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1、浙江杭萧钢构股份有限公司内部控制手册经营管理制度分册业务控制手册第二册采购付款循环控制手册编号：HX-JY-YW-CGFK版号：A-1页码：第54页 共54页目 录1.采购付款循环控制目标及关键风险控制环节31.1释义及范围31.2控制目标31.3关键风险控制环节31.4不相容岗位32.采购付款循环组织职能42.1采购付款循环的组织构成42.2采购付款循环各组织职能43.采购付款循环子流程划分64.采购付款循环各子流程控制制度及控制文件记录74.1材料物资采购流程控制制度74.1.1采购与验收流程控制制度74.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制104.1.3采购合同评审与管理流程控制制度1
2、24.1.4付款与对账流程控制制度134.1.5退货流程控制制度154.1.6采购预算流程控制制度164.2劳务外包采购流程控制制度174.2.1安装分包合同签订与变更流程控制制度174.2.2安装分包付款流程控制制度184.2.3外协外包合同签订流程控制制度194.2.4外协资金审批、付款流程控制制度204.3费用类采购流程控制制度214.3.1费用采购流程-费用采购流程控制制度214.3.2费用采购流程-费用报销流程控制制度214.3.3 费用采购流程-核价流程控制制度224.3.4 运费结算流程控制制度245采购付款循环各子流程流程图及流程图说明215.1材料物资采购流程255.1.1采
3、购与验收流程图及流程图说明255.1.2合格供应商评定及信息维护流程图及流程图说明285.1.3 采购合同评审与管理流程图及流程图说明305.1.4 付款与对账流程图及流程图说明315.1.5退货流程图及流程图说明345.1.6 采购预算流程图及流程图说明365.2劳务外包采购流程385.2.1安装分包合同签订与变更流程流程图及流程图说明385.2.2 安装分包付款流程图及流程图说明415.2.3外协外包合同签订流程图及流程图说明425.2.4外协资金审批、付款流程图及流程图说明435.3 费用采购流程流程图及流程图说明445.3.1 费用采购流程流程图及流程图说明445.3.2费用报销流程流
4、程图及流程图说明465.3.3核价流程流程图及流程图说明485.3.4运费结算流程流程图及流程图说明506.采购付款循环支持性文件及制度441.采购付款循环控制目标及关键风险控制环节1.1释义及范围1.1.1采购付款循环是指规范公司进行生产经营活动而进行的材料物资、劳务、费用有关的采购、验收、付款的行为，确保采购对象满足公司规定的要求，有效控制采购成本，并保证采购所需资金合理使用的控制活动集合。1.1.2材料物资指：生产用原辅材料、外购型钢等生产物资资料，其中原辅材料包括生产用各种钢材、包装物、燃料、油漆、螺栓电缆等物资。1.1.3劳务是指安装专项施工或劳务分包及制作外协、委托加工劳务。1.1
5、.4本手册规范的费用是指公司在日常生产经营活动中发生的不能直接归属于某个特定产品成本的费用。主要包括行政管理部门为组织和管理生产经营活动所发生的管理费用，销售产品和提供劳务等过程中发生的费用。与特定产品（工程项目）的成本费用、与筹资活动相关的支出费用，不在本手册规范。1.1.5有效控制采购成本是指公司明确采购价格形成机制，通过询价、比价或招标方式合理确定采购价格，控制采购成本。1.1.6本手册适用于公司非长期资产采购、付款的控制。固定资产、其他长期资产的采购、付款控制制度详见“业务控制手册第六册资产管理循环控制手册”，与特定产品（工程项目）的成本费用控制详见“财务管理手册第四册成本核算与管理控
6、制手册”、与筹资活动相关的支出费用控制详见“财务管理手册、第二册、筹资管理控制手册”，付款流程涉及的具体结算出纳事务控制详见“财务管理手册第三册、货币资金管理控制手册”。1.2控制目标1.2.1规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊。1.2.2明确供应管理部门的职责，确保各种外购材料、商品、劳务等各项生产物资、劳务的采购按计划进行。1.2.3促进形成合理的采购价格机制和质量监控机制，有效降低采购成本。1.3关键风险控制环节1.3.1权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理。1.3.2请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确。1.3.3采购与验收的管理流程
