财务筹开手册汇编.docx

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1、财务筹开手册汇编目 录第一章、进场2一、财务助理到位2二、前期准备2三、交接事宜3四、名称变更3五、开立备用金专户3第二章、物资准备4一、集采物资4二、自采物资4三、固定资产5四、仓库管理7第三章、证照办理8一、企业证照办理流程8二、公司登记注册程序8第四章、人员培训18一、财务制度培训18二、报销流程培训22第五章、酒店开业前准备工作26一、刻制印章26二、备用金领用27三、单据领取28四、权限设置28五、CheckList28六、Outlook的运用29第六章、开业参考资料35附件一.36附件二.44第一章、进场一、财务助理到位1. 根据佳驿酒店新开店项目进度，财务助理至少提前20天到位。

2、2. 财务助理到位前需经佳驿酒店财务部培训，考核合格后方能上岗3. 财务助理对日常工作流程必需熟练掌握。4. 酒店开业前，财务助理负责验收门店物资并协助门店总经理进行证照的办理工作。5. 酒店宣布开业后，财务助理全权负责门店财务的日常工作。6. 财务助理严格按照“财务助理管理办法”执行并进行日常操作。二、前期准备1. 了解酒店的外部地理位置及周边环境，酒店所属税务机构名称，所属税务机构的位置，税管员姓名、电话，酒店附近的银行名称及所在的位置。2. 了解酒店内部的客房（大床、标间、套房）数量，证照办理情况，物品到货情况及预计开业时间。3. 熟悉酒店的房产租赁合同并保留其复印件，重点了解房屋租赁期

3、限、面积，缴纳房屋租赁费用的方式、日期、金额等。4. 熟悉酒店水、电、燃气、暖气、有线电视、网络通信费等相关合同，留存复印件，杜绝因延误缴费时间所发生的滞纳金或者停水停电等现象的产生，保证酒店正常经营的需要；了解酒店所属地区电费峰谷值价格，向总经理提出合理化建议，实现公司利益最大化；通知酒店工程人员每天做好水、电、气起止码的统计工作。5. 熟悉并保存酒店的其他相关合同及证照，了解酒店的其他相关事项。6. 若酒店存在外租区域，需了解当地税务关于缴纳外租区域房产税的税收政策及相关合同条款，对外租区域房租应按照合同规定及时收取并存入银行（未办理银行开户前，一律汇入总公司账户中）；若酒店外租区域的水电

4、费需门店自行收取时，要及时通知酒店工程人员做好对外租区域能源起止码的统计工作。7. 熟悉总公司开户行及账号：【单位名称：山东银座佳驿酒店有限公司；开户行： 华夏银行济南城东支行；账户行： 46332 0000 18191 00131132】三、交接事宜1. 协助门店总经理完成与佳驿酒店工程本部（项目经理）及业主方的物品交接工作并签订纸质资料交接表。2. 盘点酒店物品的库存量。3. 盘点酒店物品是否存在破损情况。4. 交接期双方费用的确认（房租的起交期、水、电、气等费用的起止码）。5. 文件交接（包括合同、协议、图纸等）。6. 证件交接（消防证）。四、名称变更1. 查阅酒店水、电、燃气、暖气、有

5、线电视、网络通信等所属单位（发票抬头）名称。2. 所属单位（发票抬头）名称不是本公司名称的一律变更为本公司名称。3. 先咨询当地各部门办理变更手续所需资料，如在办理变更过程中需要营业执照或公章但酒店尚未办理完毕时，需先将单位名称变更为总公司“山东银座佳驿酒店有限公司”名称，待资料准备齐全后再另行变更。五、开立备用金专户1. 财务助理按照佳驿酒店“零用现金（备用金）管理办法”开立备用金专户。2. 将所开账户账号通过邮件形式及时发送给佳驿酒店财务部财务专管员及资金科相关人员，佳驿酒店为门店补充的财务备用金由佳驿财务部通过网上银行支付到此账户。注：注意开户人身份证的保管及归还工作，谨防传递途中丢失第

