政部（实物管理部门）：通过对本公司所有固定资产进行编号、建立固定资产卡片、定期或不定期会同财务部门盘点等手段来管理，保证固定资产的完好性、安全性负责。4)财务部：负责建立和健全固定资产管理规章制度，受理各部门的固定资产增加、调拨、报废、毁损等申请并办理批复文件，建立明细帐簿，定期或不定期对固定资产进行盘点，检查固定资产的管理效果。5、增置手续：1)固定资产的增置权集中在总公司，各分公司没有固定资产购置权限，全部固定资产申购必须通过集团总部。各公司（或部门）购买固定资产必须先填写固定资产增置申请表，一次性购买固定资产价值总额超过10000元，必须经集团董事长审批。实物管理

12、和财务核算由使用该固定资产的公司负责。2)固定资产增置后，行政管理部门应会同相关部门进行验收，合格后，行政管理部门填写一式三联的固定资产变动表，其内容应包括购置金额、使用年限、月折旧额等数据（相关数据可以由财务部提供），第一联行政管理部门转记入固定资产卡片，第二联由财务部作为入帐依据之一，第三联送使用部门或仓库留存。3)行政管理部门负责对固定资产的实物管理。购入后予以分类编号并粘贴标签，每月与财务部门核对固定资产卡片的记载事项，如有缺漏事项应即通知补正，配合财务部门进行定期或不定期的盘点，保证帐、卡、物三者相符。6、资产转移处理：1)固定资产在子公司间相互拨转，包括临时借用超过十五天以上或由不

13、需要的公司移交回总公司时，应由移出公司填写一式三联固定资产变动表，由行政部签章后，送移入公司签认，第一联送行政部，第二联送财务部，第三联送移出部门。（各公司内部部门间的调拨，参照上述做法执行。）2)不经批准，任何个人不得以任何理由占用公司固定资产。如因公务需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续。行政部对配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度，并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作调动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理调动手续。7、盘点：行政（实物管理）部、财务部和使用部门应每半年对帐一次，使帐实、帐卡保持一致。集团财务部牵头，各公司每年对本公司的固定资产进行一次全

14、面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。盘点后应填制“盘存单”一式三份注明盈亏原因，呈报总经理核决后，一份自存、一份送财务部，一份送行政部备案，复印一份送到财务部。各公司对于盘盈或盘亏除应项目叙明原因呈核外，并应依增置或减损的规定办理手续。8、减损处理：1)固定资产报废时，由各公司或部门提出申请，经主管人员核实、领导批准，各级管理人员同时销帐。因减损拟报废者，应由使用部门填具固定资产变动表一式三联，注明减损原因，送本公司行政（实物管理）部门、财务部、集团分管副总签注处理意见后呈报董事会主席，经核准后按处理意见执行。第一联送行政（实物管理）

15、部变更固定资产卡片，第二联连同有关数据送财务部，第三联使用部门自存。2)对非正常损失减少的固定资产要查明原因，追究责任。若固定资产发生人为严重损坏、遗失或盘亏，公司应查明原因并视情况追究相关责任人或责任部门的责任，如属盗窃或侵占公司财产的，追究法律责任。第三章 办公用品管理办法1、办公用品的申领条件。凡属本公司正式上班人员，根据工作所需均可按本办法规定申领办公用品，非经允许，任何人不得将公司所有办公用品私自携回家使用，否则按双倍处罚。2、办公用品类别。本公司办公用品分为消耗品和耐用品两类，由行政部统一管理，行政部应根据公司新员工招聘规划，日常备妥一定数量的四件套办公用品（包括：签字笔一支、笔记

16、本一本、圆珠笔一支、便笺一本），作为新员工入职时发放使用，由行政经理签字审核，其余物品须按第三条规定申领。3、办公用品申领1)由各部门根据实际需要填写办公用品申购单，于每月二十日之前将所需增配办公用品的数量、用途填写入表，经本部门负责人签字交行政部经理审核，行政部由专人对申领表内容进行核查，不合规定或超出标准的予以驳回，申领表确定后，行政部根据各部门提交申请报告及库存情况汇总统计后，填写办公用品申购单，经行政人事中心总监审批，由采购部统一购置，行政部统一发放。如每月二十日之前各部门所需办公用品申购单未报至公司行政部，将视为本月不需要补充办公用品。2)每月三十日前，采购部统一购置完毕后，由行政部