7、及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定。1.3.4付款方式、程序、审批权限和与供应商的对账办法应当明确。1.4不相容岗位1.4.1请购（业务外包申请）与审批。1.4.2供应商的选择与审批。1.4.3采购合同协议（业务外包合同）的拟订、审核与审批。1.4.4采购、验收与相关记录、业务外包的执行与相关会计记录。1.4.5付款的申请、审批与执行。2.采购付款循环组织职能2.1采购付款循环的组织构成采购付款循环的控制组织机构由公司决策部门、综合计划部门、采购管理部门、质量管理部门、审计决算部门、财务部门、仓储管理部门、工程管理部门、行政管理
8、部门构成。2.2采购付款循环各组织职能2.2.1股东大会、董事会是重大采购付款事项决策部门，公司章程中规定需要提交股东大会审议的事项，由董事会审议通过后提交股东大会审议。股东大会授权董事会审议通过的采购付款事项，由董事会审议通过。2.2.2采购付款的一般决策部门的主要职责是：2.2.1.1当材料核价结果有争议时，由生产副总判定。2.2.1.2采购合同签订后，“资金审批单”由财务部门负责人审核，公司决策部门或授权部门批准。2.2.1.3超过预算的材料款由公司决策部门或授权部门批准。2.2.1.4当发生不合格品让步接收时，由总工程师作最终裁决处理。2.2.3综合计划部门是制作外协合同的归口管理部门
9、，其主要职责是：2.2.3.1指定制作项目经理，在ERP系统下达材料需求计划，留出适当的采购周期，并进行综合协调。2.2.3.2负责制作外包外协分供方（不含门、窗、防火涂料、土建、设备）、运输分包商的评价、选择、签约和管理。2.2.3.3组织合同评审，跟踪备料清单的编制、材料清单编制和导入，材料订货、到位等过程。2.2.3.4提供直发工地的材料清单。2.2.4采购管理部门是材料、产品相关物资采购的责任部门，其主要职责是：2.2.4.1负责生产制作、安装材料和物资、组织对A、B类生产制作材料和物资、其它采购物资供方的评价和选择工作，通过对供方的评价和选择，建立、定期审查和更新A、B类材料和物资的
10、合格供方名单和所有归口采购供方的档案，确保A、B类材料在合格供方采购。（A类B类材料释义见本手册“4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制制度”）2.2.4.2负责编制、签订材料和物资采购合同/协议，保证采购合同/协议条款完整、质量要求明确。2.2.4.3严格按批准的采购合同/协议实施采购工作，确保所采购材料、物资质量符合规定的要求。2.2.4.4负责提供所采购材料、物资的质量合格证明文件，保证所提供文件的有效性。2.2.4.5办理验收合格的采购材料、物资入库手续。2.2.4.6负责不合格采购材料、物资及时有效处置。2.2.4.7做好供应商的发票入账程序，每月编制资金预算计划。2.2.4.8
11、负责处理废旧物资及余料。2.2.4.9对需要排版的采购物资进行排版，并按排版结果采购，提高材料利用率。2.2.4.10负责编制工程物资采购计划、组织长期采购物资招标及合同签订工作、负责各类材料采购的实施。2.2.4.11了解市场动向，及时向相关部门和领导反映各种材料价格和走向。2.2.4.12负责编制采购预算，对采购预算的执行情况承担责任。2.2.5质量管理部门是采购材料物资、外协及委托加工物资质量检验、监督的责任部门。其主要职责是：2.2.5.1负责编制和修订产品检验规程，保证检验要求明确、验收规则适用、且不低于国家和行业标准的规定；对合同有特殊要求的产品，编制专门检验规程，保证产品质量满足
