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1、会务接待与组织,一、会议接待二、会场服务与食宿服务三、会议后勤保障四、送别参会人员代表五、会场善后工作六、会议文件的收集、整理与归档,主要掌握的内容,案例分析：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，
2、在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉我们什么呢？,会议要素,会议的要素、形式要素： 名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、内容要素： 指导思想、议题、目的、任务、作用。、程序要素： 会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。、财务要素： 会议经费、会议设备、会议服务设施。,基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议
3、题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)负责会议签到 (7)会中组织和协调； (8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (9)会议的结束收尾工作。,2、文秘工作 (1)会议文书、讲话稿的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 （4）会后的文件收集，整理和归档 3、生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 (1)
4、会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。,会务工作流程图（会前）,会务工作流程图（会中）,会务工作流程图（会后）,案例分析,老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容：1、来访客商姓名及其公司名称2、合同项目概况3、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期4、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。5、由相应哪位身份的高级
5、管理人员负责这次接待6、由谁担任专职陪同人员7、由谁担任对口工程技术的主谈判，其他谈判人员名单，翻译，后勤服务人员名单。,案例结果,接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件，因此，必须从实际出发尽量使方案内容周详。,会前准备,“有备无患！” 会前准备工作是会议管理的第一步，无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。,会务工作的具体内容,3.1 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,2、确定会议名称 会议名
6、称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构
7、会务组、宣传组、秘书组、交通组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮
8、件。,11、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 12、安排食住行会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,13、 VIP服务会议要求确认设备、物品、音乐喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同房间确认 是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常、温度是否舒
9、适。,14、制定会议预算方案 文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。 15、布置会场 会场桌上物品摆放 会议座次先后顺序,会议室物品摆放,整洁、清新、统一、舒适,15、检查会场 （1）方式 现场检查 （2）检查的内容 资料的准备和确认打印文件、PPT等 设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔 其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇,会中服务工作 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排
10、和组织; （5）其他属于招待方面的工作。 2、组织签到,3、会议期间,（,（1）时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间 （2）午餐确认：留位确认、时间确认 （3）物品随检：麦克、纸笔、茶水（4）关于参会者反应对内容、对环境（冷热）,4、宣传工作 照相、摄像、录音5、 值班保卫工作 （1）值班工作 服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。,（2）保卫工作 重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫 会场和驻地的保卫 会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫,会后整理工作,1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作,案例分析
11、,某企业秘书小胡经常接待来自各方的各类来访者，对迎送来访者，她有自己的一套工作程序，客人提出告辞并起身后，无论接待室的门是否开着，她总是起身相送。当走到电梯门口时，她总是代客人按电梯。临别时不忘说声：“谢谢你的光临，下次再见。”并根据上司的吩咐决定送客路程的远近。问题：上述案例中要注意什么,接待中的注意事项,1、不要过分热情2、不可冷漠尴尬3、不可小节失礼4、不可人走茶凉,突发事件预防与处理,你曾经遇到过哪些突发事件？,突发事件举例,主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外停电,1、提前,提前做好任务分工，规定完成时间节点宁可先预定再取消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、设备调试、交通,2、复查,自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点,3、备份,备不足、备意外（原定会议时间的临时增加）人如：多几个接待人员、多几个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏笔记本电脑,突发事件处理的注意事项,充分做好会前准备，避免突发意外事件如发生意外，首先要做的是：镇定！不要抱怨要立即行动利用现有资源就近寻求支持超权限及时请示,谢谢,
