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1、XXX工厂相关管理体系记录控制补充规定目的：确定本公司相关管理体系记录的标识、编目、存贮以及处理方法，使记录便于存取和保管。范围：适用于XXX工厂记录相关规定如下：1记录的一般要求1.1 记录可以是书面的信息，也可以是电子拷贝，胶片和照片，或者储存在其它媒体上的信息，包括内外部获得的各种介质的组织的知识，如经验教训分享，改进报告。1.2 记录应能清晰地识别出产生日期，及记录对象（必要的生产线产品区分等）以便追溯，查阅。1.3 表格化的记录除了符合1.2要求之外，还要有表格编号，表格名称，表格版本号，记录人签名处及必要的确认人签名处。2表格化记录的标准化要求2.1 表格编制及发放2.1.1 表格
2、制定者在新制表格或更新表格时，应向质量部体系管理人员申请表格编号及版本号。质量部体系管理人员根据表格需要记录的内容进行评估，在“文件记录清单”上规定记录的具体保存期限，保存部门及保存介质。参见4.。2.1.2 表格的编制应符合1.3的基本要求。2.1.3 表格制定者将制定好的表格交由质量部体系管理人员进行存档。2.1.4 表格制定者将表格发放到使用场所。2.2 表格的更新2.2.1 表格由原表格制定人或其指定人员进行更新。修订后的表格应按2.2.2 登记、存档及发放。同时，旧版本空白表格作废。表格更新者通知使用者从使用场所清理出原存所有旧版本空白表格，以防混用。2.2.3 文件制定者在更新文件
3、时，应考虑是否需申请或更新相应的文件中提到的表格。2.3 表格的作废2.3.1 当某表格不再使用时（更新版本造成的旧版本作废除外），表格的作废由原表格制定人或其指定人员通知质量部体系管理人员更新“文件记录清单”的状态。2.3.2 表格作废人通知使用者从使用场所清理出原存所有需作废的空白表格，以防混用。2.3.3 表格作废人应考虑相关文件是否需要做相应更新。2.4 表格的填写表格的填写应完整，不适用的项目填写“不适用，“NA”或7。填写字迹清晰，不可随意涂改。如确需更改，更改人需在不合适的地方划线更改，在更改处签名并注明更改日期。3记录的储存3.1 对于不同质介的所有记录，原则上由记录产生的部门
4、保存原始记录，由记录发生的部门定期收集，整理，归档。3.2 对于硬拷贝记录，打包存档时应填写“硬拷贝记录&报告存档目录电子版进行编目，并保存在部门公盘上。同时打印出一份硬拷贝目录随附在打包存档实物上，以便日后查找。记录保存时所使用的设施/区域应能提供适宜的环境（防潮、防火、防虫蛀）来避免记录变质或受损并防止丢失。3.3 对于电子记录，应遵守存储在公共盘上的原则，GlS部门将定期备份。对单机非联网的电子记录，各部门至少每月备份至公共盘以防止记录受损或丢失。公共盘上的存档文件夹应做好分类，文件夹命名时应考虑便于日后查询索引。4记录的分类和保存期限记录的分类及各类记录的保存期限参考要求：#记录类别保
5、存期限1产品责任可追溯性相关的记录1.1如APQP各阶段的输出记录：产品验证报告设备工装验收报告试生产报告PPAP文件包（供应商提交的及公司提交给客户的）测量设备仪器校准停产后+15年记录变更记录等1.2控制计划实施记录（包括首检，参数检查，防错检查，测试，终检等记录及报告）乘用车：停产后+15年其他:3年2管理过程相关的记录，如内外部审核，管理评审相关的报告和资料，供应商管理相关的报告和资料，培训记录等5年3其他日常运行记录2年注：客户合同有要求时，在其规定期限内应保证随时可提供记录给顾客查阅。5超期记录处置规定超过规定保存期限的文档记录如需要销毁，由各保存部门将相应硬拷贝记录&报告存档目录或电子记录目录清单打印出，经由质量部体系管理人员，本部门经理，质量部经理,财务经理在空白处审核签字确认后方可由保存部门进行粉碎销毁。保存部门管理员保存此签字确认记录作为记录销毁获得过审批的证据。6对于有保密要求的记录，在记录的产生，存储和销毁时还应遵守总部保密政策。