12、合同规定。对检验规程规定不符合合同或国家标准要求负责。2.2.5.2负责公司原辅材、外协外包构件、产品制作的质量检验工作，保证检验结果的真实性和正确性，形成有追溯性的检验记录，并汇编成工程项目的制作质量档案。对因错检、漏检造成的批量损失负责，对制作质量档案内容不全、完成不及时负责。2.2.5.3负责不合格品的识别、组织不合格品的评审和跟踪处置。对不合格原辅材料用于生产、不合格构件放行出厂、或安装时发现制作质量问题负责。2.2.5.4参与对原材料、外协外包供方的评价和选择工作。2.2.6审计决算部门是物资、劳务及费用采购价格监督与核定的归口管理部门，其主要职责是：2.2.6.1对公司各项工程类费
13、用及外协外包费用进行审核，发出审核意见书。2.2.6.2负责大宗采购物资的核价控制，参与年消耗量较大的材料的招投标，优化材料采购模式，定期编写采购核价工作报告。2.2.6.3参加对适用范围内的，公司年度一次性选择供应商的长期合同的招投标，参与竞标单位的选择，进行招标物资的市场摸底，参与开标和评标，并出具核价意见。2.2.6.4负责对适用范围内的日常以采取询价、比价方式采购的物资，进行审核和核定价格。2.2.6.5负责对指定的专项工程的物资采购，进行物资的市场摸底询价、比价、分析后出具核价意见。2.2.6.6核价主管每月10日前，将上月的核价情况整理汇总分析成分类报表和汇总报表，上报审计决算部门
14、负责人、及公司决策部门或授权部门审核。2.2.6.7根据各原材料价格走势的信息，即时编写一些物资的市场价格调查分析报告，提出如何积极应对的措施和建议；对核价工作中出现的公司管理工作中存在的问题、进行分析、提出开源节流的措施，供公司领导参考。2.2.7财务部门是采购所需资金收付、费用报销、采购预算及成本控制的归口管理部门，其主要职责是：2.2.7.1负责根据合同与申购单审核原材料、低耗品发票，对发票业务的真实性、准确性负责。2.2.7.2根据合同付款条件以及发票入账情况认真审核资金审批单。2.2.7.3负责原材料、低耗品的具体核算工作，审核材料采购的发票、领料单等，进行材料收发存核算、低耗品的核
15、算、摊销和材料成本核算。2.2.7.4负责债权债务的核算，及时与外单位对账，发现和反映往来账中存在的问题。2.2.7.5审核费用发票的真实性，审核资金审批单，按照公司报销制度进行费用的报销。2.2.8仓储管理部门是材料物资接收入库和保管的责任部门，其主要职责是：2.2.8.1负责材料的接收工作，不接收验收不合格、单据不全、手续不齐的材料，保证只将验收合格的材料入库，入库材料登记完全、清楚、正确；2.2.8.2负责在仓库适当区域建立待检区，或对待检材料进行明显的待检标识，保证待检材料与库存不会混淆。2.2.8.3负责材料在仓库内的保管工作，保证库存材料分类存放、摆放整齐、标识清楚，防止标识脱落或
16、不清，防止不同品种、规格材料的混放和乱放；2.2.8.4负责仓库物料出入库ERP登账工作，保证向财务部门及时提供正确、清楚、完整和有效的财务数据。2.2.9工程管理部门是安装工程专项施工或劳务分包的归口管理部门，是分包合同评审、签订及工程现场材料采购的责任部门，其主要职责是：2.2.9.1对项目部选择的安装单位进行合格供方复审，审查安装承包单位的资质及履约能力。2.2.9.2对分包合同审核（包括使用标准合同文本、分包价格、合同条款等重要合同内容）及分包工程款支付复审，分包结算节点审查，分包签证复审。2.2.9.3负责工程安装项目现场除分包工程以外的工程现场合同及费用支出（包括现场吊机租赁、中专
17、场地租赁、现场倒运、塔吊装拆、现场物资采购等）审核。2.2.10销售部门是安装工程专项施工或劳务分包的协助、支持部门，其主要职责是：2.2.10.1参加由综合计划部门组织的的合同交底会，并安排合同主签人进行合同交底。2.2.10.2运用自身资源优势，协助、支持项目部做好工程施工、安全在工程所在地的备案、物资采购、制作外协等工作。2.2.10.3协助项目部做好与业主、设计等的沟通、协调工作。2.2.11 行政管理部门是办公用品采购、日常管理的归口管理部门，其主要职责：2.2.11.1 负责办公用品标准的制定。2.2.11.2 负责办公用品的采购、验收入库，领用及日常管理。3.采购付款循环子流程划