6、二章、物资准备一、集采物资1、查阅酒店有无纸质版或电子版采购订单，无订单直接与佳驿酒店采购部和佳驿酒店工程采购部联系，向其索要酒店物资采购订单并完成酒店的验货、收货工作，严禁超订单收货；对到货物品应及时在酒店集采系统中依次录入（参照佳驿酒店采购部集采系统视频操作流程）。注：验收人与收货人不能为同一人。2、了解所有已到货订单，落实尚未到货订单，所有物品要在开业一周之前配备到位。对到货不全或未到货物品及时查找原因（在物流处停滞、运输途中丢失等），未查出原因的及时与物品供应商和总部采购部联系。3、对于前期到货的物资，安排专人管理，确保物资的数量准确、质量完好，杜绝非正常损失（注意一些零散配件的保管，

7、如：保险箱钥匙）。4、为避免影响酒店经营需要，及时跟进落实酒店物品到货情况。5、开业物品采购集采物资清单：见附件一（表1-1表1-13）。二、自采物资1、按照佳驿酒店“经营物品自采业务管理办法”完成酒店相应物品的采购工作。2、对自采到货物品及时填写“采购及收货记录”（下图），按照“酒店自采业务单据填制及传递流程”操作；严格按照“酒店自采业务编号规则”为资产编号，及时录入成本（直拨、仓库）表格中。3、合同管理：协助总经理审核酒店与供应商签订的合同是否合理、规范、有效，严格按照佳驿酒店“合同管理办法”执行。4、注意事项：为有利于经营、保证产品质量、方便集中付款，佳驿酒店需寻找长期供应商，如：橱窗、

8、布草洗涤、餐厅供应、办公用品、工程用品、鲜花租赁等，落实对账方式、结算形式等。5、开业物品采购自采物资清单：见附件二（表2-1表2-3）。三、固定资产1、严格遵照佳驿酒店“固定资产管理办法”执行，完成相应单据的填写工作（下图）。2、由于物品摆放安装后不方便拍照，故对固定资产实行“随到货随拍照”政策。3、按照总部财务部传回的固定资产清单完成酒店资产的标签工作（覆膜），如图：4、注意事项：仔细审核到货资产型号是否为订单型号，尤其是电脑规格配置是否为同型号配置，对不符合规定的不予收货。收货人与保管人不能同为一个人。四、仓库管理1、严格按照佳驿酒店“仓库管理制度”进行物品的保管及领用；2、注意仓库物品

9、的摆放整洁美观：建立相应货卡；按类别、型号、规格依次摆放；如图所示：第三章、证照办理一、企业证照办理流程二、公司登记注册程序1、名称预先核准办理流程：向门店所在地的工商局递交企业名称预先核准申请书。受理审核时限：约3个工作日。指定代表：递交申请书的经办人。注意事项：如公司名称中的字号已被工商局认定为某公司专有，则需取得合法所有者的授权书，工商局才予以受理。2、 各种许可证卫生许可证办理流程：企业名称预先核准后，携带企业名称预先核准通知书先办理卫生许可证。食品卫生许可证：餐饮。公共卫生许可证：客房。特种行业许可证所需资料： 书面申请； 负责人的身份证明； 标明房号的建筑平面图； 门面照片一张、消

10、防器材照片、服务台照片； 经营地使用凭证（产权证或租赁房屋许可证）； 消防监督部门出具的消防验收意见书； 从业人员登记及证件； 保安人员须有保安服务从业资格证书； 填写特种行业治安审查申请登记表、旅店业基本情况登记表、公共娱乐服务场所审核表各一式两份。3、 办理营业执照所需资料： 企业名称预先核准通知书； 企业登记信息表、委托书、身份证明； 总公司的营业执照复印件； 企业法定代表人、负责人、投资人、全体合伙人签署的设立分支机构登记申请书；负责人任命书； 住所证明，租赁房屋需提交租赁协议书； 母体企业章程复印件； 登记机关要求提交的其他材料。受理审核时限：材料齐全，符合法定形式，工商行政管理机关

