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1、Aa真诚协同ERP(I)_FIN_操作手册费用报账系统 中国华电集团公司版本V1.22013/12协同商务体验CollaborativeBusinessExperience费用报账系统操作手册作者作者联系方式杨梅地址：北京市西城区宣武门内大街2号华电大厦电子邮件：yangmei666280电话：010-83566843修订日期文档版本修订描述文档作者2013-8-24V1.0杨梅内审审批日期审批版本审批人角色审批人 本文件作为未发行作品受中华人民共和国和/或其他国家著作权法的保护。本文件所含信息均属于凯捷管理咨询和/或其关联公司或其相关技术合作者所有且为机密信息。本文件所含信息的全部或其中任一
2、部分除被用于评估凯捷管理咨询和/或其关联公司外，不可因任何目的被复制、使用或者泄露。禁止任何未经凯捷管理咨询和/或其关联公司的专项书面许可，对于本文件所含信息的全部或其中任一部分的使用和泄露。2013凯捷中国版权所有.中国华电集团ERP项目2013凯捷中国费用报账系统操作手册目录1.基本功能21.1.系统登录21.2.系统登出31.3.费用报账平台主界面32.基本操作52.1.系统配置52.1.1角色管理52.1.2用户角色管理72.1.3系统权限管理92.2.主数据管理102.2.1 员工主数据102.2.2报账标准112.3.流程管理112.3.1流程发布界面112.3.2流程配置界面12
3、2.4.集成接口142.4.1成本中心导入142.4.2会计科目导入152.4.3内部订单导入162.4.4 WBS元素导入173业务操作183.1事务申请单183.1.1事务申请单列表183.1.2事务申请单申报193.1.3事务单审批203.2 借款申请单223.2.1借款申请单列表223.2.2借款申请单申报233.2.3借款单审批243.2.4借款单执行过账263.2.5借款单执行付款283.3 费用报账单293.3.1报账单列表293.3.2费用报账单申报303.3.3费用报账单审批323.3.4费用报账单过账343.3.5费用报账单付款界面363.4预算申报单363.4.1预算申报
4、单填写363.5预算调整单383.5.1预算调整单填写383.6预算实际执行情况表393.7还款单403.7.1还款单填写403.7.2还款单过账413.8科目维护423.8.1科目维护界面423.4.2新增费用种类界面433.9凭证集成446-Page2of35-中国华电集团ERP项目2013凯捷中国费用报账系统操作手册1. 基本功能本章主要介绍如何登录费用报账平台系统，并对如何访问和操作费用报账平台主界面作详细介绍。本章还对费用报账平台系统所有功能模块导航清单做了说明。1.1. 系统登录系统登录地址为：http:/10.76.66.71/bxxt/ 屏幕解释栏位说 明范例用户名输入用户名F
5、Y1001密码输入用户名对应的密码如果用户名和密码正确，将通过登录验证，登录主页。如果用户名和密码不正确，将会提示错误。用户名和密码在用户管理（UM）系统中申请，详情请参考用户管理系统操作手册。1.2. 系统登出用户登录成功后，随时可以通过点击右上角的“注销”链接，从而退出应用系统：1.3. 费用报账平台主界面本系统由五个部分组成：系统配置、主数据、报账单、流程管理、集成接口。系统根据登录用户的权限显示相应的页面。屏幕解释系统配置主要包括三部分角色管理、用户角色管理、系统权限管理，即将操作对象（删除、修改、查询、填制、审批等）分配给角色，将角色分配给流程，将角色分配给用户。主数据管理员工数据主
6、数据通过主数据管理平台导入，从人事管理系统报送。报送内容包括：姓名、身份证号、所属公司代码、公司名称、职位。可以对用户登录系统的缺省值进行维护，包括在角色管理配置用户的角色。数据在后台维护，客户无法查看，员工职位需各公司系统管理员维护。流程管理:主要描述因公出差、购买各种物品等情况需要借款填写和提交审批的员工借款单处理过程，以及用于费用的报账和员工因出差、购买各种物品等原因借款核销的账务处理过程。报账单包括预算申报单、预算调整单、预算实际执行情况表、员工借款单和费用报账单的处理。集成接口将SAP系统中成本中心，现金，银行科目，内部订单，WBS元素，费用类科目信息导入到报账系统。费用报账系统与S
7、AP系统凭证集成过账，查询。请选择要操作的公司代码当登录用户有多家组织机构权限时，用户可通过该选择框选择要进行业务操作的组织机构。2. 基本操作费用报账系统支持部门一般管理费用（如办公费、业务招待费和差旅费等）的报账，不包括项目费用的报账。2.1. 系统配置包括三部分:角色管理、用户角色管理和权限分配。角色管理功能包括查询、新增和删除角色；用户角色管理是将角色分配给用户，即为角色添加用户；权限分配是系统管理员为各个角色分配相应的权限。角色管理定义角色，并提供角色的查询、新增和删除功能用户角色管理为角色添加用户系统权限管理将操作对象（查看/执行、新增、删除、修改、审核、执行过账等）分配给角色2.