17、填写办公用品管理表补充入库栏，并检验入库，物品进仓时，总务主管应逐件验收，对规格质量不符合要求的商品要及时通知采购部联系退换。已验收合格的进仓物品，如规格、数量与发票一致的在发票上签收，凭证报销。行政部根据核查过后的数量于申请月的次月三日至五日内发放到各个申请部门，并填写领料单。办公用品管理人员每月十日需把本月库存上报给行政主管，填写办公用品管理表。3)办公用品管理人员应对进仓物品及时进行登记，分类放置，并做到物品进出仓账册登记手续完备，定期清查实物，核对账册，保持账实一致，同时做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，确保安全。各部门申领办公用品要注意节约，避免浪费。公司实行办公用品费用定额制，每月费

18、用将由财务中心核定。4）对非第一次申领的耐用办公品必须要求以旧换新（圆珠笔、签字笔、钉书机、机算器、笔筒、戒尺、戒刀、胶纸座、取钉器、文件架等）。第四章 名片管理办法1、公司名片的格式由行政部和营销策划中心依据企业形象设计格式，由董事长批准后统一制作。2、公司新入职的经理级以上员、其他需要印制名片的员工以及要需更改名片内容的员工在提出申请后，由行政人事中心总监签字确认，行政部负责在一周之内印制好名片。3、增补印制名片者填写名片制作申请表，经部门和中心负责人审批后由行政部负责印制，并由使用人签字确认。4、名片印制者的职务须与实际工作相符，因工作需要经行政人事中心总监确认后可以使用比实际高的职务头

19、衔，但不享受其待遇。5、名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。6、名片制作费将列入部门管理费用中。7、名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围。8、掌握名片递送礼仪和交换规则，公务、客户名片须在公司内共同使用，不得占为己有。第五章 公司报刊、邮件收发管理1、全公司公私报刊、外来邮件、外发公文由前台负责收发。2、外发函要求：1)各部门因公需外发函件，经办人员应于每天下午17：00点以前将函件送到前台，分别填写挂号、平信外发登记表。2)每天下午17：00点以前，前台应将当日外发函件清点，累计次日早晨送交邮差寄发。3、外来邮件管理：1)外来邮件一律经公司前台签收分发。2)凡挂号、包裹单、

20、汇款单、货运单等由前台文员通知收件人到前台当面签收。3)一般公函由前台签收并分发到各部门。4)私人信件一律放到前台，由个人自取。5)不论公私邮件前台应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。6)凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在总台通知发出后，应随即领取邮单，并及时去邮局取款取件，超期罚款，公司概不负责。4、报刊收发1)前台文员每天对送来的报刊应对照清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。2)前台文员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。3)各部门应固定专人按时领取报刊和公启函电

21、、领取时，要对照分发清单点检实签名，发现差错，应当面提出增补退换要求，并进行差错登记，当面未提出，则视为分发无差错。5、节假日、星期日由保安人员负责收发函件。 第六章 办公设备使用规定第一节 办公室设备管理1、为延长办公设备的使用寿命，并将其所发生费用合理分摊，行政部设专人管理、操作、维护以下设备：电脑、复印机、传真机、打印机、装订机、切纸刀、碎纸机等。2、复印机、传真机、打印机等办公设备应严格按要求操作，切忌擅自拆装，办公设备的定期保养和维护由行政部负责，违者每次罚款100元。3、公司电脑严禁擅自拆开封条，严禁安装与工作无关的软件，电脑硬件更换、软件的安装必须通过网管员，并及时通知行政人员更

22、改电脑配置资料，违者每次罚款200元。4、员工个人使用的办公电脑应设置开启密码，以防止他人盗用或资料丢失。信息部需定期或不定期进行检查，对违反本规定的，每次罚款100元。5、办公室员工应爱护各种设备，降低消耗、费用，对各种设备应按规范要求操作、保养，否则，造成设备损坏的应照价赔偿；发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。6、不得随意开启他人电脑设备及查阅相关资料，如有特殊情况，须征得部门负责人同意，方可使用，违者每次罚款100元。7、办公室传真机、复印机由行政部指派专人负责，出现问题及时通知专业人员维修，不得用传真机拨打电话，不得传真复印个人资料，违者每次罚款100元。8、行政部及时打印话费清

