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1、企业档案工作规范及配套文件天津市档案局二一一年一月目录1、国家档案局 企业档案工作规范DA/T 42200932、劳动部 国家档案局 关于颁发企业职工档案管理工作规定的通知 （劳力字199233号）46矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔朧碍鳝绢。3、国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局关于印发国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法的通知（档发字19986号）52聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測樅锯鳗鲮。4、财政部 国家档案局 关于印发会计档案管理办法的通知 财会字199832号595、国家档案局 国家经贸委 国家计委关于印发企业档案管理规定的通知 （档发20025号）69残
2、骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒東戇鳖納。6、国家档案局国务院国有资产监督管理委员会关于印发国有企业文件材料归档办法的通知（档发20044号）酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭钯詢鳕驄。737、科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-2000838、科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-200897ICS 01.140.20A l4备案号：267182009中华人民共和国档案行业标准DA/T 422009企业档案工作规范Requirements of business records management2009-11-02发布2010-0l-01实施国家档案局 发 布前 言本标准的附录
3、A、附录B为资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局、天津市档案局、山西省档案局、辽宁省档案局、上海市档案局、江苏省档案局、湖北省档案局、广东省档案局、广西壮族自治区档案局、重庆市档案局、青岛市档案局。彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑诒尔肤亿鳔简。本标准主要起草人：李和平、李晓明、王岚、吕炎生、黄绪臣、张庆一、杨永和、黄和、欧阳旭明、钟伦清、周兴才、何素君、王剑峰、姜延溪、张向军、高雪红。謀荞抟箧飆鐸怼类蒋薔點鉍杂篓鳐驱。引 言为规范企业档案工作，使之更好地服务于企业生产、研发、经营活动和管理工作，根据国家有关法规和标准，制定企业档案工作规范。厦礴恳蹒骈時盡继價骚卺癩龔长鳏檷。
4、本标准是企业开展档案工作的基本规范，企业应结合实际实施。企业档案工作规范1 范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。茕桢广鳓鯡选块网羈泪镀齐鈞摟鳎饗。GB/T9705 文书档
5、案案卷格式GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 17678lCAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/Tl档案工作基本术语DA/T 12 全宗卷规范DA/T13 档号编制规则DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32 公务电子邮件归档与管理规则DA/T43 缩微胶片档案数字化技术规范JGJ 25 档案馆建筑设计规范ISO154891信息与文献文件管理：通则
6、ISO154892信息与文献文件管理：指南3 术语和定义DA/Tl2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。31企业档案 businessrecords企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。32企业档案工作 businessrecordsmanagement企业履行档案管理职责的行为和活动。33电子档案electronic records具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。34档案信息化 archivalinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过
7、程和工作方式。鹅娅尽損鹌惨歷茏鴛賴縈诘聾諦鳍皑。档案工作总则41企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。籟丛妈羥为贍偾蛏练淨槠挞曉养鳌顿。42企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。43企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。預頌圣鉉儐歲龈讶骅籴買闥龅绌鳆現。44 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。5档案工作组织51组织系统建设511档案工作领导企业应确定
8、档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。512档案机构设置企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。513档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。渗釤呛俨匀谔鱉调硯錦鋇絨钞陉鳅陸。514档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。52企业管理职责521企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企
9、业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。铙誅卧泻噦圣骋贶頂廡缝勵罴楓鳄烛。522企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。擁締凤袜备訊顎轮烂蔷報赢无貽鳃闳。523企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。524企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字19986号文件的要求进行，其他企业可参照。贓熱俣阃歲匱阊邺镓騷鯛汉鼉匮鲻潰。525企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。坛摶乡囂忏蒌鍥
10、铃氈淚跻馱釣缋鲸鎦。53企业部门职责531企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。532企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。蜡變黲癟報伥铉锚鈰赘籜葦繯颓鲷洁。533专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。534 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 154891第七章、ISO154892和档发20025号文件要求。買鲷鴯譖昙膚遙闫撷凄届嬌擻歿鲶锖。54档案部门职责541 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制
11、度。綾镝鯛駕櫬鹕踪韦辚糴飙钪麦蹣鲵殘。542负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。543指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。544监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。545依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。55档案人员要求551档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。552档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。553档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。554档案人员应定期接受档案业务培训。6 档案工作制度61 工作规章611明确企业文件形成、归档责任。企业在制