8、1.1角色管理2.1.1.1角色列表角色列表界面展示出系统中所有的角色，系统可根据应用系统、角色编码或者角色名称进行查询；在第一列复选框中打钩，可以删除相应的角色；点击新增按钮，可以新增角色。屏幕解释栏位说 明范例应用系统选择费用报账单、借款申请单或者事务申请单系统费用报账单栏位说 明范例角色编码、角色名称系统中已经存在的角色信息102913100112.1.1.2新增角色在此屏幕下输入要创建的本地角色名称，点击保存，角色新增成功。屏幕解释栏位说 明范例角色名称维护要新增的角色报账单-申请人-财务部员工保存点击后，角色新增成功屏幕解释栏位说 明范例角色编码系统自动编号11001307006；4
9、位（公司代码）+4位年月+3位流水码2.1.2用户角色管理2.1.2.1用户角色列表在该界面中可以查看系统中各个角色下的用户，并可以根据选择条件角色、用户名进行查询；点击查看，可以为该角色添加用户。屏幕解释栏位说 明范例角色选择、用户选择查询条件，点击查询按钮后可以查看相应的角色与用户会计角色系统中已经存在的角色信息会计员工对应角色中存在的用户Wuliu操作可查看相应的角色及该角色下的用户2.1.2.2用户角色配置屏幕解释栏位说 明范例操作可删除员工添加员工点击此按钮，可以为该角色添加用户2.1.2.3添加角色用户在目标用户前的复选框中打钩，目标用户即可被添加到该角色下。屏幕解释栏位说 明范例
10、复选框在需要添加的用户前的复选框上打钩会计添加点击此按钮，选中的员工即可添加到会计角色下会计返回返回上一个界面2.1.3系统权限管理 系统管理员选择角色名称后（需要分配权限的角色），角色代码和角色分配会自动带出，根据该角色所具有的权限，在相应的复选框中打钩，点击保存，权限分配成功。屏幕解释栏位说 明范例角色名称选择要分配权限的角色借款单-申请人-员工角色代码、角色分配系统中存在的角色信息自动带出查看/执行、新增、删除可对相应的单据进行查看、新增或者删除审核审批人角色下的用户可以分配审核的权限，对相应的单据进行审核执行过账会计角色的权限，执行过账与SAP系统集成执行付款出纳角色的权限，按照单据执
11、行付款2.2. 主数据管理2.2.1 员工主数据该界面展示用户的基本信息。屏幕解释栏位说 明范例用户姓名登录用户的姓名张三身份证号登录用户的身份证号123456789000000公司代码用户所在公司代码1100公司名称公司名称贵州乌江水电开发有限责任公司东风发电厂应用系统借款单与费用报账单本人对应的角色用户所有角色2.2.2报账标准华电集团报账标准的文件以WORD或WPS格式上传。屏幕解释栏位说 明范例浏览选择需上传的报账标准文档确定上传文档2.3. 流程管理2.3.1流程发布界面屏幕解释栏位说 明范例浏览选择需要发布的流程图确定发布流程2.3.2流程配置界面系统可以实现按照金额和费用类型灵活
12、的配置流程。流程配置界面可以为某个角色配置相应的审批人、会计和出纳，还可以对已配置好的流程进行修改或删除。点击新增按钮，可以新增审批流程屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1100公司名称系统自动带出贵州乌江水电开发有限责任公司东风发电厂金额范围查询条件，可以按照金额范围查询相应流程03000费用类型查询条件，可以按照费用类型查询相应流程差旅费栏位说 明范例角色-申请人报账单-申请人借款单-申请人审批人报账单审批节点对应表中为报账单-审批人角色下的用户；借款单审批节点对应表中为借款单-审批人角色下的用户。FY2001操作可以对该条流程进行修改与删除。新增点击新增按钮，可以添加审批流程2.