23、单，掌握和报告公司业务电话及私人电话的拨打情况。9、办公桌椅实行个人负责维护保管制，按谁使用、谁负责的原则，如有人为损伤或划痕，须使用人承担相关维修费用。10、部分暂无人使用的办公桌椅日常维护及保管由所属区域部门负责，如有损坏，将由该部门第一负责人承担相关责任。11、严禁擅自挪用或更换个人办公桌椅（含活动柜、电脑主机架等），违者每次罚款100元。第二节 复印室管理规定1、复印机由行政部指派专人管理及维修，非专管人员不准乱开机维修。2、复印室原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印，如确定需要，经行政部负责人批准后办理登记手续。3、使用公司复印设备人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用，对

24、各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。第七章 计算机网络管理条例第一节 计算机配置标准1、公司所有的计算机可分为两类：办公用计算机与工程绘图用计算机，配置标准如下：类型品牌型号CPU内存硬盘显示器办公电脑联想扬天T3900VAMD Sempron 3400+(64)512M DDRII80G15LCD工程电脑联想扬天M5100VAthlon64 4000+512M DDRII533*2160GB15LCD2、如无特殊需要，公司内的所有计算机均不配置刻录机和音箱；如有需要，请提交申请表申请购买。3、计算机的主要配置将随着新产品的生产而相应提高。第二节 上网管理1

25、、为了合理利用公司提供的INTERNET资源，提高工作效率，公司决定以下人员有权获得INTERNET访问授权：1)因工作需要经常与外界有工作上的来往，并需要通过电子邮件及其它上网方式保持联系。2)需经常上网搜索或浏览有利于本公司生产与管理方面的数据。3)需与本公司客户或供应商有业务来往，并通过Internet进行联系。4)因工作需要使用电子邮件与外界进行联系。5)其他特殊情况且不属于以上条件的员工，经行政人事中心审批后也可获得上网权限。2、所有需要上网的公司员工必须填写计算机上网申请表，并注明工作性质，由部门负责人确认其在工作范围之内后，才能提出申请报行政人事中心审批。只有授权用户才能使用公司

26、提供的INTERNET服务项目，授权用户必须遵守公司有关INTERNET服务的管理条例，接受信息管理部和信息管理员的管理。3、对于因工作需要，公司部分员工必须登陆的固定网站，信息管理部将会采用分时段开放INTERNET服务的办法。有需要的使用者，可以在这一段时间登陆某些固定网站，具体的INTERNET策略另行通知。4、为了保障公司INTERNET线路的通畅，公司禁止员工BT下载电影或频繁的下载大量数据，相关管理部门和信息管理部拥有对此条例的解释权。5、信息管理部将根据网站的内容屏蔽掉部分网站(涉及色情、反动等内容的网站或者与工作无关且可能浪费时间降低工作效率的网站)。6、公司员工在使用INTE

27、RNET服务时，将被视为接受公司对其在INTERNET上行为的监控，如对本条款有任何异议，可提出申请取消INTERNET授权。7、为保证公司员工规范地利用INTERNET服务，信息管理部每周对代理服务器日志进行分析，并定期将每位员工的访问纪录发送到部门负责人处。各部门负责人有责任审核自己部门的员工是否将INTERNET服务用于工作当中。8、获得访问权限的员工必须将INTERNET服务用于工作范围之内，禁止在上班时间内访问游戏、娱乐类网站，禁止上班炒股，禁止从事与工作无关的事项，如有违反，一经发现公司将予以开除，同时追究部门负责人的责任。第三节 软件管理1、所有计算机用户在首次使用公司计算机设备