12、定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。驅踬髏彦浃绥譎饴憂锦諑琼针咙鲲鏵。612制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。猫虿驢绘燈鮒诛髅貺庑献鵬缩职鲱样。613建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。锹籁饗迳琐筆襖鸥娅薔嗚訝摈馍鲰钵。614制定档案管理应急预案
13、。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。構氽頑黉碩饨荠龈话骛門戲鷯瀏鲮晝。62 管理制度621文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。輒峄陽檉簖疖網儂號泶蛴镧釃邊鲫釓。622 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。尧侧閆繭絳闕绚勵蜆贅瀝纰縭垦鲩换。623 档案鉴定销毁制度。应明确
14、鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。624 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。625 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。识饒鎂錕缢灩筧嚌俨淒侬减攙苏鲨运。626档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。627电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。628 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。凍鈹鋨劳臘锴痫婦胫籴铍賄鹗骥鲧戲。63 业务规范631 文件、档案整
15、理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。恥諤銪灭萦欢煬鞏鹜錦聰櫻郐燈鲦軫。632 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。633文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。634特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。7 档案业务工作71企业档案工作与业务活动711企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。鯊腎鑰诎褳鉀沩懼統庫摇饬缗釷鲤怃。712企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定
16、、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。硕癘鄴颃诌攆檸攜驤蔹鸶胶据实鲣赢。713企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。阌擻輳嬪諫迁择楨秘騖輛埙鵜蔹鲢幟。72 文件的形成、积累721文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。722文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。73 文件整理与归档731 文件整理文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联
17、系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA/T 22，GB/T11822，财会字199832号，劳力字199233号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T 11821，DA/Tl5，GB/T18894、DA/T32等标准的要求。氬嚕躑竄贸恳彈瀘颔澩纷釓鄧鳌鲡貼。文件归档范围7321企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发20044号文件要求。釷鹆資贏車贖孙滅獅赘慶獷緞瑋鲟将。7322归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进
18、项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。7323企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。怂阐譜鯪迳導嘯畫長凉馴鸨撟鉍鲞谣。733文件归档时间7331经营管理工作、生产技术管理工作、行政管
19、理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。谚辞調担鈧谄动禪泻類谨觋鸾帧鲜奧。7332 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。嘰觐詿缧铴嗫偽純铪锩癱恳迹见鲛請。733产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。熒绐譏钲鏌觶鷹緇機库圆鍰缄鹗鲚圆。7334会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。7335电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间
20、一致。7336磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。鶼渍螻偉阅劍鲰腎邏蘞阕簣择睜鲔诌。7337更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。纣忧蔣氳頑莶驅藥悯骛覲僨鴛鋅鲒嗚。734文件归档要求7341企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。颖刍莖蛺饽亿顿裊赔泷涨负這恻鲑觶。7342归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合
21、形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。濫驂膽閉驟羥闈詔寢賻減栖綜诉鲐卺。7343 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。7344非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。銚銻縵哜鳗鸿锓謎諏涼鏗穎報嚴鲍蝇。7345归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7346两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。挤貼綬电麥结鈺贖哓类芈罷鸨竇鲋鑿。7347文件形成部门应
22、就归档文件填写档案交接登记表(见附录B表B1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。赔荊紳谘侖驟辽輩袜錈極嚕辫鏢鲈蕆。74 档案收集工作741文件归档的交接7411 文件形成部门应按期将档案交接登记表随同已整理的文件向档案部门移交。7412档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在档案交接登记表签字后各保留一份。742档案与资料的收集7421企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7422 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7423企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。7424企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经
23、营范围相关的资料。7425企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。75 档案整理工作751档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。752 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。塤礙籟馐决穩賽釙冊庫麩适绲挝鲅偬。753类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。754全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。755 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA/T 13。裊樣祕廬廂颤谚鍘羋蔺递灿扰谂鲂茎。756 档号可采用“全宗号分类
