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1、会计档案规范化管理,主讲： 张亚峰 副教授,2011年北京市卫生系统会计人员继续教育系列讲座,2022/12/11,1,培训提纲,一、会计档案管理标准二、会计档案的含义三、会计档案管理的规定四、会计档案的保管期限五、会计档案的整理六、会计档案案卷格式,2022/12/11,2,一、会计档案管理标准,财政部和国家档案局联合下发的财会字199832号文 会计档案管理办法，自1999年1月1日起施行。,2022/12/11,3,二、会计档案的含义及来源,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案的来源：（一）会计档案主要来自立档单位
2、的会计机构或会计人员。（二）会计档案是会计核算的产物。,2022/12/11,4,会计档案具体包括：,（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。,2022/12/11,5,会计档案的特点：,会计档案与其他类型的档案相比较，有以下特点:（一）专业性。（二）严密性。（三）多样性。,2022/12/11,6,三、
3、会计档案管理的规定,（一）立卷制度：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（二）归档制度：按照会计档案管理办法中的规定，财务会计部门每年产生的会计档案，按照归档的要求进行整理编目，在财务会计部门保管一年之后，原则上应向本单位的档案室移交。（三）保管制度：移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。,2022/12/11,7,（四）移交制度：,（1）单位撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业务主
4、管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管。（2）单位分立后且存续的，会计档案由存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案须经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。（3）单位因业务移交其他单位，所涉及的会计档案由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存。（4）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，各单位的会计档案由合并后的单位统一保管；
5、单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。（5）建设单位在项目建设中形成的会计档案，应在办理竣工决算后移交项目接收单位。,2022/12/11,8,（五）交接手续：移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接时，双方应按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章。（六）调阅制度：查借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度。本单位工作人员查借阅凭证、账簿原则上不出档案室；外单位来查阅会计档案，须经本单位领导批准后方可
6、接待，如要复制亦必须经本单位领导批准。（七）销毁制度：会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，对一些需要继续保存的会计档案必须从中抽出继续保存。销毁批准权限和手续有严格的规定。注意事项：保管期满但未结清债权债务及有其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。,2022/12/11,9,四、会计档案的保管期限,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、2
7、5年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。如：1996年度终了日为12月31日，保管期限按1997年元月1日开始计算。附：企业性单位会计档案管理期限表,2022/12/11,10,企业性单位会计档案保管期限表,2022/12/11,11,五、会计档案的整理,遵循会计档案的特点和科学管理档案的原则，会计档案的整理原则和要求如下：整理的原则：会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用的原则。归档的具体要求：归档要求，就是会计档案的整理，要符合归档的要求，进行科学管理，档案部门方可接收。,2022/12
8、/11,12,（一）分类,常见的有三种分类方法：1、年度形式（名称）保管期限分类法。2、年度组织机构形式（名称）保管期限分类法。3、年度会计类型形式（名称）保管期限分类法。,2022/12/11,13,（二）立卷凭证的整理。,对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行，不可重新拆封改装，如凭证装订时，已有封装的，就不必再进行封装；如只有装订而没有封装的，必须进行封装。对凭证不必再加封面，也不必进行编张号的工作。,2022/12/11,14,（三）账簿的整理。,账簿的整理主要是对那些没有封面的账簿必须另加封面，按照以前的文书档案的装订法进行装订。封面可用质量好的牛皮纸并在封面上填写简要的内容，如某
9、某单位某某年度某某账簿。如果账是死的，如现金日记账和银行存款日记账等，应保持其原有的面目，不必拆装抽出空白页，如果账是活的，除上面所说的要另加封面装订外，可以将空白的抽出来。,2022/12/11,15,（四）报表的整理。,会计报表一般按年立卷。月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷，也可整理成几卷。如年度决算报表短少又无法弥补的，应将月度或季度的报表上升作为永久保管。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。,2022/12/11,16,六、会计档案装订,（一）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。1.会计凭