28、和相关生产系统，或者使用新的操作系统和软件前必须接受相关培训。2、公司计算机及其系统的使用者必须是经过上级主管和部门授权认可的公司人员。严禁非公司员工使用公司的计算机及其系统；未经上级领导或部门许可，任何人不得从其他人的计算机和相关的应用系统内获取非公用的相关数据信息。3、公司内电脑软件统一由信息管理部管理、安装，电脑使用者不得私自改动、删除或安装任何软件。当出现电脑软件故障损坏，应及时通知信息管理部更新并作记录。4、公司员工不得改动计算机系统的相关软件设置(尤其是计算机名、IP地址、浏览器的相关配置等)，如果工作需要对计算机的软件设置需要进行改动必须向信息管理部备案。5、禁止在公司的计算机上

29、安装非系统自带或与工作无关的程序软件，对于公司的生产管理系统及其他网络应用系统用户，在用完系统后应及时退出系统，以免占用系统资源。6、信息管理部将建立公司的软件档案库，对公司工作需要的各种软件及时备份，经常检查更新，保持其可用性。第四节 硬件管理1、公司的所有计算机系统及相关的附属设备（如打印机、扫描仪、网络设备等）的采购、使用、报废等必须经过信息管理部审核同意，若使用未经审核的计算机设备，信息管理部没有义务为其提供服务支持。2、为了更有效地管理公司的计算机，信息管理部对公司内的所有计算机及其相关设备进行编号并登记注册，包括每台机的型号、使用部门、使用人、用途等。任何人未经信息管理部充许，不得

30、私自更改计算机配置。3、公司员工有义务对自己所使用的计算机设备的资产负责，对硬件设备的损坏、丢失、被盗等情况，必须及时通知相关负责人以及信息管理部。4、公司计算机设备的故障由信息管理部负责确定及维修，经信息管理部确定需外发维修的设备，由信息管理部负责开单外发，维修好后由信息管理部确认，使用部门从信息管理部领取设备。5、非信息管理部人员不得自行拆装、修理电脑硬件设备。6、公司的计算机机房和其他信息管理部专门使用场所，如非由信息管理部允许请勿擅自进入。第五节 网络管理1、对于公司内部的一些共享资源使用，由公司员工向信息管理部提出相应的申请，任何人不得随意访问未经授权的网络资源，不得随意进入他人的主

31、机及其共享文件夹。2、未经信息管理部许可不得改动公司计算机网络的物理设备的物理位置（包括电源和连线），不得以任何形式中止和干扰物理网络的正常运行（如切断电源供应、阻断电缆等行为）。3、为了保证公司内部的计算机安全和网络数据通讯的正常进行，经公司信息管理部许可由专门的人员对所有的计算机设备、系统、网络传输进行监控。4、任何人不得使用任何手段窃听或盗取公司网络上数据、数据流等电子信息。第六节 OA系统管理1、公司OA系统不得用于广告、游戏等与工作无关的信息内容的传输，不得利用OA系统收发私人信件。2、公司为保障OA系统及其网络通讯的速度，对所有的OA信箱设定了相关的参数大小，公司员工应尽可能减少在

32、OA服务器上占用的空间，将个人文件定期下载到计算机中的个人文件夹内 (相关详细的技术信息请咨询信息管理部)。3、公司OA系统中的公共文件夹是为了共享工作中的相关电子消息，公司员工不得用来存储大量数据；相关公共文件夹的主人要负责对公共文件夹的监控和维护，不得滥用公共文件夹，违者将取消相关使用权限。4、公司员工不得打开或预览不明的Email附加文件或宏，不得打开或点击附属在EMAIL中的广告、其他不明链接或者其它附属Email，并在第一时间内删除该Email。第七节 电脑病毒的防范管理1、为了防范并及时查杀电脑病毒，公司特成立电脑病毒监查小组。各部门员工如发现可疑邮件，应及时通知监查小组，以尽可能

33、将病毒控制在最小的范围之内。2、结构1)组长：信息管理部经理或由其指派的网络管理员。 2)组员：各部门、各分公司行政、各办事处秘书。3、组长职责1)负责病毒的检查及防范工作。2)负责定期更新升级杀毒软件。3)负责定期检查每位组员的查、杀病毒记录。4)负责以EMAIL方式向组员及全体员工发布最新的病毒警告、升级杀毒软件等相关信息。5)负责对各组员进行查、杀病毒培训。4、组员职责1)负责定期（每星期至少一次）提醒、监督所负责范围内各电脑使用者杀电脑病毒，并填写病毒查杀记录。2)负责及时反馈电脑病毒情况，外地组员每周五将病毒查杀记录E-MAIL给组长。 3)责提醒、监督各电脑使用者定期升级杀毒软件。