24、号（或项目代号或目录号）案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（表示可选）结构。仓嫗盤紲嘱珑詁鍬齊驁絛鯛鱧俁鱿親。全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。758按全宗、类别、保管期限编制档案目录。759档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/Tl2。绽萬璉轆娛閬蛏鬮绾瀧恒蟬轅紗鱼臚。76 档案保管工作761档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。骁顾燁鶚巯瀆蕪領鲡赙骠弒綈閶魉齠
25、。762档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。瑣钋濺暧惲锟缟馭篩凉貿锕戧晋魇缫。763库房管理7631库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（见JGJ 25）。鎦诗涇艳损楼紲鯗餳類碍穑鳓责髌鹊。7632库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/Tl5对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B2)。栉缏歐锄棗鈕种鵑瑶锬奧伛辊刪髋綠。7633库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。7634库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时
26、应记录说明。77 档案鉴定工作771企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。辔烨棟剛殓攬瑤丽阄应頁諳绞綽髅鱉。772档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。峴扬斕滾澗辐滠兴渙藺诈機愦頇骧经。773档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行会计档案管理办法。774永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。詩叁撻訥烬忧毀厉鋨骜靈韬鰍椟骥鲚。775定期保管档案。凡是反映本企业一般
27、工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。则鯤愜韋瘓賈晖园栋泷华缙輅赞骣紆。776 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。胀鏝彈奥秘孫戶孪钇賻锵咏繞敘骢驗。78 档案统计工作781档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。782建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案
28、利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。鳃躋峽祷紉诵帮废掃減萵輳慘纈骡窥。783 档案统计工作应保持连续性。79 档案利用工作791 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。792企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。793 利用档案应按规定进行登记 （借阅登记表参见附录B表B4）。利用效果突出的宜进行登记（利用效果登记表参见附录B表B5）。稟虛嬪赈维哜妝扩踴粜椤灣鲳飫骠馁。794 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。795企业宜对档案信
29、息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。796企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。陽簍埡鲑罷規呜旧岿錟麗鲍轸沩骞硨。797企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。沩氣嘮戇苌鑿鑿槠谔應釵蔼绋较骝額。798企业可利用档案举办档案陈列或展览。8 档案信息化建设81 档案信息化目标与原则811企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。812企业档案信息化应坚持技术与管理并重、
30、与企业信息化协调和同步的原则。813企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。82 电子文件的归档821电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。钡嵐縣緱虜荣产涛團蔺缔嵛恽囂骜疯。822企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。懨俠劑鈍触乐鹇烬觶騮揚銥鯊臘骛韦。823归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T 18894第6章。82
31、4电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T 176781和GB/T18894。謾饱兗争詣繚鮐癞别瀘鯽礎輪駭骚獅。825 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。826文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。83 传统载体档案数字化831企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。832纸质档案数字化应符合DA/T31的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T43的要求。833照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T32的附录B。数字化生成的档案副本档号应与原
32、档案对应。84 电子档案的保管841电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。842 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA/T32的附录C，保管要求见GB/T 18894的94。呙铉們欤谦鸪饺竞荡赚趱為練溅骗閻。843脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。莹谐龌蕲賞组靄绉嚴减籩诹戀邻骖灏。844存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。845超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB/T18894中98的相关
33、规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。麸肃鹏镟轿騍镣缚縟糶尔摊鲟嫗骓镭。85 档案网络化服务851企业应建立馆（室）藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。852 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。納畴鳗吶鄖禎銣腻鰲锬颤階躜萵骒潤。853涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。854档案管埋系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。855档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。856各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。86 档案管理系统软件861档案管理系
34、统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。862档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。風撵鲔貓铁频钙蓟纠庙誑繃纸鯉骐鍔。863档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO154891第8章和lSO154892。灭嗳骇諗鋅猎輛觏馊藹狰廚怃牺骏沣。9 档案工作设施设备91 档案库房911档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。