13、3.2.1流程新增界面根据需要新增流程时，系统管理员拥有权限为某角色配置相应的审批人、过账会计和付款出纳。屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029最大金额、最小金额流程中的金额限度费用类型为某种费用类型配置流程费用类型公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）角色-审批节点对应表审批节点对应的相关人员栏位说 明范例保存流程新增成功2.4.集成接口与SAP系统集成，将SAP系统中的成本中心，会计科目信息导入到费用报账系统。2.4.1成本中心导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）成本中心导入点击按钮，导入S
14、AP系统中的成本中心成本中心编码SAP系统中成本中心编码成本中心描述SAP系统中成本中心的描述2.4.2会计科目导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）现金银行科目导入点击按钮，导入SAP系统中的现金银行科目费用科目导入点击按钮，导入SAP系统中的费用科目科目编号SAP系统中科目编号科目描述SAP系统中科目描述2.4.3内部订单导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）内部订单导入点击按钮，导入SAP系统中的内部订单内部订单编码SAP系统中内部订单编码内部订单描
15、述SAP系统中内部订单的描述2.4.4 WBS元素导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）WBS元素导入点击按钮，导入SAP系统中的WBS元素WBS元素编码SAP系统中WBS元素编码WBS元素描述SAP系统中WBS元素的描述3业务操作3.1事务申请单3.1.1事务申请单列表员工发生借款之前需要有审核通过的事务申请单屏幕解释栏位说 明范例查询条件可按单号、状态、时间范围查询报账单单号填写过的报账单的单据号申请日期费用报账单的申请日期预计费用预计相关事项的费用状态费用报账单的状态操作可以查看或者修改该状态下的报账单新增申请人可以新
16、添加事务申请单3.1.2事务申请单申报屏幕解释栏位说 明范例是否代办根据实际情况可以替别人代办或者自己办理公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）成本中心可选项，选择相应费用归集部门经办人姓名系统自动带出，为当前登录用户姓名职位、员工编号、部门、移动电话根据实际情况手工维护费用类型必选项差旅费申请事项必选项出差申请预计费用手工维护该事项预计借款费用上传文件可以上传和申请事项相关文件，如会议申请时可以上传集团下发的相关会议通知备注手工填写与事项相关的各种费用栏位说 明范例保存保存当前页面内容，保存提供一种检查功能，保存后发现有误可以修改。必须先保存，然后
17、提交提交提交该单据到第一审批人，提交后单据不能进行修改3.1.3事务单审批屏幕解释栏位说 明范例待办列表类型事务单、借款单和报账单单号填写过的报账单的单据号任务单号系统自动带出任务名称系统自动带出，登陆用户作为审批人角色对应的审批节点中的位置申请人系统自动带出，报账单的申请人名称流程名称系统自动带出，费用报账申请流程申请时间系统自动带出，费用报账的申请时间操作点击“审批”进入审批界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单的单据号审批历史该单据已经过的审批及其审批信息审批意见系统自动带出，登陆用户的审批人角色信息同意点击“同意”按钮，进入下一个审批流程不同意填写不同意原因，点击“不同意”按钮，
18、该单据返回到“已保存”状态3.2 借款申请单3.2.1借款申请单列表屏幕解释栏位说 明范例查询条件可按单号、状态、时间范围查询报账单单号填写过的借款单的单据号申请日期借款单的申请日期借款金额实际借款的总金额状态借款单的状态操作可以查看或者修改该状态下的借款单新增申请人可以新添加一张借款单3.2.2借款申请单申报屏幕解释栏位说 明范例代办/自己办理单选按钮成本中心选择费用要归集到的成本中心0000123456开户银行手工维护开户银行北京银行银行账户手工维护银行账户12345678经办人姓名系统自动带出，默认为登录用户的姓名测试员工1公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发
19、电有限公司（本部）付款方式银行转账或现金付款银行转账货币类别选择需要的货币类别CNY借款日期默认为当前日期栏位说 明范例需款日期大于等于借款日期借款金额借款人员根据实际借款金额填写申请人实际借款申请人的用户名maoli申请人姓名系统自动带出申请人的姓名毛丽华电集团关于借款的有关规定链接，点击后弹出华电集团关于借款的有关规定文档保存保存当前页面内容，同时生成单号提交提交至流程下一节点已保存、已提交、已审核、已过账、已付款绿色时表示该单据的状态3.2.3借款单审批3.2.3.1借款单审批-待办列表屏幕解释栏位说 明范例申请单号填写过的借款单的单据号任务单号系统自动带出任务名称系统自动带出，登陆用户