18、分3.1材料物资采购流程控制3.1.1采购与验收流程3.1.1.1材料采购流程3.1.1.2仓库到货验收流程3.1.1.3工地到货验收流程3.1.2合格供应商评定及信息维护流程3.1.3采购合同评审与管理流程3.1.4退货流程3.1.5付款与对账流程3.1.5.1原材料预付款流程3.1.5.2原材料应付款流程3.1.5.3对账流程3.1.6采购预算控制流程3.1.6.1采购年度预算控制流程3.1.6.2采购月度预算控制流程3.1.6.3采购预算过程控制流程3.2劳务外包采购流程控制3.2.1安装分包合同签订流程3.2.2安装分包付款流程3.2.3外协外包合同签订流程3.2.4外协资金审批、付款
19、流程3.3费用采购流程控制3.3.1费用采购流程3.3.2费用报销流程3.3.3核价流程3.3.4运费结算流程4.采购付款循环各子流程控制制度及控制文件记录4.1材料物资采购流程控制制度4.1.1采购与验收流程控制制度4.1.1.1材料采购流程控制（1）综合计划部门相关人员整理技术文件、各类清单，分阶段制订原材料和制品的材料需求计划。（2）材料需求计划根据采购物资的重要性分别呈报生产副总/总经理批准。各相关负责部门制订技术服务、运输、安装采购计划，由安装副总/总工程师批准。（3）接到备料清单后，采购管理部门采购员首先根据具体的下料宽度进行排版，确定需要采购的材料宽度及对应数量，将排版结果输入E
20、RP。采购管理部门采购员除了要了解采购数量和规格外，还必须了解采购的材料物资的设计要求，包括有关的技术标准名称及编号，是否有其它专门的技术要求等。（4）采购管理部门采购员应了解材料物资的库存情况，凡库存材料物资的规格、性能和数量满足要求时，应首先使用库存物资或者代用，在采购申请上应对该材料物资进行取消，并在取消原因中说明，表示将使用库存，无标示的则为需要采购的材料或物资。 （5）对于需要采购的材料物资，采购管理部门采购员应了解市场货源情况，向订有长期供货合同的供应商或其它合格供应商询价，每种材料或物资一般应至少向三家供应商询价，将询价结果应填写在采购评估表内，然后将采购评估表交审计决算部门核价
21、。对于合格供方评定详见本手册“4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制”。 （6）对公司签订长期供应合同的物资，公司不再对这些物资备库，由供应商向公司提供必要的储备量，公司按实际消耗数量确认采购量，按约定的价格和结算方式进行结算。此类物资由审计决算部门定期核价后交采购管理部门、财务部门作结算依据。长期合同签订流程详见本手册“4.1.3采购合同评审与管理流程控制制度”。（7）审计决算部门根据了解的市场情况、材料物资价格目录（即报价单）采购评估表进行核价，并将核价结果填写在采购评估表上，核价员应在核价后的采购评估表上签名。当核价结果有争议时，由生产副总判定。（8）采购管理部门对每一大类物资经比价
22、或招标后选择一至二家固定的常年供应商，供应商按年消耗总金额的规定比例铺底额定欠款，同时按实际消耗情况在公司设定必要的库存储备供公司周转，每月规定时间内按公司实际消耗量进行结算，、开出发票办理入库结算手续，采购管理部门按财务入账金额申报次月资金计划并于次月规定时间内支付。（9）采购管理部门采购员根据确认的采购评估表、采购合同、报价单经采购管理部门负责人、总经理签字确认。合同签订流程详见见本手册“4.1.3采购合同评审与管理流程控制制度”。合同签订后，采购管理部门采购员登录ERP采购模块，在“材料采购”下创建PO订单并报审批流。 （10）若是主材订单，审计决算部门负责人登录ERP系统进入“采购审批
23、”在审批通知下做确认，ERP系统内该审批将自动递交生产副总予以确认。采购管理部门采购员即通知供应商发货。（11）若是辅材订单，采购管理部门负责人登录ERP统在采购模块下审批通过订单信息，采购管理部门采购员即通知供应商发货。 （12）本流程涉及的控制文件及单据： 备料清单采购申请 工程排版图报价单采购评估表4.1.1.2仓库到货验收流程（1）合同签订后，采购管理部门采购员应积极与供应商保持联系，及时掌握供应商到货情况。（2）物资到达公司前，采购管理部门采购员应提前通知仓库保管员和质量管理部门材料检验员即将到达的物资类别和数量，由仓库保管员指定物资的卸货待检地点，仓库保管员应保证指定的地点适于保护