34、第八节 机房管理1、机房内各类设施摆放整齐、无灰、无尘。2、机房钥匙由网络管理员持有，并由人事行政部备份、登记。3、任何人不得擅自进入机房，如因工作原因必须经网络管理员许可；违者每次处以100元罚款。第九节 日常管理1、计算机设备开机顺序：先开UPS电源、打印机、扫描仪、显示器等外设，再开主机；关机顺序相反，不得强行开/关机。4、计算机连接有打印机、刻录机、扫描仪、光驱等外部设备时，应首先在关机状态（关掉所有设备电源）下将计算机及外设连接好，禁止带电连接或去掉计算机外部设备。5、计算机外部设备不使用时，应关掉外部设备的电源，禁止长期打开不使用的外部设备电源，显示器应设置节能模式，要求做到人走机

35、关。6、不得私自拆卸、增加、减少或试用新配件，及时按正确方法清洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用。7、打雷闪电时应暂时关闭电脑系统及周边设备，防止出现雷击现象。第八章 办公电话的使用管理规定1、电话是为公司有关的业务服务的，如发现有个人行为，公司将予以严厉处罚并按对应的数额交纳话费。2、每部电话的使用人都应按要求设定长途电话使用密码，员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。3、每月由网络管理员列出每部电话的长途电话费用明细，费用由列入各部门的管理费用。4、公司员工在使用电话时必须在本部门所指定的电话机上拔打，严禁盗打其他部门的电话；一经发现或核实，每次处以100元罚款。5、公司员

36、工接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，与之最近的职员应主动接听，重要电话应作好接听记录。 6、在使用电话时，通话人员需力求言简意赅，尽量缩短通话时间，严禁长时间占用公司电话用于处理私人事务。7、公司鼓励员工工作联络通讯，在可行的情况下，使用电子邮件等方式。8、员工不经同意即私打国内长途电话，或以公事为由骗打国内长途电话的，除全额承担话费外，还需承担罚款50元/次；私打香港或澳门的，除全额承担话费外，还需承担罚款100元/次；私打国外长途电话的，除全额承担话费外，还需承担罚款500元/次。第九章 办公室钥匙管理规定1、公司所有钥匙任何时候须有不少于一把备用，所有备用钥匙须造册

37、登记。2、各办公室、设施房及文件柜的钥匙应清楚标明，并整齐有序的放置在钥匙专柜中，钥匙专柜由行政部掌管。3、在正常情况下，备用钥匙不予借用，如特殊情况下，必须填写借用钥匙登记表，经部门负责人同意、行政人事总监批准，方可借用。4、钥匙丢失或损坏时，当事人应填写钥匙丢失/损坏申请表，并应承担相应责任，由行政部查实后填表补回。5、行政部必须妥善保管好备用钥匙，熟悉各钥匙的使用范围，并承担相应责任，每月月底统计一次。第十章 公司访客及来宾参观接待办法第一节 访客接待办法1、公司所有访客接待统一安排在五楼，面试人员安排在四楼，其它办公楼层，外来人员一律不准进入。2、行政部应为来访人员制定专门的访客证，并

38、且明显区别于员工工作证，所有的访客证都必须有独立/唯一的号码，并分为：普通证、VIP证、施工证。3、公司来访人员应在前台做好登记后，由前台派发访客证，并要求全程佩戴。VIP证主要用于政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人或公司指定人员，允许出示个人名片登记，如有公司高层领导陪同，则无须登记；其他人员来访必须提供有效身份证件登记，如特殊情况，必须被访人代为登记并签名证实，来访者方可进入大厦。 4、访客证号码必须记录于来访人员登记表上，结束来访后，前台必须核对和收回访客证。5、所有来访人员，登记完毕后必须在前台等待，由前台电话通知被访人员后，在前台或保安的引领下在五楼会客室等待。6、来访者在一