20、作为审批人角色对应的审批节点中的位置申请人系统自动带出，借款单的申请人名称栏位说 明范例流程名称系统自动带出，借款申请流程申请时间系统自动带出，借款单的申请时间操作点击“审批”进入审批界面3.2.3.2借款单审批-审批界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的借款单的单据号审批历史该单据已经过的审批流及其审批信息审批意见系统自动带出，登陆用户的审批人角色信息同意点击“同意”按钮，进入下一个审批流程不同意填写不同意原因，点击“不同意”按钮，该单据返回到“已保存”状态3.2.4借款单执行过账3.2.4.1借款单过账界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的借款单的单据号已审核已审核为绿色，表示该单据为已审
21、核状态过账日期系统默认为当前日期，可根据实际情况手工维护实际过账日期执行过账所有审批通过后，由会计人员点击“执行过账”按钮，进入过账界面3.2.4.2与SAP凭证集成界面根据实际情况，会计人员选择银行科目与原因代码，点击确定，实现与SAP系统凭证集成。屏幕解释栏位说 明范例现金科目、银行科目通过下拉框选择要过账的科目原因代码现金、银行存款类科目指定原因代码确定点击“确定”按钮，与SAP系统集成，成功生成凭证返回凭证编号；否则返回生成凭证失败返回返回上一界面已过账成功生成凭证后，“已过账”变为绿色3.2.5借款单执行付款 屏幕解释栏位说 明范例执行付款出纳有“执行付款”的权限已付款“已付款”变为
22、绿色，并返回信息“付款成功”3.3 费用报账单3.3.1报账单列表报账单列表可以实现简单的报表查询功能，可以根据单号，状态和时间范围查询单据，点击查看可以查询该单号下的报账明细。屏幕解释栏位说 明范例查询条件可按单号、状态、时间范围查询报账单单号填写过的报账单的单据号申请日期费用报账单的申请日期实际报账总金额为实际抵消借款后的总金额状态费用报账单的状态操作可以查看或者修改该状态下的报账单新增申请人可以新添加一张费用报账单3.3.2费用报账单申报费用报账单申报界面能够实现代办功能，登录用户根据需要选择代办时，通过申请人字段的下拉框选择被代办人（实际报账人）的用户名，即可实现代办功能。费用报账系统
23、能够实现部门一般管理费用（如办公费、差旅费和业务招待费）的报账。借款费用明细表显示为实际报账人申请的借款单据。屏幕解释栏位说 明范例代办/自己办理单选按钮代办成本中心选择费用要归集到的成本中心1100080000预算中心选择为该单据进行控制的预算中心1100080000申请日期系统自动带出，默认为当前日期2013-08-19经办人姓名系统自动带出，默认为登录用户的姓名张三公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出开户银行申请人开户银行名称银行账户申请人银行账户，报销金额会打到该银行账户下付款方式银行转账或现金付款银行转账货币类别选择需要的货币类别CNY申请人根据实际情况选择被代办人的用户
24、名yangwei申请人姓名系统自动带出杨伟差旅费用明细要报账的差旅费用的明细出差事由、出差天数根据实际情况填写出发日期、到达日期、起止地点、金额根据实际情况填写费用类型、费用种类通过下拉框选择费用种类、费用类型成本中心、WBS元素根据实际情况选择其他费用明细包括除差旅费外的其他费用借款费用明细在此处有两种功能：一是当存在费用报账时为抵消之前借款；二是不存在费用报账时为归还之前借款。需要在抵销的借款单据前的复选框中打钩已还金额此处为已经抵销的借款的金额合计，系统自动计算借款余额公式计算，为借款金额-已还金额后的余额本次还款金额手工填写本次需要抵销的金额，栏位说 明范例报账金额合计计算公式：差旅费
25、金额+其他费用金额合计实际报账金额合计实际金额合计计算公式：报账金额合计-借款余额选择上传文件上传该条单据需要的原始发票，可以为图片格式，由审批人审核使用报账标准华电集团关于费用报账的标准点击后转到华电集团关于办公费用报账的标准等的页面保存保存当前页面内容，同时生成单号提交提交至流程下一节点已保存、已提交、已审核、已过账、已付款绿色时表示该单据的状态3.3.3费用报账单审批3.3.3.1费用报账单审批-待办列表屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单的单据号任务单号系统自动带出栏位说 明范例任务名称系统自动带出，登陆用户作为审批人角色对应的审批节点中的位置申请人系统自动带出，报账单的申请人名称
26、流程名称系统自动带出，费用报账申请流程申请时间系统自动带出，费用报账的申请时间操作点击“审批”进入审批界面3.3.3.2费用报账单审批-审批界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单的单据号审批历史该单据已经过的审批及其审批信息审批意见系统自动带出，登陆用户的审批人角色信息同意点击“同意”按钮，进入下一个审批流程不同意填写不同意原因，点击“不同意”按钮，该单据返回到“已保存”状态3.3.4费用报账单过账3.3.4.1费用报账单过账界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单的单据号已审核已审核为绿色，表示该单据为已审核状态过账日期系统默认为当前日期，根据需要可手工更改执行过账点击“执行过账”
27、按钮，进入过账界面3.3.4.2费用报账单SAP凭证集成界面会计人员选择相应的银行科目以及原因代码，点击确定，可以实现与SAP凭证集成。并返回如下信息：屏幕解释栏位说 明范例现金科目、银行科目通过下拉框选择要过账的科目原因代码现金、银行存款类的科目要指定原因代码确定点击“确定”按钮，与SAP系统集成，成功生成凭证返回凭证编号；否则返回生成凭证失败0100000673返回返回上一界面已过账成功生成凭证后，“已过账”变为绿色3.3.5费用报账单付款界面出纳具有执行付款的权限屏幕解释栏位说 明范例执行付款出纳有“执行付款”的权限已付款“已付款”变为绿色，并返回信息“付款成功”3.4预算申报单3.4.