24、物资不易损坏、不易丢失及不易与合格物资混淆。（3）物资到达公司后，采购管理部门采购员核实与供应商签订的采购合同内容，采购管理部门采购员在ERP系统中将到货信息输入“到货验收单”并打印。采购管理部门在填写“到货验收单”时，对材料的特殊要求必须予以明确。（4）采购管理部门采购员应与仓储管理部门联系将材料或物资存放到指定场地待检，连同材料或物资的质保单等质量证明文件交仓库保管员。（5）仓库保管员将货物过磅，并根据采购管理部门提供的工业品买卖合同、到货验收单认真核对物品的数量、规格、型号、名称、生产厂家是否与到货验收单、工业品买卖合同内容相符。若相符，仓库保管员在ERP系统中将到货信息输入“采购接收单
25、”并打印，同时ERP系统自动将待检材料做“在途物资”处理。若货物验收过程中发现有关数量、规格、品种、型号、生产厂家与到货验收单、工业品买卖合同内容等不相符现象，仓库保管人员有权拒绝办理入库手续，并视具体情况报告主管人员处理。即需对到库的材料作好标记，以便予追溯和核查。标记的方式为合格、待检、待处理、不合格。原材料检验员于“采购接收单”上签字是确认材料合格可入库，检验合格后仓库保管人员在ERP中录入材料的牌号、规格、跟踪卡号，供应商、厂家等信息。（6）质量管理部门负责进厂原、辅材料、外购件的质量检验，原材料检验员在“采购接收单”上签字确认，并及时录入ERP系统；对材料使用过程进行监督跟踪，抽查简
26、写代码的准确性；型钢、角钢等次构件材料，由ERP系统依据出库领料单汇总，跟踪员检查监督；每一工程所用的材料均有可追溯性。（7）采购管理部门采购员将到货验收单及质量证明书交质检处原材料检验员。（8）原材料检验员接到采购管理部门的“到货验收单”和质量证明文件后，应按 “原材料检验细则”和公司特殊要求进行认真检查：质量证明书是否清晰、所列项目是否齐全、数据是否符合要求、有没有生产厂家和供应商的检验公章，材料的牌号、规格、批次与实物或其标记是否一致、包装情况是否符合规定。原材料检验员于“到货验收单”签字是为财务部门与供应商结算。（9）在材料入厂验收过程中，如发现不合格项，原材料检验员应及时以书面形式通
27、知采购管理部门，详见本手册“4.1.5退货流程控制制度” 。（10）质量管理部门材料员验收材料合格后，将签字后的采购接收单返回仓储管理部门，由质量管理部门质检员在ERP系统内确认入库，ERP系统自动将 “在途物资”冲减，中转生成“原材料”。（11）仓储管理部门确认材料入库后，财务部门根据采购接收单、到货验收单、磅单、发票记录应付账款。详见“4.1.4付款与对账流程控制制度”。（12）本流程涉及的控制文件及单据：发运单采购接收单到货验收单采购合同磅单4.1.1.3工地到货验收流程（1）供应商将材料物资直发工程地现场，由工地安装项目经理检验材料质量情况，并在材料发运单上确认签收，将发运单传至公司采
28、购管理部门。（2）采购管理部门采购员检查发运单签收情况，并在ERP系统中开具“到货验收单”，ERP系统内将自动匹配订单信息并生成“在途物资”。（3）采购管理部门采购员将“到货验收单”、“发票”、“采购合同”交至仓储管理部门，仓库保管员在ERP系统中确认入库，系统将自动冲减“在途物资”并生成“原材料”。（4）生产制造部门相关人员根据采购合同内容督促财务部门根据合同支付款项并监督现场实施收货、验收、施工等工作。（5）本流程涉及的控制文件及单据：工作联系单发运单到货验收单采购合同发票4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制 4.1.2.1采购管理部门为满足公司生产计划的要求，采购员根据市场行情询价
29、比价寻找供应商，详见本手册 “4.1.1.1材料采购流程”。 4.1.2.2采购管理部门对新增的供应商或生产厂家，应收集营业执照、税务登记证、组织结构代码证、必要的生产许可证和通过体系认证等其它相关资料，并进行必要的合格供方评审。4.1.2.3根据对公司产品质量影响的重要程度，设计部门负责将外购材料和制品分成A和B两类，以便采购时可采取不同程度的控制措施：A类对本公司生产的产品质量有非常重要影响的外购材料和制品；B类对本公司生产的产品质量有重要影响，但重要程度不如A类的外购材料和制品。4.1.2.4对供方的基本要求1）能提供符合质量要求的产品，且质量持续稳定；2）交货及时，数量准确、价格合理；