11、当场作出登记决定，并在5个工作日内核发营业执照。4、 刻制印章（公章/财务专用章/法人章）刻制时间：营业执照办理完毕。刻制地点：公安局备案的指定地点。所需资料： 总公司营业执照副本复印件（盖章）； 分公司营业执照副本及复印件； 单位负责人身份证原件及复印件（盖章）； 经办人身份证原件及复印件（盖章）； 单位负责人授权书（盖章）。注意：以上“盖章”指的是盖总公司的公章。保管方法：财务专用章需刻制2枚、公章刻制1枚、单位负责人人名章刻制1枚，严格按照“财务专用章管理办法”保管财务专用章，财务专用章“1”由财务助理保管，单位负责人人名章由门店总经理保管。将财务章“2”移交总部财务部保管，将公章移交总

12、部综合部保管，。5、 办理组织机构代码证办理时间：公章刻制完毕后。办理地点：所在市区质量技术监督局。所需资料： 总公司营业执照副本复印件（盖章）； 总公司组织机构代码证副本复印件（盖章）； 分公司营业执照副本及复印件； 企业法定代表人、单位负责人、经办人身份证原件及复印件； 分公司单位公章。注意：以上盖章指的是盖总公司的公章；所需资料的复印件要绝对清晰，不允许出现灰色边框。受理审核时限：7个工作日。6、 办理税务登记证税务登记证办理时间：根据征管法第五十条规定：纳税人自领取营业执照之日起三十日内，持有关证件向税务机关申报办理税务登记。办理地点：酒店所在地的税务机关（地税、国税）。办理流程：咨询

13、酒店所在地的税收政策及优惠政策，若有税收优惠政策，需按照规定申请优惠；向注册地政府机关询问有没有财政返还政策，有则按规定申请；向注册地财政局询问有没有财政返还政策，有则按规定申请。由于各地税收优惠政策都有不同，应该尽快了解情况，向总公司汇报。例如东营区招商引资政策第三条第四款规定，新办政府鼓励发展的商业、服务业等项目，固定资产投资300万元以上的，自盈利之日起，前3年给予实际缴纳所得税地方留成部分全部全额的资金扶持，后2年给予50%的资金扶持。固定资产投资500万元以上且年营业额1000万元以上的，自营业之日起，5年内给予实际缴纳营业税、增值税地方留成部分50%的资金扶持。根据税发【2008】

14、120号“2009年起新设立的分支机构，其企业所得税的征管部门应与总机构企业所得税征管部门相一致”；我总公司企业所得税在国税，故分公司企业所得税也应在国税并汇总到总部缴纳。与地税专管员协调完毕后，携带所需资料直接去地税大厅进行相应办理。所需资料： 总公司营业执照副本复印件（盖章）； 总公司组织机构代码证副本复印件（盖章）； 总公司税务登记证副本复印件（盖章）； 分公司营业执照副本及复印件； 分公司组织机构代码证副本及复印件； 房产合同及复印件； 单位负责人身份证原件及复印件； 经办人身份证原件及复印件； 分公司公章； 总公司开具所得税在国税缴纳证明； 填写税务注册相关表格（分公司注册资本为0，

15、属非法人分支机构）。注：分公司为非独立核算，为地国税双管户、属于单证双管。受理审核时限：5个工作日（与地税税管员协调后，税务登记证当天可取出）。税控机及发票办理时间：税务登记证办理完毕后办理流程：与主管地税税管员进行税种核定，并要求其开立购买税控机证明（主管地税税管员对税控机的开票项目进行申批），然后到税务局的指定地点购买税控机（金额3000元左右）。开票项目：酒店一般审核批准的为：餐费、会议费、洗衣费、住宿费；特殊审核批准的为：房屋租赁费、场地使用费、代收水电费、物业管理费。税控IC卡：存储所有与发票购买、开具有关的信息。发票专用章：去税务局/公安局备案的指定地点携带税务登记证进行刻制，发票