28、1预算申报单填写预算维护人员在该页面维护预算，公司代码和公司名称为系统自动带出，选择成本中心和预算年份，点击查询可以查看下该成本中心和预算年份下是否有预算。若没有预算，则在对应的费用种类和月份维护该费用的预算。点击保存后，该预算不能再进行相应的修改调整，若需要修改需要在预算调整单界面进行调整。3.5预算调整单3.5.1预算调整单填写屏幕解释栏位说 明范例成本中心选择费用要归集到的成本中心0000123456公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）费用种类选择需要调整预算的费用种类预算年份选择预算年份调整前系统默认带出申报的预算金额调整后手工维护调整后预
29、算金额变动额系统自动计算变动额，公式=调整后-调整前3.6预算实际执行情况表屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）成本中心选择成本中心预算年份选择预算年份费用种类各公司根据实际情况维护的费用科目原始预算预算申报人员初次维护的预算栏位说 明范例实际预算对应费用种类调整后的金额实际消耗费用种类实际报销完成的金额3.7还款单3.7.1还款单填写借款明细列表会自动列出实际还款人的所有借款单号，在需要还款的单据前的复选框中打对勾，在已还金额列手工维护需要归还的金额，点击保存；没有错误后点击提交，系统自动默认为已审核状态，提交至下一审批节点
30、（过账会计）；会计人员执行过账处理，出纳执行付款。3.7.2还款单过账会计人员在选择过账日期后，点击执行过账，在下一屏选择相应的银行或现金存款科目以及原因代码，点击确定，与SAP系统凭证集成，SAP返回生成凭证的信息。3.8科目维护3.8.1科目维护界面由会计人员根据公司实际需要手工维护本单位费用科目。屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰发电有限公司（本部）申请单类型单据类型，包括费用报账单、借款单费用种类包括差旅费、招待费、办公费等费用种类费用类型各个费用种类下的费用类型会计科目该费用类型所对应的SAP系统中的会计科目会计科目描述会计科目描述操
31、作包括修改与删除，可以对该条费用进行此操作栏位说 明范例新增点击“新增”按钮，可以新增费用种类与费用类型3.4.2新增费用种类界面各公司根据实际情况由会计人员手工维护本单位所用科目。屏幕解释栏位说 明范例所属公司代码系统自动带出1100所属公司名称系统自动带出贵州乌江水电开发有限责任公司东风发电厂申请单类型单据类型，包括费用报账单、借款单费用种类所要新增的费用种类供暖费费用类型所要新增的费用类型供暖费会计科目所要新增的费用类型所对应的SAP系统中的会计科目及其名称5019000000供暖费保存费用种类新增成功返回返回上一界面3.9凭证集成屏幕解释栏位说 明范例所属公司代码系统自动带出1100所属公司名称系统自动带出贵州乌江水电开发有限责任公司东风发电厂查询条件包括单据号、申请人、状态（已过账、已付款）等查询点击“查询”按钮，可查询所选条件下的凭证单号费用报账单、借款单的单据号申请人/申请人姓名单据申请人5019000000供暖费SAP会计凭证号所对应的报账单据对应生成的会计凭证号SAP会计凭证状态“S”表示成功生成凭证金额该单据所填写的金额申请日期该单据的申请日期栏位说 明范例消息描述凭证创建成功6-Page 45 of 35-中国华电集团ERP项目2013凯捷中国