10、证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。,2022/12/11,17,2.会计凭证装订时的要求：,用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应
11、是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；装订凭证厚度一般1.5cm，方可保证装订牢固，美观大方。,2022/12/11,18,3.会计凭证装订后的注意事项：,每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；凭证脊背加贴梯形标签并编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。,2022/12/11,19,（二）会计账簿的装订。,各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
12、1.账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。,2022/12/11,20,2.活页账簿装订要求。,第一，保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。第二，多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。第三，在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。,2022/12/11,21,3.账簿装订后的其他要求。,第一，会
13、计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。第二，会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，加贴封面标签，编号为大流水编号。第四，会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。（25年、15年分别编号）,2022/12/11,22,（三）会计报表的装订。,会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地
14、装订；第二，会计报表装订顺序为：卷皮封面、卷内目录、会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底、备考表、卷皮封底；第三，按保管期限编制卷号。,2022/12/11,23,七、排列与编号,（一）会计档案案卷按类型-保管期限-年度分类排列。就是在会计档案大类内先按会计凭证类、会计账簿类、会计报告类、其他类顺序排列。每个属类内分期限、按年度流水排列，按年度每年编卷号，一年编一个顺序号。我们统一为年度案卷号，又称小流水号，即分别编小流水号。（适用于一般单位）。（二）案卷顺序号按属类流水编号，属类内各年度形成的案卷按顺序编号。会计凭证类、会计账簿类、会计报告类和
15、其他类，分别编制会计档案案卷目录，案卷流水编到“999”号（不一定到999号，但断开时必须整年度）时，再重新建立一本目录从“1”开始流水编案卷号，一个属类内相同的案卷顺序号用目录号加以区别。,2022/12/11,24,（三）会计档案的标签 会计档案的类号和案卷号按要求填写在会计档案专用标签上。标签张贴位置：凭证在左上方脊背（齐边倒贴），凭证盒加贴标签并与下面对齐，账簿、报表均在左下方脊背，距下边分别为2公分，3公分。账簿封面加帖标签。（四）编目 会计档案的编目要与会计档案的排列、编号一致，这样有利于保管，也便于移交和销毁。编制案卷目录方法为：分保管期限分别编制会计报表目录、会计账簿目录、会计
16、凭证目录；,2022/12/11,25,八、会计档案案卷格式,为了加强档案工作的业务建设，推进档案规范化标准化的配套工作，不断提高档案的管理水平，更好地为各项工作服务，根据会计档案案卷格式的通知，结合工作的实际情况，制定会计档案案卷格式。本标准适用于各级行政、团体、企事业单位会计档案保管部门。,2022/12/11,26,（一）会计档案案卷格式：,包括案卷的装具格、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计档案移交清单、会计档案销毁清单格式。一种是案卷盒，用于会计凭证：一种是硬卷皮，用于会计报表；会计账簿可以不另装具，但需加贴规定封面。,2022/12/11,27,（二）会计凭证卷盒封面格式,卷盒封面
17、项目包括：立档单位名称、时间、本月共*册本盒 是第*-*册、凭证自号至号、共张、保管期限、财会主管、立卷人、全宗号、目录号、案卷号、各项具体位置、尺寸。,2022/12/11,28,（三）会计凭证封面项目填写方法：,立档单位名称：形成档案全宗的单位。立档单位必须用全称或通用的简称。时间：卷内凭证材料所属起止年月日。册、号、张数：案卷要填写总册数和记账证号的起止号数、张数（不是起止号的相减）。保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。卷宗号：档案馆指
18、定给立档单位的编号。目录号：全宗内会计档案案卷所属目录的编号，在同一个目录内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序号。在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。,2022/12/11,29,（四）案卷卷脊标签：,案卷脊采用条行标签，保管期限红色为永久，蓝色为定期。其项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限。,2022/12/11,30,九、会计档案案卷封面、样表附件1.,会计档案案卷目录（凭证）,2022/12/11,31,附件2（实例）,2022/12/11,32,附件3（实例）,2022/12/11,33,附件4（实例）,2022/12/11,34,附件5：会计档案盒正面（填写实例）,2022/12/11,35,附件6： 会计档案移交清册单位： 共 页第 页,移交部门负责人接收部门负责人：经手人：经手人：监交人：移交日期：年月日,2022/12/11,36,附件7：会计档案查阅登记簿单位： 共 页第 页,2022/12/11,37,附件8：会计档案销毁清册封面,档案部门监销人签章： 财务部门监销人签章： 年 月 日,2022/12/11,38,附件9：会计档案销毁审批表,2022/12/11,39,附件10： 会计档案销毁清册单位： 共 页第 页,2022/12/11,40,（完） 谢谢！,2022/12/11,41,