35、铹鸝饷飾镡閌赀诨癱骝吶转鮭钱验锁。912档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。913档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。92 业务技术用房921业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。922企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。93 阅览及陈列室阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。94 档案装具941档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要
36、选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。攙閿频嵘陣澇諗谴隴泸鐙浍蹤島骋檻。942各类档案盒规格、式样和质量应符合GB/T9705、GB/T11822、DA/T22和GB/T11821的要求。趕輾雏纨颗锊讨跃满賺蚬騍純蠅骊銬。95 保护设备951档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。952根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。953 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。96 技术设备961配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。962配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、
37、阅读机等设备。963配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。964 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表表A。1 经营管理类序号基 本范 围保管期限1经营决策1.1企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久1.2转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久1.3董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久1.4厂务公开文件30年1.5厂长（经理）责任制、任期目标等30年1.6股东大会文件1.6.1重要的永久1.6.2一般的10年1.7董事
38、会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久1.8监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久1.9股票、股市方面的材料30年1.10红利分配材料永久2生产经营计划2.1生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年2.2计划任务书或作业计划30年2.3生产技术、经济指标完成情况分析30年3统计工作3.1统计工作制度、规定、办法、通知30年3.2生产、技术、经济统计报表永久3.3企业综合性统计报表及分析材料30年3.4工业普查报表永久4财务管理4.1财务管理制度、规定、办法、通知30年4.2财务管理计划、总结10年4.3
39、固定资产的新增、报废、调拨材料30年4.4生产财务和成本核算永久4.5税务方面的材料永久4.6资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5资产管理5.1房产、土地方面的文件5.1.1房地产的权属证明材料永久5.1.2房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年5.2对外投资项目5.2.1投资规划、决策等方面的材料永久5.2.2投资企业的董事会、股东会材料永久5.2.3投资企业的财务报告、红利分配材料永久5.2.4股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久5.3国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久5.4企业的产权变动5.4.1产权变动的请示、批复方面的材料永久5.4.2清产核资、资产评
40、估工作的文件永久5.4.3产权变动的协议、合同等永久5.4.4资产处置方案、归属方面的材料永久5.4.5因产权变动所致职工身份变化的材料永久5.5多种经营管理5.5.1经营机构的工作计划、汇报、总结、30年5.5.2内部承包章程、合同、协议30年5.5.3经济核算材料永久5.6境外项目管理5.6.1境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久5.6.2项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久5.6.3工作总结、计划、业务方面的一般来往函件30年6物资管理6.1物资分配计划、记录10年6.2物资采购、保管6.2.1重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总
41、结永久6.2.2办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件30年6.3仓库管理规章制度、台帐、统计报表30年6.4职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续永久6.5职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年7产品销售7.1营销组织管理、网络建设材料30年7.2产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等30年7.3销售合同、协议、函件30年7.4订货会、市场分析和用户调查材料30年7.6售后服务材料10年7.7统计报表永久8合同管理8.1商务合同正本及其补充件8.1.1重要的永久8.1.2一般的3
42、0年8.客户资信调查材料8.2.1重要的30年8.2.2一般的10年9信用管理9.1企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久9.2企业形象宣传、展览会文件30年9.3企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励永久9.4企业客户资信调查材料30年10知识产权管理10.1企业标识、商标标识方面的材料永久10.2专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久表A。2 生产管理类序号基本范围保管期限1生产调度1.1生产调度工作计划、总结、报告30年1.2生产作业计划的编制、执行及调度工作情况10年1.3生产调度会议记录30年1.4生产调度的职责、制度、规程永久1.5生产活
43、动综合分析10年2质量管理2.1质量管理计划、措施、总结10年2.2质量管理制度、办法、规定、条例30年2.3产品质量检测、化验、试验材料30年2.4质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料30年2.5全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品创优的获奖证书30年3能源管理3.1能源管理的规定、计划、总结、请示、批复30年3.2能源消耗定额管理材料30年3.3节能工作方案、措施、总结30年3.4统计报表30年4安全生产4.1安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等30年4.2事故报告、调查分析及处理材料30年4.3安全教育活动的材料10年4.4安全生产、消防方面的材料10年4.5统计报表30年5科技管理5.1科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等30年5.2技术革新和合理化建议文件10年5.3新产品开发、科技成果管理、技术引进30年5.4学术论文、考察报告、专题总结30年5.5统计报表30年6环境保护6.1环境保护规划、计划、总结30年6.2环境保护制度、管理办法30年6.3环保调查、监测、分析材料永久6.4环境影响评价书、环境污染防治措施、总结、报告30年6.5统计报表6.5.1年度以上的统计报表永久6.5.2