16、专用章的保管按照“发票专用章管理办法”执行。2个工作日后携带税务登记证副本原件、发票领购簿、发票专用章去税务局购买发票。向税管员请教如何报税，待银行开户完成后办理网上协议划款工作。注意：每月10号前到税务大厅读卡（即抄税），否则税控机的黑匣子会因超期自动锁定，从而无法开具发票。国税到国税局核实汇总纳税信息，核实公司所得税是否纳入总公司所得税汇总范围之内。注意：各地国税局要求不一致，在办理汇总纳税时，需与国税税管员沟通，及时提供所需资料。报税酒店所涉税种及税率： 营业税：当月营业收入的5%； 城市维护建设税：当月应缴流转税（营业税、增值税，以下相同）的7%； 教育费附加：当月应缴流转税的3%；

17、地方教育附加：当月应缴流转税的2%； 企业所得税：年度应纳税所得额*25%； 个人所得税：七级超额累进税率3%-45%； 房产税：从价计征：1.2%；从租计征：12%； 印花税：不同类型合同适用不同税率； 文化事业建设费：娱乐业、广告业营业额的3%； 增值税：一般纳税人17%或13%；小规模纳税人3%。各税种的管辖： 国税所辖税种：增值税、消费税、企业所得税。 地税所辖税种：营业税、城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加、房产税、个人所得税、印花税。纳税申报时限： 营业税及附加税费：次月的15号之前； 个人所得税：次月的7号之前；注：必须做到全员全额申报。 企业所得税：季度终了后的15日内；

18、注：此税是按季预缴，年终汇算清缴。 印花税： 一般是次月15日前； 房产税：季度终了后的15日内； 增值税：次月的15号之前。未办理网上报税：要携带会计报表、税金计提表、财务专用章去税务大厅办理报税业务。办理网上报税：财务部会计专管员会按照税金计提表进行网上申报、划款业务，财务助理需去银行拿税票回传总部。注意：待银行基本户开户完成后，及时去税务大厅索要网上划款表格，并前去银行办理网上划款业务。7、 开设银行帐户根据佳驿酒店“资金及银行账户管理办法”开立银行账户（所选银行为工行、农行、中行、招行、兴业、中信六大银行）。注：基本户：为支出户，主要是税务划款、代发工资、烟草划款、货款支付等。烟草户：

19、购买烟草的专用付款账户。纳税户：支付各项税款的专用账户。一般户：为收入户，即酒店的收入存入此账户中。注意：为方便办理及以后工作，尽量找大客户经理办理开户事宜。办理流程：如需开立新的银行账户，先填写“新开银行账户审批表”（下图），注明拟开设银行名称、开户性质及开立原因，经总经理签字并盖公章后传回总部。该审批表经总部批准同意后，方可开立银行账户。注：此表由资金科提供。基本户开户所需资料： 工商局开立的企业核准通知书； 总/分公司营业执照正本及复印件； 总/分公司组织机构代码证书正本及复印件； 总/分公司税务登记证书正本及复印件； 授权书（格式由银行开具）； 法人身份证、单位负责人身份证、经办人身份

20、证、财务人员同底照片两张； 公章、财务章、法人代表名章/负责人名章； 填写银行开户申请书。注意： 以上复印件需要一式两份，A4纸大小。一般户办理所需资料： 总/分公司营业执照正本及复印件； 总/分公司组织机构代码证书正本及复印件； 总/分公司税务登记证书正本及复印件； 授权书（格式由银行开具）； 法人身份证、单位负责人身份证、经办人身份证、财务人员同底照片两张； 公章、财务章、法人代表名章/负责人名章； 开户许可证原件及复印件； 填写银行开户申请书。注意：以上复印件需要一式两份，A4纸大小；分公司银行预留印鉴人名章为“单位负责人”。网上银行办理所需资料： 总/分公司营业执照正本及复印件； 总/