30、3）能满足采购合同的要求；4）能提供认真负责的售后服务；5）应具有相应的资质和良好的资信；6）供方的安全绩效；7）如为化学危险品还应有材料安全数据表。4.1.2.5采购管理部门优先从已有供方中进行初选。如果仍不能满足生产经营活动需求，采购管理部门应进行市场调查，选择新的候选供方，然后组织对候选供方的评价。4.1.2.6对供方评价的方法：（1）采购样品检验对于新的采购候选供方（包括国外供方），负责采购的部门先采购其少量样品，由质量管理部门进行相应的检测（如力学性能和化学成份检验），作出合格与否的评价，初步判断其产品在质量上能否接受，并填写“合格供方样品评价表”。（2）书面调查由采购管理部门填写和
31、发出“采购供方调查表”或“外协供方调查表”，调查供方（外协单位）公司概况、产品规格和供货业绩，公司的质量保证能力等。需要时同时要求其提供产品目录、产品鉴定资料、产品业绩表，以及产品认证或应具有的资格资质证明，质量管理体系认证复印件等资料。（3）现场调查现场调查的内容与书面调查相同，但调查直接在候选供方处实地进行。现场调查一般用于特别重要的、或公司附近的候选供方。（4）业绩评定业绩评定用于合格供方的复评，或扩大合格供方的供货范围（如增加规格、材质品种等）时的评定。由负责供应管理部门组织相关部门人员，对近几年为本公司供应的业绩进行评价，以便决定是否可以保持为合格供方，或扩大采购范围，业绩评定时采用
32、“采购（外协）供方业绩评定表”。对于候选供方的业绩评定，是对它为其他公司提供类似产品或服务的业绩进行了解和评价。（5）第二方审核对候选供方进行质量保证能力的审核，第二方审核可与现场调查同时进行，以增加现场调查的深度；也可单独进行第二方审核，验证书面调查的结果。（6）对A类供方的评价1）对新的候选供方；样品检验书面调查或现场调查或第二方审核（三种方法中的一种）。2）对拟扩大采购范围的原合格供方：业绩评定书面调查。 对B类供方的评价3）对新的候选供方：样品检验书面调查。4）对拟扩大采购范围的原合格供方：业绩评定。（3）对计量、测试、检测、培训、设计等软件服务和提供运输、安装的供方，同时评价：1）调
33、查提供服务的经验、业绩和服务质量。2）审查由权威部门授予的资格资质证书，确认证书的有效期限和证书覆盖的业务范围符合要求。4.1.2.7对顾客指定的供方，进行业绩评定。4.1.2.8经评定合格的供方，负责评定的部门应建立“ 年合格采购供方名单”，该名单由评定部门负责人签字后，报主管副总审核，总经理批准。4.1.2.9经评定后的合格供方，由采购管理部门采购员获取供应商营业执照、税务登记证、组织结构代码证并在ERP系统中将供应商证件信息导入。4.1.2.10采购管理部门应将有效的合格供方名单发给相关部门，作为仓储、检验和付款的依据。4.1.2.11采购管理部门跟踪和记录与合格供方签订的合同或协议的执
34、行情况。4.1.2.12对合格供方，由负责部门每年底复评一次，复评以供方提供的产品和服务业绩为依据，复评结果记录在 “供方复评记录”上。凡在质量、进度、价格和售后服务等方面有问题，又不作改进的供方，应从合格供方名单中去除，复评后修改的“ 年合格采购供方名单”，需按原审批程序审批。各负责部门除应建立“ 年合格采购供方名单”外，还应建立每个合格供方的档案，档案内容应包括：1）首次评价记录；2）定期复评记录；3）供货记录；4）供货质量的处理记录等。4.1.2.13采购管理部门采购员应将每次供货情况填写到供应商档案中。采购管理部门负责建立和保管供应商档案。对于公司两次发出“纠正或预防措施反馈单”后没有
35、明显改进的供应商，采购管理部门采购员应报告部门负责人后，将该供应商从合格供方名单中除名。4.1.2.14本流程涉及的控制文件及单据：营业执照供应商税务登记证供应商组织机构代码证供应商专门认证供应商产品质量合格证书采购供方调查表样本检验报告现场调查记录采购供方调查表供方复评记录*年采购合格供方名单样品检验报告4.1.3采购合同评审与管理流程控制制度 4.1.3.1经评定的合格供方由财务部门相关主管会计人员在ERP系统内维护合格供应商记录，供应管理部选择合格供方内的供应商签订采购合同。合格供方的评定详见本手册“4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制” 4.1.3.2采购管理部门采购员通过市场调
