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1、,办公室效率管理,第一节 时间管理策略,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。（1）给某客户打电话，与对方联系，说明自己的上司下周四将安排与他约会的事宜。（2）为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表。（3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。（4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。（5）拆封、分类和传递今天收到的邮件。,（6）部署检查下午开会要使用的会议室，准备茶水和咖啡。（7）为上司预定周末去天津的火车票（从北京出发）。（8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备
2、存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。（9）在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接了几个电话。 思考：秘书小周怎样做才能高效率地完成上述工作？,第一节 时间管理策略,一、时间管理的方法 1. ABCD分类法 （轻重缓急分类法 或者四象限法）,A,B,C,D,重要,紧急,2、NTL分类法 N-now T-today L-later,案例：,于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页；刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午2点他要与财务总监、市场总监和
3、销售总监一起商量工作，让她通知他们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真,传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为一周财经观察做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。,分析：,于雪这天早晨的几项工作就应该这么划分：给主任写报告是T类工作；通知几位总监开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台打电话是L类工作，而参加档案培训也是L类工作。分出了轻重缓急，于雪就可以这样按步就
4、班地工作了： 首先到行政部门预订4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。,3、制定时间计划表法(1)年计划表。公司在一年中的例行活动或公司所属母公司在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，要事先列入表中。,(2)月计划表。从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会
5、等预定事项，要抓住当月的重大活动。,(3)周计划表。正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间等安排。在周末要向领导报告下周计划，并得以确认。,(4)日程表。上司在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给上司日程表。在前一日下午或者当日清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到上司确认(如果不制作日程表，根据周计划表安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认)。,第一节 时间管理策略,4.习惯使用待办单(1)将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘，未完事项留待明日。(2)待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项
6、、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。(3)使用待办单注意：每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项提前解决，做到每天坚持。,第一节 时间管理策略,二、时间管理的实施(1)明确自己的工作任务和职责。(2)要区分常规工作和非常规工作。(3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学有序地一项一项地完成工作任务，不是机械地来一件事干一件事,第一节 时间管理策略,(4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。(6)安
7、排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队的整体效益。(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。,案例：紧张忙碌的一周过去了，临下班前，秘书小张想到今天是周五，得在下班前把下周一即11月26日的工作日志做好。因为周一特别忙，如果到时再做，恐怕来不及。按照公司的惯例，每周星期一上午10:30在董事会办公室举行会议，所有部门经理都参加。小张利用这段时间可以去银行提取少量现金。中午12:30王总与美国代理商詹姆斯先生在香格里拉酒店共进午餐。查出下列案卷：19234号、78943号、43217号，并查一下王总的出国手续是否办妥。人事部李小姐周一
8、下午3:00前来拜会王总。在周一某一适当时候，小张还必须空出半小时的时间以便王总与自己商谈公司庆功大会的日程和相关事宜 但不能占用上午9:00至10:00的时间，因为王总想在这段时间处理他的邮件。王总晚上7:30出发去天宇公寓出席晚8:00开始的高尔夫俱乐部聚餐会。 思考：秘书小张如何做好工作日志的编写？,第二节 工作日志,第二节 工作日志编制,一、工作日志分类及使用方法1.手工工作日志2.电子工作日志(1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填上相关内容，并于当日一早再修定和补充。(2)提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。(3)填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最
9、好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明，还可以使用不同色彩的笔填写。(4)填写的信息要完整，要标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息。,第二节 工作日志编制,(5)填写的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司。(6)在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。(7)在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实。(8)协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。,第二节 工作日志编制,二、工作日志填写的信息内容(1)上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。(2)上司在单位内部接待的来访者，要记
10、录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。(3)上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。(4)上司个人的安排，(5)上司私人的信息，(6)上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜(7)上司交代自己的工作，(8)自己职责中应做的工作、活动。,第三节 日程安排,一、日程安排的内容(1)各种接待、约会，包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外来宾。(2)商务旅行活动。(3)参加各类会议。(4)到车间进行实地检查或指导。 (5)组织的各类重大活动的安排。 (6)领导私人活动的安排。,第三节 日程安排,二、日程安排的总体原则 （1）统筹兼顾 （2）区
11、分轻重缓急 （3）留有余地 ，随时补充调整 （4）适当保密 （5）征得领导同意 （6）劳逸结合,第三节 日程安排,三、日程安排的信息与技巧(1)每周、每日的工作活动都不要安排得太满，要保证可能出现的临时性工作所占用的时间，具体安排要有弹性。(2)周一和出差前后一个工作日不要安排过多的事务。另外，领导出差和休假之后，等待他批阅的文件往往比平时多，所以在领导离开公司一段时间回来的第一天，一般不要安排会议、约会等活动，以便于让领导专门处理内部各种文件，并了解公司经营管理的基本状况。(3)在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给领导留出整理思路的时间。这样可以保证领导与客人会见时精神饱
12、满，同时预留时间处理日常事务。,第三节 日程安排,(4)根据领导的习惯留出适当固定时间阅读报刊、资料及其他信息。(5)对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对的固定时间与领导核对日程，保证两者日程表内容一致。(6)不要代替领导作决定。在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理。(7)控制约会时间。秘书要灵活，适时打断，防止拖延，以免影响后面的日程。(8)关注和掌握近期要回避的人物。,课 后 训 练,一、 秘书每天要做的事情很多，请根据时间“四象限” 法，把下面要做的事情分出轻重缓急。A复印员工的职称原件用以存档B为领导预定今晚飞往沈阳的机票C安排领导
13、与某公司老总本周末的晚宴D购买并且分发办公用品,课 后 训 练,二、案例阅读分析 某公司的秘书小张，他要在今天下午3:00陪同公司的王总经理去拜访天昊公司的吴总经理，这个拜访是几天前就安排好的，而且双方都已经沟通过，小张特意在公司王总的日程表上记下了这次拜访的时间和地点。可是就在下午2:30，天昊公司吴总经理的秘书小刘打来电话，说吴总经理今天下午有急事要出门，希望把约定好的时间改在明天下午3:00。但是，明天下午王总经理已经定好了去广厦公司谈广告代理的业务。分析讨论：如果你是秘书小张，此时你怎样来处理这件事？三、技能训练题1.会务公司要为一机构举办“第二届中国企业职业经理人魅力奖”颁奖活动，具体安排如下：,课 后 训 练,