21、分公司组织机构代码证书正本及复印件； 总/分公司税务登记证书正本及复印件； 授权书（格式由银行开具）； 法人身份证、单位负责人身份证、经办人身份证； 公章、财务章、法人代表名章/负责人名章、操作员及审核人员身份证原件复印件； 填写银行开户申请书。注意：以上复印件需要一式两份，A4纸大小；网银操作员为总部结算中心人员，其中操作员，权限为“0”；审核人，权限为“500万”。办理安装pos机所需资料： 总/分机构营业执照正本及复印件； 总/分机构组织机构代码证书正本及复印件； 总/分机构税务登记证书正本及复印件； 开户许可证； 法人身份证、单位负责人身份证； 公章、财务章、法人代表名章/负责人名章。

22、POS机操作流程：开关机：长按“取消”健开关机，输入用户名“01”，密码“0000”。预授权的建立及预授权的取消： 建立预授权操作：按键“4预授权”再按键“1预授权” 刷卡输入金额输入卡密码按确认键 打出卡单，经客人签字留存并和账单钉在一起，打出第二联给客人； 取消整个预授权的操作：按键“4预授权”再按“功能键5预授权撤销”，输入主管操作密码“123456” 按“确认”键输入卡号或刷卡 输入预授权的日期 授权号码； 消费结算的操作流程：按“预授权4” 按键“3预授权联机” 刷卡 根据预授权小票日期输入日期根据预授权小票号码输入授权号码 输入消费金额 打印卡单，留第一联留存（让客人签字），与账单

23、钉在一起，第二联给客人； POS机离线结算：（此操作只限客人不回来结账或跑单），按键“4预授权”输入离线日期（注意需输入5个月后的日期）输入卡号再输入日期 按预授权卡单输入授权号码输入金额打印卡单按结算键（注意：一定要按结算键，否则款项不会打到账户，就会造成跑单）。刷卡消费：按“1消费键”刷卡输入消费金额客人输入密码按确认键打印账单，打出卡单留第一联（客人需签字）和账单钉在一起，打出第二联给客人。POS机轧账单操作：在每日晚11：45以后按结算键 按“是”按确认键机器自动打印轧账单，轧账单与账单钉在一起转后台。如不轧账，款项不会打到帐户里。第四章、人员培训培训对象：酒店前台员工及管理人员培训目

24、的：熟练掌握酒店现有财务制度，了解酒店报销流程，保证酒店正常运转。一、财务制度培训1、按照各项财务制度对酒店员工予以相应培训。2、smart系统相关注意事项及特殊业务处理： 前台员工不可以使用打折功能，如遇特殊情况，需请示总经理或值班经理，经同意后方可操作，并请相关人员在入住登记单上签字。 加收房费的处理：结账时加收房费只允许使用“选择结账方式”对话框加收房费，不允许使用手工入账的方式加收房费。 房价码与市场码：注意市场码的选择，免费房应选择免费房房价码，自用房应选择自用房房价码，严禁出现此二种房型为其它房价码的情况出现。 如夜审后至天亮06：00前有客人入住，前台员工应该立即将当晚的房费手工

25、录入（结账时如需加收全天房费的同上），夜审后请勿忘记换班次。 每天前台B班员工在11：00-13：00之间完成对押金不足或不足以过入房费、应离未离客人进行确认，前台值班经理对于没有打通电话的房间需进入房间确认房间情况，前台人员及时对预定未到的客人进行确认。如有房间挂“S”账前台人员需将此客人的所有账单从客账袋中取出装钉在一起，并请总经理签字，签字完毕后放在挂账袋中，备用。3、前台交账及单据： 除电脑自动录入的账务（房租稽核、电话计费）和下午加收、钟点房费、手工入账、可不打印账单，其他每处理一笔务，都需要打出账单，并将相应单据钉于账单上；一般情况下打印的账单如下：商品销售、赔偿、出租酒店物品、客