36、研对材料进行比价、询价与供应商洽谈价格，形成报价单和采购评估表，并报采购管理部门负责人审核后方可起草采购合同。4.1.3.2法务部门负责编制材料、设备等采购合同的标准文本，并对非标准文本的采购合同进行法律审查。4.1.3.3采购管理部门应与有关合格供方洽谈采购合同，合同条款应当明晰，应详细规定对所采购物品的要求。 至少应包括：1） 采购物品的名称、规格、数量、交货期；2） 供方应提供的资料，包括供方外协件的出厂检验报告、所购原材料的材质证明书等；3） 采购物品的质量要求和检验标准；4） 包装、供货方式、运输及验收方式；5） 标识和可追溯性要求；6） 顾客进行验证的规定；7） 单价、总金额、结算
37、方式、违约处理。8） 适当时还包括：对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求委托检测的服务要求等；适用的质量管理体系要求4.1.3.4采购合同应尽可能使用标准合同文本，在采购合同中，采购材料物资的技术标准名称、编号或年份必须明确填写（必要时应注明其中的条款号），特殊或专门的订货要求应在合同中明确写明，包括其验收办法和验收依据文件等，采购合同应由生产副总审核、总经理批准。4.1.3.5与合格供方洽谈成功的采购合同，经采购管理部门负责人审查签字，再交总经理或其授权人签字批准后，可正式签订采购合同。4.1.3.6采购合同
38、签订后，采购管理部门采购员在ERP系统中录入订单信息。4.1.3.7批准后的采购合同，由采购管理部门指定专人负责存档保管，由采购管理部门相关人员将合同信息录入ERP，同时应建立采购合同档案登记合同台账及检索目录。4.1.3.8本流程涉及的控制文件及单据：报价单采购评估表采购合同4.1.4付款与对账流程控制制度4.1.4.1原材料预付款流程（1）采购合同签订后，采购管理部门采购员查看合同付款条款，整理需预付款的订单并填写“资金审批单”。（2）所有财务收支和财务事项首先由业务管理部门提出，经部门主管审核，对该项事项的合理性提出初步意见。（3）涉及到总经理或总经理授权有关副总批准的财务收支和财务事项
39、在财务部门负责人核准的基础上由公司决策部门或授权部门审批，财务部门出纳付款。（4）根据部门主管的审核意见，财务部门有关会计人员核对合同、费用列支渠道和月度财务计划，财务部门负责人根据会计人员核对意见和资金安排情况核准。（5）财务部门出纳办理付款后，将“资金审批单”、“支票存根”、“银行回执单”交至财务部门会计人员入账。（6）财务部门会计人员在ERP系统中编制虚拟发票记录预付账款。（7）本流程涉及的控制文件及单据：资金审批单支票存根银行回执单4.1.4.2原材料应付款流程（1）采购合同签订后，由公司采购管理部门采购人员参照其预先制定的付款计划填制“资金审批单”，经过采购管理部门负责人审批、财务部
40、门会计人员审核、财务部门负责人核实签字后报总经理批准付款。（2）财务部门会计人员根据发票、仓库的收、发凭据等原始凭证进行存货会计核算，反映存货增减变动和余额，存货明细账余额必须与仓库核算数量金额明细账余额核对一致。（3）财务部门会计人员审核付款事项是否为预算内付款，若预算外材料款则需公司决策部门或授权部门批准；若预算内材料款，“资金审批单”由采购管理部门负责人、财务部门负责人、公司决策部门或授权部门批准。（4）财务部门会计人员接到“资金审批单”和采购员签字的供应商发票，将“发票”、“到货验收单”、“采购接收单”、“磅单”匹配，会计人员在ERP系统中核销预付账款，记录应付账款。若匹配不一致及时追
41、查原因并修正或通知采购管理部门采购员与供应商联系。（5）本流程涉及的控制文件及单据：资金审批单付款计划发票到货验收单采购接收单4.1.4.3对账流程（1）公司应按月对会计账簿纪录的数据与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人进行相互核对，保证账账相符、账实相符。核对工作由财务部门相关主管会计人员负责组织。（2）当供应商发来询证函，财务部门会计人员将ERP系统数据与应付明细账进行核对，若核对一致交至财务部门相关主管会计人员审核，盖章确认，并向供应商回函。（3）财务部门会计人员向供应商发出“往来询证函”，供应商回函后由相关主管会计人员审核，并将工作函保留档案，若核对不符，由会计人员逐笔核对