39、楼大堂等待时间原则上不得超过20分钟，到时前台人员再次提醒被访人，如因工作或其它原因确实不能接待的，被访人应及时电话告之来访者改日约见；否则，处以被访人每次50元罚款。7、对拜访公司高层的客人，在经行政人事中心允许后，可由前台或保安引领至高层的独立办公室，无特殊情况，任何人不得将来访客人带入公共办公室内，以防止公司重要资料、信息、机密之泄漏。违者每次罚款200元。8、在公司被访人员接洽访客之后，前台或保安方可离开会客室。9、接待部门、公司前台均要控制接待人数，避免接待楼层来访人员太多，造成无序或混乱。10、访客离开公司后，由前台及时通知清洁工做好会客室清洁工作。第二节 访客接待时间要求及服务提

40、供1、 一般来访：接待时限20分钟，不备茶水。2、 业务签约：接待时限60分钟，提供支装水或部分果点。3、 业务洽谈：接待时限60分钟，不备茶水。4、 VIP接待：接待时限60-120分钟，提供茶点、咖啡、水果。第三节 来宾参观接待办法一、参观种类：1、定时参观：先以公文或电话预先约定参观时间与范围。2、团体参观：机关学校或社会团体约定来公司参观者。3、贵宾参观：政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允许参观者。4、普通参观：一般客户或业务有关人员来公司参观者。5、临时参观：因业务需要临时决定来公司参观者。二、接待方式：1、团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以茶水招待，否则一律

41、免于招待，至于陪同人员由行政部协调有关部门决定。2、贵宾参观：按公司通知以咖啡、西点、冷饮、茶水或其他方式招待，并由公司高级人员陪同。3、普通参观：以茶水招待，由行政部或有关部门派员陪同。4、临时参观：同普通参观。三、参观规则：1、贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前三日将参观通知单填送相关部门及行政管理部门，以凭办理接待，如事出至急先以电话通知。2、普通参观：由部门经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送相关部门及行政管理部门，以利接待。3、临时参观：由各部经(副)理核定，并于参观前一小时以电话通知行政部办理接待。4、未经行政部核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自带领参观人员参观者，按泄露

42、公司商业机密论处。5、参观人员除特许外，一律婉拒拍照，并由陪同参观人员委婉说明。第十一章 前台值班管理1、前台值班小姐统称前台文员，前台文员须着工作装、化淡妆上班。2、前台文员每天当值时间为08：15-21：00，实行轮班制。3、前台文员要按以下程序工作：提前15分钟上班，穿工作服，检查打卡机，开启空调机(夏天)。4、前台文员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导。5、客流密集时要保持站立姿势，与访客谈话时应尽量简洁扼要；接听电话时要长话短说，严格使用电话接听礼仪，并做好记录。6、员工上下班刷卡高峰期，接待员应保持站立姿势，并微笑

43、问候。7、各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照前台的工作程序做好工作，会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水，会议结束后，立即清理会议室。8、各楼层文员每天应推迟15分钟下班，关好空调、水电并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭，如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知前台保安员，并做好登记。9、对所有来访人员，前台必须做好登记；违者每人次罚款100元。第十二章 公司图书资料管理第一节 图书杂志1、公司所属图书是专供公司内部相关人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。2、图书管理员应将图书书名、出版社名称、数册、金额按

44、类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期，如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅，借书人不得拒绝。3、一般情况下，图书只得在公司内阅读，借书册数以三册为限，借阅图书一律在管理员处登记，借书期限不得超出过二周，用毕及时归还，重新到行政部处登记。4、损坏、丢失图书，按图书的价格赔偿或赔偿。5、在外地购买图书，必须有经理签字，回公司后及时到图书管理员处登记，办理借阅手续，报销时需有图书管理员的签字。6、员工离职，须归还所借图书，否则不予以办理离职手续。第二节 专业资料1、资料分类：公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件，公司由政府主管部门购买的政策法规，公司各类剪报等。2、公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料。3、公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携带出公司。4、特殊情况需复印者，须填报复印申请批准。第三节 客户档案1、客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域。2、客户档案包括客户提供的各类资料及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本。3、客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携带带出公司。4、特殊情况需复印时，须填报复印申请报批。5、服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任。第十三章 办公室保密制度1、任何人掌握的有关公司信息、资料和成果，应