26、人洗衣等酒店其他收入。 调账的账单应钉在调账单上，现金支出的账单上应按顺序钉发票底联、入住登记单收据的白联红联、酒店押单的白红联、现金支出。 交班时，前台员工应打印当班交班报表中的“入账明细”，有调账的需打印“冲调账明细”根据每笔账务与自己的账单核对，以确定所有账单齐全，同时将账单按入账明细顺序排序，将入账明细表放在最上面。与账单钉在一起，并在入账明细上签字，以确认账单无误。 由于夜审的员工夜审前为第一日晚班，夜审后为第二日早班，所以需将两个班次的交班账单分开整理，两个班次的账单不可钉在一起，需分开放在固定的位置。4、免费房单据： 免费房入住时，前台员工必须在备注里注明免费房原因（如总经理批准

27、，持房券，持管理公司住房单，住六免一等），另外前台员工应注意在系统中点选免费房的房价码，不允许直接修改房价为零的方式实现，并且同时注意市场码也应为免费房。 产生免费房时,操作此账务的员工应单独打印、复印与该免费房相关的单据，把总经理签字批准的入住登记单、相关账单、房券+入住登记单、住六免一卡+入住登记单、管理公司住房单+入住登记单等交接给夜班，夜班过夜审时审核，于第二日早上上交财务。 如果免费房的客人连续入住多天。按总经理签字批准的入住登记单上注明的入住及离店时间作为此免费房的时限，如到期后客人继续入住或延期退房，超过部分不可做免费，需总经理另行签字批准。 免费房的客人退房时，前台员工将入住登

28、记单，客人退房产生的账单及其他可能产生的单据钉在一起，上交财务。 需总经理签字的免费房，前台员工如因特别原因无法在第二日财务人员拿账单前得到总经理的签字的，应及时告之财务人员，以免耽误其对免费房的统计。前台员工有责任尽量早的将总经理签字的单据交给财务人员，如因个人原因延误，将追究此员工责任。5、相应表格：（*店）每日发票开具明细表： 20*年*月01日发票号码房号单位（个人）名称内容金额开票人备注印刷票号机打票号应开实开差异95869586521个人房费168168张三前台员工： 前台值班经理： 财务助理：应交款项表(表1)付款方式早班中班夜班合计现金(A)-1700.006098.00279

29、2.007190.00押金(B)5100.006534.002900.0014534.00现金(C)32.002.0032.0066.00现金支出(D)-6832.00-438.00-140.007410.00国内卡5982.005935.00632.0012549.00银联卡5982.005935.00632.0012549.00备用金交接表（表2）备用金4000元不变财务助理在本班次补充的备用金表1中的A上班次的即日期班次原备用金1实际清点金额 2盘点应补备用金3合计4=2+3差异金额5=4-1差异原因交出人接收人上班次备用金补差本班次产生的备用金补差本班已补金额备用金补差 =+-5.27

30、早400023000170001700400000张三李四5.27中40002298170000170039982多投 李四王五5.27夜400022901700017000399010多投王五赵六投币袋的填写：（表3）收银员投币袋填写交给下一班的备用金情况收银员签名 ： 张三 编号：0905270821时间5-27 08：00地点前台班次应该投币的现金情况夜班姓名（汉字正楷）张三当日备用金当日收入额人民币数量金额人民币数量金额100元222200100元28280050元15050元20元24020元10元0010元5元005元1元001元0.5元000.5元0.1元000.1元多投10现金

31、总额282800合计2300支票应该投币的银联卡情况（客人签字的卡单）表2中的信用卡卡别单位金额表1中的B+C补差1700内卡银联卡3632外卡表2中的表1中的D备用金合计4000信用卡总额3632外币种类面值人民币实际收款金额当日营业收入 2932如果投币有差异必须说明备注:备用金补差 1700表1中的D用于退款金额 140多投8元用于兑换金额 0减备用金补差 1700+-合计应交金额2792实交金额2800长短款确认金额： 贰仟捌佰元整 差 异 额：见 证 人： 李四 财务助理：二、报销流程培训1、报销单据的种类及用途：零用现金支出单酒店现金类报销单据付款申请单酒店非现金类报销单据预付款申