42、明细查出差异，经报财务部门相关主管会计人员审核后调整一致。会计期末结账前对账程序控制详见财务控制手册第五册财务信息管理与披露控制手册4.3结账。（4）本流程涉及的控制文件及单据：往来询证函4.1.5退货流程控制制度4.1.5.1原材料检验员在材料入厂验收过程中，或外购件质量检验员在外购件入厂验收过程中，发现应检项目检验结果不符合相关标准时，应判定为不合格品，检验员应填写“不合格品处置单”，对不合格品的概况进行描述、注明超标数据和提出拒收要求。检验员应对不合格品进行显著标识。4.1.5.2“不合格品处置单”一式二份，经质量管理部门主管审核签字后，由检验员将二份同时交采购管理部门。4.1.5.3采
43、购管理部门在收到“不合格品的处置单”后，应立即对不合格品进行确认，并就质检部门的拒收要求提出处置意见。4.1.5.4当采购管理部门同意拒收时，则应在“不合格品的处置单”的责任部门处置意见栏中写明同意退货，采购管理部门采购员根据“到货验收单”的信息开具“物资退货单”，将其中一份“不合格品的处置单”交回质量管理部门，一份连同“物资退货单”交仓储管理部门，并在ERP系统中将原来生成到货验收单的各项数据清空，仅保留供应商的名称。4.1.5.5仓储管理部门保管员收到同意退货处理的“不合格品处置单”和“物资退货单”后，在ERP系统内做退库，系统将自动冲减“在途物资”，并应在此批不合格材料或外购件的显著位置
44、提示“退货品”标识，等待退货处理。同时，采购管理部门应尽快与供应商联系退货。4.1.5.6采购管理部门采购员应就退货情况与财务部门会计人员沟通，若该批货物发票已进账并且开票时间已超过90天，则由财务部门负责人与供应商商定税金承担方，并作相应的处理；若开票时间未超过90天由财务部门指派主管税务的会计人员前往税务局开具红字证明，并传至供应商，供应商接到红字证明开具红字发票应传至财务部门。4.1.5.7财务部门会计人员接到供应商传至的红字发票在ERP系统中冲销原入账记录。4.1.5.8财务部门出纳根据物资退货单开具出门证。4.1.5.9当采购管理部门处置意见为让步接受时，采购管理部门应在“不合格品处
45、置单”的责任部门意见栏中写明让步申请理由，由采购管理部门先后送交生产制造部门工艺处及设计部门审查： （1）如审查同意让步接收时，采购管理部门将经已签字的“不合格品处置单”分别交质量管理部门和仓储管理部门，并凭已批准让步接收的“不合格品处置单”与“到货验收单”一起办理入库手续，同时与供应商协商权益事宜。质检员收到“让步接收”的“不合格品处置单”后，应及时去除对不合格品的标识。入库流程详见本手册“4.1.1.2仓库到货验收流程”。（2）如让步申请未得到前述两个部门的一致批准，采购管理部门应负责联系退货。供应管理部认为需要时，可报请总工程师作最终裁决后处理。4.1.5.10本流程涉及的控制文件及单据
46、：不合格品处置单供应商质量证明到货验收单物资退货单出门证增值税发票红字发票证明红字发票4.1.6采购预算流程控制制度4.1.6.1采购年度预算编制流程（1）董事会制定年度经营目标、年度预算，并将编制的年度经营目标、年度预算分解下达致总经理。（2）财务部门为预算管理的归口责任部门，具体负责编制投资、筹资预算、成本费用预算、现金流量预算、和资产负债、利润预算，预算的编制，审查、汇总、上报、下达、报告的具体工作，跟踪监督和反馈预算的执行情况，分析预算差异和原因。财务部门预算会计将公司总体经营目标、年度预算分解到各部门。（3）采购管理部门负责编制采购预算，对采购预算的执行情况承担责任。采购预算包括预算期为满足生产必须采购的生产主要材料、辅助材料的采购数量、价格和采购金额的预算。由采购管理部门根据生产预算、期初库存情况以及产品定额消耗水平编制。 （4）采购管理部门采购员根据经营大纲、生产预算及期初库存情况编制采购年度业务预算制成“采购年度预算表”。（5）采购管理部门负责人审批“采购年度预算表”。（6）财务部门会计人员将“采购预算表”资金平衡，审核通过后报总经理审批。 （7）经总经理审批过的“采购预算表”由财务部门归档。（8）本流程涉及的控制文件及单据：采购年度预算表4.1.6.2采购月度预算编