32、请单酒店预先借款类单据预付款清款单酒店借款后清款类单据2、正确的填写方法 日期：填写提交申请单当日日期 收款方：保证准确无误，如为企业则应是对方工商局注册名称，确保发票和单据上的所属单位相一致 金额：顶格大写 说明 ：言简意赅 经办人： 用正楷填写 付款方式：由实际情况选择。如结算方式为电汇则需要提供正确的详细的开户行和银行账号 款项用途：正确选择3、零用现金支出单 注：单据中每一单元格都要规范填写，不得存在漏填情况；在说明中要阐述清楚购买物品的名称、使用部门等信息，以便财务专管员能精确的统计各项费用。4、付款申请单注：银行名称要填写银行的全称，备注要叙述清楚。付款申请单中付款金额应与总部系统

33、相应的挂账金额核对，保证双方数据一致后方可付款。5、预付款申请单、预付款清款单注：预付款申请单要注明原因、预付款清款单注明退还金额或补付金额、清款人签字。 如有退还现金，财务助理需写收据，把记账联粘到清款单后面。6、单据的粘贴方法-原始凭证粘贴方法 左上角 分类粘贴 同类放一起 同种票据，由小到大7、具体报销方式及附件要求采购类 一般采用银行结算，一次性付款须填写付款申请单，金额较小的可以用零用现金支出单填写。所需要附件为：发票、采购定单、采购收货记录。 采购需要支付预付款的，须填写预付款申请单（严格根据合同付款）， 当货到清款时，将发票、采购订单、收货记录、预付款清款单附后，发票、采购定单、

34、收货记录金额应一致。并按照预付款金额和发票填写单据中的对应项目，根据实际情况填写补付金额或退还金额，如有特殊情况需在单据右上角写明。（注意：不允许超订单收货）差旅类 由于出差须向财务部借款的，应先填写预付款申请单，写明出差地点、时间、原因，借款应在回来后三日内归还。借款须将出差申请表附后，作为出差依据。 在报销差旅费时，应先填写差旅费开支明细表，将出差期间发生的各项费用进行分类汇总并逐一登入表内。如果出差地点不在同一地域应将所发生的费用分开填写差旅费开支明细表，并在开支明细表说明栏里填写出差的时间地点。8、需要特别注意的事项 财务备用金账户的密码与存折分开保管，不要将密码写在存折上。 购买物品

35、时，让购买人在发票后面写上供应商电话，方便核对，降低报销风险。 在付款单据中，单位规定收款方应为合法的注册公司，发票与收款方不一致的情况，须出具证明，双方签字盖章后方可付款。（加盖公章）注：收款方为个人，且为税务局代开的发票，可以不用出具个人证明。 取得发票，必须是正规发票，发票上加盖发票专用章或财务专用章，无章的发票视为无效发票不允许报销。发票的抬头，一必须是经过核准的公司全称。注：查阅发票抬头是否正确，如果在名称未核准之前发票抬头一律以“山东银座佳驿酒店有限公司”为准；发票真假查询：地税：金额较大可去税务局审查 国税： 电话查询：12366第五章、酒店开业前准备工作一、刻制印章1、事先刻制

36、财务现金付讫章、财务现金收讫章、前台早餐券专用章、酒店销售专用章、前台收银专用章、前台作废章、前台发票未开章、早餐券日期章以及酒店因经营需要需刻制的其他无备案印章；模板如图所示： 财务现金付讫章 财务现金收讫章 前台早餐券专用章 酒店销售专用章 前台收银专用章 前台作废章 前台发票未开章 早餐券日期章2、完善酒店印章统计表，由印章保管人在纸质资料统计表保管人处签字确认。二、备用金领用1、 前台按照“前台备用金管理办法”领取备用金，并填写“前台收银员备用金确认书”。2、 餐厅由餐厅值班经理领取餐厅备用金，并填写“餐厅备用金确认书”。3、 财务随时抽查各部门备用金，确保酒店资金安全。三、单据及物品

37、的领取1、各部门从财务处领取的各种单据及物品时，要在单据及物品领用表上签字。2、财务助理不定时的抽查盘点前台早餐券及会员卡数量，若存在丢失，相关责任人补上相应的金额。四、权限设置1、酒店总经理会根据经营需要，给予前台相关人员部分权限来销售房间及处理客人投诉。2、为方便审核，向酒店总经理咨询开业后相关人员的房价权限及退房时间权限，并及时设置权限范围，经酒店总经理签字后执行。3、一般情况下，员工房价折扣权限规定如下： 前台员工：92折 值班经理及财务助理：8折 总经理助理：75折 酒店总经理：7折权限及免费房 注：在上述权限的基础上，总经理可以制定相应权限，但是最低不应超过上述权限。4、参考会员卡

38、及协议单位退房时间来设置前台员工退房时间权限：普卡：13:00 倍积卡：14:00 金卡：14:00五、财务助理日常工作1、将所有日常工作所需表格按照“checklist”依次复制到电脑中。在导入收入日报表时特别注意：收入报表调试，点击存档生成报表调试，会出现黄色区域（如图），修改黄色区域发送报表所在位置。上图显示其位置在：E-财务-门店开业报表-收入报表中，若应在财务-报表-收入报表中，即需将“门店开业报表”修改为“报表”即可，待修改完成后重新点击存档，即可生成报表。2、严格按照“佳驿酒店财务助理操作手册”进行日常工作。相关注意事项如下：在未开立银行账户之前，为保证酒店资金安全，酒店收到的所

39、有收入（营业收入、外租区域收入）需每天通过汇款方式汇入总公司（山东银座佳驿酒店有限公司）账户中；待银行开户办理完毕后，每天收入要及时存入酒店一般户中。每天填写财务备用金日记，做到日清日结。前台备用金每月至少抽查8次，前台橱窗每月至少抽查2次，客房/前台/工程仓库一次性用品每月至少抽查2次，布草盘点每月至少1次，餐厅值班经理菜品询价每周至少2次，前台/客房/餐厅/工程物料用品及易耗品每月盘点1次。每月25号做好各部门一次性用品盘点，1号做好橱窗盘点并且编制出相应盘点表。在月初1号，由门店工程提供截止到上月月底最后一天水、电、气的起止码（包括外租区域），据此制作酒店能源报表；总经理助理提供截止到上

40、月月底最后一天的客源比例分析表及中介返佣表。布草、工装、客衣洗涤表，能源自报表，橱窗盘点表（次月1号）、行政办公室/前台/客房/工程/餐厅一次性盘点表（25号），财物备用金盘点表（月底），经盘点完成后及时跟进落实纸质资料，经相应人员签字后传递给佳驿酒店财务部。六、Outlook的运用1、手动配置邮箱的客户端： 打开 Microsoft Outlook，点击【工具】，然后选【帐户】；在【帐户】的页面点击【添加】，再选择【邮件】；选择邮件后出弹出【Internet 连接向导】；首先输入您的【显示名】，此姓名将出现在您所发送邮件的【发件人】一栏。然后单击【下一步】按钮；在【Internet 电子邮件

41、地址】窗口中输入您的邮箱地址；在【接收邮件（POP3、IMAP或HTTP）服务器】字段中输入 ；在【发送邮件服务器(SMTP) 】字段中输入，然后单击“下一步”；在【帐户名】字段中输入您的个人邮箱用户名；在【密码】字段中输入您的邮箱密码，然后单击【下一步】；点击【完成】；在 Internet 帐户中，选择【邮件】选项卡，选中刚才设置的帐号，单击【属性】； .在属性设置窗口中，选择【服务器】选项卡，勾选【我的服务器需求身份验证】，点击【确定】。完成 其它设置补充说明： 如果你希望在服务器上保留邮件副本，则在工具-帐户-属性 中，单击【高级】选项卡。勾选【在服务器上保留邮件副本】。此时下边设置细则的勾选项由禁止（灰色）变为可选（黑色）。如右图所示：2、设